X-oil

In der Praxis sind für das Erfassen und die Pflege von Kundenstammsätzen eine Reihe von Vorbedingungen organisatorisch zu klären, die zunächst als gegeben betrachten. Sie werden Ihnen später erklärt. Dazu gehören Bereiche wie

• Einteilung der Kunden in organisatorische Grunddaten wie Abnehmergruppe, Branchen
• Verwendung von Anredeschlüsseln
• Zuordnung zu Gebieten für Tourenplanung oder Statistiken
• Zuordnung zu Provisions-Empfängern, Verkäufern, Betriebsstätten
• Übernahme von Basisdaten der Kunden aus einer Ortetabelle; diese liefert u.U. zentrale Informationen für die Kundenpflege wie korrekte Schreibweise von Orten, Postleitzahlen, Gebieten, Betriebsstätte, Preisregionen, etc.

Der Einstieg in die Pflege der Kunden erfolgt in der Schulung über das dafür vorgesehene Menu (Pfad: 04-02). In der Praxis erfolgt die Pflege allerdings mehrheitlich direkt aus dem Telefonverkauf - diesen Weg lernen Sie bei der Behandlung des Telefonverkaufs kennen.

Die Kundennummer in X-oil ist vollständig genommen aufgebaut als

• 2 Stellen Firmen- oder Mandanten-Nummer, dh. Firma 01-98
• Listenpunkt6 Stellen Kunden-Nummer, von 000001 bis 999998

In der Praxis kann es für den Neubeginn mit X-oil durchaus eine Grundsatzfrage sein, ob und welche Organisation es innerhalb der Kundennummer selbst gibt:

• fortlaufend von 1 oder einem anderen Startwert beginnend, dh. die Kundennummer selbst hat keinerlei Aussage (diese Verfahren bevorzugen wir)
• Bildung von Nummernkreisen (von-bis) zur Darstellung bestimmter Betriebsstätten
• ListenpunktBildung von Nummernkreisen (von-bis), um organisatorische Aufgaben zu lösen (Sortierung nach Alpha, Kundenbedeutung, Groß-/Klein-Kunden, Bezieher / Interessenten etc.) – derartige Organisationen werden allerdings von uns nicht empfohlen

Bei Aufruf des Pflegeprogramms Kundenstamm (04-02-01) geben Sie in die Startmaske die folgenden Werte ein, die als „Schlüssel“ zu verstehen sind:

• Firmen-Nummer (Achtung: Null ist nicht erlaubt)
• Kunden-Nummer (Achtung: Null ist normal nicht erlaubt)

Ob Neuanlage oder Ändern entscheidet X-oil automatisch daran, ob zu der angegebenen Kunden-Nummer ein Stammsatz vorhanden ist oder nicht. Sie können die Neuanlage aber auch (und besser) über die Duplizier-Methode mittels der F4-Taste machen. Diese Duplizier-Methode besteht immer aus zwei Schritten:

Schritt 1: Vergabe der Nummer des neuen Kundenstammsatzes. Dafür haben Sie sehr praktische Möglichkeiten

• Sie setzen – wie auch immer - die Nummer selbst fest, Kennzeichen a
• F4-Taste zum Suchen einer freien Nummer in festgelegten Kunden-Kreisen (Kunde von-bis)
• Sie geben eine Kunden-Nummer als Grenzwert ein und lassen X-oil mittels des Kennzeichens die nächste freie Nummer selbst suchen
• v = vorwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert
• r = rückwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert

Schritt 2: x-oil fragt Sie nach einem (bestehenden) Stammsatz, den Sie als Kopiervorlage für die Neuanlage verwenden wollen. Gute Organisationen verwenden dazu gerne  Musterkunden (2.6.), die inhaltlich einem bestimmten Kunden-Typ entsprechen (Hausbrand, Gewerbe, …) entsprechen

Die Löschung eines Stammsatzes.

Nachdem Sie den Schlüssel Firma und Kundennummer eingegeben und mit Enter bestätigt haben, können Sie auf der Folgemaske durch Drücken der F7-Taste den Kunden, und die mit ihm in Zusammenhang stehenden Sätze, löschen. Die Sätze sind für Anzeige, Auswertungen etc. logisch gelöscht.

Bei der Löschung einer Kundennummer werden zunächst alle Sätze des Kunden im System zwischengespeichert, sodass Sie sie direkt oder auch später wiederherstellen können. Das können Sie, indem Sie auf der Einstiegsmaske die Firma und den Kunden angeben und dann auf F4 drücken.

Die Kundennummer kann neu vergeben werden, allerdings ist dann eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.

Name des Kunden: empfohlene Schreibweise für automatische Matchcode-Bildung ist die Verwendung des Sterns (*) zur Trennung der Namensteile: Vorname(n)*Nachname

Matchcode-Regel: Suchbegriff beginnt rechts vom Stern (*); Teil links vom Stern (*) wird als Vorname verstanden; fehlt Stern (*), dann beginnt Suchbegriff ganz links und kennt keinen Vornamen

selbsterklärend; kein Einfluss auf Matchcode

selbsterklärend; Teil des Gesamt-Matchcodes

Länderangabe; ISO-Schreibweise!; nur bei Ausländern einsetzen; benötigt Ländertabelle (04-01-01,J)

Postleitzahl für Strasse / Ort

Ortsangabe nach postalischer Vorgabe; Teil des Gesamt-Matchcodes

optional; wenn vorhanden, dann Vorrang im Matchcode vor Ort !

optional; nur für Rechnungsschreibung; wenn Postfach vorhanden, dann muss auch eine eigene Postleitzahl eingegeben werden

alternativer bzw. zweiter Matchcode-Name; Schreibweise wie Name-1

optional; wenn vorhanden, dann wird diese Zeile vor Name-1 gedruckt

optional; Ansprechpartner (meist Einkäufer) beim Kunden

optional; Haupt-Telefonnummer; weitere 10 Telefon-Nummern über F6

optional

optional; sie werden in der Funktions-Taste F2 verwaltet

vollständiger Anredetext diese Kunden für Mailing, Angebote etc., zB:

Sehr geehrter Herr Dr. Quasselhuber,

Kurzschreibweise:

• :e = Sehr geehrte Frau
• :r = Sehr geehrter Herr

D = Stammsatz ist ein Debitor; K = Stammsatz ist ein Kreditor

EU Umsatzsteuer-Identnummer

Steuer-Nummer des Kunden; wenn vorhanden: Andruck auf allen Rechnungen

0-9; 0 = niedrigste Sicherheitsstufe; 9 = maximale Sicherheitsstufe; jeder Anwender bekommt vom Administrator eine Sicherheitsstufe zugewiesen und kann nur die Kunden handhaben, deren Sicherheits-Stufe gleich oder kleiner ist als seine eigene

N = nein; J = ja = Eingaben Verkaufspreis in Auftragsabwicklung immer in Brutto! Rechnung nur als Brutto-Rechnung. Gilt nur für X-oil! Bei Bruttokunde = „J“ nicht erlaubt: Sammelrechnung, Rabatt, Skonto, Faktura über Docking-Systeme

bei Neuanlage automatisch das Tagesdatum

Datum der Kredit-Auskunft oder sonstiger Kredit-Auskünfte, oder Null

Wenn eine Kreditauskunft vorliegt, dann können Sie auch das Ergebnis in der Form einer Ampel-Farbe markieren; entsprechend wird im Telefonverkauf der Finanzstatus des Kunden farblich unterlegt

Angabe in der Form tt.mm.jj oder leer (Null)

J/N-Schalter; bei Neuanlage automatisch J; beim ersten Auftrag auf N

Pflege über F7; dahinter steht eine Banken-Tabelle, die der Anwender selbst aktualisieren muss ( 04-01-01-14)

Beachten Sie im Teil-1 des Kundenstammsatzes noch die folgenden Funktions-Tasten:

Beachte: Unterstrichene Felder können über den Systembereich als Pflichtfelder definiert werden, dh. sie müssen einen von Null abweichenden Inhalt haben.

Beachte: die Angabe F2 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist eine Systemtabelle hinterlegt, die die erlaubten Angaben zu dem einzelnen Feld anzeigt und aus dieser Anzeige heraus können Sie dann den Wert für den Kunden auswählen. Wenn Sie das nutzen wollen, dann stellen Sie den Cursor auf das entsprechende Feld und drücken dann die F2-Taste.

Beachte: die Angabe F8 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist ein Feld, dessen Verwendung und Inhalt X-oil normal nicht vorschreibt; wenn es vom Anwender genutzt wird, dann empfehlen wir eine anwender-individuelle Verschlüs- selung und Dokumentation über F8-Taste „Firmen-Info“ (siehe oben unter 1.5.)

Die folgenden Angaben gelten normal als Haupt-Merkmale eines Kunden und stehen deshalb am Beginn der Seite 2 unter

F2: Abnehmergruppe; Haupt-Merkmal für die Statistiken

F2: Branche; meist optional; 00 (keine Zuordnung) erlaubt

F8: optional; meist Gebietsangabe für Tourenplanung (SR-Planung) leer (keine Zuordnung) erlaubt

F2: links: Angabe zu Einzel- oder Monatsrechnung; rechts: z.Zt. keine Funktion

F2: X-oil-Vorgaben: Zahlung mit Überweisung, Lastschrift, ZMZ, etc Info über F2! Bei einigen Zahlungsweisen ist Bankangabe zwingend

F2: optional; allgemeiner Text für Telefonverkauf und (!) Lieferschein

Angabe des Zahlungszieles in Tagen; beachte Sonderformen:

• 900 „zahlbar am letzten des aktuellen Monats“
• 901 „zahlbar am 1. des Folgemonats“
• 905 „zahlbar am 5. des Folgemonats“
• 910 „zahlbar am 10. des Folgemonats“
• 915 „zahlbar am 15. des Folgemonats“
• 920 „zahlbar am 20. des Folgemonats“
• 925 „zahlbar am 25. des Folgemonats“
• 930 „zahlbar am letzten des Folgemonats“

F2: Zuordnung von bis zu 20 Tankgrössen jeweils in der Form: Tankgrösse in Litern und zugehöriger Artikel

F2: optional; Angabe von 00 (keine Zuordnung) und 01-98 bei Kreditoren steht anstelle Betriebsstätte der Fibu-Mandant, in den die Eingangsrechnungen zu buchen sind; ist die Angabe 00, dann bucht X-oil in die Firma, die dem Schlüssel entspricht

F2: Zuordnung zu einem Verkäufer (Aussendienstmitarbeiter) oder einem Verkaufsgebiet; 000 = keine Zuordnung

F2: Zuordnung zu einem Provisions-Empfänger; 00 = keine Zuordnung Prov-Satz = Standard-Satz bezogen auf 100 Liter; abweichende Regelungen siehe 04-01-07

• 000000 = keine Zuordnung zu einem Rechnungskunden
• > 0 = Zuordnung zu einem Rechnungskunden; ein Kundenstammsatz mit Rechnungs-Kunde > 0 ist damit automatisch eine Lieferadresse

F2: Anrede-Schlüssel des Kunden (Herr, Frau, …)

Verwendung für Preisdifferenzierung:

00 oder 01: Kunde ist in Standard-Preistabelle; 02-98 Kunde ist in abweichender Preistabelle;

Spezial-Anwendung! nur nach Rücksprache mit XPOINT! Ist Additions-Wert für Fibu-Erlös-Buchungen

F8: freies Feld; Ausnahme: Anwender der PDS-Fibu: Steuerung des Mahnverfahrens und des Forderungs-Kontos

• 0 = per Drucker, normaler Papierversand
• 1 = per Email Schalter 0-4 gelten nur für X-oil
• 2 = per Fax 1-4 setzen den Einsatz des
• 3 = per Drucker und Email Moduls eFAX voraus !!
• 4 = per Drucker und Fax Infos dazu von XPOINT Software

Angabe zu Höhe einer Kreditversicherung; 0 = keine Kred.Vers.

• 0 = keine Kreditüberwachung; allgemeines Limit lt. Abnehmer-Gruppe
• 1 = individuelles Limit (angegeben im nächsten Feld)
• 2 = unbegrenztes Limit

nur pflegen, wenn Kredit-Kennzeich = 1! Angabe in Euro

F8: leer = Kunde ist allgemein frei für Telefonverkauf nicht leer = Kunde ist für Telefonverkauf gesperrt

• Zahl 0-9 = „Soft-Sperre“, nur Warnung im Telefonverkauf
• Buchstabe A, C-Z, a-z: „Hard-Sperre“ für Telefonverkauf, Freigabe nur durch Passwort; Buchstabe könnte Sperrgrund signalisieren
• Buchstabe B = Bonitätssperre, wird von X-oil u.U. automatisch vergeben, wenn Feld bis dahin leer

F8: optional; freie Verwendung in Statistiken, Selektionen, Rundschreiben

• 000 = Kunde will normal keine Auftragsbestätigung
• 001-998 = Kunde erhält normal Auftragsbestätigung nach Muster, welches dieser Nummer entspricht (siehe 04-05-11)

J/N-Schalter; J = Kunde ist mehrwertsteuer-pflichtig

F8: optional; Verwendung wie ein freies Kennzeichen für Statistiken

• 0 = keine Rechnung (ACHTUNG)
• 1 = eine Rechnung
• 2 = eine Rechnung plus eine Kopie
• 3 = eine Rechnung plus zwei Kopien

• 0000 = Kunde ist in keiner Sammelbestellergruppe
• 0001-9998 = Kunde ist in dieser Sammelbestellergruppe

Vertrag bis Datum; Strom-Anbieter-Nr; Jahresverbrauch in KWh

optional

optionale Angabe für Verdachtstouren, zB. Landwirtschaft; Aufbau (v.l.n.r.:)

• Tag der Tour (1=Montag, 2=Dienstag, etc, 0=ohne Zuordnung)
• Tour-Nummer
• Stopp-Folge in dieser Tour (01 = 1. Kunde, 02 = 2. Kunde, etc, 00 = keine Zuordnung)

N = keine Mahnsperre, dh. Kunde wird gemahnt

J = Mahnsperre, dh. Kunde wird nicht gemahnt

in Kilometer; für Frachtberechnungen

reserviert für Spezial-Anwendungen

speziell zu verwendende (Ziel-)Bank für Überweisungen; 00 = keine Zuordnung; 01-12 entspr.Bankentabelle (04-01-01,2)

• J = auf Lieferscheine Preise drucken
• N = auf Lieferscheine keine Preise drucken

Toleranz-Angabe in Prozent zwischen Bestell- und Liefermenge; steuert in Faktura das Mindermengen-Problem

• J = Rechnung schreiben mit Mindermengenaufschlag
• N = keine Rechnungsschreiben
• O = Rechnung ohne Mindermengenaufschlag

Adresszeilen-Angabe für Lieferschein-Druck

Tourenplanungs-Merkmal

Konditions-Angabe für die CSS-Buchhaltung; normal: DK01

• J = Kunde erhält automatische Aufschläge, zB. GGVS-Aufschlag
• N = Kunde erhält keine automatischen Aufschläge

• J = Kunde erhält Aufschlag bei Flaschengas-Anlieferungen
• N = Kunde erhält keinen Aufschlag für Flaschengas-Anlieferungen

• J = Kunde erhält mit Rechnung einen separaten Öl-Gas-Vergleich
• N = Kunde erhält mit Rechnung keinen separaten Öl-Gas-Vergleich

• N = Kunde ist kein Rechnungs-Kunde und hat keine Lieferadressen
• J = Kunde ist Rechnungskunde und hat Lieferadressen
• K = Kunde ist Rechnungskunde, Aufträge dürfen aber nur zu seinen Lieferadressen eingegeben werden

• leer = normal deutsch
• andere Angabe = Sprachschlüssel (empfohlen: nach ISO); steuert
• u.U. fremdsprachige Rechnungen

• leer = Euro
• EUR = Euro
• andere Angaben nur nach ISO (erlaubt z.Zt. USD und GBP)

reserviert für Spezial-Anwendung

reserviert für Spezial-Anwendung!! Zusätzlicher Debitor, wird in der Schnittstelle für die CSS-Fibu verwendet. Der Offene Posten ist unter beiden Debitoren sichtbar.

reserviert für Spezial-Anwendung

DOCKING: Erfassen und Pflegen von Docking-Zusatz-Informationen

Erfassen und Pflegen von –> Notizen zu diesem Kunden

Erfassen und Pflegen eines –> Notizblocks zu diesem Kunden

Für das Arbeiten mit X-oil ist hilfreich, sich eine Reihe von Sonderkunden anzulegen. Wir empfehlen dazu dringend:

Unter Musterkunden versteht man in X-oil Kundenstammsätze, die adressmäßig leer sind (oder nur den am häufigst vorkommenden Ort enthalten), auf der Maske 2 aber durchdefiniert sind als typische Vertreter Ihrer häufigsten Kundentypen wie Hausbrand, Gewerbe, Handel etc. Legen Sie diese Musterkunden wie normale Kundenstammsätze an und verwenden Sie dazu möglichst einfach zu merkende Kundennummern. (Hilfe u.U. über die F8 F-Info).

Musterkunden werden benutzt, um aus ihnen heraus durch die Duplizierungs- Methode sehr schnell und fehlerfrei neue Kunden anzulegen: je ähnlicher ein neu anzulegender Kunde einem der Musterkunden entspricht, desto idealer kann sich die Neuanlage dieses Kunden auf die reine Adress-Erfassung konzentrieren.

Wir empfehlen für Eigenverbrauch pro Eigenverbrauchs-Stelle (Büro, Tanklager, Fahrzeug usw.) einen Kundenstammsatz anzulegen mit folgenden Merkmalen:

• Monatsrechnung (Faktura-Symbol links = 1)
• ohne Mehrwertsteuer
• Zahlweise Überweisung
• Mahnsperre = J
• alle Eigenverbrauchs-Stammsätze auf eine gemeinsame Abnehmergruppe

In der Tagesabrechnung wird dann der Verbrauch als „Lieferung“ an diesen „Kunden“ eingegeben, aufgrund des Merkmals „Monatsrechnung“ von X-oil intern gesammelt und am Monatsende pro „Kunde“ (= Kostenstelle) eine Sammelrechnung erstellt.

Löschkunden sind Pseudo-Kunden, die beim Löschen eines echten Kunden dessen Vergangenheit (das Archiv der Lieferdaten) aufnehmen, damit auf diese Weise keine Verkaufsmengen verloren gehen und die Statistiken im Gesamt-Ergebnis gleich bleiben. Wir empfehlen, für die einzelnen statistischen Hauptbereiche (normal: die Abnehmergruppen) je einen Pseudo-Kunden als Löschkunden anzulegen.

Es ist durchaus vertretbar, die Musterkunden (siehe oben unter A)) zugleich als Löschkunden zu verwenden.

xo013

Im Kundenstammsatz stehen drei Felder, die – zusammengenommen – als „Kondition“ bezeichnet werden können:

Kondition = Zahlweise (Überweisung, Lastschrift, ZMZ, …) + Nettotage (Zahlungsziel) + Fakturasymbol (Einzelrechnung, monatl. Rechnung etc)

Wenn nun ein Kunde nicht alle Produkte, die er bezieht, zu dieser einen Kondition abgerechnet bekommen soll und/oder diese Kondition um Skonto ergänzt werden soll, dann benutzt man das Programm „Kunden-Konditionen“ (04-02-02): in diesem Programm lassen sich bis zu 20 Konditionen in Abhängigkeit von Produktgruppen definieren und dazu auch Skonto zuordnen.

Eine solche Kondition in 04-02-02 liest sich von links nach rechts:

Produktbereich (0 = alle)

Produkt-Hauptgruppe (00 = alle)

(wie im Kundenstammsatz; zum Anzeigen stellen Sie den Cursor auf diese Spalte und drücken die F2-Taste)

(wie im Kundenstammsatz; zum Anzeigen stellen Sie den Cursor auf diese Spalte und drücken die F2-Taste)

Zieltage-1 angeben, wenn Skontofrist-1 benutzt wird

Skontosatz in Prozent; steht im Zusammenhang mit Zieltage-1; 0,00 = kein Skonto-1

analog Zieltage-1

analog Skonto-1

Nettotage, keine Skonto-Zuordnung mehr

Die im Konditionensatz hinterlegten Angaben haben Vorrang vor der im Kundenstamm angegeben (Grund-)Kondition. Bezieht der Kunden Artikel(-Gruppen), die im Konditionensatz nicht definiert sind, dann greift X-oil in der Faktura auf die Kondition des Kundenstammsatzes zurück.

xo016

Einem Kunden können in X-oil z.Zt. 5 Notizen zugeordnet werden, die über die Angabe „Satzart“ einem bestimmten Arbeitsgebiet in X-oil zugeordnet sind. Diese Satzarten sind festgelegt als

• T = für die Notiz, die nur im Telefonverkauf erscheinen soll
• L = die Notiz, die auf Lieferscheine eines Kunden zu drucken ist
• C = die Notiz, die intern zu benutzen ist, meist als temporäre Notiz
• F = die Notiz, die auf die Rechnung (Faktura) eines Kunden zu drucken ist
• A = die Notiz, die beim Abrechnen von Lieferscheinen (Rückerfassung und Freigabe für die Rechnungs-Schreibung) erscheinen soll

F4-alle zeigt alle 5 Notizen des aktuellen Kunden an; Sie können mit Cursor auf und ab eine auswählen und mit Enter-Taste zur Bearbeitung freigeben. Das ist übrigens auch die Methode, mit der Sie aus dem Telefonverkauf heraus die Notizen eines Kunden anlegen bzw. pflegen oder löschen können.

Die Notizen eines Kunden können erweitert werden um einen „elektronischen Notiz-Block“, den Sie immer dann aufrufen, anzeigen und pflegen können, wenn eine Funktions-Taste F7 mit dem Text K-Info angezeigt ist. Das ist in nahezu allen Programmen der Fall, in denen Sie es mit Kunden zu tun haben. Der elektronische Notizblock geht über mehrer Bildschirmseiten, kennt aber keine Wiedervorlage-Automatik !

In X-oil gibt es natürlich wesentlich mehr Möglichkeiten, Notizen und Infos zu einem Kunden zu hinterlegen als die oben beschriebenen.

Hier ein Überblick nach dem derzeitigen Programm-Stand und dazu die normale Pflege- und Auswertungs-Möglichkeit über den Telefonverkauf (hier angegeben als F2 / x: im Telefonverkauf die F2-Taste drücken und dann aus dem angezeigten Menu die entsprechende Programmnummer x auswählen):

• Der mehrseitige Kunden-Info-Block, erreichbar meist über F7-K-Info
• 6 Besuchsberichte, pflegbar über Folgemaske b im Telefonverkauf F2 / b
• IWO-Daten (techn. Ausstattung Kessel, Brenner, Tank, etc) F2 / i
• Leihinventar-Übersicht des Kunden F2 / l
• 5 Kundennotizen, wie wir sie eben (s.o.) behandelt haben, F2 / n
• Preisanfragen Telefonkontakte ohne Auftrag F2 / p
• Periodischen Lieferungen F2 / q
• Telefonbuch des Kunden F2 / t

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Pro Kunde sind in X-oil z.Zt. 998 Sonderpreis speicherbar. Sie sollen vor allem dazu dienen, die Verkaufspreise der einzelnen Schmierstoffe zu speichern und auszuwerten. Jedoch ist das eine Einschränkung in der Praxis – X-oil kann für jeden Artikel Sonderpreise verwalten. Die einzelnen Sonderpreise verwalten Sie unter dem Schlüssel Kunden-Nummer und lfd. Nummer (von 001 bis 998); diese lfd. Nummer verwaltet der Anwender selbständig (Abweichung: siehe „F4=Kurzform“).

Diese beiden Begriffe gehören zusammen und bestimmen letztlich um was für einen Sonderpreis es sich handelt.

• Preis = zunächst der „Wert“ in Euro; (kann auch negativ sein !)
• Preisart 1 = „Preis“ versteht sich als Sonder-Einkaufspreis
• 2 = „Preis“ versteht sich als Sonder-Verkaufspreis
• 3 = „Preis“ versteht sich als Auf- oder Abschlag zu einem Listen-Einkaufpreis
• 4 = „Preis“ versteht sich als Auf- oder Abschlag zu einem Listen-Verkaufspreis

(Achtung: Preisart 3 und 4 ist nicht erlaubt bei Kunden-Nr. = 000000)

• J = Preis/Preisart nur manuell änderbar
• N = Preis kann aus Preis der letzten Lieferung übernommen werden

verwenden, wenn Sonderpreis nur für bestimmten Zeitraum gelten soll

verwenden, wenn Sonderpreis nur für eine bestimmte Bezugs-Menge gelten soll

wenn Menge verwendet wird; dann meist L für Liter

Nur verwenden, wenn der Sonderpreis für Kunden-Nummer 000000 angelegt wurde. Hier ist ausnahmsweise Nummer 000000 erlaubt mit der Bedeutung „für alle Kunden“ – und dieses „für alle“ ist dann auf bestimmte Abnehmergruppen wieder zu begrenzen

geben Sie hier bis zu 18 Artikel an, für die der Sonderpreis gilt; das ist besonders dann interessant und sinnvoll, wenn man mit Preisart 4 arbeitet.

Statt eines Artikels können Sie auch eine ganze Artikelgruppe eintragen. Die Schreibweise für eine Artikel-Gruppe ist in X-oil fortlaufend (v.l.n.r):

Für das Programm zur Pflege der Kunden-Sonderpreise gibt es auch eine etwas vereinfachte Variante in der Bedienung. Sie ist vor allem für die Anwender gedacht, deren Sonderpreise nur bestehen (sollen) aus:

• ein Artikel
• ein Sonderverkaufs-Preis (normal „2“, dh. fester Sonder-Verkaufspreis)

Bei der Kurzform braucht der Anwender die Schlüssel-Eingaben „lfd. Nummer“ und „Funktion“ (0,1,2) nicht beachten – X-oil verwaltet das selbständig. Um in dieser Kurzform-Variante zu arbeiten, drücken Sie einfach die entsprechend beschriftete Funktionstaste F4=Kurzform. Diese Kurzform wird automatisch auch dann von X-oil verwendet, wenn Sie die Sonderpreis-Pflege direkt aus den Programmen des Telefonverkaufs (dort Folgemaske F2, 9) aufrufen und dort eine Zeile auswählen (Cursor auf/ab, Enter-Taste).

Normal bestimmen Sie jetzt einfach den Kunden und den Artikel, für den der Sonderpreis gelten soll. Statt der Kunden-Nummer können Sie auch über die F2-Taste den Kunden-Matchcode benutzen. Statt der Artikel-Nummer können Sie auch einen beliebigen Artikel-Matchcode eingeben.

Bei Anwahl eines Artikels entscheidet X-oil selbständig, ob für den aktuellen Kunden/Artikel ein neuer Sonderpreis anzulegen ist oder bereits ein Sonderpreis existiert. Je nach Zustand erscheint dann ein verkürztes Bild mit folgenden Eingabe-Möglichkeiten:

Muss-Feld; Minus-Eingabe erlaubt; Null ist nicht erlaubt

steht normal auf „2“; Eingaben 1-4 erlaubt; siehe oben

J/N; Bedeutung siehe oben

für Eingrenzung des Sonderpreises nach Datum

Nicht unterstützt werden in der Kurzform die folgenden Funktionen bzw. Felder (vgl. oben):

• Kundennr = 0 nicht erlaubt; dh. keine Sonderpreise für „alle Kunden“
• Funktion=3 nicht erlaubt; dh. Neuanlage mit Duplizierung (in Kurzform auch nicht nötig)
• Menge immer 0
• Mengenart immer leer
• Abnehmergruppen ist an sich nur bei Kundennr = 000000 („für alle“) erlaubt
• Artikel 2-22 nicht erlaubt; ein Sonderpreis gilt immer nur für einen Artikel
• Artikelgruppe nicht erlaubt

Soweit Sie in der Verwaltung der Sonderpreise die in der Kurzform nicht vorhandenen Felder benutzen wollen, können Sie das jederzeit mit der oben geschilderten Langform – beide Versionen können im Mischbetrieb eingesetzt werden.

Im Aufruf des Programmes „Sonderpreise“ ist auch ein Prüfprogramm enthalten: Funktion 7. Mit Funktion = 7 erscheint eine Maske für ein Prüfprogramm mit folgenden Möglichkeiten:

• Firma
• Kunde von – bis
• Betriebsstätten
• Hauptgruppen
• Artikel von – bis

Innerhalb dieses festgelegten Datenmaterials bearbeitet das Programm allerdings nur solchen Sonderpreise mit der Preisart 2, dh. fester Verkaufspreis.

1. Anzeige und Update aller gespeicherten Sonderpreise-Daten, bei denen der Verkaufspreis einen bestimmten Wert hat. Der Wert wird in einem Folge-Fenster festgelegt. Geben Sie als Wert 99999,99 ein, dann wird die Wert-Auswahl neutralisiert und es wird Ihnen jeder Sonderpreis angezeigt bzw. zur Veränderung angeboten.
2. Anzeige und Update aller gespeicherten Sonderpreis-Daten, bei denen kein Gültigkeits-Datum (von-bis) eingegeben ist. Die angezeigten Sonderpreise können auch sofort verändert werden.
3. Prüfung auf Vollständigkeit, dh. Abgleich zwischen Fakturierungen und vorhandenen Sonderpreis-Daten. Findet das Programm eine Faktura, für die es keinen Sonderpreis gibt, dann zeigt es das an und der Anwender kann den fehlenden Sonderpreis sofort eingeben
4. Prüfung auf Aktualität, dh. Abgleich zwischen Fakturierungen und vorhandenen Sonderpreis-Daten. Stellt das Programm eine Abweichung des gespeicherten Sonderpreises zum Verkaufspreis der jüngsten Faktura, dann zeigt es das an und der Anwender kann den Sonderpreis sofort anpassen

Für 1) bis 4) gilt, dass im Falle einer Pflege des Sonderpreises immer auch die max. letzten 10 Bezüge des aktuellen Kunden und Artikels mit angezeigt werden.

Achtung: bei Programm 3) und 4) kann es bei größeren Archiven und/oder langsamen Servern durchaus zu längeren Bearbeitungszeiten kommen, da X-oil dazu immer alle Datensätze des Archivs durchsuchen muss – „normale“ Kunden kommen aber schnell auf Archive von über einer halben Mio Datensätze.

xo018

Sie kennen Kunden und haben auch solche in Ihrer Kundschaft, die ein bestimmtes Produkt immer in (fast) gleichem zeitlichen Abstand benötigen; „Klassiker“ in dieser Beziehung sind z.B. Baustellen oder Speditionen. Bei diesen geht dann meist der Impuls zur Überwachung vom Kunden aus („wir brauchen alle 14 Tage Diesel in der Menge von ca. 800 Liter, möglichst am Donnerstag liefern“).

Es gibt aber viel mehr Kunden, als nur diese Diesel-Bezieher, die ein annähernd gleichmäßiges Bezugsverhalten haben – oder von denen Sie wünschen, dass sie es haben: Privatkunden, die jedes Jahr ihre 5000 Liter Heizöl benötigen, Gewerbebetriebe, die alle zwei Monate ein bestimmtes Hydraulik-Öl benötigen usw. usw.

Alle diese Informationen können Sie im Programm „Periodische Lieferungen“ speichern und X-oil wird Sie dann – je nach Datum des letzten Bezugs – automatisch daran erinnern, welcher Kunde welches Produkt wieder benötigt oder kaufen sollte.

Firma / Kunde / Artikel: Bezieht sich der Lieferwunsch des Kunden auf Heizöl und Sie liefern aber auch eine Variante von Heizöl („Premium“, „A-Plus“ etc), dann geben Sie unter „Artikel“ immer den Grundartikel (also Heizöl) an. Grundsätzlich: die Überwachung bezieht sich immer auf den Basis-„Bestands-Artikel“ (hier: Heizöl) und alle seine „Verkaufs-Artikel“ (hier: Premium etc.) (Artikelstamm)

vom Kunden angegebenes oder von Ihnen vermutetes (gewünschtes) Intervall

bis zu vier Monatsangabe, wann der Kunde das oben genannte Produkt braucht.

Beachte: entweder Angabe als Lieferintervall oder als Liefermonat(e) !!!

normale Liefermenge

Zeitraum, in dem der Kunde nicht beliefert werden kann (Betriebs-Urlaub)

Nur bei Neuanlage eingeben, danach pflegt x-oil dieses Datum selbständig

• 0 = Stammsatz ist aktiv
• 1 = Stammsatz ist inaktiv, Überwachung wird ausgesetzt

nur verwenden, wenn sich der Bezug auf bestimmte Zollverhältnisse bezieht

Belieferung soll erfolgen am Montag (1), Dienstag (2) usw. oder ist frei (0)

zuständiger Verkäufer für diesen Kunden

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ZMZ steht für Zwölf-Monats-Zahlplan. Diese speziell in der Mineralöl-Industrie vorhandene Bezeichnung beinhaltet folgendes Muster-Verfahren: Ein Kunde (normal Privatleute im Bereich Heizöl) bezahlt nicht seine Einzelrechnung, sondern - ähnlich wie bei Strom oder Gas - leistet er monatliche Raten (meist in Form des Lastschrift-Verfahrens) und erhält am Jahresende eine Abrechnung über Lieferungen und seine Zahlungen. Eine Besonderheit des ZMZ kann sich aus der ersten Lieferung an einen neuen ZMZ-Kunden ergeben: X-oil zieht aus der ersten Rechnung 50 % sofort ein und errechnet aus dieser ersten Rechnung auch die monatliche Soll-Rate als 12. Teil dieser Rechnung. Im Idealfall ist die vom System eingestellte Rate immer gleich dem Jahresbedarf des Kunden an Heizöl (oder Wärme).

Häufige Varianten des ZMZ sind: kein Lastschrifteinzug sondern Dauerauftrag des Kunden; Ausdehnung über Heizöl hinaus auf andere Produktgruppen und Leistungen. Start des ZMZ-Verfahrens bei einem Kunden ohne die 50-%-Automatik am Anfang.

Angabe der derzeitigen monatlichen Rate

(Info) Datum der letzten Ratenanpassung

Prozentsatz, mit dem X-oil die eingestellte Rate selbst anpassen kann, wenn die Rate nicht mehr dem Jahresumsatz / 12 entspricht.

Datum, ab dem der ZMZ-Einzug laufen soll (00.00.00 = sofort)

mit dem Einzugs-Kennzeichen kann man steuern, ob der Lastschrift-Einzug am Monats-Anfang oder später erfolgen soll.:

Empfehlung (!):

• 0 = Monatsanfang
• 1 = am 10. des Monats
• 2 = am 20. des Monats

evtl. abweichendes Lastschriftverfahren im ZMZ gegenüber anderenBereichen:

• 2 = ZMZ-Rate wird als Einzugsermächtigung eingezogen
• 3 = ZMZ-Rate wird als Abbuchung eingezogen

Brutto-Umsätze dieses Kunden in den letzten 24 Monaten; versorgt X-oil normal automatisch und benutzt diese Werte, um daraus eine Monats-Sollrate auszurechnen und diese mit der Ist-Rate zu vergleichen; daraus kann sich eine Warnliste ergeben für die Kunden, bei denen diese Raten sehr stark voneinander abweichen

Hat ein Kunde, der im ZMZ-Verfahren arbeiten soll, noch keinen ZMZ-Stammsatz, dann reagiert X-oil in der Faktura wie folgt:

• automatisches Anlegen eines ZMZ-Stammsatzes
• Berechnen der Rate als 12. Teil der Rechnung

Zahlweise muss 7 sein bzw. gesteuert über

Zahlweise muss 7 sein

Der Einzug und die Kontrolle der ZMZ-Raten erfolgen in 01-08-02. Dort können Sie je nach Modus entweder eine Kontroll-Liste (dient vor allem dem Vergleich der Soll- zur Ist-Rate) erstellen oder den Lastschrift-Einzug auslösen:

Nur Kontroll-Liste drucken

Lastschrifteinzug starten

Hier ist zu beachten:

• Monat/Jahr dient zur Angabe für den Kunden, auf welchen Zeitraum sich diese Lastschrift bezieht
• Einzugskennzeichen: geben Sie hier an, welche Lastschriften Sie einziehen wollen: diejenigen, die im ZMZ-Stammsatz das gleiche Kennzeichen haben wie Sie es hier angeben (im Beispiel oben haben wir dafür die Kennzeichen 0 für „am Monatsanfang“, 1 für „am 10. des Monats“ und 2 für „am 20. des Monats“ vergeben; in diesem Fall würden Sie drei Lastschrift-Läufe in einem Monat starten

01-08-02 stellt die Lastschriften zur Verfügung – der eigentliche Einzug mit Buchungsschnittstelle etc. findet dann in der nächsten X-oil-Faktura statt. Wir betonen das deswegen, weil speziell „Anfänger“ nach 01-08-02 irgendwo die Lastschriften suchen, keine finden und meinen, sie hätten das Programm falsch bedient und so einen Wiederholungs-Lauf starten – in der Folge tauchen dann die Lastschriften 2 oder 3 mal in der nächsten Faktura auf.

xo113M

Für Kunden, die am Leergutverfahren teilnehmen, ist pro Leergut-Artikel der folgende Stammsatz anzulegen. (Leergut-Artikel sind X-oil Artikel, die in ihrem Artikelstammsatz das Kennzeichen „Leihgebinde“ auf Ja stehen haben).

• Firma
• Kunde
• Leergut-Artikel

• J = für den Kunden und diese Leergutart wird eine mengenmäßige Leergutkontrolle durchgeführt, dh. Lieferungen und Rückgaben dieser Leergutart werden stückmässig gespeichert und der aktuelle Saldo ist jederzeit verfügbar
• N = keine solche mengenmässige Leergutkontrolle

• J = es erfolgt auch eine Bepfandung dieses Leergutartikels
• N = keine Bepfandung

Wenn Bepfandung auf J steht: * 0,00 X-oil nimmt den Pfandsatz aus dem Verkaufspreis des Leergutartikels * > 0,00 X-oil nimmt diesen (kundenindividuellen) Wert als Pfandsatz

Wenn Bepfandung auf J steht:

• 0 Bepfandung läuft in jedem Falle
• > 0 X-oil stellt den Pfandsatz solange auf Null bis der Leergutsaldo des Kunden über diesen Stock hinausgeht: es wird nur der Teil bepfandet, der über dem Leergutstock liegt.

Der angezeigte aktuelle Saldo des Leergutartikels sowie die letzten Lieferungen und Rückgaben werden von X-oil automatisch verwaltet, können aber „per Hand“ modifiziert werden.

• die Vollgutartikel, die mit Leergut behaftet sind, müssen im Artikelstammsatz eine Gebindeart haben
• in der Gebindeart ist geregelt, ob diese Gebindeart als Leihgebinde zu behandeln ist, und – wenn ja – wie der zugehörige Leergut-Artikel heißt, ob er mengenmässig zu behandeln ist und ob er zu bepfanden ist
• der in der Gebindeart angegeben Leergutartikel ist ein „normaler“ Artikelstammsatz mit folgenden internen Besonderheiten:

1. Leihgebinde-Kennzeichen muss auf Ja stehen
2. der Verkaufspreis versteht sich als Pfandsatz pro Stück (!!)
3. der Artikel benötigt keine Bestandsführung

• im Systemsatz (04-01-01,4,10) definieren Sie, ob die Rechnungen zugleich als permanenter Leergutauszug zu drucken sind
• Vollgutlieferungen bewirken zugleich Belastungen des Kunden mit dem verbundenen Leergutartikel
• Rückgaben des Leergutartikels müssen als negative Mengen in der Faktura erfasst werden

xo013F

Innerhalb des gesamten Frachtberechnungs-Schemas von X-oil gibt es auch die Variante, dass für bestimmte Kunden und Produkt-Hauptgruppen eine Festfracht in Euro pro 100 l vereinbart oder festgelegt wurde. Diese Festfrachten werden dann z.B. in der Faktura (Mengenkontrolle) automatisch von X-oil vorgeschlagen.

• Firma
• Kunde

Tabelle von max. 10 Einträgen in der Form (v.l.n.r.)

• PB = Produktbereich (0=alle)
• HG = Hauptgruppe (00=alle)
• Fracht = Frachtsatz pro 100 l in Euro

SP021

Normal baut X-oil den Matchcode aus dem Kundenstammsatz automatisch bei der Neuanlage oder Pflege eines Kundenstammsatzes selbständig auf. Allerdings kann es bei auch bei Unix/Linux-Systemen gelegentlich dazu kommen, dass die Datenbank vor allem bei sehr hoher Fluktuation der Daten in ihrer Zugriffsgeschwindigkeit leidet. Um diesem Zustand vorzubeugen, empfehlen wir Ihnen, den Matchcode alle 2 bis 3 Wochen komplett neu aufbauen zu lassen:

Ihr X-oil Zugriff im Telefonverkauf ist gleich bleibend schnell, wenn sie den Matchcode alle 2 oder 3 Wochen einmal neu aufbauen lassen. Wählen Sie dazu das Programm 04-02-11 an. Die Laufzeit dieses Programmes müssen Sie je nach Anzahl Kundenstammsätze auf 10-20 Minuten veranschlagen. Während des Neuaufbaus des Matchcodes sollte kein Anwender im X-oil System eingelogged sein.

SP068

Im Laufe der Zeit kann es Gründe geben, die eine Umorganisation Ihres Kundenstammsatzes notwendig machen, indem man z.B. Kunden in andere organisatorische Nummernkreise übernehmen muss. Ursachen könnten sein: Zukäufe von kleineren Händlern, Umorganisation der Betriebsstätten etc. Soweit es sich dabei um grössere Kundenmengen handelt, wird das meist in Zusammenarbeit mit XPOINT über individuelle Sonderprogramme gelöst werden. Im kleineren Umfang können Sie es aber auch mit dem Programm 04-02-14 „händisch“ machen.

Eine Umsetzung ist nur erlaubt, wenn der Alt-Kunde keine aktiven Auftragssätze mehr hat ! Arbeiten Sie solche Sätze zunächst durch Faktura oder Löschen ab.

Geben Sie zunächst die alte Kundennummer an und dann die neue, unter der Sie diesen Kunden in Zukunft führen wollen. Evtl. wollen Sie bei dieser Umsetzung auch einen neuen Rechnungs-Kunden zuordnen – tun Sie es ebenfalls in diesem Bild.

Bestimmen Sie jetzt auch die Umsetzform:

• K = der alte Kunde wird auf die neue Nummer kopiert, bleibt aber unter seiner alten Nummer nach wie vor erhalten
• L = der alte Kunde wird auf die neue Nummer kopiert und danach gelöscht

Bestimmen Sie, welche Teile des Alt-Kunden Sie kopieren und – je nach Modus – nach dem Kopieren auch Löschen wollen durch Angabe von Ja / Nein in den entsprechenden Spalten.

Bauen Sie nach solchen Kopier-Läufen den Matchcode neu auf ! Benutzen Sie dazu das oben beschriebene Programm. Umorganisationen in X-oil verändern nicht Ihre Finanzbuchhaltung !! U.U. müssen Sie auch dort entsprechende Umbuchungen z.b. der offenen Posten per Hand vornehmen.

SP019

Speziell für statistische Zwecke finden Sie unter diesem Punkt ein Hilfsprogramm zum Setzen und Löschen von Aktions-Kennzeichen in Ihrem Kundenstamm. X-oil erlaubt, in einem Kundenstamm bis zu drei Aktions-Kennzeichen gleichzeitig zu verwalten. Diese Aktions-Kennzeichen sind an sich „unsichtbar“, können aber in den Statistiken als sog. Selektions-Merkmal für Auswertungen genutzt werden.

Das Setzen bzw. Löschen eines Aktions-Merkmals setzt immer voraus, dass Sie zunächst die Sie interessierenden Kunden über die Selektion (05-01-01) aus-wählen und dann bestimmen, welche Aktion Sie diesen Kunden zuordnen oder aus diesen Kunden löschen.

xo264

In X-oil besteht die Möglichkeit, das an einen Kunden ausgegebene Leih-Inventar zu speichern und auszuwerten. Wenn Sie das Programm anwählen, geben Sie zunächst nur den Schlüssel (Firma, Kunden-Nummer) ein. X-oil antwortet Ihnen mit der Übersicht der bereits gespeicherten Inventar-Güter dieses Kunden. Sie können das weiter bearbeiten durch

• F2 = Neues Inventar-Gut aufnehmen
• F3 = markiertes Inventargut löschen
• F4 = markiertes Inventargut ändern

Ein einzelnes Inventar-Gut besteht aus den folgenden Informationen:

Frei zu vergebende Typisierung der von Ihnen ausgegeben Leihinventare

Stückzahl

Mengen- oder Raum-Angabe

Wert des Inventar-Gutes zum Zeitpunkt der Überlassung an den Kunden

Angabe zu einer möglichen Abnahmeverpflichtung des Kunden

• j = Kunde ist wegen dieses Inventargutes verpflichtet, bei Ihnen zu kaufen
• n = keine Abnahmeverpflichtung

Datum der Installation des Inventar-Gutes beim Kunden

Datum der Rückgabe des Inventar-Gutes vom Kunden

freier Text, Bemerkung

In dem Menu „Auswertungen“ finden Sie im Selektions-Teil ein Programm, mit dem Sie Kunden nach bestimmten Merkmalen des Leihinventar-Satzes heraussuchen lassen können. Die so gefundenen Kunden können Sie dann weiter auswerten in

• Absatz-Statistiken
• Nichtbezugs-Statistiken
• Adresslisten
• Rundschreiben
• usw.

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