X-tanken

Mit der Guthabenverwaltung können Sie verschiedene Szenarien abbilden:

• Vorkasse
• Steuerbegünstigte Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG
• Abwicklung negativer Rechnungsendbeträge

Hinter der Guthabenverwaltung steckt die Möglichkeit für jeden Kunden ein Guthabenkonto zu führen. Dort hinterlegte Guthaben werden dann bei der nächsten Rechnungsschreibung berücksichtigt und vom Rechnungsendbetrag abgezogen.

Auf der Rechnung erscheinen dann zusätzliche Zeilen:

Altes Restguthaben
Angerechnetes Guthaben
-------------------------
Neues Restguthaben
Zahlbetrag

Guthaben können zeitlich begrenzt werden. Eine Auswertung abgelaufener Guthaben ist ebenso möglich wie die Auszahlung noch bestehender Restguthaben.

Für das Erfassen der Guthaben steht eine Guthabenverwaltung zur Verfügung, die im Moment der Erfassung einer Gutschrift eine Rechnung für den zu belastenden Ausgleichskunden erstellt. Das kann bei Vorkasse der Kunde sein, der die Gutschrift bekommt oder jeder andere Kunde aus dem Kundenstamm.

Bei der Abwicklung der steuerbegünstigten Sachbezüge müssen beide, das Kundenseitige Unternehmen sowie deren Mitarbeiter im Kundenstamm von X-tanken erfasst werden. Sie geben dazu bei den Mitarbeitern die Kundennummer des Unternehmers und den monatlich zur Gutschrift auszuschreibenden Betrag ein. Vor der eigentlichen Monatsfaktura kann dann ein Automatismus (Guthabenfaktura) gestartet werden, der allen Mitarbeitern den jeweils eingetragenen Betrag gutschreibt. Im gleichen Zug wird eine Rechnung für den Unternehmer erzeugt. Am Monatsende kann dann eine Verrechnung der nicht abgetankten Guthaben mit dem Unternehmer erfolgen (siehe Guthaben Rückerstattung).

Negative Rechnungsendbeträge (z.B. aus Stornos) können automatisch auf das Guthabenkonto des Rechnungsempfängers gutgeschrieben werden. Sie werden dann bei der nächsten Rechnungsstellung mit berücksichtigt.

Die folgenden Auswertungen können bei der Arbeit mit Guthaben helfen:

1. Vorkasse-Auswertung: Ermitteln Sie anhand der eingelesenen Transaktionen ob das vorausgezahlte Guthaben zur Deckung der offenen Posten ausreichen wird (Prepaid-Abwicklung).
2. Rückerstattungsfähige Restguthaben: Dies ist eine Auswertung der noch offenen (nicht abgetankten) Guthaben in der Regel aus den steuerlich begünstigten Sachbezügen.
3. Kunden mit automatischer Gutschrift: Gibt eine Liste der Kunden aus, bei denen ein steuerlich begünstigter Sachbezug hinterlegt wurde.

Es werden darüber hinaus immer die ältesten noch gültigen Guthaben zuerst auf eine Rechnung angerechnet.

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