X-oil

Unter X-OIL Auswertungen verstehen wir hier nicht die Dialog-Auswertungen, die ohnehin schon im Telefonverkauf für einzelne Kunden zur Verfügung stehen. Die X-oil Auswertungen sind die Bezugs- und Nichtbezugs-Statistiken, die sich durch flexible Rahmenbedingungen auszeichnen:

• Bestimmung des Kunden-Umfanges
• Bestimmung des Artikel-Umfanges
• Bestimmung des Auswertungs-Typs mit Zusatzangaben wie Zeitraum, Darstellungs-Modalitäten der Auswertung und evtl. Weitergabe an externe Systeme (Excel, Word, MySQL, X-PDA, …)

Damit wird für die (meisten) Statistiken des Menüs 05 bereits zentrale Reihenfolge genannt:

Eine X-oil Auswertung besteht (fast) immer aus zwei Schritten: - Definieren Sie zunächst, mit welchem Kunden- und Artikel-Material Sie arbeiten wollen. Dazu dient Ihnen der Pfad 05-01 „Selektionen“ - Erst danach bestimmen Sie, welchen Auswertungs-Typ Sie fahren wollen Dazu dient Ihnen der Pfad 05-02

Genauer betrachtet sieht eine klassische Auswertung, z.B. eine Nichtbezugsstatistik dann so aus:

Schritt 1: Definieren Sie zunächst Ihr Kunden- und Artikel-Material:

• 05-01-01 Kundenselektion
• 05-02-02 Artikelselektion
• evtl. 05-02-03 Sonderselektion oder andere Selektionen wie
• 05-01-06 IWO-Selektion (technische Infos)
• 05-01-07 Leihinventar

Schritt 2: Definieren Sie danach Ihren Auswertungs-Typ:

• 05-02-01 Bezugsstatistik mit Vorjahresvergleich
• 05-02-02 Nichtbezugs-Statistik
• 05-02-03 Absatzliste I (kundenorientiert)
• 05-02-04 Absatzliste II (artikelorientiert) aber auch die „einfachen Auswertungen wie
• 05-01-04 Adressliste, Etiketten, Briefe, Landwirtschaftsbescheinigung usw. Übergabe Adressen an Windows

Der Grund für die Aufteilung in diese zwei Schritte ist sehr einfach: die Anforderungen Ihrer Branche an Auswertungs-Typen sind gar nicht so vielfältig. Flexibilität wird aber dann erwartet, wenn es darum geht, welches Kundenmaterial ausgewertet werden soll und wie genau. Entsprechend dieser Aufteilung hat X-oil den „Pfiff“ des Auswertungssystems in die Ausführlichkeit des Schrittes 1 gelegt.

„Bonbon“

Ein spezielles Bonbon für Selektionen finden Sie in den wichtigsten Auswertungen selbst: diese haben einen Schalter, mit dem Sie bestimmen können, ob Sie als Ergebnis der Statistik eine Liste haben wollen oder ob X-oil die Treffer-Kunden an die nächste Statistik (das wäre dann im obigen Schema Schritt 3 oder 4 …) weitergeben soll. Treffer-Kunden der Bezugs-Statistik sind die Kunden, die im angegebenen Zeitraum die selektierten Artikel bezogen haben. Treffer-Kunden der Nichtbezugs-Statistik sind die Kunden, die im angegebenen Zeitraum die selektierten Artikel eben nicht bezogen haben.

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Zentrales Programm für die Selektion der Kunden ist 05-01-01. Praktisch beginnen alle Auswertungen in 05-01-04 sowie in 05-02 mit einer Kundenauswahl mittels 05-01-01. Die Kunden-Selektion wird von uns auch oft Trichter genannt, weil sie bildlich das gesamte Kundenmaterial in eine weit geöffnete Trichteröffnung gießt und unten im schmalen Teil nur eine kleinere Untermenge durchlässt.

• Mehrfach-Nennungen in einer Zeile waagrecht sind ODER-Verbindungen. Beispiel sei die Zeile Abnehmergruppe: wenn in ihr eingetragen ist „02 04 11 12“ dann lesen Sie das als „Suche alle Kunden heraus, die in der Abnehmergruppe 02 oder 04 oder 11 oder 12 sind“
• Benutzen Sie Einträge in mehreren verschiedenen Zeilen, so stehen diese Zeilen in einer UND-Verbindung zueinander. Beispiel:

1. Abnehmergruppen: 02 03
2. Branchen: 10 11 12

Lesen Sie das als „Suche alle Kunden, die in der Abnehmergruppe 02 oder 03 und in der Branche 10 oder 11 oder 12 sind“

• Steht in einer Zeile in der Plus/Minus-Spalte ein Plus, dann bedeutet das: die interessierenden Kunden müssen diese(s) Merkmal(e) haben (einschließlich Selektion)
• Steht in einer Zeile in der Plus/Minus-Spalte ein Minus, dann bedeutet das: die interessierenden Kunden dürfen diese(s) Merkmal(e) nicht haben (ausschließliche Selektion)
• Steht in einer Zeile nur ein Plus ohne eine Merkmals-Angabe, dann heißt das: die interessierenden Kunden müssen dieses Merkmal aufweisen, egal welcher Wert: es darf nicht leer sein
• Steht in einer Zeile nur ein Minus ohne eine Merkmals-Angabe, dann heißt das: die interessierenden Kunden dürfen dieses Merkmal nicht haben (es muss bei ihnen leer sein)

Vor- bzw. Rückwärtsblättern zur nächsten Teil-Maske

Statt Heraussuchen der Kunden anhand von Merkmalen können Sie hier max. 64 Kunden direkt über ihre Kunden-Nummer angeben: Selektion „per Hand“

Selektion (auch) nach Strassen anhand der Eingabe von Straßennamen. Sie können die Straßennamen auch verkürzt schreiben: Berg* soll heißen: alle Straßennamen beginnend mit Berg (Bergweg, Bergstrasse, Bergergasse, etc) sind „Treffer“

elektion (auch) nach Orten (→ 1) bzw. Ortsteilen (→ 2) bzw. beiden (→ 3); Verkürzte Schreibweise mit Stern (*) am Ende (wie bei Strassen) ist erlaubt

Um eine Selektion auszuführen (zu starten), geben Sie nach Eingabe aller Merkmale Enter-Taste und beantworten Sie die folgende Okay-Frage mit

• J = diese Selektion (Trichter) starten
• A = diese Selektion an die vorherige anhängen und zurückkehren zur Merkmals-Eingabe für den nächsten „Trichter“; auf diese Weise können Sie mehrere Trichter aneinander hängen, die Sie dann nach Eingabe des letzten Trichters mit J(a) starten

Achtung: bei großer Kundenzahl und wenig leistungsfähigem Unix-System kann die Laufzeit einer Selektion durchaus dauern – Sie können das im Menu 05-01 mit der Funktionstaste F9 kontrollieren. Starten Sie eine Selektion oder einen geplanten Schritt 2 erst, wenn die Anzeige für die Kundenselektion auf „fertig“ steht.

Nach Eingabe einer Selektion in 05-01-01 und Enter-Taste können Sie den eben definierten Trichter auch speichern – oder einen früher gespeicherten Trichter durch Laden wieder aktivieren. Diese Technik werden Sie vor allem dann schätzen, wenn ein sehr umfangreicher und aufwändiger Trichter immer wieder benutzt werden soll.

den aktuellen Trichter speichern; dazu fragt X-oil für welche Firma und unter welcher Trichter-Nummer (001-999) das erfolgen soll

einen gespeicherten Trichter laden anhand von Firmen- und Trichter-Nummer

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Die Artikel-Selektion ist in ihrem Aufbau ungleich einfacher und in ihrer Ausführung auch wesentlich schneller als der Kundentrichter. Die Eingaben kennen nur eine Seite, kein Plus und Minus für eine ein- oder ausschließliche Selektion. Aber sie verlangen eine genaue Kenntnis der Artikel-Organisation Ihres Hauses nach Produktbereich, Haupt-, Unter- und Erlösgruppen etc. Wie bei der Kundenselektion auch finden Sie hier die Möglichkeit, einzelne Artikel (→ F4) direkt anzugeben. Die Laufzeit einer Artikel-Selektion ist auch in größeren Unternehmen normal recht kurz – trotzdem sollten Sie auch hier das Ende einer Artikelselektion durch die F9-Taste in 05-01 kontrollieren und andere Selektionen oder weitere Verarbeitungsschritte erst starten, wenn die Selektion auf „fertig“ steht.

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Die Sonderselektion können Sie immer starten nach der Kunden- und der Artikelselektion, wenn Sie aus diesem Material „die Spreu vom Weizen trennen“ wollen. Z.B. interessieren Sie nur die Kunden, die in einem festzulegenden Zeitrahmen eine bestimmte Mindest- oder Maximal- Menge umgesetzt oder einen Mindest- oder Maximal- Umsatz erreicht haben. Dabei können Sie X-oil dazu veranlassen die Kunden nach einzelnen Lieferungen oder nach Summe aller Lieferungen selektieren zu lassen. Dabei ist bei jedem Programmdurchlauf nur eine Auswahl aus folgenden möglich:

• Menge einzelner Lieferungen von bis
• Menge aller Lieferungen von bis
• Umsatz einzelner Lieferungen von bis
• Umsatz aller Lieferungen von bis

Wollen sie alle Kunden die z.B. einen bestimmten Gesamtumsatz im gewünschten Zeitraum aber keine Lieferung größer x Euro haben, so müssen Sie die Sonderselektion mehrfach laufen lassen und jedes Selektionskriterium einzeln angeben.

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Die so genannte IWO-Selektion bezieht sich auf eine Kundenauswahl aufgrund der gespeicherten technischen Daten der Heizungsanlage des Kunden (Alter, Baujahr, Leistung von Brenner, Kessel und Tanks etc.). Diese Daten können im → Telefonverkauf über die Folgemasken i (Kleinbuchstabe) oder I (Großbuchstabe) erfasst und gepflegt werden. Da sich beide Versionen im Umfang der zu pflegenden Daten unterscheiden (i ist der von IWO empfohlene Datenumfang und etwas umfangreicher als der Datenumfang der I-Version), müssen Sie natürlich auch in der Selektion darauf achten, welche Daten Sie ansprechen.

Der IWO-Selektion muss eine normale Kunden-Selektion vorausgehen; damit ist eine gezieltere Auswertung des IWO-Materials möglich.

Die Weiterverarbeitung des Selektions-Ergebnisses ist offen:

• a) entweder Sie gehen damit ganz normal in die Auswertungsprogramme (Schritt 2) und machen mit diesen Kunden klassische Statistiken, Rundschreiben etc.
• b) Sie geben sie sofort über die Taste F2 als Excel-Daten aus und schicken diese z.B. an das IWO-Call-Center zur weiteren Bearbeitung; Einzelheiten dazu und was Sie in die F2-Maske eintragen sollen, können Sie auf Bedarf bei XPOINT erfragen

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Das Programm erlaubt die Auswertung des sogenannten Leihinventars. Leihinventar erfassen Sie im Telefonverkauf unter der Folgemaske l oder L. Nähere Angaben dazu finden Sie in der Beschreibung des Telefonverkaufs im Dokumentationsteil II. Die Angaben in der Selektionsmaske des Leihinventars erklären sich aus den Daten, die Sie im Telefonverkauf unter „Leihinventar“ eingeben können. Z. Zt. benötigen Sie keine Vorlauf-Selektion nach 05-01-01. Die selektierten Daten können Sie im Schritt 2 ganz normal über Bezugs- oder Nichtebezugs-Statistiken, als Adress-Listen oder in Werbebriefen etc. auswerten.

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Die Selektionen aus dem Anfragearchiv nehmen eine Sonderstellung ein: sie erzeugen lediglich eine Listenauswertung der gespeicherten –> Preisanfragen des Telefonverkaufs. Sie erzeugen keine Daten, mit denen weitergehende Auswertungen im Sinne Schritt 2 (Verkaufsstatistiken etc). zu erstellen sind.

Selektionen und Auswertungen für Aktionen sind in X-oil vorhanden, auch wenn Sie dafür keinen extra Menü-Punkt finden. Aktionen können Sie in X-oil wie folgt bearbeiten und auswerten:

Dazu benutzen Sie das entsprechende Programm im Bereich Pflege Kundenstamm (04-02-13). Mit diesem Programm können Sie

• für ausgewählte Kundenbereiche ein Aktions-Kennzeichen setzen

Für die Definition des Kundenbereiches stehen Ihnen z.Zt. zur Verfügung

1. Kundennummer von-bis
2. und/oder Zuordnung zu Abnehmergruppe(n)
3. und/oder Zuordnung zu Branche(n)
4. und/oder Zuordnung zu Postleitzahl von-bis

Das Aktions-Kennzeichen, welches Sie in diesem Kundenbereich setzen wollen, ist ein beliebiges 2-stelliges Zeichen. Sie können es frei vergeben und nach eigenem Ermessen „sprechend“ machen. Beachten Sie, dass ein Kunde gleichzeitig an drei Aktionen teilnehmen kann!

• gesetzte Aktionskennzeichen, die Sie nicht mehr benötigen, aus dem Kundenbereich wieder löschen; dazu brauchen Sie keine Kundenbereiche angeben, X-oil löscht das angegebene Aktions-Kennzeichen grundsätzlich im gesamten Kundenstamm

Nachdem Kunden zu bestimmten Aktionen zugeordnet wurden (s.o.), können Sie das auch in allen normalen Statistiken auswerten. Dazu verwenden Sie einfach die normale Kundenselektion (01-05-01) und dort die Angabe der entsprechend von Ihnen gesetzten Aktions-Kennzeichen: X-oil sucht so die Kunden heraus, die an Aktion X teilgenommen haben. Die Auswertung kann dann sein, dass sie diese Aktion auf Erfolg analysieren (mittels einer der Absatz-Statistiken in 05-02) oder auf Misserfolg (zB. mittels der Nichtbezugs-Analyse in 05-02-02).

Sie möchten für alle Landwirte im Bereich der Kunden-Nummern 100.000-125.000 eine Aktion zur Förderung des Schmierstoff-Absatzes vornehmen. Über 04-02-13 geben Sie daher diesen Kunden das Aktions-Kennzeichen „L4“ mit. („L4“ ist willkürlich gewählt).

Durch Selektion aller Kunden mit Aktionskennzeichen „L4“ und den „Einfachen Auswertungen“ (05-01-04) können Sie Rundschreiben etc. erstellen und die Aktion werblich in den Markt bringen.

Durch Selektion aller Kunden mit Aktionskennzeichen „L4“ können Sie weiterhin den Absatz-Erfolg prüfen anhand von „Absatzliste-1“ (05-02-03) oder „Absatzliste-2“ (05-02-04) bzw. über die Nichtbezugs-Statistik (05-02-02) die Landwirte ermitteln, bei denen die Aktion „L4“ nicht gegriffen hat.

Nach Beendigung der Aktion „L4“ löschen Sie das Aktionskennzeichen bei allen Kunden über 04-02-13.

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