X-tanken

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes besagt in §4 Abs. 1 ERechV, dass E-Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind.

Die Spezifikation XRechnung der Koordinierungsstelle für IT-Standards besagt außerdem in Kapitel 4.2, dass eine bildliche Darstellung der Rechnung (z.B. als PDF) keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU darstellt.

Somit ist nur die Einreichung der XRechnung als XML-Datei zulässig.

Prinzipiell könnte zwar eine zusätzliche bildliche Darstellung an den Rechnungsempfänger gesandt werden, doch dies birgt mitunter einige Stolpersteine:

Sendet man eine Rechnung an eine zentrale Rechnungseingangsstelle, die die eingehenden E-Mails automatisiert verarbeitet, so muss dies in einer vorgegeben Art und Weise erfolgen.

Abhängig von den Verarbeitungsprozessen der Rechnungseingangsstelle können zusätzliche Dateien im Anhang einer solchen E-Mail die Verarbeitungsprozesse empfindlich stören oder zum Absturz bringen.

Daher werden solche Server meist so programmiert, dass E-Mails, die nicht den Vorgaben entsprechen aussortiert oder verworfen werden. Eine Folge daraus könnte eine nicht bezahlte Rechnung sein.

Senden sie alternativ eine zusätzliche bildliche Darstellung der Rechnung (z.B. ein PDF) an eine prüfende Fachabteilung, so könnte diese inhaltlich von der XML-Datei abweichen. In diesem Fall hängt davon ab, wie der Rechnungsempfänger seine Rechnungen prüft, ob die XRechnung oder die bildliche Darstellung rechtlich bindend ist.

Genau diese Problematik trifft insbesondere beim Datenformat ZUGFeRD zu. Auch wenn eine ZUGFeRD-Rechnung keine XRechnung ist, ist die Thematik hier die selbe. Eine nähre Ausführung zu diesem Sachverhalt finden Sie in den FAQ auf www.ferd-net.de

Die PDF-Rechnung als Rechnungs-Kopie zu kennzeichnen ist hierfür leider auch keine Lösung, da die prüfende Fachabteilung immernoch davon ausgehen wird das die vorliegende Kopie dem Original (also der XML-Datei) entspricht.

Es ist genau genommen sogar so, dass eine XRechnung mehr Daten enthalten muss, als eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Dies ist in §5 ERechV geregelt. Es handelt sich dabei im wesentlichen um die Daten, die für gewöhnlich auf dem Briefpapier stehen, die aber von der Rechnungslegungs-Software nicht mit gedruckt werden.

Der ökologische Aspekt der Einsparung von Resourcen, der Teil der E-Rechnungs-Verordnung ist, wird durch das doppelte Versenden einer Rechnung wieder relativiert.

X-tanken begrenzt von Haus aus die Ausgabe der Rechnungen schon immer auf ein Rechnungs-Original (unabhängig von der Art der Rechnung) um den technischen und rechtlichen Problemen aus dem Weg zu gehen.

Wenn Sie - oder ihr Kunde also eine XRechnung in von Menschen lesbarer Form benötigen, so möchten wir darauf verweisen die originäre XML-Datei in einem dafür programmierten Viewer (Fremdsoftware) anzuzeigen. Es gibt sowohl Online- als auch Offline-Viewer mit denen Sie dies bewerkstelligen können. Offline-Viewer können sie unter bestimmten Voraussetzungen auch für die Vorschau von XRechnungen in X-tanken nutzen (siehe Konfiguration XRechnung).

Eine weitere Alternative kann es sein, dem Kunden statt einer XRechnung eine ZUGFeRD-Rechnung zukommen zu lassen, denn die in dieser PDF-Datei eingebettete XML-Datei entspricht dem XRechnungs-Standard CII. Beachten Sie jedoch, dass die Thematik mit doppeltem Rechnungs-Original und der rechtlichen Verbindlichkeit bzgl. der unterschiedlichen Vorgehensweise bei der Prüfung der Rechnung bestehen bleibt.

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