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Steuerbegünstigte Sachbezüge sind nach §8 Abs. 2 Satz 1 EStG (Einkommenssteuergesetz) Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge).

Bei den steuerbegünstigten Sachbezügen ergibt sich im Allgemeinen eine Dreiecksbeziehung zwischen Tankstellenbetreiber, Unternehmer und beim Unternehmer beschäftigten Arbeitnehmer. Hierbei erhält der Arbeitnehmer den Sachbezug von seinem Arbeitgeber.

Der Arbeitnehmer bezieht den steuerbegünstigten Sachbezug in Form von Kraftstoff beim Tankstellenbetreiber, der dem Unternehmer dies in Rechnung stellt. Die Sachbezüge werden in der Regel monatlich vergeben.

Um die steuerbegünstigten Sachbezüge abzuwickeln, gibt es im Wesentlichen zwei Varianten:

Bei der manuellen Variante stellt der Unternehmer dem Arbeitnehmer einen Gutschein über maximal 44€ aus. Diesen nutzt der Arbeitnehmer für die Tankung beim Tankstellenbetreiber. Der Gutschein wird vom Tankstellenbetreiber als Zahlungsmittel anerkannt und dient Ihm als Beleg der Kraftstoffausgabe gegenüber dem Unternehmer, der daraufhin die Rechnung erhält.

Diese Variante dürfte die häufigste Anwendung finden, da sie, trotz erheblichen Mehraufwands, einen sicheren Weg der Abwicklung der steuerbegünstigen Sachbezüge darstellt.

Die Abwicklung an der Kasse weicht in der Regel nicht in der Abwicklung anderer Gutscheine ab und sollte daher mit jedem Kassensystem durchführbar sein. Sie wird in X-tanken vermutlich nicht anders als andere Gutscheine oder der Barverkauf behandelt.

Das Modul Guthabenverwaltung in X-tanken ermöglicht es Ihnen, steuerbegünstigte Sachbezüge abzuwickeln.

Dies erfordert, dass der Arbeitnehmer, wie auch der Unternehmer, beide Kunden des Tankstellenbetreibers sind. Zu Monatsbeginn erhält der Unternehmer eine Rechnung über alle ihm mitgeteilten Unternehmer-Arbeitnehmer-Beziehungen und deren Beträge. Die vom Unternehmer gemeldeten Beträge können steuerbegünstigte Sachbezüge ebenso enthalten wie steuerpflichtige Bezüge.

Die vom Unternehmer eingezogenen Beträge werden im Zuge der Rechnungsschreibung dem jeweiligen Arbeitnehmer auf sein Kundenkonto gutgeschrieben.

Der Arbeitnehmer ist ebenfalls Kunde des Tankstellenbetreibers und ist somit im Besitz einer Tankkarte, mit der er seinen Kraftstoff beziehen kann. Da der Arbeitnehmer im Besitz einer eigenen Tankkarte des Tankstellenbetreibers ist, fördert dies die Kundenbindung und kann sich umsatzsteigernd auswirken.

Umsätze des Arbeitnehmers werden vom Tankstellenbetreiber automatisch über dessen Kundenkonto berechnet und eingezogen. Hierfür wurde explizit ein Vertrag über den Bezug von Kraftstoffen über die Tankkarte abgeschlossen, der für eine entsprechende Kundenbindung sorgt. Mit der Rechnung wird dem Arbeitnehmer der vom Unternehmer gutgeschriebene Betrag für steuerbegünstigte Sachbezüge verrechnet.

Verbraucht der Arbeitnehmer sein Guthaben nicht oder nicht vollständig, so entstehen für den Unternehmer zwei Möglichkeiten. Zum einen kann das übrige Restguthaben wieder an Ihn zurück abgewickelt werden, zum anderen besteht auch die Möglichkeit, dies unter Absprache mit den Tankstellenbetreiber auf dem Kundenkonto des Arbeitnehmers zu belassen.

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