X-oil

Die Programme für die Tagesabrechnung und Faktura sind im Menü 01-04 zusammengefasst und sollen täglich und nach der in diesem Menu vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden: der ganze Ablauf lässt sich in 5 logische Schritte einteilen, und es ist sinnvoll, diese stur einzuhalten:

„Bringen Sie Ihre Bestände vom Abrechnungstag in Ordnung“

„Bringen Sie Ihre Preise vom Abrechnungstag in Ordnung“

„Geben Sie Ihre Lieferscheine des Abrechnungstages zur Faktura frei“

„Kontrollieren Sie Ihre Eingaben und korrigieren Sie diese, wenn nötig“

Rechnungen schreiben, Buchungen erstellen, Statistiken fortschreiben etc

Aus diesem Ablauf sind die Programm 1, 2 und 3 bereits beschrieben worden. Programm 1 finden Sie unter Punkt 4.2. in dieser Dokumentation, Programm 2 unter Punkt 4.3. (ebenfalls in dieser Dokumentation) und Programm 3 unter Punkt 6.1. in der Dokumentation I (Stammdaten).

In Programm 1 „Lagerzugänge“ erfassen Sie zunächst alle Warenzugänge des abzurechnenden Tages. Das sind insbesondere alle Schmierstoff-Zugänge, aber auch u. U. „lose Ware“ wie Heizöl, Diesel etc., soweit diese Zugänge nicht von den eigenen Fahrzeugen geliefert wurden. Zugänge von den eigenen Fahrzeugen werden über den Ablauf Programm 2 (Fahrzeugbeladungen) und Programm 5 (Mengenkontrolle, dort als Lagerversorgung) verbucht.

In Programm 2 „Fahrzeug-Beladungen“ erfassen Sie alle (!) Beladungen der einzelnen Fahrzeuge, die am abzurechnenden Tag vorgekommen sind. Das sind sowohl die Fremd-Beladungen in den Fremd-Lägern (Raffinerien, Großtanklager), als auch die Beladungen am eigenen Lager.

In Programm 3 „Einstandspreise“ kontrollieren Sie vor dem weiteren Arbeiten, ob pro Artikel und Preistabelle der abzurechnende Tag eingetragen ist! Ist dies nicht der Fall, dann liegt ein grober Verstoß vor, denn an sich sollten die Einstandspreise für jeden Arbeitstag eingetragen sein, egal, ob sie sich zum Vortage ändern oder nicht. Sie sollten dann keinesfalls mit der Faktura weiterfahren, sondern sie abbrechen und die Einstandspreise vervollständigen lassen!

Setzen Sie die Faktura erst fort, wenn Sie in Programm 3 für den abzurechnenden Tag einen Eintrag in allen relevanten Artikeln gefunden haben!!

Setzen Sie das Programm erst ein, wenn Sie in Programm 3 für den abzurechnenden Tag einen Eintrag in allen relevanten Artikeln gefunden haben!!

Der Einsatz dieses Programmes ist davon abhängig, wie Sie die Einstandspreise für die zu fakturierenden Positionen bilden. Dafür gibt es in der Praxis mehrere denkbare Verfahren. Vor allem für die Artikel Heizöl, Diesel etc. kann man daraus eine Weltanschauung machen. Für Schmierstoffe wird in der Praxis normal der Einstandspreis lt. Artikelstammsatz (der Wiederbeschaffungspreis) bevorzugt. Für Heizöl, Diesel etc. ist in der Praxis das häufigste Verfahren die Verwendung eines (!) Durchschnittspreises für alle Positionen für die gesamte Firma. In Anwendungen, die vorwiegend mit der TKW-Mengenkontrolle arbeiten, wird die Methode des Durchschnittspreises pro TKW angeboten. Diese Methode wird auch von uns bevorzugt, solange der Anwender keine Festmengenverwaltung (Kon-traktverwaltung) einsetzt.

Das vorliegende Programm 01-04-04 dient dazu, aus den gesamten Fahrzeug-Beladungen der abzurechnenden Tages einen Durchschnittspreis zu ermitteln und diesen in der Einstandspreis-Tabelle (01-04-03) für die Faktura-Programme zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grunde muss in der Einstandspreis-Tabelle (01-04-03) für den abzurechnenden Tag ein Eintrag vorhanden sein, da sonst X-oil nicht weiß, wo es den Durchschnittspreis ablegen soll und die Faktura findet dann auch keine Einstandspreise – mit allen negativen Folgen für Statistiken, Provisionsabrechnungen etc.

Geben Sie im Bild 1 zunächst ein, für welches Datum, für welche Lagernummer und welche Artikel Sie die Durchschnittspreis-Berechnung vornehmen lassen wollen. Wir empfehlen dabei immer, diese Berechnung für Lager = 000 (alle) zu fahren und auf die Unterscheidung einzelner Läger zu verzichten. Die Berechnung des Durchschnittspreises erfolgt immer für zwei Artikel gleichzeitig, d.h. der Bildschirm wird in der Mitte geteilt und eine Berechnung erfolgt im linken, und eine im rechten Teil. Von den von Ihnen definierten Artikeln und Datum zeigt X-oil alle ihm bekannten Zugänge und berechnet in der Fuß-Zeile den Durchschnittspreis.

TKW-Beladungen von TKW´s , die in der „Mengenkontrolle“ ihren eigenen Durchschnittspreis bilden (s. TKW-Stammsatz), werden hier natürlich nicht berücksichtigt

Sie können die angezeigten Preise übernehmen – oder die Übernahme abbrechen. Eine Veränderung der von X-oil vorgeschlagenen Preise ist auch möglich: sagen Sie zunächst einmal „Preis übernehmen? Ja“ und ändern Sie im nächsten Bild den Preis nach Ihren Vorstellungen ab.

Im nächsten Bild können Sie den Preis nun noch verändern und dann bestimmen, in welche Einstandspreis-Tabellen dieser Preis zu übernehmen ist: die angegebenen Zahlen entsprechen dem Schlüsselbegriff PRTAB Ihrer Einstandspreis-Tabellen. 999 = in keine weitere Tabelle übernehmen.

Haben sie in Ihrer Anwendung auch die TKW-Mengenkontrolle und dort Fahrzeuge, nicht auf den Tagesdurchschnitt der gesamten Firma zurückgreifen sondern ihren eigenen Durchschnittspreis bilden (–> Stammdaten, TKW-Stammsatz), dann werden die Bewegungen dieser Fahrzeuge in der Berechnung des Tagesdurchschnittes der gesamten Firma ignoriert.

Setzen Sie das Programm erst ein, wenn Sie in Programm 3 für den abzurechnenden Tag einen Eintrag in allen relevanten Artikeln gefunden haben und Sie in Programm 01-04-04 den EK-Preis ermittelten!!

Die Mengenkontrolle ist das Haupt-Faktura-Programm in X-oil. Es bietet während der Rückerfassung der Lieferscheine eine Reihe von Kontroll-Punkten, die es ihnen ermöglichen, am Ende des Programmes (korrekt: am Ende eines Fahrzeuges) sofort die vollständige Richtigkeit Ihrer Arbeit zu prüfen. Das ist wichtig für neue Anwender: sie haben am Anfang zunächst den Eindruck, das Programm sei sehr aufwändig und langsam. Tatsächlich ist es per Saldo durch den Wegfall von vor- oder nachgelagerten Kontroll-Arbeiten meist erheblich schneller als andere Faktura-Methoden.

Beachte: Wir empfehlen für ein reibungsloses und schnelles Arbeiten mit diesem Programm:

1. Lassen Sie die vom Fahrer kommenden Papiere (Lieferscheine, Ladepapiere) in der Reihenfolge zusammen, wie sie ausgeliefert wurden.
2. Soweit Sie Lieferscheine abzurechnen haben, die noch keinen Verkaufspreis haben – ermitteln Sie diesen vorher. Kommt das sehr häufig vor, dann ist nach unserer Erfahrung Ihre Verkaufsorganisation auf den Prüfstand zu stellen
3. Zum Abrechnungs-Umfang gehören alle (!) Vorgänge des Fahrzeuges, also neben den Kunden-Lieferungen auch Restablassungen, Lagerversorgungen und Spülvorgänge – letztlich alles, was den Bestand des Fahrzeuges und den

Zähler beeinflusst hat

1. Manuelle Lieferscheine (normal ausgestellt für Kaltsitzer und dergleichen) brauchen Sie nicht erst im Telefonverkauf eingeben, soweit es sich um bekannte Kunden handelt: diese Lieferscheine werden innerhalb der Abrechnung nacherfaßt
2. Neukunden innerhalb der Auslieferung müssen unbedingt vor Beginn des Programme 01-04-05 abgelegt werden

Muss-Angabe

Muss-Angabe

Muss-Angabe; alle Auslieferungen erhalten normal dieses Datum als Auslieferungstag; Abweichungen können aber in den einzelnen Aufträgen eingegeben werden

optionale Angabe; von XPOINT empfohlen

optionale Angabe; Zuordnung der Standard-Lieferstelle für alle Auslieferungen des aktuellen Fahrzeuges

F6 Grenzdatum mit der F6-Taste können Sie ein Grenzdatum festlegen: Aufträge vor diesem Grenzdatum dürfen dann nicht mehr eingegeben werden (Monatsabschluss!)

Aufgrund der Eingabe der Kopfdaten werden Ihnen die aktuellen Fahrzeug-Grunddaten angezeigt:

Polizeiliches Kennzeichen, Z1 (Zähler-1) mit Datum, Zählerstand und Bonnummer der Abrechnung

Kilometerstand, Z2 (Zähler-2) mit Datum, Zählerstand und Anhand dieser Angaben ist sofort zu prüfen, ob die jetzt vorzunehmende Abrechnung sich lückenlos anschließt an die letzte Abrechnung dieses Fahrzeuges. Gibt es in dieser Aussage Zweifel oder gar Fehler, dann sollten Sie hier die Abrechnung sofort abbrechen und die Daten überprüfen.

In der Erfassungsmaske des Kopfdaten finden Sie auch einen Button „Einstellungen“. Ihn können Sie aktivieren, wenn Sie wenigstens eine TKW-Nummer in den Kopfdaten eingegeben haben. Die Einstellungen betreffen sowohl allgemeine Angaben zum individuellen Ablauf des Programmes als auch Angaben über die Abwicklung des gewählten TKW.

Warnung über aktuelle Preispflege nach 5.1. durchgeführt ?

Anzeige/Eingabe des aktuellen Grenzdatums (s.o.)

Allgemeine Angabe für alle TKW´s, ob sie ihren eigenen durchschnittlichen EK-Preis bilden (j(n)

Angabe einer möglichen Standard-Lieferstelle (Eigenlager)

s.u. bei TKW-Angaben

Angabe, ob vorhandene  F-Notizen von Kunden berücksichtigt werden sollen oder nicht

Nngabe, ob nach Erfassung jeder Einzel-Position eine Okay-Frage erfolgen soll oder ob dies unterbleiben soll

Beim Setzen der folgenden Parameter kommt es entscheidend darauf an, ob der TKW ein echter Eigen-TKW ist, dessen Be- und Entladedaten vollständig vorliegen, oder ob es sich zB. um ein Fremd-Fahrzeug handelt, das auch für anderen Händler fährt und dessen Be- und Entladedaten darum lückenhaft sind. So ist zB. eine exakte Bestands- und Uhren-Kontrolle bei einem Fremd-TKW wenig sinnvoll.

• J = dieser TKW bildet seine eigenen Durchschnittspreis (Einkauf)
• N = dieser TKW greift auf Standard-Tagestabelle zurück

• J = vor Abrechnung des TKW sind die Bestands-Istwerte vom Ende (!) der Tour einzugeben; ist Voraussetzung für eine Plus-Minus-Aussage
• N = auf diese Eingabe ist zu verzichten

im Kundenstamm kann ein Toleranz-Satz für Mengenabweichungen hinterlegt sein J/N = diesen Toleranzwert abfragen oder nicht auswerten

entsprechend dieser Toleranzabfrage kann bei Überschreitung einer Toleranz ein Mindermengenaufschlag vorgeschlagen werden J/N = diese Abfrage bringen oder unterdrücken

mögliche Standard-Lieferstelle (Eigenlager) dieses TKW

• J = erlaubt
• N = nicht erlaubt (was zu entsprechender Meldung führt)

Am Ende einer Tour hat X-oil für den TKW pro Artikel u.U. zwei Endbestände: den vorher erfassten Ist-Bestand (s.o.) und einen errechneten Soll-Bestand. Die Entscheidung des Anwenders ist, welcher dieser beiden End-Bestände ist der Vortrag (Anfangs-Bestand) für die nächste Abrechnung. Diese Frage kann für den gesamten TKW generell geregelt werden und/oder für einzelne Artikel-Hauptgruppen

(optional) kalkulatorischer Stundensatz (Euro pro Stunde)

(optional) kalkulatorischer Satz (Euro) pro Kilometer

In der nächsten Stufe zeigt X-oil den aktuellen Gesamtbestand des TKW aufgeteilt in die Spalten:

Anfangsbestand (Vortrag plus alle Zuladungen)

evtl. Durchschnitts-EK dieses Anfangsbestandes

noch leer, da dieser in den folgenden Schritten erst anfällt

Soll-Endbestand (hier noch gleich dem Anfangsbestand)

Ist-Endbestand

Dieser Ist-Endbestand der Tour kann jetzt artikelweise eingegeben werden. Ist-Endbestand: das ist der Bestand, der am Ende der Tour noch auf dem Fahrzeug ist. Wenn Sie bei einem TKW beispielsweise den 8.12.200x abrechnen wollen, dann befinden Sie sich jetzt am Beginn dieser Abrechnung und sollen den vom Fahrer gemeldeten (gepeilten) Endbestand vom Abend des 8.12.200x aufnehmen! Das ermöglicht Ihnen am Ende der Abrechnung einen korrekten Vergleich des Soll- mit dem Ist-Endbestand und die Ermittlung von Plus- oder Minusmengen. Diese Methode empfehlen wir für alle Fahrzeuge, die täglich am Ende des Arbeitstages gepeilt werden.

Wenn Sie auf die Erfassung der Ist-Endbestände verzichten wollen oder müssen, dann fällt Ihnen natürlich eine der möglichen Kontroll-Stufen sowie die Auswertung von Plus- und Minusmengen weg. Das ist aber nicht so dramatisch, weil die entscheidenden Kontroll-Verfahren davon nicht betroffen sind. Setzen Sie dann aber in jedem Fall den Soll-Ist-Schalter bei dem entsprechenden TKW-Stammsatz auf S (Soll): es wird dann der Soll-Endbestand als Vortrag auf den nächsten Tag festgesetzt. (Vgl. dazu 4.1.3. in dieser Dokumentation).

Die folgende Beschreibung beschäftigt sich mit der Erfassung (genauer: Rückerfassung) eines Lieferscheines, der aus dem Telefonverkauf heraus erzeugt wurde. Das sollte übrigens die Masse Ihrer Aufträge sein, die Sie in der Mengenkontrolle „fakturieren“. Die Handhabung von Auslieferungen, die keine Lieferscheine aus dem Telefonverkauf als Grundlage haben (vom Fahrer manuell erstellte Lieferscheine) behandeln wir weiter unten unter „Ungeplante Kunden“ (s. 5.2.5.).

Geben Sie einfach die Nummer des Lieferscheins ein, der vor Ihnen liegt. In Fällen, in den Sie ohne einen vorliegenden Lieferschein arbeiten müssen

• können Sie eine –> ungeplante Lieferung erfassen (–> 5.2.6.)
• einen evtl. Auftrag eines Kunden über die F9=Suchen
• einen evtl. Auftrag über die sog. B-Nummer und F6 bestimmen

In der linken Bildhälfte werden die Daten zum Zeitpunkt Telefonverkauf (Annahme der Bestellung) angezeigt. In der rechten Bildhälfte können Sie die Daten eingeben, wie sie sich jetzt nach Auslieferung darstellen.

Normal stellt sich X-oil automatisch auf die richtige Zählerangabe:

• a) erkennt das Programm eine „lose Ware“ (Heizöl, Diesel), dann unterstellt es Abgabe über die Uhr und schlägt dafür Zähler 1 vor; evtl. müssen Sie das bei Fahrzeugen mit mehreren Abgabevorrichtungen auf Zähler 2 stellen
• b) erkennt es gepackte Ware, dann stellt es Zähler und Bon auf Null
• c) Ihre Eingabe E (Eckventil) ist eine zulässige Sonderform: Abgabe lose Ware ohne Veränderung eines Zähler- und Bonnummern-Standes

Normal-Ablauf mit Eingabe der wichtigsten Grunddaten:

Der Normal-Ablauf ist bei entsprechender Organisation sehr schnell und kann (sollte) sich auf die Erfassung der Abgabe-Menge beschränken, bei gepackter Ware würde sogar das entfallen:

• a) bei loser Ware kontrollieren Sie die angezeigte Bonnummer gegen die auf dem Lieferschein eingedruckte Lfd. Nummer des Zählers. Wenn Sie die Lieferscheine in der Folge der Auslieferungen eingeben, müssten beide

Zählerwerte identisch sein – wenn nicht ist das ein Hinweis auf einen evtl. fehlenden Lieferschein („Bon-Lücke“); bei gepackter Ware stehen die Werte für Zähler und Bonnummer logischerweise auf Null

• b) Menge (ausgelieferte Menge lt. Uhreneindruck) eingeben, soweit Sie von der angezeigten Menge (Bestellmenge) abweicht (F2-Tab stellt Cursor auf Mengen-Feld),
• c) Enter-Taste, Okay-Frage bestätigen
• d) nächste Position des Lieferscheins (wenn noch eine vorhanden)

Wenn die Liefermenge von der Bestellmenge sehr stark abweicht, dann können Sie entweder den Verkaufspreis neu eingeben oder (was wir empfehlen) Sie erzeugen einen Mindermengenaufschlag:

• a) Sie geben nur die Liefermenge ein
• b) Enter-Taste
• c) Meldung MENGENTOLERANZ mit m (Mindermengenaufschlag) quittieren
• d) anschließend den Mindermengenaufschlag separat eingeben

Diese Form der Preisänderung hat die Auswirkung, dass auf der Rechnung sowohl der alte, mit dem Kunden vereinbarte Preis, als auch Ihr Mindermengenaufschlag separat ausgewiesen werden und so dem Kunden sein „Vertragsbruch“ signalisiert wird.

In der Masse der Auslieferungen sind Sie mit den beiden Möglichkeiten (Grunddaten bzw. Grunddaten mit Preisabweichung) fertig. Die noch angezeigten Eingabe-Positionen haben folgende Funktionen:

Hier können Sie die Fracht (pro Preiseinheit, d.h. normal pro 100 Liter) eingeben. Andere Formen: für den Kunden ist eine Festfracht hinterlegt oder die Fracht erfolgt aus der automatischen Frachterrechnung von X-oil (s. u.)

Eingabe, Ändern, Löschen der Provisions-Verhältnisse

Setzen, Ändern des zuständigen (Telefon-)Verkäufers

nur bei Kontraktverwaltung besetzen; wenn vorhanden, dann wird aus diesem Kontrakt der Einstandspreis geholt und eingesetzt (die Mengenbuchung für den Kontrakt ist ja mit der TKW-Beladung erledigt!)

nur einsetzen, wenn die Lieferung vom angezeigten Lieferdatum abweicht (Nachfakturierung)

optionale Eingabe eines Valuta-Datums für die Verschiebung des Zahlungszieles (Zahlungsziel dann: Valuta-Datum plus Zieltage des Kunden)

Info-Wert für Statistiken: welches Lager gilt als Lieferstelle (normal das Lager aus der Kopfeingabe)

Eingabe eines –> Textbausteines, der dann mit auf die Rechnung zu drucken ist (vgl. Punkt 4.4. in der Dokumentation III)

• N = Kunde hat beim Fahrer nichts bezahlt
• J = Kunde hat beim Fahrer bezahlt, ohne Zahlungsart
• B = Kunde hat beim Fahrer bezahlt: Bargeld
• V = Kunde hat beim Fahrer bezahlt: Verrechnungs-Scheck
• E = Kunde hat beim Fahrer bezahlt: EC-Karte
• T = Kunde hat beim Fahrer bezahlt: Teilzahlung

• J = normale Rechnung für diesen Vorgang erstellen
• N = keine Rechnung mehr erstellen, Vorgang ist beim Kunden als Rechnung ausgestellt und für X-oil erledigt

Nur für Zoll-Belange verwenden

Hier können Sie den Einstandspreis dieser Position festlegen. Wert 0,00 heißt: X-oil soll selbständig den Einstandspreis einsetzen nach folgender Priorität:

• a) Tagesdurchschnittspreis lt. Einstandspreis-Tabelle
• b) Einstandspreis aus Artikelstammsatz
• c) Einstandspreis aus zugehörigem Lager

letzte Zeile ist eine Spezial-Anwendung (Sonderversion)

Eine von X-oil angezeigte Lieferschein-Position, die nicht fakturiert werden soll, weil sie z.B. vom Kunden nicht abgenommen wurde oder mengenmäßig nicht mehr verfügbar war, können Sie stornieren durch mit der F3-Taste löschen

Von einer ungeplanten Position sprechen wir dann, wenn der Fahrer dem Kunden noch etwas ausgeliefert hat, was dieser zunächst im Telefonverkauf nicht bestellt hatte. Normal arbeitet X-oil alle ihm bekannten Positionen einer Bestellung der Reihe nach ab. Am Ende ist der Bildschirm leer und das Programm fragt:

• J = Lieferschein wird abgeschlossen, Aufruf nächster Auftrag
• N = Lieferschein soll nicht beendet werden, Anhängen von einer oder mehreren ungeplanten Positionen

Für das Anhängen von ungeplanten Positionen schaltet X-oil einfach den entsprechenden Teil des Telefonverkaufes ein: dort erfassen Sie dann alle Positionen, die noch auf dem Lieferschein stehen und beenden das mit der F10-Taste. Danach kehrt X-oil zurück in die Mengenkontrolle und Sie arbeiten die eben nacherfassten Positionen ab, d. h. Sie bestätigen nur ihre Auslieferung an den Kunden.

In X-oil spricht man dann von einer ungeplanten Lieferung, wenn ein Auftrag über die Mengenkontrolle zu „fakturieren“ ist, der nicht aus dem Telefonverkauf heraus entstanden ist. In der Praxis sind das z.B. Lieferscheine, die der Fahrer für sogenannte „Kaltsitzer“ per Hand ausgestellt hat. Geben sie solche ungeplanten Lieferungen nicht vor der Mengenkontrolle über den Telefonverkauf ein sondern innerhalb der Mengenkontrolle – soweit der Kundenstammsatz vorhanden ist.

Die Erfassung von ungeplanten Lieferungen erfolgt über die Eingabe einer Pseudo-Lieferschein-Nummer. Wir empfehlen dazu als Schema eine künstliche Lieferschein-Nummer, bestehend aus:

• TKW-Nummer, z. B. auf Stelle 1-2 der Lieferschein-Nummer
• Bon- oder Abgabe-Nummer der ungeplanten Lieferung, z.B. auf Stelle 3-6 der Lieferschein-Nummer

Sie können auch jedes andere Verfahren benutzen. Wichtig ist nur, dass sich diese Pseudo-Nummer nach Möglichkeit nicht wiederholt und sich nicht mit einer der Lieferschein-Nummern aus dem Telefonverkauf überschneidet. Das von uns empfohlene Verfahren hätte den Vorteil, anhand der Pseudo-Nummer sofort das Fahrzeug und den Original-Bon zu erkennen.

X-oil reagiert auf die Eingabe einer ihm unbekannten Lieferschein-Nummer mit „Fehleranzeige“; Sie wählen die Null unter den möglichen Aktionen:

• 0 = Kundenlieferung
• 1 = Lagerversorgung
• 2 = Restablassung
• 3 = TA-Lieferung (bitte nicht verwenden!! Sonderversion !!)
• 9 = Stopp

Sie bestimmen den Kunden, indem Sie entweder die Kunden-Nummer für die ungeplante Lieferung direkt eingeben oder die F2-Taste in den Matchcode zum Suchen des Kunden verzweigen. Die Matchcode-Bedienung ist identisch mit der des Telefonverkaufs.

Die einzelnen Positionen der ungeplanten Lieferung erfassen Sie mit dem gewohnten Bild des Telefonverkaufs. Abschluss mit der F10-Taste. X-oil verzweigt dann in die normale Mengenkontrolle, ohne die sonst übliche Frage nach dem Lieferscheindruck.

Eine solche ungeplante Lieferung wird nun normal in der Mengenkontrolle abgearbeitet wie eine geplante Lieferung.

Als Lagerversorgung werden „Lieferungen“ eines TKW an ein eigenes Lager verstanden. Da sie wie jede andere Lieferung auch den Bestand und u. U. den Zähler des TKW beeinflusst haben, müssen sie im Zuge der Mengenkontrolle mit abgewickelt werden.

Die Lagerversorgung ist innerhalb der Mengenkontrolle zunächst mal ähnlich zu behandeln wie eine ungeplante Lieferung (s.o. unter Punkt 5.2.5.). D. h. Sie geben zunächst eine Pseudo-Lieferscheinnummer ein, erhalten dann von X-oil eine „Fehlermeldung“ und wählen als Aktion die 1 für „Lagerversorgung“ aus.

• 0 = Kundenlieferung
• 1 = Lagerversorgung
• 2 = Restablassung
• 3 = TA-Lieferung (bitte nicht verwenden!! Sonderversion !!)
• 9 = Stopp

Für die Lagerversorgung geht ein anderes Bild auf. Geben Sie die Daten dazu wie folgt ein:

• 0 = gepackte Ware
• 1 = Abgabe über Zähler 1
• 2 = Abgabe über Zähler 2
• E = Abgabe über Eckventil (lose Ware ohne Zähler)

Eingabe der auf dem Beleg vorhandenen Bonnummer (lose Ware)

Angabe des Artikels, der vom TKW ans Lager gegeben wurde

Angabe des Eigenlagers, an das die Ware geliefert wurde

Angabe des Fremdlagers, von dem die Ware geholt wurde

je nach Produktart Angabe der gelieferten Menge in Liter oder in Liter/Kilo und Stück

Info-Wert, wenn Ware aus einem bestimmten Kontrakt stammt

Einstandspreis pro Mengeneinheit (normal pro 100)

Info-Wert: Fracht pro Mengeneinheit (normal pro 100)

• j = Lieferung ist als Zugang zum Lager zu buchen
• n = Lieferung ist nicht als Zugang zum Lager zu buchen

Restablassungen und Spülmengen sind der Form nach ungeplante Lieferungen und sind der oben geschilderten Lagerversorgung sehr ähnlich. Die Handhabung ist also wieder: Pseudo-Lieferschein eingeben, dann als Aktion die 2 wählen

• 0 = Kundenlieferung
• 1 = Lagerversorgung
• 2 = Restablassung
• 3 = TA-Lieferung (bitte nicht verwenden!! Sonderversion !!)
• 9 = Stopp

Die Unterscheidung einer Restablassung zu einer Lagerversorgung ist im Grunde willkürlich. Beides sind Abgänge vom TKW und Zugänge zu einem Lager. Die Lagerversorgung wird in X-oil im  TKW-Bericht als Leistung verstanden, die Restablassung ist mehr ein Zufall: der Fahrer macht eine Kammer seines TKW leer und lässt diese Menge zurück an ein Lager.

Spülmengen, die sich aus dem Sortenwechsel ergeben, sind zunächst in X-oil weiter nichts als Restablassungen. Allerdings empfehlen wir, diese Spülmengen in ein Pseudolager zu lassen. Das hat den Vorteil, dass man am Monatsende die Zugänge zu diesem Lager über die  Lagerzugangs-Liste (01-05-06) geschlossen auflisten kann und dann die Menge dieses Pseudo-Lagers mit Programm Lagerumbuchung (01-05-13) direkt in ein echtes Lager als Bestands-Zugang umbucht.

Für die Restablassung geht ein anderes Bild auf. Geben Sie die Daten dazu wie folgt ein:

• 0 = gepackte Ware
• 1 = Abgabe über Zähler 1
• 2 = Abgabe über Zähler 2
• E = Abgabe über Eckventil (lose Ware ohne Zähler)

Eingabe der auf dem Beleg vorhandenen Bonnummer (lose Ware)

Angabe des Artikels, der vom TKW ans Lager gegeben wurde

Angabe des Eigenlagers, an das die Ware geliefert wurde

je nach Produktart Angabe der gelieferten Menge in Liter oder in Liter/Kilo und Stück

Einstandspreis pro Mengeneinheit (normal pro 100)

Info-Wert: Fracht pro Mengeneinheit (normal pro 100)

• j = Lieferung ist als Zugang zum Lager zu buchen
• n = Lieferung ist nicht als Zugang zum Lager zu buchen

Innerhalb der Mengenkontrolle besteht die Möglichkeit, über die F4-Taste alle bisher in dieser Tour erfassten Auslieferungen noch einmal anzuzeigen und auf Bedarf auch zu ändern. Die F4 steht Ihnen dabei bis inkl. Abschluss einer Tour zur Verfügung.

In dieser Anzeige können Sie einzelne Positionen auswählen (Cursor up/down) und dann auch ändern. Innerhalb dieser Änderung ist auch eine Änderung der Artikel-Nummer erlaubt mittels Funktionstaste F11. Änderung der Artikel-Nummer ist aber nur innerhalb der gleichen Artikel-Haupt-Gruppe erlaubt (zB. Heizöl –> Premium bzw. umgekehrt).

Das Ende einer Tour geben sie mit der F10-Taste statt der Eingabe einer weiteren Lieferschein-Nummer bekannt. Als Reaktion von X-oil finden Sie dann verschiedene Kontroll-Angaben, von denen die wichtigste im rechten Schirmteil steht: Stand Zähler-1:

Gesamtdaten dieser Tour in Liter, Kilo, Stück, Anzahl Abladungen und Summe des Fahrer-Inkassos

• J = Daten sind okay, TKW-Tour fertig
• N = Daten sind nicht okay, Tour abbrechen

müsste identisch sein mit Ausdruck des TKW-Berichts

dito

dito

dito

geben Sie hier die Gesamt-Kilometer der Tour ein

geben sie hier die Gesamt-Dauer der Tour in Stunden

leer lassen

Maßgeblich für die Beurteilung der Mengenkontrolle ist normal der Endstand des Zähler-1-Wertes. Wenn der identisch ist mit dem vom Fahrzeug ausgedruckten Tourenprotokoll, dann sind alle Einzel-Auslieferungen an Kunden und an Eigenläger mengenmässig korrekt eingegeben worden – das Fahrzeug ist okay !

Ist das aber nicht der Fall, dann können folgende Ursachen vorliegen:

• der Anfangsstand dieses Zählers war schon nicht okay (dann hätten Sie aber die Tour gar nicht erst beginnen sollen)
• Sie haben einen oder mehrere Lieferscheine nicht erfasst: geben Sie als „Daten okay?“ ein N(ein) und fahren Sie mit der Erfassung von Lieferungen fort
• Sie haben sich bei den Mengenangaben vertippt: suchen Sie die Fehleingabe über die F4-Taste und korrigieren Sie die Mengen

Finden sie allerdings die Fehlerursache nicht, dann bleibt Ihnen u. U. nichts übrig als entweder die Tour abzubrechen (Daten okay ? –> N, dann Abbruch) oder sie als korrekte Tour abzuschließen (Daten okay? –> Ja)

Im Anschluss an die Zählerkontrolle bietet Ihnen X-oil auch noch die Bestandskontrolle des Fahrzeuges an. Sie finden jetzt wieder die bereits vom Tour-Beginn bekannten Spalten pro Artikel:

Anfangsbestand zu Beginn der Tour

Summe aller Auslieferungen, Lagerversorgungen etc

Soll-Endbestand (Anfbest ./. Abgang)

Ist-Endbestand, wie er am Anfang der Tour erfasst wurde

Plus-/Minusmenge aus Soll- und Ist-Endbestand

Natürlich interessiert speziell die Relation zwischen dem Soll- und dem Ist-Endbestand. Bei der Beurteilung von Differenzen müssen Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• je mehr ungemessene Mengen Sie im Bereich des Anfangsbestandes (Zuladungen) und des Abganges (Abladungen über Eckventil) haben, desto schwieriger die Beurteilung der Differenzen
• je ungenauer die Erfassung (Peilung) des Ist-Endbestandes, desto schwieriger wird die Beurteilung von echten Differenzen
• je größer das Fahrzeug und je größer die bewegte Gesamtmenge, desto größer können die Differenzen werden

Wichtig: normal sollte die Spalte Abgang nicht zu den Fehlerquellen gehören, da sie ja in der Vorstufe über die Zählerkontrolle als okay beurteilt wurde!!

Nach der Bestands-Kontrolle haben Sie die Möglichkeit, das Fahrzeug komplett und korrekt abzuschließen, oder Sie müssen es wegen der nicht klärbaren Differenzen im Zähler- und Bestands-Bereich komplett verwerfen und die Abrechnung der Tour von vorne beginnen, u. U. mit der Kontrolle/Korrektur der Beladungen.

Abbruch: Im Abbruchfall wird das gesamte Fahrzeug auf den Anfangsstand gesetzt und so getan, als wäre diese gesamte Tour noch nie bearbeitet worden. Ausnahme: alle erfassten ungeplanten Positionen und Lieferungen bleiben erhalten!

Verbuchung: Das Fahrzeug wird komplett abgerechnet, d. h.

• Freigabe aller Lieferscheine zur Faktura
• Bestands-Vorträge werden ermittelt und für die nächste Tour vorgetragen
• für diese Tour wird ein TKW-Leistungsbericht erstellt und in der Listenverwaltung abgestellt

Mengenkontrolle mit automatischer Frachtberechng.

In X-OIL ist ein komplettes System zur Frachtenermittlung enthalten, welches das „normale“ Verfahren (manuelle Eingabe der Fracht bei der Fakturierung) für den eigenen Fuhrpark ergänzt bzw. ersetzt.

Das X-OIL Frachtsystem baut auf folgenden Punkten auf:

• es ist in die Mengenkontrolle (Fahrzeugabrechnung) eingebaut und arbeitet weitgehend automatisch (Bedienereingriff 1 % mehr als bisheriger Aufwand in der Mengenkontrolle)

• es geht von sehr einfachen Grunddaten aus, von denen die folgenden Stammdaten sind (also „wartungsfrei“):

1. Kosten eines TKW pro Stunde (z.B. aus einer Fibuvollkostenrechnung oder KORE-Systemen abzuleiten)
2. Entfernung des Kunden (wird normal aus der ohnehin vorhandenen Orteta-belle abgeleitet)
3. Aufteilung der Tourkosten pro TKW auf drei Prozent-Anteile: Anzahl der Auslieferungen, Mengen und Kilometer

und nur ein sehr geringe, tour-abhängige Eingaben:

• Dauer einer gefahrenen Tour in Stunden

• es benutzt die normale X-OIL-Mengenkontrolle, d. h. keine Einweisung oder Schulung des Personals

Der bisherige Einsatz dieses Systems bei dem Pilot-Kunden seit April 1999 brachte eine Übereinstimmung der so ermittelten Frachten mit der Kostenrechnung zu 99 % ! Es ist also auch ein sehr ausgereiftes Praxis-System.

Im Kundenstammsatz ist das Feld „Kilometer“ zu pflegen. Soweit das nicht der Fall ist, fällt für den Einsatz des X-OIL Frachtsystems ein etwas höherer Initial-Aufwand an, der aber mit der Ortetabelle erträglich wird.

erfassen Sie die Kilometerentfernung der einzelnen Orte und Ortsteile am besten in der Ortetabelle und lassen dann diese Werte durch ein Sonderprogramm ( 04-01-14) in den Kundenstamm übertragen.

Die Technik, über die Ortetabelle zu arbeiten, hat weiterhin den Vorteil, dass bei der Kundenpflege (Neukunden) die Entfernung aus dieser Ortetabelle in den Stammsatz übernommen werden kann.

In diesem Stammsatz kommt es bezüglich der Frachtberechnung alleine auf den Eintrag Kalkul.Kosten EUR/h an, da ja die Fracht einer Tour alleine aus der Tour-Dauer ermittelt wird.

Fracht = (Tour-Dauer in Stunden) * (EUR pro Stunde)

Die Verteilung dieser Gesamt-Fracht auf die einzelnen Lieferungen wird in der –> Vorfracht-Tabelle gesteuert.

Neu in X-OIL aufzunehmen ist lediglich eine so genannte Vorfacht-Tabelle pro TKW (04-04-04), die entscheidende Signal-Wirkung hat:

Liegt für einen TKW eine Vorfracht-Tabelle vor, dann berechnet X-OIL für diesen TKW die Frachten automatisch. Fehlt diese Tabelle, dann ist diese Automatik ausgeschaltet und die Frachten können nur per Hand erfasst werden.

• VP1 Verteilungssatz 1 in Prozent Die Gesamtkosten einer Tour dieses TKW werden zu diesem Prozentsatz auf alle beteiligten Kunden (Auslieferungen) verteilt
• VP2 Verteilungssatz 2 in Prozent Die Gesamtkosten einer Tour dieses TKW werden zu diesem Prozentsatz anteilig auf die ausgefahrenen Liter verteilt
• VP3 = 100 ./. VP1 ./. VP2 Die Gesamtkosten einer Tour dieses TKW werden zu diesem Prozentsatz anteilig auf die Kilometer verteilt
• Vorfracht in Abhängigkeit von dem Lager, ab dem die aktuelle Tour gefahren wurde

Die eigentliche Berechnung der Fracht findet ausschließlich in der Mengenkontrolle (01-04-05) statt. Dazu ist lediglich folgende Erweiterung gegenüber der bisherigen Arbeit zu bedenken:

–> es muss die Dauer der Tour in Stunden eingegeben werden

Hat das Fahrzeug eine Vorfracht-Tabelle, dann erscheint automatisch zum Abschluss der Mengenkontrolle dieses Fahrzeuges die Frachtmaske (beachte dazu auch Teil „Festfrachten“ (unten)).

Die Frachtmaske ist normal nur eine Sichtkontrolle für den Bediener, in der angezeigt wird:

• die Gesamtfracht der Tour (Stunden * Stundensatz aus TKW-Stamm)
• die Aufteilung dieser Gesamtfracht auf die die Komponenten

1. VP1 (Anteil auf Anzahl der Kunden in dieser Tour)
2. VP2 (Anteil auf die Liefermenge in dieser Tour)
3. VP3 (Anteil auf die Entfernungen in dieser Tour)

• Umrechnung auf die einzelnen Lieferpositionen in ganzen Euro und in Euro/100 L

Mittels Funktions-Tasten können Sie verändern:

• F2 Gesamt-Kosten noch einmal beeinflussen
• F3 Verteilungs-Sätze der Vorfracht-Tabelle verändern
• F4 Einzelne Lieferposition heraussuchen und per Hand den Frachtsatz beeinflussen

Dieses Frachtsystem ist leicht zu ergänzen um so genannte Festfrachten. Festfrachten liegen dann vor, wenn eine Position bereits in der Mengenkontrolle mit einem Frachtwert gebucht wird. Das kann auf zwei Arten geschehen:

• a) manuell beim Buchen der Position in der Mengenkontrolle
• b) durch kundenindividuelle Festfrachten

Kundenindividuelle Festfrachten können Sie definieren über ein Stammdatenprogramm 04-02-08:

• pro Kunde
• pro Produkt-Gruppe / Hauptgruppe einen festen Frachtsatz als Wert pro 100 Liter

Liegen solche Festfrachten vor, dann werden diese im oben geschilderten Frachtsystem extra behandelt:

• der Wert aller Positionen mit Festfracht wird extra ausgewiesen
• der Wert aller Positionen mit Festfracht wird von den Kosten der Tour abgezogen, d. h. für die Kostenverteilung wird nur die Differenz aus den Gesamtkosten (Stunden * Stundensatz) minus Festfrachten berücksichtigt
• die Positionen mit Festfracht werden mit einem Stern (*) markiert und sind gegen Änderungen intern geschützt

Setzen Sie das Programm erst ein, wenn Sie in Programm 3 für den abzurechnenden Tag einen Eintrag in allen relevanten Artikeln gefunden haben und Sie in Programm 01-04-04 den EK-Preis ermittelten!!

Dieses Programm ist neben der Mengenkontrolle das zweite Programm in X-oil, mit dem Sie Fakturen erzeugen können. Der Name „Direktfaktura“ heißt nicht, dass aus diesem Programm direkt Rechnung auf einem Drucker herauskommen, sondern es symbolisiert eher den Weg der dabei betroffenen Ware: vom Lager direkt zum Kunden (oder es wird so getan, als wäre es so).

In der Direktfaktura sollen (sollten) alle Bewegungen fakturiert werden, die nicht über die TKW-Mengenkontrolle gelaufen sind. Bei guter Organisation und konsequenter Nutzung der TKW-Mengenkontrolle sind das z.B. echte Abholungen ab Lager, Gutschriften, Stornos und die so genannten Buchungs-Anzeigen.

Buchungsanzeigen sind mengenneutrale Rechnungskorrekturen. D. h. eine BA berührt keinerlei Bestandswerte und betrifft nur den Waren-Umsatz beim Kunden und beim Produkt. BA´s werden besonders gerne eingesetzt, wenn es sich um reine Preis-Gutschriften oder Preis-Nachberechnungen handelt.

Einem Kunden wurden für seine gelieferten 3.480 Liter Heizöl im Verkaufspreis 1,20 € zu viel (oder zu wenig) berechnet. Mit einer BA wird das in einem Vorgang berichtigt (wo Sie sonst über Gutschrift und neue Rechnung zwei Vorgänge benötigen):

• BA als Gutschrift: berechne -3.480 L Heizöl zum „Preis“ von 1,20 €
• BA als Aufschlag: berechne +3.480 L Heizöl zum „Preis“ von 1,20 €

Allerdings: die Direktfaktura kann sich auch auf Lieferscheine des Telefonverkaufs stützen und diese unter Umgehung der Mengenkontrolle sofort fakturieren. Wir empfehlen diese Methode allenfalls für reine Schmierstoff-Touren, bei denen es nicht auf Punkte wie Zählerkontrolle u. ä. ankommt.

Die Handhabung des Programmes ist auf den ersten Blick wesentlich einfacher als die Mengenkontrolle, wobei allerdings die Richtigkeit der Mengen-Eingaben von X-oil nicht geprüft werden kann. D. h. man muss für die Gesamtbeurteilung des Zeitaufwands natürlich auch die Prüf- und Kontroll-Zeiten hinzunehmen.

Über diesen Button können Sie den allgemeinen Ablauf dieses Programmes steuern. Die dort einstellbaren Parameter sind über die F1=Hilfe erklärt. Dazu gehört u.a. die Einstellung eines Grenzdatums, die Standard-Lieferstelle, die gewünschte Cursor-Position in den Kopfdaten (auf Feld Lieferschein oder auf Feld Kunden-Nummer) sowie das normale Lieferdatum (Tagesdatum minus x Tage).

Muss-Eingabe

Muss-Eingabe, wenn keine gültige Lieferschein-Nummer eingegeben

Lieferschein- oder Belegnummer

• a) bei Rechnungen aufgrund eines im Telefonverkauf erfassten Liefer-Scheins geben Sie hier die Original-Nummer ein; Sie brauchen dann keine Kunden-Nummer mehr einzugeben
• b) bei Gutschriften und Buchungsanzeigen geben Sie hier am besten die Rechnungs-Nummer ein, auf die Sie sich beziehen wollen
• c) jede andere Belegnummer ist erlaubt und wird von X-oil ungeprüft angenommen (es ist eine gefährliche Unart, keine Lieferscheinnummer einzugeben)

Lieferdatum (ist normal auch Rechnungsdatum)

• R = Erfassung einer Rechnung
• G = Erfassung einer Gutschrift
• B = Erfassung einer Buchungs-Anzeige

reiner Info-Wert

reiner Info-Wert

reiner Info-Wert

Suchen des Auftrages anhand der B-Nummer. Das ist immer dann sinnvoll, wenn bei der Auftragserfassung kein Lieferschein gedruckt wurde. Die BNummer ist die x-oil interne Satznummer, die automatisch bei der Erfassung vergeben wird. Sie können die BNummer ermitteln, wenn Sie die F7 benutzen (s.u.) Bei Verwendung der BNummer ist eine evtl. zusätzlich angegebene Lieferschein-Nummer untergeordnet und wird als reiner Info-Wert bis zur Faktura durchgezogen.

Eine typische Anwendung für die Faktura über die BNummer sind Aufträge von Kunden (Händlern), die die Ware dann selbst im Lager oder der Raffinerie abholen; normal wird dafür kein Lieferschein gedruckt

Mit F2-Taste (oder Kunde = 000000) Aufruf des Matchcodes zum Suchen des Kunden

Mit der F6-Taste können Sie ein Grenzdatum festlegen: Aufträge unterhalb dieses Datums dürfen dann nicht mehr eingegeben werden (Monatsabschluss)

Mit Hilfe der F7-Taste können Sie den Bestell-Bestand des aktuellen Kunden. Übernehmen Sie aus dieser Anzeige die Lieferschein- oder die B-Nummer

Diese Taste können Sie benutzen, wenn Sie Aufträge suchen, die eine bestimmte Festkauf- oder Abhol-Nummer beinhalten. Die fraglichen Aufträge werden Ihnen dann fortlaufend angeboten; wählen Sie den/die fraglichen Aufträge dann aus

Durch entsprechende Wahl von Kundennummer, Lieferdatum, Lieferscheinnummer und TKW-Nummer können Sie in der Direktfaktura auch Positionen freigeben, die X-oil in der Faktura dann an Aufträge aus der Mengenkontrolle anhängt, wenn diese die gleichen Merkmale haben. Anwendung: Erfassung von einzelnen Positionen, die in der Mengenkontrolle „vergessen“ wurden, aber mit auf die gleiche Rechnung kommen sollen.

Die Erfassung der Positions-Daten kennt zwei Formen, je nachdem, ob X-oil über die Kopfdaten einen Auftrag aus dem Telefonverkauf zuordnen kann oder nicht:

• die Positionen-Maske ist bereits vorbelegt mit den Daten eines Auftrages aus dem Telefonverkauf
• die Positionen-Maske ist leer und wird von Ihnen mit Eingaben gefüllt

hier geben Sie normal nichts ein; Ausnahme: Sie wollen die aktuelle Position stornieren: dann hier 99 eingeben

Angabe der Artikelnummer oder Artikel-Matchcode

Menge in Liter oder Kilo

normal Plus-Menge

normal Plus-Menge

Plus-Menge bei Nachbelastung Minus-Menge bei Gutschrift

Angabe nur wenn bei gepackter Ware verlangt

Verkaufspreis pro Mengeneinheit (normal pro 100); Eingabe 99999,99 ist Null-Preis; bei Buchungsanzeige: hier nur die Preisdifferenz eingeben F2 Wechsel der Währung und Eingabe des Kurses

Frachtsatz in dieser Position pro Mengeneinheit (normal pro 100); wird für Rohertrags- und DB-Rechnung statistisch ausgewertet

reserviert für die Zollbehandlung

• 00.00.00 = kein Valuta-Datum
• > 00.00.00 = Valuta-Datum; Zahlungsziel dann Valuta + Zieltage

Angabe des Lagers, das mit dieser Rechnung / Gutschrift zusammenhängt. Achtung: Bestände werden sofort geändert!!

Angabe einer externen Rechnungs-Nummer, wenn es sich hier nur um eine interne Nachberechnung eines Vorganges handelt, der nach außen hin bereits erledigt ist.

• 000000 = X-oil vergibt automatisch lfd. Rechnungs-Nummer
• > 000000 = diese Nummer wird X-oil Rechnungs-Nummer!

• N = Rechnung noch nicht bezahlt
• J = Rechnung bereits bezahlt
• B = Rechnung bezahlt mit Bargeld
• E = Rechnung bezahlt per EC-Karte
• V = Rechnung bezahlt per V-Scheck Zahlungsbetrages
• T = Teilzahlung

bei J,B,E,V und T wird anschliessend Eingabe des verlangt

nicht benutzen, nur für Spezial-Anwendung reserviert

Angabe der Bestell-Nummer des Kunden; mit F2-Taste kann die Größe dieses Felder verändert werden

Angabe / Änderung Provisionsverhältnisse dieser Position mit (v.l.n.r.) Provisionsempfänger, -satz und –basis (Hilfe über die F2-Taste)

Normal immer Null. Nur für Spezial-Anwendungen benutzen !! Textbaustein Eingabe eines  Textbausteines, der dann mit auf die Rechnung zu drucken ist (vgl. Punkt 4.4. in der Dokumentation III)

Hier können Sie den Einstandspreis dieser Position festlegen. Wert 0,00 heißt: X-oil soll selbständig den Einstandspreis einsetzen nach folgender Priorität:

• a) Tagesdurchschnittspreis lt. Einstandspreis-Tabelle
• b) Einstandspreis aus Artikelstammsatz
• c) Einstandspreis aus zugehörigem Lager

Innerhalb der Direktfaktura sind einige Funktions-Tasten für das praktische Arbeiten mit diesem Programm sehr hilfreich:

Umschalten in den Matchcode zur Suche der Kunden-Nummer

Suchen der TKW-Nummer

Suchen der Verkäufer-Nummer

Setzen Grenzdatum

Der X-Button auf der Zeile der Positions-Nummer bewirkt, dass die aktuelle Position übersprungen wird; sie bleibt als Auftrags-Position bestehen und kann später unter gleicher Lieferschein-Nummer später nachfakturiert werden

Tabulator-Taste

Löschen der aktuellen Position

Eingeben eines Positions-Zusatztextes

Allgemeine Infos:

• Anzeige der Bezüge des aktuellen Kunden
• Anzeige/Pflege aller Notizen des aktuellen Kunden
• Anzeige/Pflege des Kunden-Info-Blockes
• Information zum aktuellen Artikel inkl. Cross-Referencing
• Anzeige/Pflege des Artikel-Info-Blockes
• Auswertung Gesamt-Archiv des Kunden

Anzeige/Pflege/Ändern aller offenen Faktura-Sätze des Kunden

Temperatur-Eingabe für Spezial-Anwendungen

Umschaltung in Festmengen-Verwaltung (s.u.)

Ab Version 05.03 besteht die Möglichkeit, innerhalb der Direkt-Faktura direkt in die Festmengenverwaltung zu verzweigen und damit die aktuelle Auftrags-Position als Abholung von einem Kontrakt zu buchen. Benutzen Sie dazu die F12-Taste. Mit dieser kommen Sie zunächst in Festmengen-Übersicht. Dort markieren Sie einen Kontrakt mit der F4-Taste und buchen damit die aktuelle Faktura-Position als Abholung von diesem Kontrakt. Anschliessend öffnet X-oil ein weiteres Fenster, um diese Abholung korrekt als Warenzugang verbuchen zu können. Im Grunde läuft mit der F12-Taste folgende Programm-Kombination: die Abholung wird intern als Zugang zum angegebenen Lager gebucht (vgl. „Lagerzugang ohne TKW“ 01-05-01) und damit auch dem Programm „Wareneingangsrechnung“ (05-01-14) zur Verfügung gestellt, gleichzeitig aber wird diese Zugangsmenge aus dem gleichen Lager wieder als Abgang abgebucht.

Die Hauptwanwendung dieser Methode ist die direkte Fakturierung von Abholungen Ihrer Kunden (z.B. Händler) auf Ihre Rechnung bei der Raffinerie.

Bei Aufträgen mit mehr als zwei Positionen schlägt X-oil eine Block-Fakturierung vor: dabei werden alle Positionen des Auftrages ohne Rückfrage 1:1 gebucht und in den Faktura-Bestand übernommen. Diese Version ist immer dann hilfreich, wenn es sich um größere Schmierstoff-Aufträge handelt, bei denen es keine Mengen-Differenzen zwischen Bestellung und Auslieferung gibt. Entscheiden Sie sich für die Block-Faktura, dann haben Sie danach keinen Einfluss mehr auf den Inhalt der Einzel-Positionen: die Bestell-Werte sind dann 1:1 die Liefer- und Faktura-Werte. Lehnen Sie die Block-Faktura ab, dann behandelt X-oil diesen Auftrag normal, dh. im Dialog mit Ihnen wird Position nach Position abgewickelt.

Erkennt X-oil allerdings innerhalb des Block-Ablaufes einen Fehler (zB. Bestands-Probleme), so schaltet es den Block-Modus ab und kehrt für den Rest des Auftrages in den Normal-Modus zurück.

Einen Auftrag innerhalb der Direkt-Faktura beenden Sie wie in X-oil üblich mit der F10-Taste anstelle der Eingabe einer neuen Artikel-Nummer. X-oil bietet Ihnen nun noch an, zu diesem Auftrag einen mehrzeiligen Textblock zu erfassen, der als Information auf die zu erstellende Rechnung kommt.

Im normalen Faktura-Ablauf haben Sie bis jetzt alle zu fakturierenden Aufträge, Gutschriften und Buchungsanzeigen in den Programmen Mengenkontrolle (01-04-05) und Direktfaktura (01-04-06) eingegeben. Diese Daten stehen jetzt für den nächsten Rechnungs-Lauf zur Verfügung, sind also streng genommen noch nicht fakturiert – und können so vor dem eigentlichen Rechnungslauf noch protokolliert, kontrolliert und – falls Fehler enthalten sind – auch korrigiert werden.

Wir empfehlen daher (nicht nur am Beginn der Arbeit mit X-oil, aber da besonders), vor dem eigentlichen Rechnungs-Lauf (01-04-08) die Liste „Nicht fakturierte Positionen“ zu fahren: sie erstellt ein Protokoll aller in Mengenkontrolle und Direktfaktura behandelten Positionen:

Muss-Eingabe

Datums-Bereich, der auszuwerten ist

Kunden-Bereich, der auszuwerten ist

• 000 = alle Auftragsdaten auswerten
• > 000 = nur die Auftragsdaten auswerten, die mit diesem Verkäufer zusammenhängen (maßgeblich ist hier der Verkäufer lt. Kundenstammsatz !)

Angabe eines Bereiches von TKW-Nummern, die auszuwerten sind

• 0 = alle Positionen im angegebenen Zeitraum bearbeiten
• 1 = nur die Positionen mit Preisveränderung auswerten
• 2 = alle Positionen drucken, auch die bereits fakturierten!
• 3 = nur Positionen mit Null-Preis drucken

Der Listenaufbau ist selbsterklärend; die Liste über die Listenverwaltung auszudrucken

Die Liste ist oft die Grundlage für das folgende Programm „Korrektur Faktura-Daten“, da anhand der Liste die Fehler in den Auftragsdaten erkannt werden können.

Das Programm erlaubt die Behandlung aller Auftragsdaten, die die Programm Mengenkontrolle und Direktfaktura passiert haben, für die aber noch keine Rechnung (über 01-04-08) geschrieben wurde. (Selbstverständlich können Auftragsdaten nach dem Programm „Faktura“ 01-04-08 nicht mehr verändert werden – dann gehen Korrekturen nur noch über Gutschriften, neuen Rechnungen oder Buchungsanzeigen).

Mit diesem Programm stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Übersicht der zu fakturierenden Daten
• Änderung der zu fakturierenden Daten
• sperren / entsperren von Daten
• löschen von zu fakturierenden Daten

Geben Sie zunächst ein, welche Daten Sie bearbeiten wollen:

Muss-Angabe

• 000000 = keine Angabe eines Lieferscheins, Daten werden dann über Kunde und/oder Artikel gesucht
• > 000000 = Daten dieses Lieferscheins bearbeiten (dann bitte keine weiteren Angaben zu Kunde und/oder Artikel

• 000000 = keine Eingrenzung auf einen einzelnen Kunden
• > 000000 = nur Daten dieses Kunden bearbeiten

• leer = keine Eingrenzung auf einen einzelnen Artikel
• > leer = nur Daten des angegebenen Artikels bearbeiten

Beachte: definieren Sie den Datenumfang entweder über den Lieferschein oder über die Begriffe Kunde und/oder Artikel

Entsprechend Ihrem Suchbegriff listet X-oil alle noch nicht fakturierten Aufträge auf eine einzelne Position können Sie nun bearbeiten, indem Sie den Suchbalken auf diese Position stellen und mit Enter-Taste diese Zeile zur Bearbeitung aufrufen. Die ausgewählte Position wird Ihnen im Detail angezeigt

Mit F2-Taste können Sie diese Position nun verändern. Jede andere Eingabe wirkt wie F10: X-oil kehrt in das Auswahl-Bild zurück.

Grundsätzlich können Sie nun jede mit dem Cursor erreichbare Information ändern; achten Sie aber darauf, dass X-oil Ihnen hierbei kaum eine Plausibilitäts-Analyse geben kann und schon gar nicht evtl. Fehler bei Mengen-oder Preisänderungen merken kann. Die Änderung betrifft nicht nur die Auftragsposition sondern z.B. auch die Textbereiche des Auftrags.

Kostenstelle: normal immer Null. Nur für Spezialanwendungen benutzen.

F2=SYSTAB: die mit * (Stern) gekennzeichneten Zeilen werden Ihnen – wenn Sie den Cursor auf die entsprechenden Felder stellen – aufgeschlüsselt.

Die angezeigte Position können Sie mittels F3-Taste löschen

Die angezeigte Position können Sie mittels der F9-Taste für die Rechnungs-Schreibung sperren – bzw. eine gesperrte Position entsperren. Das Sperren und Entsperren ist vor allem dann hilfreich, wenn man in der Mengenkontrolle oder Direktfaktura (noch) keinen Verkaufspreis hat, die Position aber wegen der Bestands-Führung oder TKW-Kontrolle abspeichern muss

Die Änderung der Artikel-Nummer wird Ihnen nur mittels der F11-Taste erlaubt. Sie müssen dabei allerdings selbst die Folgen einer falschen Artikel-Änderung vertreten – X-oil lässt dann jede Artikel-Nummer zu

Mit Aufruf des Programmes Fakturierung / Rechnungslauf (01-04-08) stoßen Sie das Programm an, welches dann verantwortlich ist für das eigentliche Erstellen der Rechnungen, Buchungen und Versorgung der Statistiken etc.

Muss-Angabe

Muss-Angabe; heißt: Auslieferung bis inkl. dem hier angegebenen Liefer-Datum sind zu behandeln

Zur Auswahl benutzen Sie die vorhandene Kombo-Box

• 0 = nur Auftragssätze von Kunden behandeln, die lt. Kundenstamm / Kundenkondition auf Einzelrechnung stehen (pro Lieferschein 1 Rechnung)
• 1 = nur Kunden mit Monatsrechnung behandeln
• 2 = nur Kunden mit 14-Tages-Rechnung behandeln
• 3 = nur Kunden mit Dekaden-Rechnung behandeln
• 4 = nur Kunden mit Wochen-Rechnung behandeln
• 5 = einen zu definierender Kundenkreis fakturieren

(optional) Je nach Systemeinstellung kann jetzt ein Bild aufgehen, in dem Sie festlegen, welcher Teilbetrieb zu fakturieren ist; als Teilbetrieb bestimmen Sie entweder einen Kundenkreis (von Kunde bis Kunde) oder eine Betriebsstätte; insgesamt können Sie so max. 10 Teilbetriebe bilden. Mit F2-Taste können Sie diese Tabelle pflegen. Details dazu in Absprache mit XPOINT Software GmbH.

Behandlung Lastschriften: Einzug aller Lastschriften bis inkl. dem angegebenen Fälligkeitsdatum. Normal setzten Sie hier das vorgeschlagene Tagesdatum ein. Dahinter steht folgende Logik: dieses Programm (01-04-08) erzeugt automatisch für alle Kunden im Rechnungslauf, die ihre Rechnungen per Lastschrift zahlen, einen Eintrag in einen Topf „fällige Lastschrift“ und dazu das Datum, an dem die Lastschrift einzuziehen ist. Gleichzeitig ist in den Faktura-Ablauf auch ein Programm eingebaut, welches diesen Topf daraufhin untersucht, welche Lastschriften entsprechend dem von Ihnen eingesetzten Datum „dran“ sind und erstellt für diese Lastschriften alle benötigten Unterlagen inkl. der Buchungssätze. Durch Veränderung des Datums können Sie sowohl Lastschriften über den heutigen Tag hinaus aktivieren (z.B. am Wochenende oder vor Feiertagen auf den nächsten Wochentag vorgreifen) oder – durch Rücksetzen des Datums – den Lastschrifteinzug für diesen Rechnunglauf aussetzen.

Der eigentliche Faktura-Lauf erfolgt dann im Hintergrund, d. h. X-oil durchläuft etwa 10 bis 12 Programme automatisch, die da Erstellen der Rechnungen, Buchungen, Zahlscheine, Last-schriften sowie die Versorgung der Statistiken vornehmen. Die Ergebnisse finden Sie dann in der Listenverwaltung. Sie können die Einzel-Schritte des Faktura-Laufes an Ihrem Bildschirm verfolgen, allerdings nicht eingreifen. Aber Sie sehen sofort, ob es Probleme oder Fehler im Ablauf gibt.

Für alle erzeugten Rechnungen und das Rechnungsjournal erstellt X-oil automatisch ein Langzeit-Archiv, aus dem heraus der komplette Rechnungs-Lauf noch einmal zu drucken ist (siehe dazu 01-08-12 X-oil Archivierung) bzw. aus dem heraus auch Einzelrechnungen als Kopie erzeugt werden (siehe dazu –> Telefonverkauf –> Folgemaske 5).

Innerhalb des Rechnungs-Laufes ist ein Prüfprogramm eingebaut. Es untersucht zunächst den gesamten Faktura-Bestand auf Plausibilität. Findet es Fehler, dann erstellt es ein entsprechendes Fehlerprotokoll in der Listenverwaltung und bricht den Rechnungslauf ab. Sollten Sie also einmal Ihre Rechnungen und sonstigen Druckausgaben, die normal aus einem Faktura-Lauf kommen, nicht in der Listenverwaltung finden, dann achten Sie zuerst auf ein evtl. vorhandenes Fehlerprotokoll. Drucken Sie es aus und löschen es aus der Listenverwaltung – solange ein derartiges Fehlerprotokoll existiert, können Sie nämlich keine neue Faktura starten.

Im gesamten X-oil sind logische Sperren eingebaut, die das überlappende Arbeiten in bestimmten Situationen verhindern. Achten sie auf diese Sperren, die Ihnen deutlich angezeigt werden und versuchen Sie nicht, diese gewaltsam zu unterlaufen!

• a) während eine Faktura läuft (normal 1-2 Minuten Laufzeit im Hintergrund) ist kein weiterer Aufruf einer Faktura möglich
• b) die Programme Mengenkontrolle/Direktfaktura und der Rechnungslauf sperren sich gegenseitig: ist der eine Teil aktiv, dann ist der andere automatisch gesperrt
• c) Lastschriften: für sie existiert ein eigenes Verwaltungsprogramm (s. u.). Auch zwischen diesem Programm und dem Rechnungslauf besteht eine gegenseitige Sperre: es kann immer nur ein Teil aktiv sein

Wie bereits oben geschildert, existiert innerhalb der X-oil Fakturierung die automatische Verwaltung der Lastschriften: die Fakturierung stellt Lastschriften in einen internen Lastschrift-Topf und holt sie aus diesem Topf entsprechend der Fälligkeit selbständig wieder heraus. Mit dem Programm 01-04-11 können Sie diesen Topf auch bearbeiten:

• Lastschriften ändern (Fälligkeit, Betrag)
• Lastschriften löschen
• eigene Lastschriften erzeugen

Muss-Eingabe

• 000000 = alle Lastschriften bearbeiten
• > 000000 = nur Lastschriften dieses Kunden bearbeiten

Umschalten in Funktion „Neue Lastschrift erzeugen“ (s. u.)

Aus dem oben genannten Umfang werden Ihnen alle verfügbaren Lastschriften angezeigt. Arbeiten Sie mit den folgenden Funktions-Tasten:

nächste Lastschrift anzeigen

die angezeigte Lastschrift zur Änderung freigeben

die angezeigte Lastschrift löschen

Sie können jede mit dem Cursor erreichbare Stelle beschreiben.

Lassen Sie das immer auf LAS

• X (oder leer) = Lastschrift aus X-oil
• W = Lastschrift aus X-Wärme (X-WS) Lastschriften mit W werden nur innerhalb der WS-Faktura bearbeitet; Lastschriften mit X nur innerhalb der X-oil Faktura

Fälligkeitsdatum

einzuziehender Betrag in Euro

Info-Text auf der Lastschrift

Löschen Hier erhalten sie nur eine Abfrage, ob Sie diese Lastschrift wirklich löschen wollen:

• J = Lastschrift wird gelöscht
• N = Lastschrift wird nicht gelöscht

Für die Erfassung von neuen Lastschriften steht Ihnen zunächst die F4-Taste zur Verfügung. Nach Drücken der F4-Taste geben Sie die neue Lastschrift ein:

Muss-Eingabe

Muss-Eingabe

• leer = Lastschrift für X-oil
• W = Lastschrift für X-wärme (X-WS)

Eingabe einer Rechnungs- oder Beleg-Nummer

Eingabe eines Datums, das als Rechnungs-Datum verstanden wird

Datum der Fälligkeit dieser Lastschrift

einzuziehender Betrag

leer = Euro

Skonto-Betrag

Info-Text für Empfänger der Lastschrift

Für die Kontrolle der in X-oil gespeicherten Lastschriften gibt es auch ein Programm zum Ausdrucken aller Lastschriften, die zukünftig fällig sind. Sie finden dieses Programm unter 01-08-10. Geben Sie dazu nur die Firma ein, die Sie ausdrucken wollen. Die Liste in der Listenverwaltung ist automatisch sortiert nach den einzelnen Fälligkeitstagen und enthält pro Tag eine Tagessumme.

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