X-oil

Für beliebige Artikel können Sie in X-OIL eine Festmengen-Verwaltung einrichten. Damit sind Einkaufs-Kontrakte über feste Mengen gemeint, die in einem definierten Zeitraum abzuholen sind. (Verkaufs-Kontrakte werden über –> T-Aufträge abgewickelt). Diese Einkaufs-Kontrakte kennen zwei Arten von Einkaufs-Preisen:

• Einkaufspreis feststehend
• Einkaufspreis kann sich beliebig lange ändern (zB. OMR)

Für diese Einkaufs-Kontrakte bietet X-OIL die folgendenBearbeitungs-Möglichkeiten:

1. Zuordnung der Verkaufsmengen des Telefonverkaufs sowohl nach FIFO-Methode als auch durch direkte Angabe des Kontraktes. Aussage: Wieweit sind Verkaufsmengen durch die Einkaufsmengen aus den Kontrakte abgedeckt, wie stehen Verkaufs- und Einkaufspreis zueinander und wann ist der Artikel in Unterdeckung ?
2. Geplante Abholungen, zB. durch Eingabe der Kontraktnummer bereits im Telefonverkauf oder durch die Tourenplanung oder manuell. In jedem Fall wird eine solche geplante Abholung bereits optisch aus dem Einkaufskontrakt abgebucht und kann so nicht noch einmal „verkauft“ werden
3. Tatsächliche Abholung, z.B. in der TKW-Beladung, mit Austausch der echten Abholmengen gegen evtl. geplante Abholungen
4. Zuspielung der Einkaufspreise aus dem Kontrakt in die Warenzugänge und Auslieferungen, die aus diesem Kontrakt heraus erfolgten (bei entsprechender Steuerung des Kontraktes geschieht das auch, wenn sich der EK-Preis des Kontraktes später noch einmal ändert: alle aus diesem Kontrakt abgeleiteten Zu- und Verkäufe werden dann im Archiv

neu bewertet)

Die folgenden Funktionen müssen in X-OIL eingesetzt werden, um die Festmengenverwaltung der Einkaufskontrakte sinnvoll einsetzen zu können:

• 1. Artikelstammsatz steht auf folgenden Grundwerten: 04-03-01
• Bestandsführung = J
• Festmengen-KZ = 1 oder 2
• 2. Fremdläger sind eingerichtet: 04-04-01
• 3. Bestandsführung und Fakturierung beinhaltet die folgenden

Programme:

• Lagerzugänge „normal“ (ohne TKW): 01-04-01
• TKW-Beladung: 01-04-02
• Mengenkontrolle: 01-04-05
• Direktfaktura: 01-04-06

Die folgenden Funktionen können (sollten) in X-OIL eingesetzt sein, um die Festmengenverwaltung der Einkaufs-Kontrakte effektiver nutzen zu können – sie sind aber kein „Muss“!

1. Zuordnung von Bestellungen zu Kontrakten kann im Telefonverkauf direkt erfolgen. Ist immer sinnvoll bei Groß-Partien. Je nach X-OIL-Version erfolgt das über die Adr-Ergänzung t oder über eine eigene Funktionstaste. Je nach Grundeinstellung wird das auch zusätzlich als geplante Abholung behandelt.
2. Tourenplanung: 01-02-11. Innerhalb der neuen Tourenplanung besteht die Möglichkeit der direkten Zuordnung einer Tour zu Einkaufs-Kontrakt(en). Die so zugeordneten Mengen werden als geplante Abholungen direkt vom Kontrakt abgebucht.
3. Lagerzugang (01-04-01) kann so gehandhabt werden, dass die Zugangsmenge direkt von einem betroffenen Kontrakt als echte Abholung abgebucht wird
4. TKW-Beladung (01-04-02) mit Austausch der geplanten Abholungen gegen echte Abholmengen. Dabei erfolgt Rückgriff auf die unter 2. gespeicherten Touren
5. Direkt-Faktura (01-04-06) kann so gehandhabt werden, dass die Verkaufsmenge direkt von einem Kontrakt als Abholung Gebucht wird
6. Einkaufs-Kontrakte (01-05-10) mit fliessendem EK-Preis. Hier wird im Kontrakt der EK-Preis theoretisch dauernd geändert; damit müssen die bereits im Archiv abgestellten Verkäufe und Zukäufe neu bepreist werden, die bis dahin erstellte Statistiken sind falsch. Anwendung zB. Kontrakte zur OMR-Abwicklung.

In dieser Form sollte unbedingt die neue X-OIL Statistik eingesetzt werden, die diese Korrekturen automatisch bucht 05-06

Bei Einsatz der X-OIL Festmengenverwaltung für die Einkaufs-Kontrakte sind einige zentrale Funktionen der Preisfindung (genauer: des Einkaufspreises) zu beachten und deren Auswirkungen auf die Statistiken.

Ob die Festmengenverwaltung einen direkten Einfluss auf den Einkaufspreis einer zu fakturierenden Position hat oder nicht hängt alleine vom entsprechenden Kennzeichen im Artikelstamm ab:

kein Einfluss der Festmengenverwaltung auf die Einkaufspreise der Faktura-Positionen. Der EK-Preis wird als Tagesdurchschnitts-Preis aus 01-04-03 genommen

Sobald in einer Faktura-Position eine Kontrakt-Nummer angegeben ist, wird als Einkaufspreis für diese Position der Einkaufspreis des Kontraktes verwendet. Solche Positionen greifen nicht auf den Tagesdurchschnitts-Preis zurück.

Nur für Artikel mit diesem Kennzeichen 2 erfolgt auch eine tägliche Prüfung, ob der Preis des zugeordneten Kontraktes sich geändert hat – wenn ja, wird diese Position auch noch im Archiv geändert.

In der Praxis wird die Kontrakt-Verwaltung normal immer mit Festmengen-KZ = 2 gefahren

Die in X-OIL möglichen Preiszusammenhänge (01-06-10) sind für diese Betrachtung nicht von Bedeutung: sie wirken sowohl bei Kennzeichen=1 als auch bei Kennzeichen=2.

Die X-OIL Festmengenverwaltung kennt eine Artikel-Koppelung in dem Sinne, dass ein Kontrakt für einen Grundartikel abgeschlossen wird (z.B. Benzin) und andere Artikel an diesen Grundartikel angekoppelt werden (z.B. Super, Super Plus, etc). Diese Koppelung gilt aber dann für alle Kontrakte des Grundartikels, für die Koppelartikel selbst kann kein Kontrakt aufgenommen und verwaltet werden.

Das heißt: wenn Benzin als Grundartikel definiert ist und Super und Super Plus als Koppelartikel, dann werden aus der Sicht der Festmengenverwaltung alle Bestellungen, Abholungen und Fakturen der Koppelartikel bei den Kontrakten des Grundartikels gebucht.

Ein weiterer typischer Artikelbereich für Artikel-Koppelungen im Sinne der Kontrakt-Verwaltung ist Heizöl: dort ist das „normale“ Heizöl der Grundartikel (er hat in X-oil normal die Artikelnummer „1 „) , die „Premium“- oder andere Heizöle sind für die Kontraktverwaltung dem Grundartikel zugeordnet. Im Unterschied zu den oben genannten Kontrakt-Verhältnissen bei Benzin ist es beim Heizöl meist so, dass die Premium- und anderen Heizöle auch bestandsmäßig unter dem Grundartikel Heizöl geführt werden. Die folgende Bildschirm-Maske zeigt einen solchen Zusammenhang des Premium-Artikels 111 zum Grundartikel 1:

• J (ja)

• 0 Festmengenverwaltung (FMV) ausgeschaltet
• 1 Festmengenverwaltung (FMV) an (nicht mehr aktiv)
• 2 FMV an, EK-Preise aus Kontrakten (empfohlen)

Angabe des Grund-Artikels, unter dem die Kontrakte laufen (Beispiel siehe oben); diese Angabe ist nur bei den oben genannten Artikeln nötig, die über die Artikel-Koppelung in die Festmengenverwaltung einbezogen werden sollen, zB. Beim „Premium“-Heizöl.

Der FMV-Steuerungssatz muss pro Grund-Artikel vorhanden sein, für den das Festmengen-Kennzeichen im Stammsatz auf 1 oder 2 steht. Für die gekoppelten Artikel benötigt X-oil keinen solchen FMV-Steuerungssatz.

Den Steuerungssatz erhalten Sie, wenn Sie die Artikel-Nummer eingeben und dann die Funktions-Taste F6 betätigen.

Aufruf F6=Steuerungssatz für (Grund-)Artikel 1:

Aktiv J = Festmengenverwaltung für diesen Artikel ist z.Zt. aktiv

Mengenkennz z.Zt. nicht benutzt; stellen Sie das Kennzeichen auf L(iter)

Überverkaufsrate in % Mittleere Überverkaufsrate; dieser Prozentsatz wird in allen neu angelegten Kontrakten vorgeschlagen und erlaubt, eine Kontraktmenge um diesen Prozentsatz in den Verkaufsmengen zu überbuchen – nicht in den Abholmengen! Diese Überbuchung ist immer dann sinnvoll, wenn mit ihr ein allgemeines Mindermengen-Verhalten der Kunden ausgeglichen werden soll.

Löschgrenze Angabe in Litern. Dahinter steht folgende Logik: X-oil löscht alle Kontrakte automatisch und ohne weiteren Eingriff des Anwenders, wenn

• die noch abzuholende Restmenge kleiner wird als diese Löschgrenze
• und sich der Kontrakt in x Arbeitstagen nicht mehr verändert
• und der Anwender den Kontrakt zum Löschen freigegeben hat

Damit können Sie verhindern, dass X-oil Kontrakt-Leichen sammelt, weil diese noch geringfügige Abhol-Reste aufweisen. Alternativ dazu müssen Sie das Löschen von erledigten Kontrakten manuell vornehmen. –> beachten zum automatischen Löschen auch die –> Verweildauer von Kontrakten in der Systemverwaltung

Verweildauer Die Verweildauer für erledigte Kontrakte ist eine Angabe in Tagen. Sie steuert, nach wie viel Arbeitstagen ein Kontrakt automatisch zu löschen ist. Voraussetzung dafür ist, dass der Kontrakt auf „inaktiv“ steht, die Löschautomatik im Kontrakt eingeschaltet ist, die Rest-Abholmenge unterhalb der Löschgrenze (s.o.) liegt und der Kontrakt sich in den Tagen entsprechend der Verweildauer nicht mehr ändert, dh. keinerlei Buchung mehr bei ihm stattfindet.

Unterdeckung Diese Daten werden normal von X-oil selbständig verwaltet. Eine Unterdeckung tritt auf, wenn Sie im Telefonverkauf mehr Mengen verkaufen als Ihre derzeitigen Kontrakte abdecken. Unterdeckungen sind also immer ein Zeichen für die Notwendigkeit des Nachkaufens. Unterdeckungen lösen sich normal wieder dadurch auf, dass Sie neue Kontrakte eingeben – in diesem Fall würde X-oil vorschlagen, die Ungedeckten Verkaufsmengen gegen die neue Einkaufsmenge auszubuchen

FK-Startfenster J=Startfenster für die Kontrakt-Übersicht mit der Möglichkeit, vor Anzeige Der Kontrakte Auswahlparameter einzugeben hinsichtlich zB. bestimmter Lieferorte (Muster dieses Startfensters s.u.)

FK-Anzeige inaktive J=inaktive Kontrakte werden in der Kontrakt-Übersicht normal sofort mit Angezeigt; N= normal werden zunächst nur aktive Kontrakte angezeigt

Verbuch. Planabh. TV J=Kontrakt-Zuordnungen im Telefonverkauf werden als geplante Abholungen Gebucht

Komplett-Mengen TV hier wird geprüft ob der Kontrakt die eingegebene Bestellmenge noch komplett aufnehmen kann, es erfolgt keine Aufteilung der Bestellmenge auf mehrere Kontrakte

Ignor Abnehmergruppe Angabe einer Kunden-Abnehmergruppe, die in der Kontraktverwaltung zu ignorieren ist; das können zB. alle „Kunden“ sein, hinter denen Eigenverbrauch steht

Betriebsstätten Angabe von max fünf Betriebsstätten; wenn angegeben, dann wird gedanklich die gesamte Kontraktverwaltung intern nach Betriebsstätten unterteilt. Beispiel: Sie tragen die Betriebsstätte 03 in den Steuerungssatz von Heizöl ein. Folglich werden Sie auch Kontrakte anlegen, die Sie der Betriebsstätte 03 zuordnen und X-oil wird nur die EL-Verkaufsmengen gegen diese Kontrakte buchen, die zu Kunden der Betriebsstätte 03 gehören. Wenn die die Kundenbestelleungen der BS 03 die vorhandenen Kontrakte üersteigen, dann weist X-oil Ihnen eine Unterdeckung von Heizöl für die BS 03 aus usw.

Im Grunde ist die X-oil Kontraktverwaltung immer zugeschnitten auf die BS 00, dh. unter dieser „Betriebsstätte“ werden alle Kontrakte und Verkäufe geführt, für die Sie keine BS-Beschränkung im Steuerungs-Satz vornehmen.

Artikelübersicht durch die Aktivierung wird direkt nach dem Aufruf des Kontraktprogrammes alle für die Kontraktverwaltung frei gegebenen Artikel eine Gesamtübersicht angezeigt

Differenzbuchungen und Protokolle mit Aktivierung der Schalter werden die Differenzen zwischen Bestell- und Liefermenge auf angegebenen Kontrakten zurück gebucht und evtl. die Differenzen für Kontrollzwecke in Liste/Protokolle gedruckt

Das X-oil Startfenster in der Kontraktverwaltung bietet für den Normal-Anwender die Möglichkeit, die anzuzeigenden Kontrakte auf bestimmte Lieferorte einzuschränken. Bei entsprechender Organisation können die Lieferorte durchaus sprechend sein, dh. (Beispiel) die erste Stelle der dreistelligen Lieferstelle zeigt grundsätzlich den Lieferanten an (ESSO, Shell, …); oder: die letzte Stelle zeigt grundsätzlich den (Raffinerie-)Ort an. Damit wäre es möglich, die zugehörige Stelle des Lieferortes zu definieren und so die Kontrakt-Anzeige signifikant zu konzentrieren.

Wenn Ihre Organisation oder Ihre Bedürfnisse das nicht benötigen, weil Sie zB. keine übermässig große Anzahl von Kontrakten verwalten, dann schalten Sie dieses Startfenster über den Steuerungssatz ab.

Das Anlegen, Pflegen (Updaten) und Löschen von Kontrakten erfolgt in zunächst einmal dadurch, dass Sie die Artikel- und die Kontrakt-Nummer eingeben.

Suchroutine: X-oil bietet Ihnen eine Suchroutine, mit der Sie die vorhandenen Kontrakte eines Artikels im Überblick bekommen. Aus dieser Suchroutine können Sie dann auch direkt die Pflege eines Kontraktes anwählen. Diese Suchroutine blendet X-oil automatisch ein, wenn Sie nur eine Artikel-Nummer eingeben und das Feld „Festkauf“ leer lassen. Die Bedienung wird Ihnen weiter unten erklärt.

Normal stehen Ihre Kontrakte auf aktiv, dh. Sie können vom Verkauf her auch bebucht werden. Inaktiv und damit für den Verkauf nicht mehr erreichbar wird ein Kontrakt

• durch manuelles Setzen dieses Status-Feldes auf N(ein)
• wenn die Verkaufsmenge die Gesamtmengen (Festkaufmenge plus Überverkauf) übersteigt
• wenn die Abholmenge die Festkaufmenge übersteigt

J = Kontrakt wird von X-oil automatisch gelöscht, wenn die restliche Abholmenge kleiner wird als die im Steuerungssatz hinterlegte Löschgrenze weitere Voraussetzungen: Kontrakt muss auf Inaktiv stehen!

Die Überverkaufsrate wird aus dem Steuerungs-Satz vorgeschlagen

Der Einkaufspreis eines Kontraktes kann auf „Circa“ gestellt werden, wenn er sich im Laufe der Abholzeitraumes verändern kann; Anwendung zB. bei OMR

Diese Angabe ist mehr eine Information als eine verbindliche Festlegung Benutzen Sie hierzu das von X-oil vorgeschlagene Schema der Lager- und Abholorte

• Fremdläger beginnen in der Nummerierung bei 100
• in der Lager-Nummer ist eine organisatorische Struktur hinterlegbar, z.B. alle Lager- und Abholorte der ESSO beginnen mit 1xx; oder: alle Lager- und Abholorte in Karlsruhe haben eine signifikante Ziffer in der zweiten Stelle; usw

optionale Angabe

wird vom System geführt, kann aber hier abgeändert werden === durschn. VK-Preis === wird vom System geführt, kann aber hier abgeändert werden === abgeholte Mengen === wird vom System geführt, kann aber hier abgeändert werden

wird vom System geführt, kann aber hier abgeändert werden

Beim Einbuchen eines neuen Kontraktes wird X-oil immer prüfen, ob es für den aktuellen Artikel z.Zt. eine Unterdeckung gibt, d.h. Sie haben im Telefonverkauf mehr verkauft als Sie über vorhandene Kontrakte abdecken können. Liegt eine solche Unterdeckung vor, dann schlägt Ihnen X-oil vor, diese aufzulösen und die Unterdeckungs-Menge gegen den neuen Kontrakt zu buchen. Sie sollten das im Normalfall auch tun und die entsprechende Message Box auf den Ja-Button stellen.

freie Verwendung

für Speicherung einer Sonderanschreibe-Nummer

für Speicherung einer Abholnummer

für Speicherung einer endgültigen, vom Lieferanten vergebenen Kontrakt-Nummer

mögliche Angabe einer Betriebsstätte; wenn Sie das benutzen, dann muss diese BS im –> Steuerungssatz eingetragen sein. Kontrakte mit einem BS-Eintrag sind automatisch auch über den BS-Eintrag im Kundenstammsatz den Verkäufen dieser BS zugeordnet. Verkäufe von Kunden anderer BS werden nicht in diesem Kontrakt gebucht

Special-Anwendung: dieser Datenbereich ist nur für bestimmte Anwender reserviert. Lassen Sie diesen Bereich leer, wenn Sie nicht dazu gehören.

Die Anzeige und das Auswählen von Kontrakten erfolgt in den verschiedenen Programmebenen von X-OIL durch unterschiedliche Aufrufe, meist durch entsprechende Funktionstasten oder durch Folge-Menüs. In der Regel wird dabei auch der aktuelle Artikel mit an das Festmengen-Programm übergeben. Wenn Sie über das oben geschilderte Stammdaten-Programm (01-05-10) arbeiten, dann kommen Sie immer dann automatisch in die Übersicht, wenn Sie nur eine Artikel-Nummer eingeben.

Aufruf der Festkauf-Übersicht für Artikel 1: Eingabe der Artikel-Nummer und Enter-Taste.

Vor der eigentlichen Anzeige aller Kontrakte eines Artikels ist eine Vorauswahl der möglichen Lieferanten bzw. Lager-Orte denkbar. Dabei wird die 3-stellige Lagernummer zu Hilfe genommen. Dieses Vorlauf-Fenster ist oben erklärt. Sie können dieses Auswahlfenster auf Bedarf allerdings auch über entsprechende Einstellung im –> Steuerungssatz ausblenden und direkt in die Kontrakt-Anzeige einsteigen.

Die Festkauf-Übersicht ist in einen linken und rechten Bildschirm-Teil unterteilt:

Im linken Bildschirmteil zeigt X-OIL die „Telefon-Situation“ des Kontraktes: welche Menge wurde eingekauft, was davon im Telefonverkauf verkauft (reserviert) und zu welchen gewichteten Durchschnittspreisen, und welche Menge ist noch frei zu verkaufen. Ist die Gesamt-Menge aller verfügbaren Kontrakte überzogen, so bildet X-OIL einen internen Kontrakt, der die aufgelaufene Unterdeckung anzeigt.

Im rechten Bildschirmteil zeigt X-OIL die Abhol-Situation des Kontraktes: die geplanten Abholungen, die tatsächlichen Abholungen, der Abholrest, Abholzeitraum und –Ort.

Kontrakt 4711 ist inaktiv, dh. die Einkaufsmenge ist durch en Verkauf aufgebraucht; abgeholt sind 44.100 Liter, zur Abholung geplant sind weitere 30.000 Liter. Der Rest von 25.900 Liter ist im Zeitraum bis zum 30.11.06 abzuholen im Lieferort 102. Bei Kontrakt 4712 sind von 150.000 Liter bereits 15.500 verkauft und 47.300 Liter abgeholt. Kontrakt 4713 ist z.Zt. weder durch Verkauf noch durch Abholungen bebucht.

Die Funktions-Tasten F3, F4, F7 und F12 setzen voraus, dass Sie einen der angezeigten Kontrakte ausgewählt haben durch Doppel-Click oder Cursor up/down und Enter-Taste.

Sie erhalten den Stammsatz des gewählten Kontraktes zur Ansicht oder Änderung

Diese Funktion wird in X-oil immer dann benutzt, wenn Sie einen Vorgang (Bestellung, Lagerzugang, Fahrzeugbeladung usw.) auf einen Kontrakt zuordnen wollen, die genaue Kontrakt-Nummer aber nicht wissen. Die oben genannte Übersicht hilft Ihnen dann, den richtigen Kontrakt auszuwählen. Ein typischer Vorgang wäre:

• in der Fahrzeugbeladung wollen Sie eine Beladung vornehmen, die aus einem der vorhandenen Kontrakte als Abholung gebucht werden soll
• dazu verlassen Sie die Fahrzeugbeladung mit einer dafür vorgesehenen Funktions-Taste und kommen so in die oben gezeigte Übersicht
• Sie wählen den Kontrakt aus und markieren ihn über die F4-Taste
• der markierte Kontrakt wird nun von X-oil mit der Fahrzeugbeladung verknüpft

Hier handelt es sich um einen Wechsel-Schalter, mit dem Sie das Anzeigen der inaktiven Kontrakte verlangen oder ausblenden

Diese Funktion dient dazu, bei sehr grossen Kontrakt-Mengen einen bestimmten Kontrakt zu suchen über Parameter wie Lieferort, Sonderanschreibe-Nummer, Abholnummer etc

Die Sortierung der angezeigten Kontrakte können Sie mit dieser Taste ändern. In der Überschrift wird dann jeweils markiert, welches Feld z.Zt. als Sortierbegriff dient. Insgesamt schalten Sie mit dieser Taste zwischen vier begriffen:

• Kontrakt-Nummer
• Datum Abholung ab
• Datum Abholung bis
• interne Kontrakt-Nummer (entspricht ungefähr dem Alter des Satzes)

(Achtung: je nach Größe und Auflösung Ihres Bildschirmes erhalten Sie diese Spalte am rechten Schirmrand erst, wenn Sie auf Vollbild klicken)

Mit dieser Funktion können Sie Planabholungen bearbeiten im Sinne von

• eingeben tatsächlicher Abholmengen; diese werden dann als Zugangs-Menge zu einem eigenen Lager behandelt
• löschen von geplanten Abholungen
• ändern von geplanten Abholungen

Achtung: eine in der Praxis sehr häufige Variante der Bearbeitung von geplanten Abholungen (Austausch der tatsächlichen Abholmenge gegen die geplante Menge) ist die TKW-Beladung. Dabei gehen die abgeholten Mengen in den Bestand des jeweiligen Fahrzeugs ein.

Die Planabholungen selbst können Sie mit der F12-Taste nicht eingeben, dafür steht Ihnen ein eigenes Programm (01-05-12) zur Verfügung.

Das Arbeiten mit Planabholungen ist immer dann sinnvoll, wenn Sie einen hohen Wert auf die Aussagefähigkeit der Abhol-Situation legen. Wenn in der Praxis die Abholungen aus einem Kontrakt erst ein oder mehr Tage nach der tatsächlichen Abholungen gebucht werden, dann ist die Aussage von X-oil über diese Situation sehr zweifelhaft und kann zu falschen Schlüssen führen. Die geplanten Abholungen verbessern diese Situation, weil dann X-oil zeitlich gesehen sogar „im Vorlauf“ ist. Beachten Sie dazu die Einteilung der  Kontrakt-Übersicht in die Spalten „geplante Abholungen“ und „echte Abholungen“.

Die Folge des Arbeitens mit geplanten Abholungen ist natürlich, dass man bei Vorliegen der echten Abholmenge einen Austausch beider Mengen vornehmen muss. Diese Funktion übernimmt X-oil zB. in der Fahrzeugbeladung mittels der sogenannten „Gegenbuchung“.

Ablauf:

Das Programm zum Eingeben der Planabholungen finden Sie im Menu „Bestands-Führung“ unter Punkt 12. Geben Sie zunächst nur den Artikel ein. Als nächstes erhalten Sie die Kontrakt-Übersicht zu diesem Artikel. Wählen Sie den gewünschten Kontrakt aus und markieren Sie das mit der F4-Taste. Anschliessend geben Sie die geplante Abholung ein.

wird Ihnen über die Auswahl in der Kontrakt-Übersicht vorgegeben

geben Sie hier die geplante Abhol-Menge (in Liter) ein Sie können hier einen Tankwagen eingeben, wenn Sie später die Abholung zu dieser Plan-Menge über das Programm TKW-Beladung vornehmen; wenn Sie grundsätzlich ohne TKW´s in der Bestands-Führung und Abrechnung arbeiten, dann lassen Sie die TKW-Nummer auf Null stehen

geben Sie hier zur Unterscheidung der einzelnen Planabholungen eine Tour-Nummer ein – am besten folgen Sie dazu der Vorschlags-Nummer von X-oil

Datum, wann die echte Abholung erfolgen soll(te)

Beachte: In der Praxis existiert in X-oil noch ein zweites Programm zum Einbuchen von Planabholungen: die Tourenplanung. Das ist aber nicht Teil dieser Dokumentation.

Beachte: Plan-Abholungen sollten immer durch echte Abholmengen ausgebucht werden. Dazu stehen Ihnen grundsätzlich zwei Wege offen:

• a) über die Fahrzeugbeladung für alle Anwender, die diesen Weg in der Abrechnung bevorzugen. Sie können dort über eine Gegenbuchung die bereits gebuchte Plan-Menge gegen die Echt-Menge austauschen. Die Echt-Menge wird dann als Bestand auf dem TKW gebucht und als Zugang zur Firma für die Wareneingangsrechnung zur Verfügung gestellt. Dieser Weg kennt keine Teil-Abholungen ! Diese Methode ist unter Punkt 5.2. beschrieben.
• b) über die Festkauf-Übersicht, dort mittels der F12-Taste; hier erfolgt ebenfalls eine Gegenbuchung zur Planmenge. Die Echt-Menge geht als Zugang zu einem Eigenlager und wird für die Wareneingangsrechnung abgstellt. Dieser Weg kennt auch Teil-Abholungen aus einer Plan-Menge Diese Methode ist unter Punkt 5.3. beschrieben.

Die Grund-Bedienung der Fahrzeug-Beladung muss hier vorausgesetzt werden. Diese Dokumentation beschäftigt sich jetzt nur noch mit den Teilen der TKW-Beladung, die in Verbindung mit der Kontrakt-Verwaltung stehen. In der Fahrzeugbeladung stehen Ihnen zwei Funktions-Tasten zur Verfügung, um mit der Festmengen-Verwaltung des aktuellen Artikels zusammenzuarbeiten. In diesen beiden Tasten liegt auch eine grundsätzliche Unterscheidung, ob Sie in der TKW-Beladung auf Planabholungen zurückgreifen oder nicht.

Anzeige und Auswahl des Kontrakt-Status. Diesen Weg werden Sie normal immer dann wählen, wenn Sie eine TKW-Beladung als Abholung von einem Kontrakt verstehen. Normal spielen hier geplante Abholungen dann keine Rolle. Die F2 arbeitet über die Kontrakt-Übersicht, dort Auswahl und Markierung mit F4 und damit Festlegung des zu bebuchenden Kontraktes. Natürlich können Sie die F2 als Hilfe auch weglassen, wenn Sie die Kontrakt-Nummer kennen.

Diesen Weg wählen Sie, wenn Sie vorher geplante Abholungen gebucht haben, die nun durch echte Abholungen auszugleichen sind. F7 erzeugt Anzeige und Auswahl der auf diesen Artikel und TKW laufenden (Planabholungen) Dispositionen, die entweder aus der Tourenplanung (01-02-11) oder dem oben genannten Programm zur Erfassung von Planabholungen (01-05-12) stammen. Die in diesen Programmen gebuchten Planabholungen sind vorläufige Abholmengen in den Kontrakten, die nun durch gegen die echten Abholmengen auszutauschen sind (Gegenbuchung).

Das Bild zeigt beispielhaft die Wirkung der Taste F7=Dispo in der Fahrzeug-Beladung: die vorhandenen Planabholungen werden angezeigt und können nun bearbeitet werden. Normal wird eine Position ausgewählt und dem Programm für eine Gegenbuchung zur Verfügung gestellt. Eine Unterfunktion ist, dass die erledigten Planabholungen (Status = X) gelöscht werden können (und sollten, damit Sie hier nicht den Überblick verlieren).

Beide Methoden (F2 oder F7) setzen die Kontrakt-Nummer und den Kontrakt-Preis als Einstands-Preis ein. Einen entscheidenden Unterschied finden Sie dann in dem Kennzeichen, welches hinter der Kontrakt-Nummer steht: es bestätigt, ob es sich um eine Abholung oder eine Gegenbuchung zu einer bestehenden Planabholung handelt.

Der gewählte Kontrakt wird nun in die aktuelle Beladung übernommen. Zu beachten ist vor allem das APG-Kennzeichen hinter der Festkaufnummer:

• A = es handelt sich um eine normale Abholung; Die angegebene Menge wird aus dem genannten Kontrakt als Abholung abgebucht
• P = aus dem genannten Kontrakt wird nur der Preis des Kontraktes als Einstandspreis in die aktuelle Position übernommen
• G = Gegenbuchung der aktuellen Abholung gegen eine frühere geplante Abholung; dies ist nur über die F7-Taste, also in Verbindung mit vorher eingegebenen „Geplanten Abholungen“ erlaubt. X-oil nimmt einen Austausch der Abholmengen vor:

1. die aus der „Geplanten Abholung“ wird rückgebucht
2. die aus der echten Abholung wird eingebucht

Wenn über die F7-Taste eine Plan-Position ausgewählt wird, dann setzt X-oil selbständig das Kennzeichen G

Hier sehen Sie das Endergebnis einer TKW-Beladung, verbunden mit einer AUflösung einer Planabholung, die vorher über die F7-Taste bestimmt wurde: aus Kontrakt 4713 wird eine früher geplante Abholmenge von 32.000 Liter ausgebucht und gegen die effektive Menge von 30.780 Liter ausgetauscht (Gegenbuchung).

Beachte:

In dieser Methode der Gegenbuchung (Austausch echte Abholung gegen geplante Abholung) wird eine geplante Abholung durch eine echte Abholung ausgebucht. Das Verfahren erlaubt nicht, dass auf eine geplante Abholung mehrere echte Abholungen gebucht werden. Soweit das in der Praxis aber vorkommt, ist wie folgt zu verfahren:

• a) die erste echte Abholung wird über die F7-Funktion als Gegenbuchung abgewickelt
• b) weitere Abholungen, die sich logisch auf die geplante Abholung beziehen, werden als normale Abholung gebucht:

1. ohne F7-Taste
2. durch Angabe der Kontrakt-Nummer unter Kennzeichen „A“ (Abholung)

Neben der Fahrzeug-Beladung gibt es eine zweite Form zur Erfassung von tatsächlichen Abholungen mit Gegenbuchung zu den geplanten Abholungen. Sie findet sich unter der F12-Taste in der Festkauf-Übersicht und wird vor allem dann eingesetzt in Organisationen, die ohne Einbindung eines Fuhrparks arbeiten, also zB. Direkt-Abholungen von Kunden, Auslieferungen über Fremd-Spediteure usw.

Ausgangspunkt ist also immer die Festkauf-Übersicht, wie sie zB. in 01-05-10 vorhanden ist. Der zu behandelnde Kontrakt wird markiert (zB. über Mausklick) und mit der Funktions-Taste F12 wechselt der Anwender in die Übersicht der vorhandenen Planabholungen ein.

Das folgende Bild zeigt die z.Zt. gespeicherten Planabholungen, ihre Zuordnung zu Fahrzeugen, Touren und geplantem Abholdatum sowie ihren Stand hinsichtlich evtl. bereits getätigter Abholungen.

Bearbeitung:

• F2 = markierte Planabholung ändern (Datum, Menge) oder löschen
• F3 = markierte Planabholung löschen, wenn sie erledigt ist, erkennbar an einem X in der Status-Spalte (rechts neben der Rest-Spalte)
• F4 = Abholung zu der markierten Planabholung erfassen

Beachte:

Die Zugangs-Menge einer solchen Abholung wird immer als Zugang and das unter „an Lager“ angegebene Lager gebucht, nicht als Beladung an einen evtl. angegebenes Fahrzeug! Das hängt damit zusammen, dass hier in der Regel keine echten Fahrzeuge angesprochen werden, sondern über die Fahrzeug-Nummer werden eher Spediteure definiert.

Dieses Verfahren erlaubt es, mehrere Abholungen zu einer geplanten Abholung zu erfassen. Solange die Summe der echten Abholungen kleiner ist als die Planmenge fragt das Programm, ob die Planabholung erledigt ist, dh. ob intern ein Austausch der Plan- gegen die Echtmenge erfolgen soll.

Eine Planabholung wird als erledigt gekennzeichnet, wenn der Anwender das so bestimmt, aber auch, wenn die Abholmenge grösser ist als die Planmenge. Auf erledigte Planabholungen (Markierung X in der Status-Spalte) kann nicht mehr zugegriffen werden. Sie sollten nach und nach mit der F3-Taste gelöscht werden.

In der Mengenkontrolle selbst spielt die Kontrakt-Verwaltung eigentlich keine Rolle mehr: die Kontrakt-Seite ist in der vorhergehenden TKW-Beladung abgewickelt worden. Wenn Sie dennoch das Feld Festkauf benutzen, dann können Sie hier einen Kontrakt zuordnen, was aber keinen Mengen-Einfluß mehr haben darf, sondern nur bewirkt, dass der Preis des Kontraktes als Einkaufspreis in die aktuellePosition mit übernommen wird.

Die Grund-Bedienung dieses Programmes wird vorausgesetzt. Die Dokumentation behandelt nur die Kontrakt-relevanten Teile des Lagerzuganges.

Aufruf der Festmengenverwaltung des aktuellen Artikels. X-oil bietet normal die Kontrakt-Übersicht an, dann Auswahl des zu buchenden Kontraktes und Markierung mit F4. Der ausgewählte Kontrakt wird in die Buchungs-Maske des Lagerzuganges mit übernommen. Der Lagerzugang selbst wird auf der Kontrakt-Seite als echte Abholung gebucht.

Nach der F3 und der Auswahl des Kontraktes sieht dann die Buchungs-Zeile in der Lagerzugangs-Buchung wie folgt aus:

Normal arbeitet die Direktfaktura im Hinblick auf Bestände immer so, dass die zu fakturierende Ware als Abgang direkt von einem Eigenlager betrachtet wird. Es gibt aber auch Vorgänge, bei denen das nicht gegeben ist, zB. die Abholungen von anderen Händlern oder sonstigen Kunden direkt bei der Raffinerie auf Ihre Rechnung. Hier kann man in X-oil grundsätzlich drei verschiedene Methoden anwenden:

• a) man legt für solche Kunden ein (oder mehrere) Pseudo-Läger an, bucht die abgeholte Menge zunächst von einem Kontrakt als Abholung ab und als Zugang auf dieses Lager (01-05-01) und dann mittels der Direktfaktura als Abgang von diesem Lager zum Kunden
• b) man wickelt diesen Vorgang statt über ein Lager über ein Fahrzeug ab, dh. zunächst über Fahrzeugbeladung (01-04-02) und damit die Verbindung zum Kontrakt, und später fakturiert man diese Mengen als Abgang vom Fahrzeug zum Kunden (01-04-05)
• c) direkt über die Direktfakturierung (01-04-06), indem man für die zu fakturierende Position erst Artikel und Menge eingibt und dann über die Funktions-Taste F12 an die Festmengenverwaltung meldet und so diese Menge aus einem Kontrakt direkt als Abholmenge von einem Kontrakt abzieht; der Umweg der Zugangsbuchung zu einem Pseudo-Lager oder –Fahrzeug würde damit entfallen.

Diese Methode ist sehr elegant und zeitsparend. Im Grunde wird hier das Programm –> Lagerzugang in verkürzter Form mit eingeblendet (s.u.) und eine Zugangs-Buchung – auch für die spätere Wareneingangsrechnung – erzeugt. Im Sinne von echten oder Plan-Abholungen sind die hier erfassten Bewegungen immer echte Abholungen, es besteht keine Verbindung zu Planabholungen. Das folgende Bild zeigt den Teil des Programmes, der nach F12 eingeblendet wird um die Kontrakt-Abbuchung zu machen: Artikel-Nummer und Menge sind hier nicht mehr änderbar !!!

Auswertungen für den Bereich Festmengenverwaltung finden Sie unter 01-05-11. Dabei unterscheidet X-oil die folgenden Listen (anzugeben durch Listenform):

Die Gesamt-Liste bringt nur die Gesamt-Zahlen einzelner Kontrakte ohne Ausweis der Einzel-Daten (Bestellungen, Fakturen mit Kundennachweis)

Die Detail-Liste zeigt neben den Gesamt-Werten eines Kontraktes auch die Einzelwerte, dh. sie druckt alle Einzel-Bestellungen und –Auslieferungen sowie evtl noch vorhandener Dispositionen („geplante Abholungen“ aus Tourenplanung bzw. Programm „geplante Abholungen“ aus 01-05-12). In dieser Form ist es auch erlaubt, den Festkauf in der Stern-Form anzugeben: zB: fk0* = alle Kontrakte auswerten, die mit den Zeichen fk0 beginnen

Diese Liste ist speziell für die „geplanten Abholungen“ und die Kundenaufträge, die bereits im Telefonverkauf einen Abholkontrakt zugewiesen bekommen haben. Darunter fallen z.B. in der Regel auch die  T-Aufträge. Diese Aufträge werden im Festkauf-Wesen unter Rubrik „abgeholt“ zwar sofort gebucht – aber es ist die Frage, ob sie tatsächlich (vor dem Ablauftermin des Kontraktes) abgeholt wurden.

Die Liste weist alle „geplanten Abholungen“ und Kundenaufträge aus, die einen Tag vor Ablauf des Kontrakt-Abholdatums noch im X-oil als nicht abgeholt bzw. nicht fakturiert enthalten sind.

Die Liste druckt nur die Kontrakte, die eine Plan-Abholmenge enthalten. Sie dient ebenfalls der Kontrolle, ob diese Kontrakte entsprechend ihrem Kontrakt-Abholdatum kritisch werden.

Die Liste versteht sich als Testliste, um für einzelne Artikel einen Überblick über den momentanen Stand der Kontrakte, der zugehörigen Lagerzugangs-Mengen, Auftrags- und Faktura-Mengen zu erstellen. Bei Angabe einer Festkaufnummer wird die Liste auf diesen einzelnen Festkauf begrenzt, zeigt dafür aber auch die Einzelbewegungen mit an. Die Liste ignoriert alle Angaben zu Lieferort und Datum; zwingend ist die Eingabe von Firmen- und Artikel-Nummer.

(../texte/kontrakte.csv)

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