Metainformationen zur Seite

Übersicht | X-oil | Menü | Programme | Glossar | Themen | Update

X-oil

Artikelstammsatz

Artikelnummer

Die Artikel-Nummer in X-oil ist 8-stellig alpha-numerisch. Das bedeutet, dass sie von links nach rechts aufgebaut ist und dass jede Stelle mit jedem beliebigen Zeichen (A-Z, a-z, 0-9, Sonderzeichen, Leerstelle) belegt werden kann und auch jedes Zeichen „zählt“ – auch Leerstellen.

Wahl der Artikel-Nummer

Grundsätzlich schreibt X-oil keine Regeln in der Vergabe der Artikel-Nummer vor (ausgenommen wenige Ausnahmen, s.u.). In der Praxis gibt es zwei bevorzugte Verfahren:

  • der Anwender bildet seine eigene, firmen-individuelle Artikel-Nummer nach seinen eigenen organisatorischen Bedürfnissen
  • der Anwender übernimmt das Artikel-Nummern-System seines Vorlieferanten (meist begrenzt auf die Schmierstoffe und die Handelsware)

Die erste Methode wird von uns empfohlen und setzt sich in der Praxis auch zunehmend durch, vor allem in den Beziehungen zu den Lieferanten, die sehr häufig ihr Nummernsystem ändern. Zwei Zusatz-Informationen können helfen, die Bevorzugung dieser Methode zu verstehen:

  • jeder Artikel kann neben seiner Artikel-Nummer auch über einen Matchcode, über seinen Langtext („Volltext-Suche“) und über die im Stammsatz hinterlegte Artikelnummer des zugehörigen Lieferanten gefunden und bearbeitet werden
  • damit sind Buchungen von Belegen, die nur die Artikel-Nummer des Lieferanten enthalten aber nicht die anwendereigene Nummer, sofort und ohne Umschlüsselungen möglich; das gilt speziell für Eingangs-Lieferscheine, Fakturen, Bestellungen etc.

reservierte Artikel-Nummern

In X-oil gibt es eine Reihe von reservierten Artikel-Nummern, die Sie kennen und beachten sollten:


Organisation des Artikelbereichs in X-oil

Der Artikelbereich in X-oil ist für Zwecke der Statistiken und der allgemeinen Preispflege wie folgt organisiert (Haupt-Organisation):

PB-HG-UG

„Aufbau einer Artikel-Pyramide“: Einzel-Artikel werden zu Untergruppen (UG), Untergruppen zu Hauptgruppen (HG) und Hauptgruppen zu Produktbereichen (PB) zusammengefasst.

Erlösgruppen

Neben der Artikel-Pyramide aus Unter- und Hauptgruppen sowie Produktbereichen kennt X-oil eine zweite Haupt-Organisation nach Erlösgruppen. Hier werden lediglich verschiedene Artikel zu einer Erlösgruppe zusammengefasst. Die Erlösgruppe ist 3-stellig und geht von 001 bis 999. Die Erlösgruppe ist in der Praxis das Hauptmerkmal für statistische Zusammenfassungen auf der Artikel-Ebene.

Beachte

Fassen Sie in einer Erlösgruppe nur Artikel zusammen, die das gleiche Preis-Mengen-Verhältnis haben. Wenn nicht, dann könnte das statistische Durchschnitts-Ergebnis unbrauchbar werden.

Beide zusammen (Schema nach PB-HG-UG und Erlösgruppen) ergeben grafisch etwa die folgende Organisation. Beachten Sie aber, dass an sich beide Organisations-Ebenen für X-oil in keinem logischen Zusammenhang stehen müssen.

Schlüssel

  • Firma
  • Artikel-Nummer

Beachte

Die Funktionen „Neuanlage“, „Neuanlage mit Duplizierung“ und „Löschen ergeben sich aus den Funktionstasten am unteren Schirmrand:

Neuanlage = F2 (dazu gehört auch Neuanlage mit Duplizierung) Löschen = F7

Allgemeine Handhabung

Die Pflege des Artikelstammsatzes ist aufgeteilt auf z.Zt. 7 Standard- und 5 optionale Fenster, die Sie jeweils mit Cursor auf/ab ansteuern; dabei sehen Sie im rechten größeren Fenster den jeweiligen Inhalt der funktionalen Einheit. Wollen Sie das Inhaltsfenster ansteuern, um dort eine Eintragung zu machen oder zu ändern, dann drücken Sie die Enter-Taste und x-oil lässt Sie in das rechte Fenster. Haben Sie dort Ihre(n) Eintrag gemacht, bringt Sie die erneute Enter-Taste wieder in das linke Fenster.

  • F3 = angezeigten Artikel löschen
  • F4 = Pflege eines Notizzettels zum aktuellen Artikel
  • F6 = Kurzanzeige der wichtigsten Merkmale plus aktueller Bestand
  • F9 = Ende Bearbeitung und Speichern
  • F10 = Ende Bearbeitung ohne Speichern

In den rechten Fenstern sind immer wieder Funktions-Tasten für die Entschlüsselung der entsprechenden Systemwerte vorhanden – Sie können sie über Mausklick oder über die Tastenkombination Alt-X ansteuern (X steht für den jeweils hinterlegten Buchstaben).

Matchcode

Im Artikelbereich gibt es zwei Matchcode-Routinen zur Suche von Artikeln anstelle der Artikelnummer:

  • einmal der Kurztext des Artikels (s.u.), der eine sehr schnelle und einfache Suche erlaubt; diese Matchcode-Funktion wird automatisch dann angesprochen, wenn Sie an allen Stellen, an denen eine Artikelnummer einzugeben ist, Zeichen eingeben, die keine Artikel-Nummer sind: X-oil interpretiert das dann immer als einen Matchcode-Auftrag!
  • dann eine sogenannte Volltext-Suche anhand des Langtextes, die vor allem bei sehr großen Artikelzahlen angewandt wird

Basis-Daten

Aktiv/Passiv

Aktiv / Passiv; Passiv-Artikel sind in Telefonverkauf und Faktura gesperrt. Setzen Sie Alt-Artikel besser auf Passiv, anstatt sie zu löschen.

Kurztext

zugleich Matchcode dieses Artikels. Empfohlene Schreibweise: immer Kleinbuchstaben, ohne Leerstellen, „wie man es spricht“

Lieferant

wichtig vor allem bei Schmierstoffen und Handelsware; bei „Nassware“ EL und DK etc. meist ohne Bedeutung (setzen Sie es dann auf 001). Arbeiten Sie mit Stücklisten und Produktions-Aufträgen dann sollten Sie unbedingt alle Artikel der Eigen-Produktion einem eigenen Lieferanten zuordnen ! Achtung: es handelt sich hier immer um den Standard-Lieferanten! Hat ein Artikel mehrere Lieferanten siehe 4.x

PB/HG/UG

Einteilung des Artikels in die Artikel-Pyramide aus Produktbereich, Haupt- und Untergruppe. Für die Hauptgruppen gibt es eine allgemeine Empfehlung die in der Praxis aus Gründen des Betriebsvergleiches oft eingehalten wird:

  • Produktbereich 1 = alle Mineralöl-Produkte
  • Hauptgruppe 01 = Heizöl
  • Hauptgruppe 02 = Diesel
  • Hauptgruppe 03 = Benzin, Kraftstoffe
  • Hauptgruppe 04 = Kraftfahrzeug-Schmierstoffe
  • Hauptgruppe 05 = Industrie-Schmierstoffe

Erlösgruppe

Erlösgruppe des aktuellen Artikels (von 001-999)

Mehrwertst.

Kennzeichen entspricht einem Eintrag im Systemsatz, wo dann der entsprechende Steuersatz hinterlegt ist; Kennzeichen von 1-6

Bestandsführung

Ja / Nein

Lose/Gebinde

  • Lose Ware = lose Ware oder „Nassware“, typisch: Heizöl, Diesel
  • Gepackte Ware = Gebinde-Ware oder gepackte Ware, typisch: Schmierstoffe

Bestands-Kennz.

  • Liter = Bestand wird in Litern geführt
  • Kilo = Bestand wird in Kilo geführt
  • Liter+Kilo / Kilo+Liter = Bestandsführung in Liter und in Kilo

Faktura-Kennz.

Liter, Kilo, Liter+Kilo, Kilo+Liter analog wie Bestands-Kennzeichen

Preiseinheit

  • 0 = Preis pro 100 Einheiten (Liter oder Kilo)
  • 1 = Preis pro 1000 Einheiten (Liter oder Kilo)
  • 2 = Preis pro 1 Einheit (Liter oder Kilo)
  • 3 = Preis pro 50 Einheiten (Liter oder Kilo)
  • 4 = Preis fix
  • 5 = Preis pro 1 Stück ! Nur bei gepackter Ware !!!
  • 6 = Preis pro Tonne
  • 7 = Preis pro Kubikmeter

Leihgebinde

  • Nein = kein Leihgebinde (ist dann also Normal- oder Vollgut-Artikel)
  • Ja = Leihgebinde (das leere Fass / die leere Gasflasche); Preis immer pro Stück

Verweildauer

Anzahl angezeigte Lieferungen im Telefonverkauf als Erst-Info; empfohlen: 3

Divers-Artikel

  • Nein = kein Divers-Artikel = Normal-Artikel mit feststehendem Text
  • Ja = Divers-Artikel: hat keinen festen Text für Lieferscheine und Faktura, sondern Text ist 5-zeilig und auftragsabhängig einzugeben

Sicherheits-Stufe

0 (niedrigste Sicherheits-Stufe) bis 9 (max. Sicherheits-Stufe)

Gewicht pro Stück

Angabe bei gepackter Ware; versteht sich in Kilo oder Gramm, je nach dem dahinter stehenden Kennzeichen


Bestands-Führung

Bestands-KZ

Ja / Nein

Bestands-KZ

  • Liter = Bestands-Führung in Liter
  • Kilo = Bestands-Führung in Kilo
  • Liter+Kilo / Kilo+Liter = Bestands-Führung in Liter und Kilo

Spez.Gewicht

nur angeben bei Sonderartikeln, die als lose Ware in Kilo geführt, aber in Liter ausgeliefert werden

Bestands-Artikel

  • leer = Artikel wird unter der Nummer des aktuellen Artikels geführt
  • Angabe Artikel-Nummer: Bestand wird nicht unter der Nummer des aktuellen Artikels geführt, sondern unter dieser abweichenden Nummer; Verwendet ein Artikel einen Bestands-Artikel, so sprechen wir in X-oil von reinen Verkaufsartikeln. Typischer Fall ist zB. Premium-Heizöl: Premium-Heizöl ist ein reiner Verkaufsartikel, der zugehörige Bestands-Artikel ist das Normal-Heizöl

Festmengen-Kz.

  • ohne Festmengenverwaltung = keine Festmengen- oder Kontraktverwaltung
  • mit Festmengenverwaltung = Festmengen- oder Kontraktverwaltung, mengenmäßig
  • erweit. Festmengenverwaltung = wie 1, zusätzlich werden auch Einstandspreise aus Kontrakten genommen

Festmengen-Artikel

  • leer = Kontrakte werden unter der Nummer des aktuellen Artikels geführt
  • Angabe Artikel-Nummer: Kontrakte laufen nicht unter der Nummer des aktuellen Artikels sondern unter dieser abweichenden Nummer

Lagerplatz

normaler Lagerplatz dieses Artikels; 000 = keine Zuordnung; die Lagerplatznummer können Sie frei vergeben; gilt nicht für X-LVS !

VPE (Stk/Großpack)

Verpackungseinheit (Stück pro Großpackung, zB. Karton)

VPE/Palette Palette zwingend

Anzahl Verpackungs-Einheiten pro Palette (zB. Kartons pro Palette J/N (Angabe nur bei Paletten-Ware)

Gewicht pro Stück

Erklärung siehe oben bei Basis-Fenster

Lagerangaben

Die folgenden Angaben verstehen sich als die Gesamtwerte für die gesamte Firma (= „Lager“ 000). Wenn Sie diese Bestands-Werte auf einzelne Läger zuordnen wollen, dann benutzen Sie dazu die F4: dort können Sie diese Bestandswerte für bis zu 30 einzelne Läger angeben

  • Melde-Bestand = gew. Melde-Bestand in Litern oder Kilo (empfohlen spez. bei Schmierstoffen)
  • Mindest-Bestand = Mindest-Bestand in Litern oder Kilo
  • Maxi-Bestand = maximal lagerbarer Bestand in Liter oder Kilo
  • Mind.Bestellmenge = Mindest-Bestell-Menge beim Lieferanten
  • Shelflife = Angabe reserviert für X-LVS Anwender

Achtung:

die Angaben zu VPE und VPE/Palette gelten für den Standard-Lieferanten, wie er in den Basis-Daten festgelegt ist. Haben Sie mehrere Lieferanten für diesen Artikel, dann können die VPE-Werte dort abweichen ( siehe 4.x)


Fibu+Kore

Erlöse

Angabe des normalen Fibu Sachkonto Erlöse; gemeint ist hier immer das Erlöskonto für das normale Mehrwertsteuerverhältnis, also z.B. „Erlöse Heizöl 19 %“

Erlöse ohne Steuer

Angabe des Fibu-Lontos für Erlöse mehrwertsteuer-frei. Bei Angabe = Null:

Beachte: Legen Sie diese Erlöskonten in der Finanzbuchhaltung immer in 10-er Schritten an (8100, 8110, 8120 etc); X-oil bucht nämlich die mehrwertsteuer-freien Erlöse (z.B. bei Eigenverbrauch) auf das im Artikelstammsatz angegebene Erlöskonto plus 5, also z.B. auf 8105, 8115, 8125, …

Erlöse EU ig.L

Erlöskonto für Lieferungen in der EU (innergemeinschaftliche Lieferungen)

Einkauf

Sachkonto für den Wareneinkauf; wird benötigt im Programm Eingangsrechnungen sowie bei bestimmten Formen der Kostenrechnung als Kostenart

Einkauf ohne Steuer

Sachkonto für Wareneinkauf ohne Vorsteuer

Bestand

Sachkonto für den Bestand bzw. die monatl. Bestands-Änderungen; wird benötigt bei Einsatz des Programms „Monatsbestände f. Finanzbuchhaltung“ 05-03-08

Kostenstelle

Angabe der Kostenstelle; wird benötigt, wenn Eingangsrechnungen nicht nur in der Finanzbuchhaltung sondern auch in der Kostenrechnung gebucht werden


Texte+Zoll

Kurztext

Matchcode; Beschreibung siehe bei 4.1. Basisdaten

Langtext

Langtext für Lieferscheine und Rechnungen

Mengen-Kennzeichen

Mengen-Kennzeichen, wird 1:1 als Zusatzerklärung auf Rechnungen gedruckt; normaler Inhalt z.B. Lt, kg, St, etc.

Textbaustein

Zuordnung eines Textbausteins zum aktuellen Artikel –> Doku-Punkt 5.1.

Fremdsprachen

mit dem Pushbutton „Fremdsprachentexte“ können Sie für den aktuellen Artikel fremdsprachliche Langtexte angeben, die auf entsprechende Fremdsprachen-Rechnungen zu drucken sind; maßgebend für die Steuerung der Fremdsprachen ist der im –> Kundenstamm enthaltenen –> Sprachenschlüssel

Kundentext

mit dem Pushbutton „Kundentexte“ können Sie in einem Zusatzbild den aktuellen Artikel angeben: Bei Kunde nnnnnn hat der aktuelle Artikel die Kunden-Artikel-Nummer x und eine vom Kunden gewünschte Artikelbezeichnung y. Diese Kunden-Artikel-Nummer und dieser Text werden dann auf Lieferschein und Rechnung mit angedruckt.

Sinn dieser Kundentexte ist, bei Großkunden auf den Lieferscheinen und Rechnungen sein eigenes Nummern- und Textsystem zu finden und nicht das des Mineralölhändlers.

Sicherheitsdatenblatt

Sicherheitsdatenblatt-Nummer; 000 = Artikel hat kein Sicherheitsdatenblatt 001-999 = Nummer des Sicherheitsdatenblattes für diesen Artikel ast = Nummer des Sicherheitsdatenblattes entspricht der Artikel-Nr

Weitere Informationen im Zusammenhang mit Sicherheitsdatenblättern:

Ist in einem Artikelstamm eine Sicherheitsdatenblatt-Nummer eingetragen, so schaltet das in X-oil automatisch eine entsprechende Kontrolle ein: bei jedem Lieferschein wird geprüft, ob der jeweilige Kunde das Sicherheitsdatenblatt bekommen hat. Wenn nein, dann druckt X-oil einen entsprechenden Text in den Lieferschein („Sicherheitsdatenblatt xxx ausgegeben“) und speichert diesen Vorgang ab. Über eine spezielle Auswertung ist dann jederzeit eine Auskunft möglich, welcher Kunde wann und mit welchem Lieferschein welches Sicherheitsdatenblatt bekommen hat, bzw. – vom Sicherheitsdatenblatt ausgehend – welches Datenblatt wann und mit welchem Lieferschein an welchen Kunden gegangen ist. Anhand dieser Auswertungen kann also auf Bedarf sofort ein Rückgriff auf den Urbeleg erfolgen, auf dem der Hinweis des Sicherheitsdatenblattes steht und (hoffentlich) die Unterschrift des Kunden, sowohl Ware als auch Sicherheitsdatenblatt erhalten zu haben. Verwaltung Sicherheitsdatenblätter siehe 05-04-09.

ADR-Kennzeichen

leer = kein ADR-Hinweis für diesen Artikel nötig ungl. leer = entsprechender ADR-Text ist im  Systemsatz 04-05-06 hinterlegt und wird auf Lieferscheine gedruckt

Weitere Informationen im Zusammenhang mit ADR-Texten:

ADR-Kennzeichen können sein beliebige Buchstaben oder Zahlen; in 04-05-06 ist das Gegenstück als Kennzeichen enthalten und der diesem Kennzeichen zugeordnete Text. Taucht in 04-05-06 dieses Kennzeichen mehrfach auf, so interpretiert X-oil das als mehrzeiligen ADR-Text und druckt (von oben nach unten bzw. vom ersten bis zum letzten Vorkommen dieses Kennzeichens) einen mehrzeiligen ADR-Text.

GGAV-Kennzeichen

  • 00 = kein GGAV-Text für diesen Artikel nötig
  • 01-99 = Nummer des zugehörigen GGAV-Textes, der im –> Systemsatz unter 01-05-07 gepflegt wird und den X-oil auf Lieferscheine druckt

VSA-Kennzeichen

Für bestimmte Artikel kann der Druck eines kundenabhängigen VSA-Textes notwendig sein. Für solche Artikel benutzen Sie das VSA-Kennzeichen

  • Kennzeichen 1 = beliebiger Wert (a-z, A-Z, 0-9)
  • Kennzeichen 2 = L = VSA-Text auf Lieferschein drucken
  • Kennzeichen 2 = R = VSA-Text auf Rechnung drucken
  • Kennzeichen 2 = B = VSA-Text auf Lieferschein und Rechnung drucken

Das „Gegenstück“ zum VSA-Kennzeichen auf der Kundenseite finden Sie im Kundenstamm-Menu „Kunden-VSA-Texte“, wo sie pro Kunde und Kennzeichen-1 sowohl eine Textzeile für Lieferscheine als auch eine für Rechnungen anlegen können.

Textbausteine

Bei der Beschreibung des Artikelstammes haben Sie im Fenster „Texte“ (s.oben bei 4.4) einen Hinweis „Textbaustein“.

Schlüssel

  • Firma
  • Nummer des Textbausteins; diese ist alphanumerisch, dh. Sie können darin die Buchstaben A-Z, a-z und die Ziffern 0-9 beliebig miteinander kombinieren

Daten

Art
  • T = Totalbaustein; wird auf Rechnung erst gedruckt, wenn die Rechnung fertig erstellt ist („nach dem Totalwert“)
  • E = Einzelbaustein; wird in der Rechnung sofort an der Position gedruckt an der der Artikel steht (oder die Rechnungszeile, die den Baustein auslöst); in dieser Form wirkt ein Textbaustein wie eine Verlängerung der Artikelbezeichnung (des Langtextes); die eingeblendete Textmarke dient dazu, den Text eines solchen
  • I = Individuelle Texte; sie werden von X-oil gedruckt, wenn die entsprechenden Kriterien (Datums-Bereich, Kundenkreis, Betriebsstätte(n), Abnehmergruppe(n), Produktbereich(e) und Hauptgruppe(n) in einem Auftrag erfüllt sind Einzelbausteins hier zu begrenzen
Drk LS

J / N = auf Lieferscheine drucken / nicht drucken

Drk Rech

J / N = auf Rechnungen drucken / nicht drucken

Kurztext

dient lediglich dazu, den Textbaustein in einer Übersichtsform (Taste F2=Anzahl für „Anzeige alle“ in der Schlüssel-Maske) zu identifizieren

Zeile 1 bis Zeile 7

max sieben Textzeilen zu 64 Zeichen Länge (für Totalbaustein) bzw. bis zur Textmarke (für Einzelbausteine)

Leerzeilen

können Sie dadurch erzwingen, dass sie einen Punkt ('.') als erstes und einziges Zeichen in eine Zeile setzen. Das Druckprogramm ersetzt diesen Punkt ('.') dann durch ein Leerzeichen (' ').

Leere Zeilen werden nicht gedruckt!!

Forts. Nr.

Wenn die 7 Textzeilen nicht ausreichen, dann können Sie hier die Nummer eines weiteren Textbausteins angeben, der dann als Fortsetzung dient. Sie können so eine ganze Kette von Bausteinen bilden.

Beachte: Achten Sie darauf, dass Sie mit dieser Fortsetzung keine unendlichen Schleifen bilden: Baustein X5 hat Fortsetzung in X6 und der Baustein X6 hat seine Fortsetzung in X7 und X7 hat Fortsetzung in X5 – das gibt einen „Loop“, der nie aufhört.


Zollkennzeichen

nur verwenden in Absprache mit XPOINT


Preise

Lose Ware

Preiseinheit

siehe dazu oben bei 4.1. Artikelstamm Basisdaten

Altöl / EBV

0 = kein EBV-Aufschlag auf Einstandspreis berechnen

4-6 = den EBV-Satz, der diesem Kennzeichen entspricht

( Systemsatz 04-01-01,3) auf Einstandspreis addieren

EK Stammpreis

  • Nein = Einkaufspreis nicht im Stammsatzes (zB. –> 04-06-01)
  • Ja = Einkaufspreis hier im Stammsatz: –> Preis-1, gültig bis tt.mm.jj, danach gilt: Preis-2

VK Stammpreis

  • Nein = Verkaufspreis nicht im Stammsatz (wird zB. gebildet aus Einkaufspreis plus  Kalkulationstabelle (04-06-04)
  • Ja = Verkaufspreis hier im Stammsatz: –> Preis-1, gültig bis tt.mm.jj, danach gilt: Preis-2

VK-Grenzpreis

Angabe eines untersten Verkaufs-Grenzpreises

Skonto-Fähigkeit

  • Ja = Artikel ist skonto-fähig
  • Nein = Artikel ist nicht skonto-fähig

Aufschlag automat.

  • Ja = Artikel bei automatischen Aufschlägen berücksichtigen
  • Nein = Artikel bei automatischen Aufschlägen nicht berücksichtigen

Aufschlag-Artikel

  • Ja = Artikel ist selbst Aufschlag-Artikel
  • Nein = Artikel ist selbst kein Aufschlag-Artikel

Preispflege-Gruppe

empfohlen, wenn Lieferant eine solche Einteilung hat

Minerakölst. KZ

zugeordnetes Minealölsteuer-Kennzeichen, dahinter steht dann entsprechender Steuersatz als Aufschlag zum EK-Preis

Beachte: Gerade im Zusammenhang mit Artikeln der losen Ware gibt es eine spezielle Variante der Preisfindung über das Programm –> Preiszusammenhänge (04-03-13). Dort kann ein Artikel so definiert werden, dass sein EK- und/oder VK-Preis immer in einem festen Abstand im Zusammenhang steht mit einem anderen Artikel. (Beispiel: Premium-Heizöl ist immer normales Heizöl plus x,xx)

Zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit Aufschlag (TKA):

In X-oil gibt es automatisierte Aufschläge; gelegentlich auch noch mit dem Arbeits-Titel TKA benannt.Dahinter steht ganz allgemein die Möglichkeit, auf eine Rechnung in Abhängigkeit von Mengen aus bestimmten Hauptgruppen einen Aufschlag auf eine Rechnung zu bringen – ohne Eingreifen des Anwenders. Typischer Vertreter eines solchen Aufschlages ist der im Süden verbreitete GGVS-Aufschlag. Die Steuerung dieser Aufschläge finden Sie in  04-03-12 TKA-Artikel.

Im –> Kundenstammsatz können Sie festlegen, ob ein Kunde an diesem automatischen Aufschlag-System teilnimmt oder nicht. Im Artikelstammsatz (s.o.) können Sie festlegen, ob der aktuelle Artikel in die Mengenberechnung, die zu einem Aufschlag führt, mit berücksichtigt werden soll oder nicht.


Gepackte Ware

Bestandsführung in

  • Liter
  • Kilo
  • Liter+Kilo
  • Kilo+Liter

Faktura in

  • Liter
  • Kilo
  • Liter+Kilo
  • Kilo+Liter

Gebindeart

Je nach Auswahl


Artikelstammsatz: gepackte Ware

Dieses Fenster ist nur belegt, wenn der Artikel in den  Basis-Daten als gepackte Ware (Gebinde- Ware) definiert ist!

Bestands-Kennz.

Angabe von L und K wie in den –> Basisdaten

Faktura-Kennz.

Angabe von L und K wie in den –> Basisdaten

Gebinde-Art

000 = keine Gebindeart mit diesem Artikel verbunden 001-998 = entsprechende Gebindeart, die über 04-03-02 zu pflegen ist; Angaben in der Gebindeart sind z.B. eine Bezeichnung und der Inhalt in Litern und/oder Kilo pro Gebinde sowie Pfand-Regelungen

XPOINT empfiehlt, Gebindearten nur in Verbindung mit der Bepfandung von Artikeln zu verwenden! Aus praktischen Gründen und im Sinne einer klareren Dokumentation sollten die Inhaltsangaben immer in den beiden folgenden Feldern hinterlegt sein:

Inhalt Liter

Inhalt in Litern (hat dann Vorrang vor einer evtl. Gebinde-Art)

Inhalt Kilo

Inhalt in Kilo (hat dann Vorrang vor einer evtl. Gebinde-Art)

Gewicht pro Stück

Angabe bei gepackter Ware; versteht sich in Kilo oder Gramm, je nach dem dahinter stehenden Kennzeichen (K=Kilo / G=Gramm)


Artikelkoppelungen

Das Fenster Artikelkoppelungen ordnet dem aktuellen Artikel funktional anderen Artikeln zu. Gehen Sie mit solchen Koppelungen sehr gewissenhaft um und achten Sie auf die hier beschriebenen Folgen:

Lieferanten-Artikelnummer

Angabe einer Nummer, die der Lieferant dieses Artikels benutzt (normal nur bei Schmierstoffen und Handelsware von Bedeutung) Dient als Suchbegriff z.B. bei Erfassung von Warenzugang.

Kalkulations-Artikel

Angabe eines Artikels, dessen  Kalkulationstabelle (04-06-04) zu benutzen ist. Wird normal nur bei Artikeln benötigt, die lose Ware sind.

Bestandsf.-Artnr.

Angabe eines Artikels, unter dessen Nummer der Bestand für den aktuellen Artikel zu führen ist; der aktuelle Artikel wird damit zu einem reinen Verkaufsartikel „degradiert“. Beispiel: Premium Heizöl hat normal keine eigene Bestandsführung, sondern wird bestandsmäßig unter Heizöl geführt

Festmengen-Artikel

nur bei Artikeln mit –> Festmengenverwaltung lt. Basisdaten Angabe eines Artikels, unter dessen Nummer die Festmengen (oder Kontrakte) verwaltet werden. Diese Koppelung haben Sie z.B. bei Super-Benzin und Super-Plus, die kontraktmässig in der Regel auf Normal-Benzin zugeordnet werden kann

Preisbasis-Artnr.

Angabe eines Artikels, aus dem heraus der Einkaufspreis zu holen ist; der aktuelle Artikel ist dann normal eine gepackte Ware und hat keinen eigenen Einkaufspreis, sondern einen –> Gebindeaufschlag (s.o.)

WS/LV-Artikel *)

Angabe einer Artikel-Nummer aus dem Programmsystem X-WS oder X-LV; hier erfolgt eine Koppelung eines X-oils Artikels, der im Technikbereich (WS/LV) verwaltet wird und dort auch seinen Bestand hat

Docking-Artnr. **)

Angabe der Artikel-Nummer, die im Docking-System für den aktuellen Artikel benutzt werden soll. (Die Docking-Norm TDL kennt nur 3-stellige Artikel-Nummern)

Oiltainer ***)

Zuordnung zu einem bestimmten Oiltainer-Typ (entspricht ungefähr einem Leergut-Artikel)

Meßtechn. Produkt-Code **)

Verknüpfung dieses Artikels zu dem Bestandsf.-Artikel, wie er im Docking-System benutzt werden soll

  1. *) bitte nicht mehr verwenden; entfällt in nächster Version
  2. * *) nur verwenden im Zusammenhang mit dem Docking-Modul !!
  3. * * *) nur bei Einsatz des Oiltainer-Moduls nötig; davor bitte Rücksprache mit Xpoint Software GmbH

Flüssiggas

Fl.Gas-Artikel

Ja = Artikel gehört in den Bereich der Flüssiggase (X-fg)

Gasart

Angabe der entsprechenden Gasart; normal wird das geschlüsselt als:

  • pr oder PR für Propan-Gas
  • bu oder BU für Butan-Gas
  • mx ode MX für Mix Propan/Butan

Anlieferung

Aufschlag in Euro pro Anlieferung bei Flaschengas


Docking

Das folgende Fenster ist nur dann zu benutzen, wenn der Artikel im Zusammenhang mit Docking nach TDL-Norm und vor allem im Zusammenhang mit der Touren-Optimierung OptiTool steht:

Docking-Artikelnummer

Artikel-Nummer des aktuellen Artikels im Docking TDL-System

Spez. Gewicht

Artikel-Nummer des aktuellen Artikels im Docking TDL-System

zugeordnete Temperatur

die dem spezifischen Gewicht zugeordnete Temperatur (normal 15)

Additv-Konzentration

Angaben zur Additiv-Konzentration

Additiv-Faktura

Angaben zur Additiv-Fakturierung

GGVS-Klasse

Angaben zur GGVS-Klasse lt. TDL-Norm


Stückliste

Für Schmierstoff-Artikel in Gebinde-Form („gepackte Ware“) können an einen Artikelstammsatz Stücklisten angehängt werden. Artikel mit anhängenden Stücklisten verstehen sich als End-Produkte, die aus verschiedenen Einzel-Artikeln zusammengesetzt sind. Solche Stücklisten werden benötigt, wenn Sie mit den sogenannten Produktionsaufträgen eigene Schmierstoffe herstellen bzw. abfüllen. Stücklisten sind erlaubt sowohl für „lose Ware“ als auch für „gepackte Ware“. Ein Artikel kann eine Haupt-Stückliste und bis zu 9 weitere Varianten-Stücklisten haben.

Eine detaillierte Dokumentation von Stücklisten und Produktionsaufträgen finden Sie im Anhang D der X-oil Dokumentation 2.


Lieferanten

Wenn ein Artikel mehrere Lieferanten hat, dann können Sie diese in diesem Unterfenster angeben. Klicken Sie dazu auf „Neu“ oder einen der bereits angezeigten Lieferanten. Anzugeben sind pro Lieferant „seine“ Artikelnummer, -Bezeichnung, Einstandspreise, Fracht, Mindestbestellmenge, VPE und VPE/Palette. Unterschiedliche Lieferanten spiegeln sich dann speziell im Bestell- und im Warenzugangsprogramm wieder. Siehe dazu die entsprechenden Teile in der X-oil Doku 2.


Artikel-Matchcode

Im Artikel-Bereich sind in X-oil zwei unterschiedliche Matchcode-Funktionen enthalten. Die eine arbeitet auf der Basis des Kurztextes als Standard-Matchcode-Begriff, die andere ist eine sogenannte Volltextsuche. Beide Matchcodes sind immer an den Stellen einzugeben, an denen X-oil eine Artikel- Nummer erwartet. Ist dort Ihre Eingabe keine Artikel-Nummer, dann geht X-oil davon aus, dass Sie eine Matchcode-Suche starten wollen


Matchcode nach Kurztext

Diese Suche geht normal sehr schnell, vor allem bei günstigem Aufbau Ihrer Kurztexte. Stolpersteine haben Sie hier, wenn Sie unnötigerweise im Kurztext keine einheitliche Schreibweise (zB. Klein- und Großbuchstaben) verwenden. „Treffer“ in der Kurztextsuche liegen vor, wenn alle Zeichen des Such- textes in dieser Folge im Kurztext des Artikels vorhanden sind. Die Zeichen Stern oder Plus (*,+) im Suchtext verstehen sich als „Joker“, dh. sie ersetzen ein (!) Zeichen im Sinne von: hier Inhalt beliebig. Der Matchcode nach Kurztext unterscheidet exakt nach Groß- und Klein-Schreibung!

Beispiel

Suchtext mag*u
Treffer Artikel mit folgendem Kurztext aber nicht folgenden
magnum 4 T Magnum-Turbo
magnum-Turbo Grund: unterschiedliche Schreibweise
magclub230 des ersten Buchstabens!

Matchcode mit Volltext nach Langtext

Diese Suche ist immer hilfreich bei sehr großen Datenmengen und dementsprechend oft unklaren Kurztexten oder Sie können in der Länge des Kurztextes (12 Zeichen!) nicht genügend Signifikanz unterbringen. X-oil erkennt den Unterschied zwischen dem Matchcode nach Kurztext und dem nach der Volltext-Methode daran, dass Sie Ihren Suchbegriff mit dem Raute-Zeichen (#) beginnen lassen.

Beachten Sie die folgenden Punkte zur Volltext-Suche:

  • Volltextsuche erkennt x-oil immer an der Raute (#) als erstem Zeichen des Suchtextes
  • im Suchtext dürfen keine Leer- oder Jokerzeichen (*,+) enthalten sein
  • Volltextsuche arbeitet immer so, dass die Groß- und Kleinschreibung ignoriert wird
  • Treffer in der Volltextsuche liegen vor, wenn alle (!) Zeichen des Suchtextes in dieser Folge (!) irgendwo (!) im Langtext des Artikels vorhanden sind

Beispiel

Suchtext #mag40
Treffer Artikel mit folgendem Langtext
Wintershall Magnum 4 T Plus 10W-40
UNIL Myagro 10W-40
Mobil Agri Extra 10W-40
Molyduval Pegasus KD 460

Die Volltextsuche kann alternativ auch erst im Auswahl-Bild des Matchcodes gestartet werden. Benutzen Sie dazu den dort dafür vorgesehenen Button „Volltextsuche“. Beachten sie hierzu:

  • in dieser Form benötigen Sie keine Raute (#) als erstes Zeichen im Suchtext
  • Sie können die Suche weiter eingrenzen auf bestimmte Lieferanten, Haupt- und Untergruppen (Angabe 000 ist dann immer zu verstehen als „alles“)

Gebindeart

Im Artikelstammsatz von Gebinde- oder gepackter Ware finden Sie einen Hinweis auf die dem Artikel zugeordnete Gebindeart (s. oben bei 4.6). Inhalt des Gebindestammsatzes:

Bezeichnung

beliebige Bezeichnung der Gebinde-Art

Kurztext

beliebige zweistellige Kurzbezeichnung

Inhalt in Liter

Normal-Inhalt des Gebindes in Liter –> entsprechende Angaben im Artikel haben Vorrang !

Inhalt in Kilo

Normal-Inhalt des Gebindes in Kilo –> entsprechende Angaben im Artikel haben Vorrang !

Spez. Gewicht

z.Zt. keine Bedeutung

Einheit Großpack

z.Zt. keine Bedeutung

Kennzeichen Bestandsführung

Angabe L und K wie bei –> Artikelstammsatz

Kennzeichen Faktura

Angabe L und K wie bei –> Artikelstammsatz


Leergutverwaltung

Die folgenden Angaben sind einzutragen nur in Zusammenhang mit der Leergut-Verwaltung: Zusätzliche Informationen zur Leergut-Verwaltung siehe oben bei 3.7.

Leihgebinde

  • J = Gebindeart steh in Zusammenhang mit Leergutverwaltung
  • N = kein Zusammenhang mit Leergutverwaltung

Leergutkontrolle

  • J = die Leergutkontrolle wird stück-mässig vorgenommen
  • N = keine stückmässige Leergutkontrolle

Bepfandung

  • J = neben der Stück-Kontrolle erfolgt auch eine Bepfandung
  • N = keine Bepfandung

Leergut-Artikelnummer

Nummer des zugehörigen Artikelstammes, der als Leergut dient

Beachte:

Im Grunde braucht X-oil nur dann die Gebinde-Arten, wenn Sie die Leergutverwaltung mit oder ohne Bepfandung einführen wollen. Ohne Leergutverwaltung finden sich alle massgebenden Angaben in dem Artikelstammsatz – bis auf die Nummer der Gebindeart. Aber die halten wir für nicht nötig, weil der Gebinde-Inhalt lt. Artikelstammsatz ohnehin auf Lieferscheinen und Rechnungen ausgedruckt wird.


Lieferanten

Die Artikel haben im Stammsatz eine Zuordnung zu Lieferanten. Speziell für Schmierstoffe und Handelsware ist das von praktischer Bedeutung, weniger für die Nassware. Für Artikel, die Sie über  Stücklisten und  Produktionsaufträge selbst herstellen (abfüllen), sollten Sie unbedingt eine eigene Lieferanten-Nummer vergeben.

Kontenart

normal auf 2 stellen, besonders in Zusammenhang mit der CSS FixFibu und den Wareneingangsrechnungen; sonst auf Null stellen

Konto-Nummer

Angabe des zugehörigen „Kunden“-Stammsatzes, der natürlich ein Kreditor sein muss

Lieferanten-Name

beliebiger Kurztext

Nr. Abhol-Lager

Nummer des diesem Lieferanten normal zugeordneten Lagers (Lieferstelle) 000 = keine spezielle Zuordnung

Preise inkl. EBV

  • J = Lieferant hat im Einkaufspreis den EBV-Anteil eingerechnet
  • N = Einkaufspreise diese Lieferanten sind ohne EBV-Anteil

Abholnummer

Standard-Abholnummer bei diesem Lieferanten


Koppelprodukte

Koppelprodukte sind eine Möglichkeit, bei Verkauf eines Artikels X im Telefonverkauf vom Programm aus automatisch einen weiteren Artikel Y vorzuschlagen, den der Verkäufer dem Kunden anbieten soll – weil er es sonst wahrscheinlich vergessen würde.

Schlüssel

geben Sie hier den Leit-Artikel ein

Daten

Artikel-2 ist der an den Leit-Artikel angekoppelte Zweit-Artikel

Pro Menge 1 hier können Sie ein Mengenverhältnis definieren, zB.:

zug.Menge 2 pro 1000 L des Leitartikels sind 1,5 Liter des Koppelproduktes zugedacht


TKA-Artikel

Beachte dazu die zusätzlichen Informationen oben bei 4.5. „Artikelstammsatz Preise“. Jede Zeile der Maske dient zur Definition eines Aufschlag-Artikels in der Lese-Form (v.l.n.r.):

Artikel xyz ist als automatischer Aufschlag einzusetzen, wenn die in der Rechnung enthaltenen Artikel in den Hauptgruppen (max 5 Angaben)

  • b = bis zu einer Menge von X vorhanden sind; übersteigt die Menge den Wert X dann kein Aufschlag
  • a = ab einer Menge von X vorhanden sind; bei Mengen unterhalb des Wertes X dann kein Aufschlag

Preiszusammenhänge

Das Programm Preiszusammenhänge erlaubt Ihnen eine vereinfachte Preis-Steuerung für Artikel, die im Ein- und im Verkaufspreis zu einem anderen Artikel in einem festen Preis-Zusammenhang stehen. Solche Verhältnisse haben Sie z.B. in der Beziehung von Premium-Heizöl zu normalen Heizöl oder von Super-Benzin zu Normal-Benzin.


Schlüssel

Geben Sie hier den „untergeordneten“ Artikel ein, also für die oben genannten

	Beispiele das Premium-Heizöl oder das Super-Benzin

Daten

Basis-Artikel

ist der Leit-Artikel, auf den sich der Preis-Zusammenhang bezieht; im Beispiel oben also das Normal-Heizöl oder das Normal-Benzin

VK-Auf/Ab 1

Auf- oder Abschlag auf den VK-Preis nach Ablauf des Datums

gültig bis

Angabe als tt.mm.jj

VK-Auf/Ab 2

Auf- oder Abschlag auf den VK-Preis nach Ablauf des Datums

EK-Auf/Ab 1

Aufschlag oder Abschlag (Wert wird als negative Zahl eingegeben) des untergeordneten Artikels (Premium-Heizöl) auf den Einkaufspreis des Leit-Artikels (normales Heizöl)

gültig bis

Angabe als tt.mm.jj

EK-Auf/Ab 2

Auf- oder Abschlag auf den EK-Preis nach Ablauf des Datums


Diverses

Freie Kennzeichen

Zwei frei zu vergebende Kennzeichen, die vorwiegend statistische Bedeutung haben: Sie können für Ihre Statistiken diese Kennzeichen als Auswahl- oder Selektions-Kriterium verwenden


Übersicht | X-oil | Menü | Programme | Glossar | Themen | Update