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X-oil

Adminstration

Grundlagen und Grundfunktionen

Die X-oil Administration umfaßt eine Reihe von Funktionen zur Verwaltung Ihres X-oil-Systems und greift auch für die Zusatzpakete X-LV, X-wärme, X-tanken etc. Im einzelnen regelt die X-oil Administration:

01 Listen

Definition der in X-oil (X-LV, X-WS …) erzeugten Listen hinsichtlich Arbeitsgebiet, Schriftart (schmal, compressed, normal), Löschbarkeit, und Passwortschutz

02 Drucker

Angabe der in X-oil vorkommenden Drucker

03 Benutzer u. Gruppen

Definition der vorkommenden Benutzer mit ihren Spezifikationen (z.B. exklusive Zuordnung von Firmen- und Betriebsstätten-Nummern, und Drucker) sowie die Zuordnung zu Benutzer-Gruppen.

In der Benutzer-Gruppe wird für mehrere Benutzer gemeinsam definiert, welche Programm-Menus und welche Einzelprogramme für diese Gruppe erlaubt bzw. gesperrt sind.

04 Programme

Ausgewählte Einzelprogramme von X-oil können hier mit einem vierstelligen Passwort geschützt und so von der allgemeinen Anwendung durch alle Benutzer ausgeschlossen werden. Zusätzlich spielen Sie über dieses Menu ein neues X-oil Versions-Update ein und in Punkt 04 können Sie ein Protokoll von ausgewählten Stammdatenänderungen abfordern.

Selbstverständlich ist dieses Administrations-System selbst so zu gestalten, dass nur ausgewählte Mitarbeiter dafür berechtigt sind. Insgesamt herrscht aber eine große Bandbreite: in einem Extrem kann X-oil arbeiten, ohne das überhaupt das Administration- System verwendet wird, im anderen Extrem können für jeden einzelnen Benutzer individuelle Zugriffsberechtigungen festgelegt werden.

01 Listen

01 Einstellungen Listen [[xoil:programm:xo037a|xo037A]]

xo037A

Die X-oil Administration Listen erlaubt es, die im Programm-System vorkommenden Listen zu verwalten durch

Bezeichnung

Zuordnung einer Bezeichnung (X-oil selbst gibt nur einen max. 6-stelligen Listennamen aus) zur besseren Wiedererkennung

Gebiet

Zuordnung eines (Arbeits-)Gebietes; normal sind folgende Arbeits-Gebiete empfohlen:

  • o Listen aus X-oil
  • t Listen aus dem Tankstellensystemen X-TK oder X-SK
  • w Listen aus dem Wärmeservice X-WS
  • l Listen aus dem Leistungsverzeichnis X-LV (Heizungbau)

Jedoch kann der Anwender durch Vergabe eigener Zeichen auch eigene, meist enger gefasste Arbeitsgebiete definieren, indem z.B. die aus der Fakturierung stammenden Listen (Rechnungen, Statistiken etc) alle einem Gebiet „f“ zugeordnet sind.

Sinn der Gebietszuordnung ist es, die einzelnen „Töpfe“ der Listenverwaltung klein und überschaubar zu halten und sie so schneller bearbeiten zu können. Weiter könnte über die Gebietszuordnung auch eine funktionale Zuordnung von Listen zu einer Abteilung des Unternehmens erfolgen.

Form

Hinweis, ob die einzelne Liste für ihren Ausdruck auf Normal-Papier oder auf ein spezielles Formular zu drucken ist. Empfehlung:

  • n = normales Papier
  • F = Formular
LKZ Löschkennzeichen

Das Löschkennzeichen regelt, ob eine Liste auch ohne Ausdruck über einen Drucker aus der Listenverwaltung zu löschen ist oder ob ein vorheriger Ausdruck zwingend ist. Für Listen, die zwingend ausgedruckt werden müssen, setzen Sie hier das Zeichen # (Raute) ein.

CPI Druck- oder Schriftbreite (bezogen auf eine Zeile einer A4-Seite)

Die Angabe steuert, ob eine Liste in einer der drei Schriftbreiten auszudrucken ist:

  • 0 = 10 CPI (80 Zeichen pro Zeile) (Normalschrift, zugleich die breiteste Schrift)
  • 2 = 12 CPI (94 Zeichen pro Zeile) (Schönschrift)
  • 7 = 17 CPI (132 Zeichen pro Zeile) (Schmalschrift, zB. bei Statistiken)
Pass (Passwort)

Eine Angabe in dieser Spalte bewirkt, dass diese Liste in der Listenverwaltung nur gegen Eingabe des Passwortes zu behandeln ist (drucken, löschen, anzeigen)

Handhabung

Die Handhabung dieses Programmes läuft weitgehend über die unten eingeblendeten Funktions-Tasten:

  • F2 vorwärts blättern
  • F3 rückwärts blättern
  • F4 neue Listenadministration abspeichern
  • F9 neue Liste aufnehmen
  • F10 Ende

Zum Ändern einer Liste stellen Sie den Cursor in die entsprechende Zeile bzw. auf die entsprechende Spalte und geben dort den von Ihnen gewünschten Wert ein.

Programm-Schutz (SP037A)

Dieses Programm ist zu schützen über folgende Möglichkeiten:

  • schließen des Pfades 06 komplett
  • Eintrag dieses Programmes (SP037A) in die Liste der gesperrten Programme bei den einzelnen Benutzergruppen
  • Passwortschutz

02 Drucker

xo037B

Die Administration der in X-oil vorkommenden Drucker ist relativ unkompliziert. Normal ist hier im Bereich des Betriebssystems mehr zu tun.

Angabe der Drucker:

Logische Nummer

Wird von X-oil selbständig vergeben

Unixname

Name des Druckers im jeweiligen Betriebssystem Diese Namensvergabe erfolgt in der Regel durch Xpoint selbst oder durch den Lieferanten der Hardware und des Betriebssystems

Loc/Tr

C = Normal-Zuordnung andere Angaben bitte mit Xpoint absprechen

Telv

z.Zt. ohne Bedeutung

Erklärung

„Klarschrift“-Name des Druckers (Abteilung, Ort, Typ, …)

Gebiete

Zuordnung eines Druckers zu den Standard-Gebieten. Liegt keine Angabe vor, dann wird der Drucker allen Gebieten zugeordnet. Insgesamt sind 8 Gebietszuordnungen erlaubt:

  • o = zugeordnet zu X-oil
  • w = zugeordnet zu X-ws Wärmeservice
  • l = zugeordnet zu X-LV Leistungsverzeichnis, Heizungsbau
  • t = zugeordnet zu X-TK Tanken
  • f = zugeordnet zu X-FG Flüssiggas

(Bedenken Sie, dass Sie über die Administration Listen eigene Gebiete definieren können und diesen Gebieten wieder eigene Drucker)

03 Benutzer u. Gruppen

xo037U

Die Administration der Benutzer bzw. der Benutzergruppen beruht darauf,

  • dass die vom Betriebssystem Unix vergebenen User-Id-Nummern (die den einzelnen Logins zugeordnet sind) als Benutzer-Nummer (User-Nummer) verwendet werden. Diese Benutzer-Nummer finden Sie im Start-Bild von X-oil auf der rechten Bildschirmseite unter „Ihre USER-ID:“.
  • dass diese Benutzer frei zu verschiedenen Benutzer-Gruppen zugeordnet werden

Die hauptsächlichen Steuerungen (Zulassen/Ausschließen von Benutzern zu Menus bzw. einzelnen Programmen) läuft über die Benutzergruppen. Von daher ist es sinnvoll, sich vorher ein Konzept zu erstellen, welche Benutzergruppen welche Berechtigungen erhalten sollen – und dem/den Administrator(en) selbst in eine exklusive Benutzergruppe zu reservieren.

Die X-oil Administration für Benutzer und Benutzer-Gruppen ist optional: Sie können sie auch ganz weglassen, dann haben sie de facto ein für alle Benutzer offenes System. Andererseits macht eine intensive Anwendung dieser Administration nur Sinn, wenn dieses Programm nicht zum öffentlichen Eigentum gehört:

Programm-Schutz (SP037U)

Sperren Sie dieses Programm für nicht berechtigte Benutzer

  • durch komplette Sperre des Pfades 6 in den nicht berechtigten Benutzer-Gruppen
  • durch Eintrag des Programmes SP037U in der Liste der gesperrten Programme in den einzelnen Benutzergruppen

Funktions-Tasten:

  • F2 Anzeige aller z.Zt. vorhandenen Benutzer
  • F3 Anzeige aller z.Zt. vorhandenen Benutzergruppen

In dieser Funktion haben Sie eine Wahlmöglichkeit:

  1. Benutzergruppe = leer = alle Benutzergruppen anzeigen
  2. Benutzergruppe angeben = alle Benutzer dieser Gruppen anzeigen
  • F7 Löschen Benutzer oder Benutzergruppe

Anlegen eines Einzel-Benutzers

Eingabe „U“ oder „u“ und die Benutzer-Nummer. Diese entnehmen Sie bitte für die einzelnen Benutzer aus dem Start-Bild von X-oil unter der Angabe „Ihre USER-ID:“.

Inhalt:

User-Name

Name des Benutzers; reiner Info-Wert

Verkäufer-Nummer

Eine vom Administrator vergebene x-oil-interne Verkäufer-Nummer. Diese sollte nach Möglichkeit eindeutig sein.

Drucker

Angabe eines Drucker-Namens

User-Gruppe

Eintrag einer beliebigen Benutzer-Gruppe, zu der der aktuelle Benutzer zuzurechnen ist. Diese Gruppe muss vorher angelegt sein. Ein Leer-Eintrag ist hier nicht möglich. Die Nummer der Benutzer-Gruppe ist grundsätzlich beliebig und besteht aus max vier Zeichen. Normal ist, dass mehrere Benutzer (z.B. einer Abteilung) einer Benutzergruppe zugeordnet werden – es ist aber ebenso denkbar, dass ein einzelner Benutzer für sich eine eigene Gruppe bildet (z.B. der Administrator selbst wird sich in der Regel eine eigene Gruppe legen, um sich so den Zugang zur gesamten Administration offen zu lassen)

Exkl. Firma

Angabe einer Firmen-Nummer, wenn der Benutzer nur in dieser Firma arbeiten darf. Firma = 000 = alle Firmen erlaubt leer = Steuerung erfolgt über die User-Gruppe

Exkl. Betr. Stätte

Angabe einer Betriebsstätten-Nummer, wenn der Benutzer im Telefonverkauf von X-oil nur die Kunden einer einzelnen Betriebsstätte bearbeiten soll. Betriebsstätte = 000 = alle erlaubt. leer = Steuerung erfolgt über die User-Gruppe

0/1-Schalter

für die folgenden Schalter gilt: 0=nein 1=ja leer = Steuerung über die User-Gruppe

  • 01 Durchlauf im Telefonverkauf direkt in die Lieferschein-Erfassung
  • 02 oben angegebene Firma ist für Telefonverkauf verbindlich
  • 03 oben angegebene Firma ist für alle Programme verbindlich
  • 04 oben angegebene Verkäufer-Nummer automatisch im Telefonverkauf einsetzen
  • 05 eingeschränkter Zugang zur Listenverwaltung: Benutzer darf nur seine eigenen von ihm erzeugten Listen bearbeiten
  • 06 oben angegebene Verkäufernummer ist für Telefonverkauf verbindlich
  • 07 oben angegebene Betriebsstätte ist für Telefonverkauf verbindlich
  • 08 WS-Verträge in Matchcode nicht mit anzeigen
  • 09 frei
  • 10 Sicherheits-Stufe (s.u.)

zu 06+07: Kunden mit anderer Verkäufer-Nr. oder Betriebsstätte sind nicht erlaubt bzw. werden im Telefonverkauf ignoriert!

Sicherheits-Stufe

Das Konzept der Sicherheits-Stufe wird schrittweise in x-oil, x-tk etc eingeführt. Grundgedanke:

Bestimmte Daten (Kundenstammsatz, Artikelstamm etc) erhalten ein neues Feld „Sicherheits-Stufe“. Der Wert kann von 0 (Null) als Normalfall bis auf 9 eingestellt werden. Die Sicherheits-Stufe eines Datensatzes und die Sicherheits-Stufe eines Benutzers (oder einer Benutzergruppe) stehen in einem einfachen Verhältnis zueinander:

Ein Benutzer darf nur die Daten bearbeiten, für die er eine ausreichende Sicher- heits-Stufe hat. Ist seine Sicherheits-Stufe niedriger als die des Datensatzes, dann gilt der Datensatz als für ihn gesperrt.

Mit der Sicherheits-Stufe ist es also möglich, Teile einer Datenbank für Benutzer zu sperren, zB. bestimmte wichtige Hauptkunden, „gefährliche“ Artikel, teure Kontrakte etc.

Die Sicherheits-Stufe ist auf zwei Ebenen einzustellen:

a) im Benutzersatz; bleibt sie hier leer, dann gilt die Sicherheits-Stufe der Benutzergruppe. Ist sie im Benutzersatz angegeben, dann hat sie immer Vorrang vor der Sicherheits-Stufe der zugehörigen Benutzergruppe

b) in der Benutzergruppe; dort ist sie in jedem Fall zu definieren; der Standard steht dabei immer auf der niedrigsten Sicherheitsstufe 0.

Bei Neuanlage von Datensätzen (Kundenstamm, Artikelstamm, etc) vergibt das System als Standard zunächst immer die Sicherheits-Stufe 0 – somit sind die Datensätze erste einmal für alle Anwender „offen“.

Empfehlung: Der System-Administrator sollte sich selbst die höchste Sicherheits-Stufe 9 einsetzen – und zugleich diese Stufe nie in Datensätzenvergeben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass wenigstens er alle Datensätze bearbeiten darf.

Die hauptsächliche Administration der Benutzer läuft über Benutzergruppen. Die einzelnen Benutzer sollten ihren Funktionen (Verkauf, Einkauf, Fakturierung, etc) und ihrer Qualifikation entsprechend zu Benutzergruppen zusammengefasst werden. Erst in der Benutzergruppe definiert der Administrator Zugang bzw. Ausschluss zu Programm-Menus und Einzelprogrammen.

Eine Benutzer-Gruppe kann beliebig viele Benutzer vereinigen. Für besondere Benutzer (z.B. der Administrator selbst) ist es ganz normal, dass sie alleine eine Benutzer-Gruppe bilden; in diesem Fall empfehlen wir, die Benutzer- und die Gruppen-Nummer gleich zu halten.

Anlegen einer Benutzer-Gruppe

Eingabe „G“ oder „g“ und die Gruppen-Nummer. Diese ist frei wählbar. Es könne sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwendet werden.

Inhalt Schirm 1

Gruppen-Name

Name der Benutzer-Gruppe; reiner Info-Wert

Drucker

Angabe eines Drucker-Namens

Exkl. Firma

Angabe einer Firmen-Nummer, wenn die in dieser Gruppe zusammen-gefassten Benutzer nur in dieser Firma arbeiten dürfen. Firma = 000 = alle Firmen erlaubt. Leer-Eingabe nicht erlaubt. Die beim Einzel-Benutzer definierte Firma hat aber Vorrang!

Exkl. Betr.Stätte

Angabe einer Betriebsstätten-Nummer, wenn die in dieser Gruppe zusammengefassten Benutzer im Telefonverkauf von X-oil nur die Kunden einer einzelnen Betriebsstätte bearbeiten sollen. Betriebsstätte = 000 = alle erlaubt. Leer-Eingabe nicht erlaubt. Die beim Einzelbenutzer definierte Betriebsstätte hat aber Vorrang!

0/1-Schalter

für die folgenden Schalter gilt: 0 = nein 1 = ja

Hier finden Sie die gleichen Schalter wie beim Einzel-Benutzer (s.o.). Allerdings ist hier eine 0/1-Eingabe zwingend, eine Leereingabe wie beim Einzel-Benutzer ist hier nicht erlaubt. Die beim Einzelbenutzer definierten Werte haben aber immer Vorrang, wenn sie dort auf 0 oder 1 gesetzt sind.

Sicherheitsstufe

Das Konzept der Sicherheits-Stufe wird schrittweise in x-oil, x-tk etc eingeführt. Grundgedanke:

Bestimmte Daten (Kundenstammsatz, Artikelstamm etc) erhalten ein neues Feld „Sicherheits-Stufe“. Der Wert kann von 0 (Null) als Normalfall bis auf 9 eingestellt werden. Die Sicherheits-Stufe eines Datensatzes und die Sicherheits-Stufe eines Benutzers (oder einer Benutzergruppe) stehen in einem einfachen Verhältnis zueinander:

Ein Benutzer darf nur die Daten bearbeiten, für die er eine ausreichende Sicher- heits-Stufe hat. Ist seine Sicherheits-Stufe niedriger als die des Datensatzes, dann gilt der Datensatz als für ihn gesperrt.

Mit der Sicherheits-Stufe ist es also möglich, Teile einer Datenbank für Benutzer zu sperren, zB. bestimmte wichtige Hauptkunden, „gefährliche“ Artikel, teure Kontrakte etc.

Die Sicherheits-Stufe ist auf zwei Ebenen einzustellen:

a) im Benutzersatz; bleibt sie hier leer, dann gilt die Sicherheits-Stufe der Benutzergruppe. Ist sie im Benutzersatz angegeben, dann hat sie immer Vorrang vor der Sicherheits-Stufe der zugehörigen Benutzergruppe

b) in der Benutzergruppe; dort ist sie in jedem Fall zu definieren; der Standard steht dabei immer auf der niedrigsten Sicherheitsstufe 0.

Bei Neuanlage von Datensätzen (Kundenstamm, Artikelstamm, etc) vergibt das System als Standard zunächst immer die Sicherheits-Stufe 0 – somit sind die Datensätze erste einmal für alle Anwender „offen“.

Empfehlung: Der System-Administrator sollte sich selbst die höchste Sicherheits-Stufe 9 einsetzen – und zugleich diese Stufe nie in Datensätzenvergeben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass wenigstens er alle Datensätze bearbeiten darf.

Die hauptsächliche Administration der Benutzer läuft über Benutzergruppen. Die einzelnen Benutzer sollten ihren Funktionen (Verkauf, Einkauf, Fakturierung, etc) und ihrer Qualifikation entsprechend zu Benutzergruppen zusammengefasst werden. Erst in der Benutzergruppe definiert der Administrator Zugang bzw. Ausschluss zu Programm-Menus und Einzelprogrammen.

Eine Benutzer-Gruppe kann beliebig viele Benutzer vereinigen. Für besondere Benutzer (z.B. der Administrator selbst) ist es ganz normal, dass sie alleine eine Benutzer-Gruppe bilden; in diesem Fall empfehlen wir, die Benutzer- und die Gruppen-Nummer gleich zu halten.

Inhalt Schirm 2: Sperren Menu-Pfade X-oil

Mit diesem Schirm können Sie für die aktuelle Benutzergruppe im X-oil ganze Menüpfade sperren, ausblenden oder freigeben.

  • 0 = Menu ist für Benutzergruppe offen
  • 1 = Menu ist für Benutzergruppe gesperrt
  • 2 = Menu ist für Benutzergruppe ausgeblendet
Pfad

Hier sind Menu-Punkte aus dem X-oil Grundmenu gemeint, die Sie beim Aufruf von X-oil erhalten, also z.B.

  • Stammdatenmenü = 04
  • Auswertungsmenü = 05
  • etc
Komplett

Unter „komplett“ sperren Sie den gesamten Menu-Punkt.

Unterverzeichnisse

Die Unterverzeichnisse sind die Menupunkte, die den Pfad (s.o.) folgen. zeichnisse Sie z.B. sperren- im Hauptmenu „Auftragsverwaltung“ (01) das Unterverzeichnis „Preise, Kalkulationen“ (06)

Beispiele für Pfadsperren: In der Abbildung 9.1 ist im Pfad 01 (Auftrags-Abwicklung) das Unterverzeichnis (04) für die Gruppe „0 “ gesperrt. Außerdem sind im Pfad 0104 (Auftragsabwicklung – Tagesabrechnung, Faktura) die Unterverzeichnisse 1, 2, 3, 4 ausgeblendet. Ergebnis: siehe Abb. 9.2 Da es mehrere Möglichkeiten gibt, die Pfade zu sperren, sehen Sie in Abb. 10.1 ein Beispiel, dass die gleiche Auswirkung hat wie Abb. 9.1 wobei hier der komplette Pfad 0104 gesperrt wurde.

Abb. 9.1

Abb. 9.2

Abb. 10.1

Inhalt Schirm 3: Sperren Einzelprogramme

Hier können Sie für die aktuelle Benutzergruppe bis zu 80 Einzelprogramme sperren. Tragen Sie dazu lediglich den korrekt geschriebenen Programm-Namen, zB. SP031, in ein Feld ein.

Die entsprechenden Programm-Namen finden Sie als Administrator selbst sehr leicht heraus:

  • entweder Sie rufen das entsprechende Programm aus dem Menu heraus auf, dann steht der Programm-Name im Normalfall in der obersten Bildschirmzeile im rechten Teil (Beispiele: SP040, TK001, WS011, etc)
  • oder Sei drücken die F1-Taste, wenn Sie eines der Menus im rechten Fenster benutzen. X-oil zeigt Ihnen dann die einzelnen Menuzeilen an und dort finden Sie die zugehörigen Programm-Namen am rechten Rand. (Es ist das das gleiche Programm, mit dem Sie die Menus selbst pflegen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können – siehe dazu den Abschnitt „Administration Programm-Menus“

Hinweis: Weitere Formen, Programme zu sperren (dann über für allen Anwender) sind

  • Einzelprogramme mit Passwörtern zu belegen (siehe „Administration Passwörter“)
  • Programme aus Menus herauszunehmen (siehe „Administration Programm-Menus“)

04 Programme - 01 Passwörter

Firma

Beim Aufruf dieses Programmes wird zunächst die Eingabe einer Firmen-Nummer verlangt. Normal sind die Passwörter für das gesamte X-oil in Firma 01 anzulegen und gelten dann für alle Firmen. Firmenabhängige Passwörter für Einzelprogramme sind möglich, machen aber nur Sinn, wenn Sie einzelne Benutzer auf andere Firmen als Firma 01 zuordnen (sie Administration Benutzer): für diese Firmen können Sie dann auch Passwörter verwalten, die von denen in Firma 01 abweichen.

Programme

Die im folgenden Schirm angezeigten Programme können vom Anwender selbst nicht bestimmt werden. Es sind das die Programme, die im Laufe der Zeit von den Anwendern als sensible Programme gemeldet wurden. Grundsätzlich kann diese Liste auf Wunsch der Anwender erweitert werden.

Hinter jedem Programm-Namen finden Sie ein vier-stelliges Feld zur Eingabe eines beliebigen Passwortes.

Passwort = leer = Programm ist frei benutzbar (soweit es für einzelne Benutzergruppen nicht gesperrt ist (s.o)) Passwort = belegt Programm ist nur durch Eingabe des hier hinterlegten Passwortes zu benutzen

Bei der Vergabe eines Passwortes können Sie jeden Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (auch Leerstellen!) verwenden. Dabei sind Groß- und Kleinbuchstaben als signifikant zu betrachten, dh. ein Großbuchstabe A ist grundsätzlich etwas anderes als der Kleinbuchstabe a.

Programm-Schutz (SP002Z)

Das Programm zur Administration Passwörter sollte natürlich selbst kein öffentliches Eigentum sein. Sperren Sie als Administrator dieses Programm durch wahlweise

  • Vergabe eines Passwortes im hier besprochenen Administrations-Teil
  • Listenpunktdurch Eintrag in die Liste der gesperrten Programme in den einzelnen Benutzergruppen
  • durch Sperren des gesamten Hauptmenu 06 in den einzelnen Benutzergruppen

04 Programme - 03 Protokoll-System

xo002X

Ab Version 05.03 protokolliert X-oil die wichtigsten Stammdatenveränderung im Bereich der Kunden und Artikel in einer eigenen Protokoll-Datenbank. Die „wichtigsten Änderungen“ soll heißen, dass zB. im Kundenstamm nicht jede Adress- und Telefon-Nummer-Änderung protokolliert wird, sondern die Merkmale, die organisatorisch und/oder für das Preisfindungs-System relevant sind, wie etwa Zahlungsweise, Zieltage, Preisliste, Betriebsstätte, Abnehmergruppe, Verkäufer, Provisions-Empfänger usw.

Mit dem vorliegenden Programm können Sie diese Protokoll-Datenbank auswerten entsprechend den angezeigten Auswahl-Parametern, die Sie in Kombination zueinander einsetzen können. Das Ergebnis Ihrer Auswahl wird Ihnen dann am Bildschirm angezeigt (X-oil filtert max 500 Einträge aus der Protokolldatei heraus), wobei die Reihenfolge der Anzeige auch der zeitlichen Reihenfolge (Datum Uhrzeit) der Eingabe der Stammdatenänderung entspricht.

Parameter

Firma

Muss Eingabe

Bereich

die z.Zt. verfügbaren Bereiche können Sie über die F2-Taste bestimmen; bleibt hier die Angabe leer, dann werden alle Bereiche ausgewertet

Datum

von-bis Angabe des Datum Bereiches, der Sie interessiert

Login

Ihre Mitarbeiter sind durch eindeutige Namen dem X-oil zugeordnet; Leer = alle auswerten; oder Sie geben ein bestimmtes Login ein

Kunde v-b

benutzen, wenn Sie die Auswertung des Kundenbereiches auf Bestimmte Kunden(-Kreise) begrenzt haben wollen

Artikel

benutzen, wenn Sie die Auswertung auf einen bestimmten Artikel begrenzt haben wollen

Modus

die z.Zt. verfügbaren Modi können Sie über die F3-Taste bestimmen;

  • NEU = nur Anzeige von Stammdaten-Neuanlagen
  • UPD = nur Anzeige von Stammdaten-Änderungen
  • LOE = nur Anzeige von Stammdaten-Löschungen
  • FFF = nur Anzeige von Änderungen, die über externe Änderungen Erfolgten, zB. über Sonderprogramme von Xpoint

Progarmm-Schutz

Das Programm zur Auswertung der Protokoll-Datei sollte natürlich selbst kein öffentliches Eigentum sein. Sperren Sie als Administrator dieses Programm durch wahlweise

a) durch Eintrag in die Liste der gesperrten Programme in den einzelnen Benutzergruppen

b) durch Sperren des gesamten Hauptmenu 06 in den einzelnen Benutzergruppen

Administration Programm-Menus

Die in X-oil verwendeten Programm-Menus sind in ihrer Bezeichnung und in ihrem Inhalt nicht starr: der Anwender kann das nach eigenem Belieben ändern

  • andere Bezeichnungen verwenden
  • Listenpunkteinzelne Zeilen löschen
  • Listenpunkteinzelne Zeilen umfunktionieren

Auf diese Weise können Programm-Bereiche, die in Ihrem Hause nicht verwendet werden sollen und die vielleicht nach Ihrer Ansicht die Menu-Struktur von X-oil etwas überfrachtet, entfernt werden.

Achtung: Achten Sie aber darauf, inwieweit Sie sich durch Änderung/Umfunktionieren von Programm-Menus von der allgemeinen Dokumentation entfernen. Diese geht natürlich immer vom Standard aus und beschreibt die Programme entsprechend den „normalen“ Menus und Pfaden.

Handhabung

Für die Handhabung der Administration der Programm-Menus gibt es keinen eigenen Programm-Punkt in irgendeinem Menu. Die Administration der Programm-Menus wird ausgelöst durch die F2-Taste:

  • drücken Sie die F2-Taste, wenn Sie in einem linken oder rechten Menu-Fenster stehen (Unterverzeichnis)
  • anschließend öffnet X-oil das Programm „Menu-Änderung“ und Sie können nun sowohl die Texte ändern oder löschen als auch – soweit vorhanden – die zugehörigen Programm-Namen einsetzen.

Auf diese Weise können Sie auch Programme neu in Menus aufnehmen oder – wenn sie in Ihrem Hause absolut nicht von Interesse sind oder kein öffentliches Eigentum mehr sein sollen – löschen. Auf Anforderung nennt Ihnen XPOINT Software GmbH gerne die Programm-Nummern, wenn Sie neue Programm eintragen wollen.

Programm-Schutz (SP213 bzw. SP213a für das Grundmenü)

Das Programm zur Administration der Programm-Menus selbst ist SP213 und kann vom Administrator für andere Benutzer gesperrt werden durch wahlweise

  • Sperren des gesamten Hauptmenus 06 in den einzelnen Benutzergruppen
  • Sperren des Einzelprogrammes SP213 durch Eintrag in die Liste der gesperrten Programme bei einzelnen Benutzergruppen

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