X-oil

• 1 Adresse
• 2 Bank
• 3 Diverses
• 4 Kommunikation
• 5 Struktur
• 6 Notizen
• 7 Docking
• 8 Strom/Gas
• 9 Historie

In der Praxis sind für das Erfassen und die Pflege von Kundenstammsätzen eine Reihe von Vorbedingungen organisatorisch zu klären, die zunächst als gegeben betrachten. Sie werden Ihnen später erklärt. Dazu gehören Bereiche wie

• Einteilung der Kunden in organisatorische Grunddaten wie Abnehmergruppe, Branchen
• Verwendung von Anredeschlüsseln
• Zuordnung zu Gebieten für Tourenplanung oder Statistiken
• Zuordnung zu Provisions-Empfängern, Verkäufern, Betriebsstätten
• Übernahme von Basisdaten der Kunden aus einer Ortetabelle; diese liefert u.U. zentrale Informationen für die Kundenpflege wie korrekte Schreibweise von Orten, Postleitzahlen, Gebieten, Betriebsstätte, Preisregionen, etc.

Der Einstieg in die Pflege der Kunden erfolgt in der Schulung über das dafür vorgesehene Menu (Pfad: 04-02). In der Praxis erfolgt die Pflege allerdings mehrheitlich direkt aus dem Telefonverkauf - diesen Weg lernen Sie bei der Behandlung des Telefonverkaufs kennen.

Die Kundennummer in X-oil ist vollständig genommen aufgebaut als

• 2 Stellen Firmen- oder Mandanten-Nummer, dh. Firma 01-98
• Listenpunkt6 Stellen Kunden-Nummer, von 000001 bis 999998

In der Praxis kann es für den Neubeginn mit X-oil durchaus eine Grundsatzfrage sein, ob und welche Organisation es innerhalb der Kundennummer selbst gibt:

• fortlaufend von 1 oder einem anderen Startwert beginnend, dh. die Kundennummer selbst hat keinerlei Aussage (diese Verfahren bevorzugen wir)
• Bildung von Nummernkreisen (von-bis) zur Darstellung bestimmter Betriebsstätten
• ListenpunktBildung von Nummernkreisen (von-bis), um organisatorische Aufgaben zu lösen (Sortierung nach Alpha, Kundenbedeutung, Groß-/Klein-Kunden, Bezieher / Interessenten etc.) – derartige Organisationen werden allerdings von uns nicht empfohlen

Bei Aufruf des Pflegeprogramms Kundenstamm (04-02-01) geben Sie in die Startmaske die folgenden Werte ein, die als „Schlüssel“ zu verstehen sind:

• Firmen-Nummer (Achtung: Null ist nicht erlaubt)
• Kunden-Nummer (Achtung: Null ist normal nicht erlaubt)

Ob Neuanlage oder Ändern entscheidet X-oil automatisch daran, ob zu der angegebenen Kunden-Nummer ein Stammsatz vorhanden ist oder nicht. Sie können die Neuanlage aber auch (und besser) über die Duplizier-Methode mittels der F4-Taste machen. Diese Duplizier-Methode besteht immer aus zwei Schritten:

Schritt 1: Vergabe der Nummer des neuen Kundenstammsatzes. Dafür haben Sie sehr praktische Möglichkeiten

• Sie setzen – wie auch immer - die Nummer selbst fest, Kennzeichen a
• F4-Taste zum Suchen einer freien Nummer in festgelegten Kunden-Kreisen (Kunde von-bis)
• Sie geben eine Kunden-Nummer als Grenzwert ein und lassen X-oil mittels des Kennzeichens die nächste freie Nummer selbst suchen
• v = vorwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert
• r = rückwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert

Schritt 2: x-oil fragt Sie nach einem (bestehenden) Stammsatz, den Sie als Kopiervorlage für die Neuanlage verwenden wollen. Gute Organisationen verwenden dazu gerne  Musterkunden (2.6.), die inhaltlich einem bestimmten Kunden-Typ entsprechen (Hausbrand, Gewerbe, …) entsprechen

Die Löschung eines Stammes erfolgt innerhalb der Änderung mittels der F3-Taste.

Name des Kunden: empfohlene Schreibweise für automatische Matchcode-Bildung ist die Verwendung des Sterns (*) zur Trennung der Namensteile: Vorname(n)*Nachname

Matchcode-Regel: Suchbegriff beginnt rechts vom Stern (*); Teil links vom Stern (*) wird als Vorname verstanden; fehlt Stern (*), dann beginnt Suchbegriff ganz links und kennt keinen Vornamen

selbsterklärend; kein Einfluss auf Matchcode

selbsterklärend; Teil des Gesamt-Matchcodes

Länderangabe; ISO-Schreibweise!; nur bei Ausländern einsetzen; benötigt Ländertabelle (04-01-01,J)

Postleitzahl für Strasse / Ort

Ortsangabe nach postalischer Vorgabe; Teil des Gesamt-Matchcodes

optional; wenn vorhanden, dann Vorrang im Matchcode vor Ort !

optional; nur für Rechnungsschreibung; wenn Postfach vorhanden, dann muss auch eine eigene Postleitzahl eingegeben werden

alternativer bzw. zweiter Matchcode-Name; Schreibweise wie Name-1

optional; wenn vorhanden, dann wird diese Zeile vor Name-1 gedruckt

optional; Ansprechpartner (meist Einkäufer) beim Kunden

optional; Haupt-Telefonnummer; weitere 10 Telefon-Nummern über F6

optional

optional; sie werden in der Funktions-Taste F2 verwaltet

vollständiger Anredetext diese Kunden für Mailing, Angebote etc., zB:

Sehr geehrter Herr Dr. Quasselhuber,

Kurzschreibweise:

• :e = Sehr geehrte Frau
• :r = Sehr geehrter Herr

D = Stammsatz ist ein Debitor; K = Stammsatz ist ein Kreditor

EU Umsatzsteuer-Identnummer

Steuer-Nummer des Kunden; wenn vorhanden: Andruck auf allen Rechnungen

0-9; 0 = niedrigste Sicherheitsstufe; 9 = maximale Sicherheitsstufe; jeder Anwender bekommt vom Administrator eine Sicherheitsstufe zugewiesen und kann nur die Kunden handhaben, deren Sicherheits-Stufe gleich oder kleiner ist als seine eigene

N = nein; J = ja = Eingaben Verkaufspreis in Auftragsabwicklung immer in Brutto! Rechnung nur als Brutto-Rechnung. Gilt nur für X-oil! Bei Bruttokunde = „J“ nicht erlaubt: Sammelrechnung, Rabatt, Skonto, Faktura über Docking-Systeme

bei Neuanlage automatisch das Tagesdatum

Datum der Kredit-Auskunft oder sonstiger Kredit-Auskünfte, oder Null

Wenn eine Kreditauskunft vorliegt, dann können Sie auch das Ergebnis in der Form einer Ampel-Farbe markieren; entsprechend wird im Telefonverkauf der Finanzstatus des Kunden farblich unterlegt

Angabe in der Form tt.mm.jj oder leer (Null)

J/N-Schalter; bei Neuanlage automatisch J; beim ersten Auftrag auf N

Pflege über F7; dahinter steht eine Banken-Tabelle, die der Anwender selbst aktualisieren muss ( 04-01-01-14)

Beachten Sie im Teil-1 des Kundenstammsatzes noch die folgenden Funktions-Tasten:

Beachte: Unterstrichene Felder können über den Systembereich als Pflichtfelder definiert werden, dh. sie müssen einen von Null abweichenden Inhalt haben.

Beachte: die Angabe F2 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist eine Systemtabelle hinterlegt, die die erlaubten Angaben zu dem einzelnen Feld anzeigt und aus dieser Anzeige heraus können Sie dann den Wert für den Kunden auswählen. Wenn Sie das nutzen wollen, dann stellen Sie den Cursor auf das entsprechende Feld und drücken dann die F2-Taste.

Beachte: die Angabe F8 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist ein Feld, dessen Verwendung und Inhalt X-oil normal nicht vorschreibt; wenn es vom Anwender genutzt wird, dann empfehlen wir eine anwender-individuelle Verschlüs- selung und Dokumentation über F8-Taste „Firmen-Info“ (siehe oben unter 1.5.)

Die folgenden Angaben gelten normal als Haupt-Merkmale eines Kunden und stehen deshalb am Beginn der Seite 2 unter

F2: Abnehmergruppe; Haupt-Merkmal für die Statistiken

F2: Branche; meist optional; 00 (keine Zuordnung) erlaubt

F8: optional; meist Gebietsangabe für Tourenplanung (SR-Planung) leer (keine Zuordnung) erlaubt

F2: links: Angabe zu Einzel- oder Monatsrechnung; rechts: z.Zt. keine Funktion

F2: X-oil-Vorgaben: Zahlung mit Überweisung, Lastschrift, ZMZ, etc Info über F2! Bei einigen Zahlungsweisen ist Bankangabe zwingend

F2: optional; allgemeiner Text für Telefonverkauf und (!) Lieferschein

Angabe des Zahlungszieles in Tagen; beachte Sonderformen:

• 900 „zahlbar am letzten des aktuellen Monats“
• 901 „zahlbar am 1. des Folgemonats“
• 905 „zahlbar am 5. des Folgemonats“
• 910 „zahlbar am 10. des Folgemonats“
• 915 „zahlbar am 15. des Folgemonats“
• 920 „zahlbar am 20. des Folgemonats“
• 925 „zahlbar am 25. des Folgemonats“
• 930 „zahlbar am letzten des Folgemonats“

F2: Zuordnung von bis zu 20 Tankgrössen jeweils in der Form: Tankgrösse in Litern und zugehöriger Artikel

F2: optional; Angabe von 00 (keine Zuordnung) und 01-98 bei Kreditoren steht anstelle Betriebsstätte der Fibu-Mandant, in den die Eingangsrechnungen zu buchen sind; ist die Angabe 00, dann bucht X-oil in die Firma, die dem Schlüssel entspricht

F2: Zuordnung zu einem Verkäufer (Aussendienstmitarbeiter) oder einem Verkaufsgebiet; 000 = keine Zuordnung

F2: Zuordnung zu einem Provisions-Empfänger; 00 = keine Zuordnung Prov-Satz = Standard-Satz bezogen auf 100 Liter; abweichende Regelungen siehe 04-01-07

000000 = keine Zuordnung zu einem Rechnungskunden

0 = Zuordnung zu einem Rechnungskunden; ein Kundenstammsatz mit Rechnungs-Kunde > 0 ist damit automatisch eine Lieferadresse

F2: Anrede-Schlüssel des Kunden (Herr, Frau, …)

Verwendung für Preisdifferenzierung:

00 oder 01: Kunde ist in Standard-Preistabelle; 02-98 Kunde ist in abweichender Preistabelle;

Spezial-Anwendung! nur nach Rücksprache mit XPOINT! Ist Additions-Wert für Fibu-Erlös-Buchungen

F8: freies Feld; Ausnahme: Anwender der PDS-Fibu: Steuerung des Mahnverfahrens und des Forderungs-Kontos

• 0 = per Drucker, normaler Papierversand
• 1 = per Email Schalter 0-4 gelten nur für X-oil
• 2 = per Fax 1-4 setzen den Einsatz des
• 3 = per Drucker und Email Moduls eFAX voraus !!
• 4 = per Drucker und Fax Infos dazu von XPOINT Software

Angabe zu Höhe einer Kreditversicherung; 0 = keine Kred.Vers.

• 0 = keine Kreditüberwachung; allgemeines Limit lt. Abnehmer-Gruppe
• 1 = individuelles Limit (angegeben im nächsten Feld)
• 2 = unbegrenztes Limit

nur pflegen, wenn Kredit-Kennzeich = 1! Angabe in Euro

F8: leer = Kunde ist allgemein frei für Telefonverkauf nicht leer = Kunde ist für Telefonverkauf gesperrt

• Zahl 0-9 = „Soft-Sperre“, nur Warnung im Telefonverkauf
• Buchstabe A, C-Z, a-z: „Hard-Sperre“ für Telefonverkauf, Freigabe nur durch Passwort; Buchstabe könnte Sperrgrund signalisieren
• Buchstabe B = Bonitätssperre, wird von X-oil u.U. automatisch vergeben, wenn Feld bis dahin leer

F8: optional; freie Verwendung in Statistiken, Selektionen, Rundschreiben

• 000 = Kunde will normal keine Auftragsbestätigung
• 001-998 = Kunde erhält normal Auftragsbestätigung nach Muster, welches dieser Nummer entspricht (siehe 04-05-11)

J/N-Schalter; J = Kunde ist mehrwertsteuer-pflichtig

F8: optional; Verwendung wie ein freies Kennzeichen für Statistiken

• 0 = keine Rechnung (ACHTUNG)
• 1 = eine Rechnung
• 2 = eine Rechnung plus eine Kopie
• 3 = eine Rechnung plus zwei Kopien

• 0000 = Kunde ist in keiner Sammelbestellergruppe
• 0001-9998 = Kunde ist in dieser Sammelbestellergruppe

Vertrag bis Datum; Strom-Anbieter-Nr; Jahresverbrauch in KWh

optional

optionale Angabe für Verdachtstouren, zB. Landwirtschaft; Aufbau (v.l.n.r.:)

• Tag der Tour (1=Montag, 2=Dienstag, etc, 0=ohne Zuordnung)
• Tour-Nummer
• Stopp-Folge in dieser Tour (01 = 1. Kunde, 02 = 2. Kunde, etc, 00 = keine Zuordnung)

N = keine Mahnsperre, dh. Kunde wird gemahnt

J = Mahnsperre, dh. Kunde wird nicht gemahnt

in Kilometer; für Frachtberechnungen

reserviert für Spezial-Anwendungen

speziell zu verwendende (Ziel-)Bank für Überweisungen; 00 = keine Zuordnung; 01-12 entspr.Bankentabelle (04-01-01,2)

• J = auf Lieferscheine Preise drucken
• N = auf Lieferscheine keine Preise drucken

Toleranz-Angabe in Prozent zwischen Bestell- und Liefermenge; steuert in Faktura das Mindermengen-Problem

DOCKING:

• J = Rechnung schreiben mit Mindermengenaufschlag
• N = keine Rechnungsschreiben
• O = Rechnung ohne Mindermengenaufschlag

DOCKING: Adresszeilen-Angabe für Lieferschein-Druck

DOCKING: Tourenplanungs-Merkmal

Konditions-Angabe für die CSS-Buchhaltung; normal: DK01

• J = Kunde erhält automatische Aufschläge, zB. GGVS-Aufschlag
• N = Kunde erhält keine automatischen Aufschläge

• J = Kunde erhält Aufschlag bei Flaschengas-Anlieferungen
• N = Kunde erhält keinen Aufschlag für Flaschengas-Anlieferungen

• J = Kunde erhält mt Rechnung einen separaten Öl-Gas-Vergleich
• N = Kunde erhält mit Rechnung keinen separaten Öl-Gas-Vergleich

• N = Kunde ist kein Rechnungs-Kunde und hat keine Lieferadressen
• J = Kunde ist Rechnungskunde und hat Lieferadressen
• K = Kunde ist Rechnungskunde, Aufträge dürfen aber nur zu seinen Lieferadressen eingegeben werden

leer = normal deutsch

andere Angabe = Sprachschlüssel (empfohlen: nach ISO); steuert u.U. fremdsprachige Rechnungen

• leer = Euro
• EUR = Euro
• andere Angaben nur nach ISO (erlaubt z.Zt. USD und GBP)

reserviert für Spezial-Anwendung

reserviert für Spezial-Anwendung!! Zusätzlicher Debitor, wird in der Schnittstelle für die CSS-Fibu verwendet. Der Offene Posten ist unter beiden Debitoren sichtbar.

reserviert für Spezial-Anwendung

DOCKING: Erfassen und Pflegen von Docking-Zusatz-Informationen

Erfassen und Pflegen von –> Notizen zu diesem Kunden

Erfassen und Pflegen eines –> Notizblocks zu diesem Kunden

Für das Arbeiten mit X-oil ist hilfreich, sich eine Reihe von Sonderkunden anzulegen. Wir empfehlen dazu dringend:

Unter Musterkunden versteht man in X-oil Kundenstammsätze, die adressmäßig leer sind (oder nur den am häufigst vorkommenden Ort enthalten), auf der Maske 2 aber durchdefiniert sind als typische Vertreter Ihrer häufigsten Kundentypen wie Hausbrand, Gewerbe, Handel etc. Legen Sie diese Musterkunden wie normale Kundenstammsätze an und verwenden Sie dazu möglichst einfach zu merkende Kundennummern. (Hilfe u.U. über die F8 F-Info).

Musterkunden werden benutzt, um aus ihnen heraus durch die Duplizierungs- Methode sehr schnell und fehlerfrei neue Kunden anzulegen: je ähnlicher ein neu anzulegender Kunde einem der Musterkunden entspricht, desto idealer kann sich die Neuanlage dieses Kunden auf die reine Adress-Erfassung konzentrieren.

Wir empfehlen für Eigenverbrauch pro Eigenverbrauchs-Stelle (Büro, Tanklager, Fahrzeug usw.) einen Kundenstammsatz anzulegen mit folgenden Merkmalen:

• Monatsrechnung (Faktura-Symbol links = 1)
• ohne Mehrwertsteuer
• Zahlweise Überweisung
• Mahnsperre = J
• alle Eigenverbrauchs-Stammsätze auf eine gemeinsame Abnehmergruppe

In der Tagesabrechnung wird dann der Verbrauch als „Lieferung“ an diesen „Kunden“ eingegeben, aufgrund des Merkmals „Monatsrechnung“ von X-oil intern gesammelt und am Monatsende pro „Kunde“ (= Kostenstelle) eine Sammelrechnung erstellt.

Löschkunden sind Pseudo-Kunden, die beim Löschen eines echten Kunden dessen Vergangenheit (das Archiv der Lieferdaten) aufnehmen, damit auf diese Weise keine Verkaufsmengen verloren gehen und die Statistiken im Gesamt-Ergebnis gleich bleiben. Wir empfehlen, für die einzelnen statistischen Hauptbereiche (normal: die Abnehmergruppen) je einen Pseudo-Kunden als Löschkunden anzulegen.

Es ist durchaus vertretbar, die Musterkunden (siehe oben unter A)) zugleich als Löschkunden zu verwenden.

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