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X-oil

Kundenstammsatz

Vorbedingungen und Einstieg in den Kundenstamm

Vorbedingungen

In der Praxis sind für das Erfassen und die Pflege von Kundenstammsätzen eine Reihe von Vorbedingungen organisatorisch zu klären, die zunächst als gegeben betrachten. Sie werden Ihnen später erklärt. Dazu gehören Bereiche wie

  • Einteilung der Kunden in organisatorische Grunddaten wie Abnehmergruppe, Branchen
  • Verwendung von Anredeschlüsseln
  • Zuordnung zu Gebieten für Tourenplanung oder Statistiken
  • Zuordnung zu Provisions-Empfängern, Verkäufern, Betriebsstätten
  • Übernahme von Basisdaten der Kunden aus einer Ortetabelle; diese liefert u.U. zentrale Informationen für die Kundenpflege wie korrekte Schreibweise von Orten, Postleitzahlen, Gebieten, Betriebsstätte, Preisregionen, etc.

Einstieg in die Pflege des Kundenstammsatzes

Der Einstieg in die Pflege der Kunden erfolgt in der Schulung über das dafür vorgesehene Menu (Pfad: 04-02). In der Praxis erfolgt die Pflege allerdings mehrheitlich direkt aus dem Telefonverkauf - diesen Weg lernen Sie bei der Behandlung des Telefonverkaufs kennen.


Organisation der Kunden-Nummer

Die Kundennummer in X-oil ist vollständig genommen aufgebaut als

  • 2 Stellen Firmen- oder Mandanten-Nummer, dh. Firma 01-98
  • Listenpunkt6 Stellen Kunden-Nummer, von 000001 bis 999998

In der Praxis kann es für den Neubeginn mit X-oil durchaus eine Grundsatzfrage sein, ob und welche Organisation es innerhalb der Kundennummer selbst gibt:

  • fortlaufend von 1 oder einem anderen Startwert beginnend, dh. die Kundennummer selbst hat keinerlei Aussage (diese Verfahren bevorzugen wir)
  • Bildung von Nummernkreisen (von-bis) zur Darstellung bestimmter Betriebsstätten
  • ListenpunktBildung von Nummernkreisen (von-bis), um organisatorische Aufgaben zu lösen (Sortierung nach Alpha, Kundenbedeutung, Groß-/Klein-Kunden, Bezieher / Interessenten etc.) – derartige Organisationen werden allerdings von uns nicht empfohlen

Neuanlage, Ändern, Löschen, Duplizieren

Bei Aufruf des Pflegeprogramms Kundenstamm (04-02-01) geben Sie in die Startmaske die folgenden Werte ein, die als „Schlüssel“ zu verstehen sind:

  • Firmen-Nummer (Achtung: Null ist nicht erlaubt)
  • Kunden-Nummer (Achtung: Null ist normal nicht erlaubt)

Ob Neuanlage oder Ändern entscheidet X-oil automatisch daran, ob zu der angegebenen Kunden-Nummer ein Stammsatz vorhanden ist oder nicht. Sie können die Neuanlage aber auch (und besser) über die Duplizier-Methode mittels der F4-Taste machen. Diese Duplizier-Methode besteht immer aus zwei Schritten:

Schritt 1: Vergabe der Nummer des neuen Kundenstammsatzes. Dafür haben Sie sehr praktische Möglichkeiten

  • Sie setzen – wie auch immer - die Nummer selbst fest, Kennzeichen a
  • F4-Taste zum Suchen einer freien Nummer in festgelegten Kunden-Kreisen (Kunde von-bis)
  • Sie geben eine Kunden-Nummer als Grenzwert ein und lassen X-oil mittels des Kennzeichens die nächste freie Nummer selbst suchen
  • v = vorwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert
  • r = rückwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert

Schritt 2: x-oil fragt Sie nach einem (bestehenden) Stammsatz, den Sie als Kopiervorlage für die Neuanlage verwenden wollen. Gute Organisationen verwenden dazu gerne  Musterkunden (2.6.), die inhaltlich einem bestimmten Kunden-Typ entsprechen (Hausbrand, Gewerbe, …) entsprechen

Die Löschung eines Stammes erfolgt innerhalb der Änderung mittels der F3-Taste.


Inhalt Maske1

Adress-Teil

Name-1

Name des Kunden: empfohlene Schreibweise für automatische Matchcode-Bildung ist die Verwendung des Sterns (*) zur Trennung der Namensteile: Vorname(n)*Nachname

Matchcode-Regel: Suchbegriff beginnt rechts vom Stern (*); Teil links vom Stern (*) wird als Vorname verstanden; fehlt Stern (*), dann beginnt Suchbegriff ganz links und kennt keinen Vornamen


Name-2

selbsterklärend; kein Einfluss auf Matchcode


Straße

selbsterklärend; Teil des Gesamt-Matchcodes


Land

Länderangabe; ISO-Schreibweise!; nur bei Ausländern einsetzen; benötigt Ländertabelle (04-01-01,J)


Postleitzahl

Postleitzahl für Strasse / Ort


Ort

Ortsangabe nach postalischer Vorgabe; Teil des Gesamt-Matchcodes


Ortsteil

optional; wenn vorhanden, dann Vorrang im Matchcode vor Ort !


PLZ, Postfach

optional; nur für Rechnungsschreibung; wenn Postfach vorhanden, dann muss auch eine eigene Postleitzahl eingegeben werden


Altern. MC

alternativer bzw. zweiter Matchcode-Name; Schreibweise wie Name-1


Text vor Adr.

optional; wenn vorhanden, dann wird diese Zeile vor Name-1 gedruckt


Ansprechpartner

optional; Ansprechpartner (meist Einkäufer) beim Kunden


Kommunikations-Teil

Telefon

optional; Haupt-Telefonnummer; weitere 10 Telefon-Nummern über F6


Telefax

optional


Email-Adressen

optional; sie werden in der Funktions-Taste F2 verwaltet


Briefanrede

vollständiger Anredetext diese Kunden für Mailing, Angebote etc., zB:

Sehr geehrter Herr Dr. Quasselhuber,

Kurzschreibweise:

  • :e = Sehr geehrte Frau
  • :r = Sehr geehrter Herr

Diverses

Debitor / Kreditor

D = Stammsatz ist ein Debitor; K = Stammsatz ist ein Kreditor


EG Ust-ID

EU Umsatzsteuer-Identnummer

Hinweis

Geben Sie an dieser Stelle wirklich nur korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ein. X-tanken prüft diese nach den offiziellen Regeln und verweigert eine weitere Verarbeitung, wenn die ermittelte nicht mit der angegebenen Prüfziffer übereinstimmt. Eine deutsche Umsatzsteuer-ID besteht z.B. aus „DE“ gefolgt von 9 Ziffern. Leerzeichen sind ebenso falsch wie ein Bindestrich nach dem „DE“.


Steuer-Nr

Steuer-Nummer des Kunden; wenn vorhanden: Andruck auf allen Rechnungen


Sicherheits-Stufe

0-9; 0 = niedrigste Sicherheitsstufe; 9 = maximale Sicherheitsstufe; jeder Anwender bekommt vom Administrator eine Sicherheitsstufe zugewiesen und kann nur die Kunden handhaben, deren Sicherheits-Stufe gleich oder kleiner ist als seine eigene


Bruttokunde

N = nein; J = ja = Eingaben Verkaufspreis in Auftragsabwicklung immer in Brutto! Rechnung nur als Brutto-Rechnung. Gilt nur für X-oil! Bei Bruttokunde = „J“ nicht erlaubt: Sammelrechnung, Rabatt, Skonto, Faktura über Docking-Systeme


Kunde seit

bei Neuanlage automatisch das Tagesdatum


Kreditauskunft

Datum der Kredit-Auskunft oder sonstiger Kredit-Auskünfte, oder Null


Ampel-Wert

Wenn eine Kreditauskunft vorliegt, dann können Sie auch das Ergebnis in der Form einer Ampel-Farbe markieren; entsprechend wird im Telefonverkauf der Finanzstatus des Kunden farblich unterlegt


Geburtsdatum

Angabe in der Form tt.mm.jj oder leer (Null)


Interessent

J/N-Schalter; bei Neuanlage automatisch J; beim ersten Auftrag auf N


Bankangaben

Pflege über F7; dahinter steht eine Banken-Tabelle, die der Anwender selbst aktualisieren muss ( 04-01-01-14)


Funktionstasten

Beachten Sie im Teil-1 des Kundenstammsatzes noch die folgenden Funktions-Tasten:

Taste Funktion
F2-Taste Erfassen und Pflegen von max. 5 Email-Adressen zu diesem Kunden
F3-Taste Löschen des angezeigten Stammsatzes
F4-Taste Erfassen und Pflegen von Notizen zu diesem Kunden
F6-Taste Erfassen und Pflegen von weiteren 10 Telefon-Nummern
F7-Taste Pflege Bankangaben zum aktuellen Stammsatz
F9-Taste Auskunft und Pflege der Orte-Tabelle
F11-Taste Anhang zum Kundenstamm für X-tanken
F12-Taste Anhang zum Kundenstamm für XTK/STK

Inhalt Maske2

Beachte: Unterstrichene Felder können über den Systembereich als Pflichtfelder definiert werden, dh. sie müssen einen von Null abweichenden Inhalt haben.

Beachte: die Angabe F2 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist eine Systemtabelle hinterlegt, die die erlaubten Angaben zu dem einzelnen Feld anzeigt und aus dieser Anzeige heraus können Sie dann den Wert für den Kunden auswählen. Wenn Sie das nutzen wollen, dann stellen Sie den Cursor auf das entsprechende Feld und drücken dann die F2-Taste.

Beachte: die Angabe F8 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist ein Feld, dessen Verwendung und Inhalt X-oil normal nicht vorschreibt; wenn es vom Anwender genutzt wird, dann empfehlen wir eine anwender-individuelle Verschlüs- selung und Dokumentation über F8-Taste „Firmen-Info“ (siehe oben unter 1.5.)

Die folgenden Angaben gelten normal als Haupt-Merkmale eines Kunden und stehen deshalb am Beginn der Seite 2 unter


Struktur-Daten 1

__Abnehmergruppe__

F2: Abnehmergruppe; Haupt-Merkmal für die Statistiken


__Branche__

F2: Branche; meist optional; 00 (keine Zuordnung) erlaubt


Gebiet

F8: optional; meist Gebietsangabe für Tourenplanung (SR-Planung) leer (keine Zuordnung) erlaubt


Faktura-Symbol

F2: links: Angabe zu Einzel- oder Monatsrechnung; rechts: z.Zt. keine Funktion


Zahlungsweise

F2: X-oil-Vorgaben: Zahlung mit Überweisung, Lastschrift, ZMZ, etc Info über F2! Bei einigen Zahlungsweisen ist Bankangabe zwingend


Zusatztext

F2: optional; allgemeiner Text für Telefonverkauf und (!) Lieferschein


Nettotage

Angabe des Zahlungszieles in Tagen; beachte Sonderformen:

  • 900 „zahlbar am letzten des aktuellen Monats“
  • 901 „zahlbar am 1. des Folgemonats“
  • 905 „zahlbar am 5. des Folgemonats“
  • 910 „zahlbar am 10. des Folgemonats“
  • 915 „zahlbar am 15. des Folgemonats“
  • 920 „zahlbar am 20. des Folgemonats“
  • 925 „zahlbar am 25. des Folgemonats“
  • 930 „zahlbar am letzten des Folgemonats“

Tankgrößen

F2: Zuordnung von bis zu 20 Tankgrössen jeweils in der Form: Tankgrösse in Litern und zugehöriger Artikel


__Betriebsstätte__ / Fibu-Mandant

F2: optional; Angabe von 00 (keine Zuordnung) und 01-98 bei Kreditoren steht anstelle Betriebsstätte der Fibu-Mandant, in den die Eingangsrechnungen zu buchen sind; ist die Angabe 00, dann bucht X-oil in die Firma, die dem Schlüssel entspricht


__Verkäufer__

F2: Zuordnung zu einem Verkäufer (Aussendienstmitarbeiter) oder einem Verkaufsgebiet; 000 = keine Zuordnung


Prov. nr / Satz

F2: Zuordnung zu einem Provisions-Empfänger; 00 = keine Zuordnung Prov-Satz = Standard-Satz bezogen auf 100 Liter; abweichende Regelungen siehe 04-01-07


Rechnungskunde

000000 = keine Zuordnung zu einem Rechnungskunden

0 = Zuordnung zu einem Rechnungskunden; ein Kundenstammsatz mit Rechnungs-Kunde > 0 ist damit automatisch eine Lieferadresse

Anrede-Schlüssel

F2: Anrede-Schlüssel des Kunden (Herr, Frau, …)


__Preistabelle__

Verwendung für Preisdifferenzierung:

00 oder 01: Kunde ist in Standard-Preistabelle; 02-98 Kunde ist in abweichender Preistabelle;


Erlöskonto-Add.

Spezial-Anwendung! nur nach Rücksprache mit XPOINT! Ist Additions-Wert für Fibu-Erlös-Buchungen


Partiekennzeichen

F8: freies Feld; Ausnahme: Anwender der PDS-Fibu: Steuerung des Mahnverfahrens und des Forderungs-Kontos


Rechn. Versand

  • 0 = per Drucker, normaler Papierversand
  • 1 = per Email Schalter 0-4 gelten nur für X-oil
  • 2 = per Fax 1-4 setzen den Einsatz des
  • 3 = per Drucker und Email Moduls eFAX voraus !!
  • 4 = per Drucker und Fax Infos dazu von XPOINT Software

Struktur-Daten 2

Kred. Versicher

Angabe zu Höhe einer Kreditversicherung; 0 = keine Kred.Vers.


Kredit-Kennz.

  • 0 = keine Kreditüberwachung; allgemeines Limit lt. Abnehmer-Gruppe
  • 1 = individuelles Limit (angegeben im nächsten Feld)
  • 2 = unbegrenztes Limit

Kredit-Limit

nur pflegen, wenn Kredit-Kennzeich = 1! Angabe in Euro


Absol. Sperre

F8: leer = Kunde ist allgemein frei für Telefonverkauf nicht leer = Kunde ist für Telefonverkauf gesperrt

  • Zahl 0-9 = „Soft-Sperre“, nur Warnung im Telefonverkauf
  • Buchstabe A, C-Z, a-z: „Hard-Sperre“ für Telefonverkauf, Freigabe nur durch Passwort; Buchstabe könnte Sperrgrund signalisieren
  • Buchstabe B = Bonitätssperre, wird von X-oil u.U. automatisch vergeben, wenn Feld bis dahin leer

Freie Kz 1+2

F8: optional; freie Verwendung in Statistiken, Selektionen, Rundschreiben


Auftr. Bestätigung

  • 000 = Kunde will normal keine Auftragsbestätigung
  • 001-998 = Kunde erhält normal Auftragsbestätigung nach Muster, welches dieser Nummer entspricht (siehe 04-05-11)

Mehrwertsteuer

J/N-Schalter; J = Kunde ist mehrwertsteuer-pflichtig


Arbeitsplatz

F8: optional; Verwendung wie ein freies Kennzeichen für Statistiken


Anz. Rechnung

  • 0 = keine Rechnung (ACHTUNG)
  • 1 = eine Rechnung
  • 2 = eine Rechnung plus eine Kopie
  • 3 = eine Rechnung plus zwei Kopien

Sammelbest

  • 0000 = Kunde ist in keiner Sammelbestellergruppe
  • 0001-9998 = Kunde ist in dieser Sammelbestellergruppe

Stromverkauf

Vertrag bis Datum; Strom-Anbieter-Nr; Jahresverbrauch in KWh


Altöl-Erzeugung

optional


Tour

optionale Angabe für Verdachtstouren, zB. Landwirtschaft; Aufbau (v.l.n.r.:)

  • Tag der Tour (1=Montag, 2=Dienstag, etc, 0=ohne Zuordnung)
  • Tour-Nummer
  • Stopp-Folge in dieser Tour (01 = 1. Kunde, 02 = 2. Kunde, etc, 00 = keine Zuordnung)

Mahnsperre

N = keine Mahnsperre, dh. Kunde wird gemahnt

J = Mahnsperre, dh. Kunde wird nicht gemahnt


Entfernung

in Kilometer; für Frachtberechnungen


Buyback J/N

reserviert für Spezial-Anwendungen


Struktur-Daten 3

U-Bank 01-12

speziell zu verwendende (Ziel-)Bank für Überweisungen; 00 = keine Zuordnung; 01-12 entspr.Bankentabelle (04-01-01,2)


LS-Preis

  • J = auf Lieferscheine Preise drucken
  • N = auf Lieferscheine keine Preise drucken

Best-L-Toler

Toleranz-Angabe in Prozent zwischen Bestell- und Liefermenge; steuert in Faktura das Mindermengen-Problem


TKW-Rechnung

DOCKING:

  • J = Rechnung schreiben mit Mindermengenaufschlag
  • N = keine Rechnungsschreiben
  • O = Rechnung ohne Mindermengenaufschlag

Adrs-Nr TKW-LS

DOCKING: Adresszeilen-Angabe für Lieferschein-Druck


TPL-Merkmal

DOCKING: Tourenplanungs-Merkmal


CSS-Kondition

Konditions-Angabe für die CSS-Buchhaltung; normal: DK01


TKA-Berechn.

  • J = Kunde erhält automatische Aufschläge, zB. GGVS-Aufschlag
  • N = Kunde erhält keine automatischen Aufschläge

Fl. Gas-Anlfrg.

  • J = Kunde erhält Aufschlag bei Flaschengas-Anlieferungen
  • N = Kunde erhält keinen Aufschlag für Flaschengas-Anlieferungen

Gasvergleich

  • J = Kunde erhält mt Rechnung einen separaten Öl-Gas-Vergleich
  • N = Kunde erhält mit Rechnung keinen separaten Öl-Gas-Vergleich

Unter-Kunden

  • N = Kunde ist kein Rechnungs-Kunde und hat keine Lieferadressen
  • J = Kunde ist Rechnungskunde und hat Lieferadressen
  • K = Kunde ist Rechnungskunde, Aufträge dürfen aber nur zu seinen Lieferadressen eingegeben werden

Sprachschlüssel

leer = normal deutsch

andere Angabe = Sprachschlüssel (empfohlen: nach ISO); steuert u.U. fremdsprachige Rechnungen


Währung

  • leer = Euro
  • EUR = Euro
  • andere Angaben nur nach ISO (erlaubt z.Zt. USD und GBP)

TA-Kunde

reserviert für Spezial-Anwendung


Rech. Regulierer

reserviert für Spezial-Anwendung!! Zusätzlicher Debitor, wird in der Schnittstelle für die CSS-Fibu verwendet. Der Offene Posten ist unter beiden Debitoren sichtbar.


spez. L-K_Matrix

reserviert für Spezial-Anwendung


F3-Taste

DOCKING: Erfassen und Pflegen von Docking-Zusatz-Informationen


F4-Taste

Erfassen und Pflegen von –> Notizen zu diesem Kunden


F7-Taste

Erfassen und Pflegen eines –> Notizblocks zu diesem Kunden


Sonderkunden

Für das Arbeiten mit X-oil ist hilfreich, sich eine Reihe von Sonderkunden anzulegen. Wir empfehlen dazu dringend:

Musterkunden

Unter Musterkunden versteht man in X-oil Kundenstammsätze, die adressmäßig leer sind (oder nur den am häufigst vorkommenden Ort enthalten), auf der Maske 2 aber durchdefiniert sind als typische Vertreter Ihrer häufigsten Kundentypen wie Hausbrand, Gewerbe, Handel etc. Legen Sie diese Musterkunden wie normale Kundenstammsätze an und verwenden Sie dazu möglichst einfach zu merkende Kundennummern. (Hilfe u.U. über die F8 F-Info).

Musterkunden werden benutzt, um aus ihnen heraus durch die Duplizierungs- Methode sehr schnell und fehlerfrei neue Kunden anzulegen: je ähnlicher ein neu anzulegender Kunde einem der Musterkunden entspricht, desto idealer kann sich die Neuanlage dieses Kunden auf die reine Adress-Erfassung konzentrieren.


Eigenverbrauch

Wir empfehlen für Eigenverbrauch pro Eigenverbrauchs-Stelle (Büro, Tanklager, Fahrzeug usw.) einen Kundenstammsatz anzulegen mit folgenden Merkmalen:

  • Monatsrechnung (Faktura-Symbol links = 1)
  • ohne Mehrwertsteuer
  • Zahlweise Überweisung
  • Mahnsperre = J
  • alle Eigenverbrauchs-Stammsätze auf eine gemeinsame Abnehmergruppe

In der Tagesabrechnung wird dann der Verbrauch als „Lieferung“ an diesen „Kunden“ eingegeben, aufgrund des Merkmals „Monatsrechnung“ von X-oil intern gesammelt und am Monatsende pro „Kunde“ (= Kostenstelle) eine Sammelrechnung erstellt.


Löschkunden

Löschkunden sind Pseudo-Kunden, die beim Löschen eines echten Kunden dessen Vergangenheit (das Archiv der Lieferdaten) aufnehmen, damit auf diese Weise keine Verkaufsmengen verloren gehen und die Statistiken im Gesamt-Ergebnis gleich bleiben. Wir empfehlen, für die einzelnen statistischen Hauptbereiche (normal: die Abnehmergruppen) je einen Pseudo-Kunden als Löschkunden anzulegen.

Es ist durchaus vertretbar, die Musterkunden (siehe oben unter A)) zugleich als Löschkunden zu verwenden.


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