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X-oil
Kundenstammsatz
Vorbedingungen und Einstieg in den Kundenstamm
Vorbedingungen
In der Praxis sind für das Erfassen und die Pflege von Kundenstammsätzen eine Reihe von Vorbedingungen organisatorisch zu klären, die zunächst als gegeben betrachten. Sie werden Ihnen später erklärt. Dazu gehören Bereiche wie
- Einteilung der Kunden in organisatorische Grunddaten wie Abnehmergruppe, Branchen
- Verwendung von Anredeschlüsseln
- Zuordnung zu Gebieten für Tourenplanung oder Statistiken
- Zuordnung zu Provisions-Empfängern, Verkäufern, Betriebsstätten
- Übernahme von Basisdaten der Kunden aus einer Ortetabelle; diese liefert u.U. zentrale Informationen für die Kundenpflege wie korrekte Schreibweise von Orten, Postleitzahlen, Gebieten, Betriebsstätte, Preisregionen, etc.
Einstieg in die Pflege des Kundenstammsatzes
Der Einstieg in die Pflege der Kunden erfolgt in der Schulung über das dafür vorgesehene Menu (Pfad: 04-02). In der Praxis erfolgt die Pflege allerdings mehrheitlich direkt aus dem Telefonverkauf - diesen Weg lernen Sie bei der Behandlung des Telefonverkaufs kennen.
Organisation der Kunden-Nummer
Die Kundennummer in X-oil ist vollständig genommen aufgebaut als
- 2 Stellen Firmen- oder Mandanten-Nummer, dh. Firma 01-98
- Listenpunkt6 Stellen Kunden-Nummer, von 000001 bis 999998
In der Praxis kann es für den Neubeginn mit X-oil durchaus eine Grundsatzfrage sein, ob und welche Organisation es innerhalb der Kundennummer selbst gibt:
- fortlaufend von 1 oder einem anderen Startwert beginnend, dh. die Kundennummer selbst hat keinerlei Aussage (diese Verfahren bevorzugen wir)
- Bildung von Nummernkreisen (von-bis) zur Darstellung bestimmter Betriebsstätten
- ListenpunktBildung von Nummernkreisen (von-bis), um organisatorische Aufgaben zu lösen (Sortierung nach Alpha, Kundenbedeutung, Groß-/Klein-Kunden, Bezieher / Interessenten etc.) – derartige Organisationen werden allerdings von uns nicht empfohlen
Neuanlage, Ändern, Löschen, Duplizieren
Bei Aufruf des Pflegeprogramms Kundenstamm (04-02-01) geben Sie in die Startmaske die folgenden Werte ein, die als „Schlüssel“ zu verstehen sind:
- Firmen-Nummer (Achtung: Null ist nicht erlaubt)
- Kunden-Nummer (Achtung: Null ist normal nicht erlaubt)
Ob Neuanlage oder Ändern entscheidet X-oil automatisch daran, ob zu der angegebenen Kunden-Nummer ein Stammsatz vorhanden ist oder nicht. Sie können die Neuanlage aber auch (und besser) über die Duplizier-Methode mittels der F4-Taste machen. Diese Duplizier-Methode besteht immer aus zwei Schritten:
Schritt 1: Vergabe der Nummer des neuen Kundenstammsatzes. Dafür haben Sie sehr praktische Möglichkeiten
- Sie setzen – wie auch immer - die Nummer selbst fest, Kennzeichen a
- F4-Taste zum Suchen einer freien Nummer in festgelegten Kunden-Kreisen (Kunde von-bis)
- Sie geben eine Kunden-Nummer als Grenzwert ein und lassen X-oil mittels des Kennzeichens die nächste freie Nummer selbst suchen
- v = vorwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert
- r = rückwärts ab dem von Ihnen angegebenen Grenzwert
Schritt 2: x-oil fragt Sie nach einem (bestehenden) Stammsatz, den Sie als Kopiervorlage für die Neuanlage verwenden wollen. Gute Organisationen verwenden dazu gerne Musterkunden (2.6.), die inhaltlich einem bestimmten Kunden-Typ entsprechen (Hausbrand, Gewerbe, …) entsprechen
Die Löschung eines Stammes erfolgt innerhalb der Änderung mittels der F3-Taste.
Inhalt Maske1
Adress-Teil
Name-1
Name des Kunden: empfohlene Schreibweise für automatische Matchcode-Bildung ist die Verwendung des Sterns (*) zur Trennung der Namensteile: Vorname(n)*Nachname
Matchcode-Regel: Suchbegriff beginnt rechts vom Stern (*); Teil links vom Stern (*) wird als Vorname verstanden; fehlt Stern (*), dann beginnt Suchbegriff ganz links und kennt keinen Vornamen
Name-2
selbsterklärend; kein Einfluss auf Matchcode
Straße
selbsterklärend; Teil des Gesamt-Matchcodes
Land
Länderangabe; ISO-Schreibweise!; nur bei Ausländern einsetzen; benötigt Ländertabelle (04-01-01,J)
Postleitzahl
Postleitzahl für Strasse / Ort
Ort
Ortsangabe nach postalischer Vorgabe; Teil des Gesamt-Matchcodes
Ortsteil
optional; wenn vorhanden, dann Vorrang im Matchcode vor Ort !
PLZ, Postfach
optional; nur für Rechnungsschreibung; wenn Postfach vorhanden, dann muss auch eine eigene Postleitzahl eingegeben werden
Altern. MC
alternativer bzw. zweiter Matchcode-Name; Schreibweise wie Name-1
Text vor Adr.
optional; wenn vorhanden, dann wird diese Zeile vor Name-1 gedruckt
Ansprechpartner
optional; Ansprechpartner (meist Einkäufer) beim Kunden
Kommunikations-Teil
Telefon
optional; Haupt-Telefonnummer; weitere 10 Telefon-Nummern über F6
Telefax
optional
Email-Adressen
optional; sie werden in der Funktions-Taste F2 verwaltet
Briefanrede
vollständiger Anredetext diese Kunden für Mailing, Angebote etc., zB:
Sehr geehrter Herr Dr. Quasselhuber,
Kurzschreibweise:
- :e = Sehr geehrte Frau
- :r = Sehr geehrter Herr
Diverses
Debitor / Kreditor
D = Stammsatz ist ein Debitor; K = Stammsatz ist ein Kreditor
EG Ust-ID
EU Umsatzsteuer-Identnummer
Geben Sie an dieser Stelle wirklich nur korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ein. X-tanken prüft diese nach den offiziellen Regeln und verweigert eine weitere Verarbeitung, wenn die ermittelte nicht mit der angegebenen Prüfziffer übereinstimmt. Eine deutsche Umsatzsteuer-ID besteht z.B. aus „DE“ gefolgt von 9 Ziffern. Leerzeichen sind ebenso falsch wie ein Bindestrich nach dem „DE“.
Steuer-Nr
Steuer-Nummer des Kunden; wenn vorhanden: Andruck auf allen Rechnungen
Sicherheits-Stufe
0-9; 0 = niedrigste Sicherheitsstufe; 9 = maximale Sicherheitsstufe; jeder Anwender bekommt vom Administrator eine Sicherheitsstufe zugewiesen und kann nur die Kunden handhaben, deren Sicherheits-Stufe gleich oder kleiner ist als seine eigene
Bruttokunde
N = nein; J = ja = Eingaben Verkaufspreis in Auftragsabwicklung immer in Brutto! Rechnung nur als Brutto-Rechnung. Gilt nur für X-oil! Bei Bruttokunde = „J“ nicht erlaubt: Sammelrechnung, Rabatt, Skonto, Faktura über Docking-Systeme
Kunde seit
bei Neuanlage automatisch das Tagesdatum
Kreditauskunft
Datum der Kredit-Auskunft oder sonstiger Kredit-Auskünfte, oder Null
Ampel-Wert
Wenn eine Kreditauskunft vorliegt, dann können Sie auch das Ergebnis in der Form einer Ampel-Farbe markieren; entsprechend wird im Telefonverkauf der Finanzstatus des Kunden farblich unterlegt
Geburtsdatum
Angabe in der Form tt.mm.jj oder leer (Null)
Interessent
J/N-Schalter; bei Neuanlage automatisch J; beim ersten Auftrag auf N
Bankangaben
Pflege über F7; dahinter steht eine Banken-Tabelle, die der Anwender selbst aktualisieren muss ( 04-01-01-14)
Funktionstasten
Beachten Sie im Teil-1 des Kundenstammsatzes noch die folgenden Funktions-Tasten:
Taste | Funktion |
---|---|
F2-Taste | Erfassen und Pflegen von max. 5 Email-Adressen zu diesem Kunden |
F3-Taste | Löschen des angezeigten Stammsatzes |
F4-Taste | Erfassen und Pflegen von Notizen zu diesem Kunden |
F6-Taste | Erfassen und Pflegen von weiteren 10 Telefon-Nummern |
F7-Taste | Pflege Bankangaben zum aktuellen Stammsatz |
F9-Taste | Auskunft und Pflege der Orte-Tabelle |
F11-Taste | Anhang zum Kundenstamm für X-tanken |
F12-Taste | Anhang zum Kundenstamm für XTK/STK |
Inhalt Maske2
Beachte: Unterstrichene Felder können über den Systembereich als Pflichtfelder definiert werden, dh. sie müssen einen von Null abweichenden Inhalt haben.
Beachte: die Angabe F2 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist eine Systemtabelle hinterlegt, die die erlaubten Angaben zu dem einzelnen Feld anzeigt und aus dieser Anzeige heraus können Sie dann den Wert für den Kunden auswählen. Wenn Sie das nutzen wollen, dann stellen Sie den Cursor auf das entsprechende Feld und drücken dann die F2-Taste.
Beachte: die Angabe F8 bei den einzelnen Feldern bedeutet: hier ist ein Feld, dessen Verwendung und Inhalt X-oil normal nicht vorschreibt; wenn es vom Anwender genutzt wird, dann empfehlen wir eine anwender-individuelle Verschlüs- selung und Dokumentation über F8-Taste „Firmen-Info“ (siehe oben unter 1.5.)
Die folgenden Angaben gelten normal als Haupt-Merkmale eines Kunden und stehen deshalb am Beginn der Seite 2 unter
Struktur-Daten 1
__Abnehmergruppe__
F2: Abnehmergruppe; Haupt-Merkmal für die Statistiken
__Branche__
F2: Branche; meist optional; 00 (keine Zuordnung) erlaubt
Gebiet
F8: optional; meist Gebietsangabe für Tourenplanung (SR-Planung) leer (keine Zuordnung) erlaubt
Faktura-Symbol
F2: links: Angabe zu Einzel- oder Monatsrechnung; rechts: z.Zt. keine Funktion
Zahlungsweise
F2: X-oil-Vorgaben: Zahlung mit Überweisung, Lastschrift, ZMZ, etc Info über F2! Bei einigen Zahlungsweisen ist Bankangabe zwingend
Zusatztext
F2: optional; allgemeiner Text für Telefonverkauf und (!) Lieferschein
Nettotage
Angabe des Zahlungszieles in Tagen; beachte Sonderformen:
- 900 „zahlbar am letzten des aktuellen Monats“
- 901 „zahlbar am 1. des Folgemonats“
- 905 „zahlbar am 5. des Folgemonats“
- 910 „zahlbar am 10. des Folgemonats“
- 915 „zahlbar am 15. des Folgemonats“
- 920 „zahlbar am 20. des Folgemonats“
- 925 „zahlbar am 25. des Folgemonats“
- 930 „zahlbar am letzten des Folgemonats“
Tankgrößen
F2: Zuordnung von bis zu 20 Tankgrössen jeweils in der Form: Tankgrösse in Litern und zugehöriger Artikel
__Betriebsstätte__ / Fibu-Mandant
F2: optional; Angabe von 00 (keine Zuordnung) und 01-98 bei Kreditoren steht anstelle Betriebsstätte der Fibu-Mandant, in den die Eingangsrechnungen zu buchen sind; ist die Angabe 00, dann bucht X-oil in die Firma, die dem Schlüssel entspricht
__Verkäufer__
F2: Zuordnung zu einem Verkäufer (Aussendienstmitarbeiter) oder einem Verkaufsgebiet; 000 = keine Zuordnung
Prov. nr / Satz
F2: Zuordnung zu einem Provisions-Empfänger; 00 = keine Zuordnung Prov-Satz = Standard-Satz bezogen auf 100 Liter; abweichende Regelungen siehe 04-01-07
Rechnungskunde
000000 = keine Zuordnung zu einem Rechnungskunden
0 = Zuordnung zu einem Rechnungskunden; ein Kundenstammsatz mit Rechnungs-Kunde > 0 ist damit automatisch eine Lieferadresse
Anrede-Schlüssel
F2: Anrede-Schlüssel des Kunden (Herr, Frau, …)
__Preistabelle__
Verwendung für Preisdifferenzierung:
00 oder 01: Kunde ist in Standard-Preistabelle; 02-98 Kunde ist in abweichender Preistabelle;
Erlöskonto-Add.
Spezial-Anwendung! nur nach Rücksprache mit XPOINT! Ist Additions-Wert für Fibu-Erlös-Buchungen
Partiekennzeichen
F8: freies Feld; Ausnahme: Anwender der PDS-Fibu: Steuerung des Mahnverfahrens und des Forderungs-Kontos
Rechn. Versand
- 0 = per Drucker, normaler Papierversand
- 1 = per Email Schalter 0-4 gelten nur für X-oil
- 2 = per Fax 1-4 setzen den Einsatz des
- 3 = per Drucker und Email Moduls eFAX voraus !!
- 4 = per Drucker und Fax Infos dazu von XPOINT Software
Struktur-Daten 2
Kred. Versicher
Angabe zu Höhe einer Kreditversicherung; 0 = keine Kred.Vers.
Kredit-Kennz.
- 0 = keine Kreditüberwachung; allgemeines Limit lt. Abnehmer-Gruppe
- 1 = individuelles Limit (angegeben im nächsten Feld)
- 2 = unbegrenztes Limit
Kredit-Limit
nur pflegen, wenn Kredit-Kennzeich = 1! Angabe in Euro
Absol. Sperre
F8: leer = Kunde ist allgemein frei für Telefonverkauf nicht leer = Kunde ist für Telefonverkauf gesperrt
- Zahl 0-9 = „Soft-Sperre“, nur Warnung im Telefonverkauf
- Buchstabe A, C-Z, a-z: „Hard-Sperre“ für Telefonverkauf, Freigabe nur durch Passwort; Buchstabe könnte Sperrgrund signalisieren
- Buchstabe B = Bonitätssperre, wird von X-oil u.U. automatisch vergeben, wenn Feld bis dahin leer
Freie Kz 1+2
F8: optional; freie Verwendung in Statistiken, Selektionen, Rundschreiben
Auftr. Bestätigung
- 000 = Kunde will normal keine Auftragsbestätigung
- 001-998 = Kunde erhält normal Auftragsbestätigung nach Muster, welches dieser Nummer entspricht (siehe 04-05-11)
Mehrwertsteuer
J/N-Schalter; J = Kunde ist mehrwertsteuer-pflichtig
Arbeitsplatz
F8: optional; Verwendung wie ein freies Kennzeichen für Statistiken
Anz. Rechnung
- 0 = keine Rechnung (ACHTUNG)
- 1 = eine Rechnung
- 2 = eine Rechnung plus eine Kopie
- 3 = eine Rechnung plus zwei Kopien
Sammelbest
- 0000 = Kunde ist in keiner Sammelbestellergruppe
- 0001-9998 = Kunde ist in dieser Sammelbestellergruppe
Stromverkauf
Vertrag bis Datum; Strom-Anbieter-Nr; Jahresverbrauch in KWh
Altöl-Erzeugung
optional
Tour
optionale Angabe für Verdachtstouren, zB. Landwirtschaft; Aufbau (v.l.n.r.:)
- Tag der Tour (1=Montag, 2=Dienstag, etc, 0=ohne Zuordnung)
- Tour-Nummer
- Stopp-Folge in dieser Tour (01 = 1. Kunde, 02 = 2. Kunde, etc, 00 = keine Zuordnung)
Mahnsperre
N = keine Mahnsperre, dh. Kunde wird gemahnt
J = Mahnsperre, dh. Kunde wird nicht gemahnt
Entfernung
in Kilometer; für Frachtberechnungen
Buyback J/N
reserviert für Spezial-Anwendungen
Struktur-Daten 3
U-Bank 01-12
speziell zu verwendende (Ziel-)Bank für Überweisungen; 00 = keine Zuordnung; 01-12 entspr.Bankentabelle (04-01-01,2)
LS-Preis
- J = auf Lieferscheine Preise drucken
- N = auf Lieferscheine keine Preise drucken
Best-L-Toler
Toleranz-Angabe in Prozent zwischen Bestell- und Liefermenge; steuert in Faktura das Mindermengen-Problem
TKW-Rechnung
DOCKING:
- J = Rechnung schreiben mit Mindermengenaufschlag
- N = keine Rechnungsschreiben
- O = Rechnung ohne Mindermengenaufschlag
Adrs-Nr TKW-LS
DOCKING: Adresszeilen-Angabe für Lieferschein-Druck
TPL-Merkmal
DOCKING: Tourenplanungs-Merkmal
CSS-Kondition
Konditions-Angabe für die CSS-Buchhaltung; normal: DK01
TKA-Berechn.
- J = Kunde erhält automatische Aufschläge, zB. GGVS-Aufschlag
- N = Kunde erhält keine automatischen Aufschläge
Fl. Gas-Anlfrg.
- J = Kunde erhält Aufschlag bei Flaschengas-Anlieferungen
- N = Kunde erhält keinen Aufschlag für Flaschengas-Anlieferungen
Gasvergleich
- J = Kunde erhält mt Rechnung einen separaten Öl-Gas-Vergleich
- N = Kunde erhält mit Rechnung keinen separaten Öl-Gas-Vergleich
Unter-Kunden
- N = Kunde ist kein Rechnungs-Kunde und hat keine Lieferadressen
- J = Kunde ist Rechnungskunde und hat Lieferadressen
- K = Kunde ist Rechnungskunde, Aufträge dürfen aber nur zu seinen Lieferadressen eingegeben werden
Sprachschlüssel
leer = normal deutsch
andere Angabe = Sprachschlüssel (empfohlen: nach ISO); steuert u.U. fremdsprachige Rechnungen
Währung
- leer = Euro
- EUR = Euro
- andere Angaben nur nach ISO (erlaubt z.Zt. USD und GBP)
TA-Kunde
reserviert für Spezial-Anwendung
Rech. Regulierer
reserviert für Spezial-Anwendung!! Zusätzlicher Debitor, wird in der Schnittstelle für die CSS-Fibu verwendet. Der Offene Posten ist unter beiden Debitoren sichtbar.
spez. L-K_Matrix
reserviert für Spezial-Anwendung
F3-Taste
DOCKING: Erfassen und Pflegen von Docking-Zusatz-Informationen
F4-Taste
Erfassen und Pflegen von –> Notizen zu diesem Kunden
F7-Taste
Erfassen und Pflegen eines –> Notizblocks zu diesem Kunden
Sonderkunden
Für das Arbeiten mit X-oil ist hilfreich, sich eine Reihe von Sonderkunden anzulegen. Wir empfehlen dazu dringend:
Musterkunden
Unter Musterkunden versteht man in X-oil Kundenstammsätze, die adressmäßig leer sind (oder nur den am häufigst vorkommenden Ort enthalten), auf der Maske 2 aber durchdefiniert sind als typische Vertreter Ihrer häufigsten Kundentypen wie Hausbrand, Gewerbe, Handel etc. Legen Sie diese Musterkunden wie normale Kundenstammsätze an und verwenden Sie dazu möglichst einfach zu merkende Kundennummern. (Hilfe u.U. über die F8 F-Info).
Musterkunden werden benutzt, um aus ihnen heraus durch die Duplizierungs- Methode sehr schnell und fehlerfrei neue Kunden anzulegen: je ähnlicher ein neu anzulegender Kunde einem der Musterkunden entspricht, desto idealer kann sich die Neuanlage dieses Kunden auf die reine Adress-Erfassung konzentrieren.
Eigenverbrauch
Wir empfehlen für Eigenverbrauch pro Eigenverbrauchs-Stelle (Büro, Tanklager, Fahrzeug usw.) einen Kundenstammsatz anzulegen mit folgenden Merkmalen:
- Monatsrechnung (Faktura-Symbol links = 1)
- ohne Mehrwertsteuer
- Zahlweise Überweisung
- Mahnsperre = J
- alle Eigenverbrauchs-Stammsätze auf eine gemeinsame Abnehmergruppe
In der Tagesabrechnung wird dann der Verbrauch als „Lieferung“ an diesen „Kunden“ eingegeben, aufgrund des Merkmals „Monatsrechnung“ von X-oil intern gesammelt und am Monatsende pro „Kunde“ (= Kostenstelle) eine Sammelrechnung erstellt.
Löschkunden
Löschkunden sind Pseudo-Kunden, die beim Löschen eines echten Kunden dessen Vergangenheit (das Archiv der Lieferdaten) aufnehmen, damit auf diese Weise keine Verkaufsmengen verloren gehen und die Statistiken im Gesamt-Ergebnis gleich bleiben. Wir empfehlen, für die einzelnen statistischen Hauptbereiche (normal: die Abnehmergruppen) je einen Pseudo-Kunden als Löschkunden anzulegen.
Es ist durchaus vertretbar, die Musterkunden (siehe oben unter A)) zugleich als Löschkunden zu verwenden.
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