X-tanken

Hier finden Sie alles Wichtige was Sie für eine Anwenderschulung für X-tanken beachten sollten:

Die Schulung erfolgt in aller Regel auf Ihrem eigenen Server und mit Ihren eigenen Daten. Natürlich werden im Rahmen der Schulung auch Datensätze verändert.

Bei Neuinstallationen spielen wir Ihnen nach der Schulung noch einmal alle oder nach Absprache auch nur einen Teil der Daten erneut ein. Wir können währen der Schulung also alles uneingeschränkt zeigen ohne die Daten „kaputt“ zu machen.

Bei bestehenden Installationen sollten wir uns über die Handhabung mit den Bestandsdaten verständigen. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Schulung im Echtbetrieb: Dies eignet sich nur für kurze Nachschulungen, da wir im Echtbetrieb nicht alles uneingeschränkt zeigen können ohne Schaden an Ihren Daten zu produzieren. Wir sprechen uns daher während der Schulung über jeden Schritt genau ab. Die Verantwortung liegt dann jedoch bei Ihnen.
2. Schulung auf einem Klon: Es ist möglich die produktive Installation zu klonen und dann auf einer „Testumgebung“ zu arbeiten. Diese kann auf Ihrem Server oder einem Server der Firma Xpoint installiert werden (Systemvoraussetzungen müssen gegeben sein!).

Für die Schulung mit Ihren Daten benötigen wir natürlich einen Zugang zu der Installation mit der geschult wird. Dieser Zugang muss, wenn Sie die Benutzerverwaltung einsetzen, über Administratorrechte verfügen.

Bei öffentlichen Schulungen mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Firmen ist eine Schulung mit eigenen Daten aus Gründen des Datenschutzes nicht möglich. Für diesen Fall stellen wir eine anonymisierte Demo-Installation zur Verfügung. Dies hat jedoch den großen Nachteil, dass Sie während der Schulung mit fremden Daten arbeiten. So wird es natürlich erheblich schwerer, die „besonderen“ Fälle aus Ihrem Unternehmen zu begutachten und zu erklären. Auch die Nachvollziehbarkeit der gezeigten Aktionen für die Schulungsteilnehmer leidet darunter erheblich.

Bei einer Schulung in Ihrem Haus benötigen wir ab ca. 1 Stunde vor Schulungsbeginn einen Ansprechpartner, der uns ins LAN oder WLAN einbinden und uns einen Zugang zur Schulungs-Installation und zum Internet zur Verfügung stellen kann. Auch die Anbindung eines großen Bildschirms oder Beamers über HDMI sollte möglich sein sein. Gerne bringen wir auch einen Beamer mit.

Bei einer Remote-Schulung benötigen wir ebenfalls ca. 1 Stunde vor Schulungsbeginn einen Ansprechpartner, mit dem wir die Remote-Verbindung testen können - insbesondere dann, wenn wir die Schulung auf Ihrer Installation durchführen. Wir legen sehr viel Wert darauf, dass wir alle Teilnehmer der Schulung sehen können. Das hat den Grund, dass man durch die Körpersprache der Teilnehmer erkennen kann, ob das Erklärte auch verstanden wurde oder ob wir zu schnell vorgegangen sind und den Teilnehmer praktisch „abgehängt“ haben. Sorgen Sie also bitte dafür, dass die Video-Kamera in Ihrem Schulungsraum nicht nur einen, sondern vielmehr alle Teilnehmer wiedergibt. Die Audio-Qualität sollte ebenfalls so sein, dass alle Teilnehmer verstanden werden können. Mitunter ist es sogar besser, wenn jeder vor seinem eigenen Rechner sitzt, als wenn alle in einem Schulungsraum versammelt sind, da dann auch jeder über eine eigene Audio-/Video-Hardware verfügt und so besser verstanden wird.

Wie schon unter Technik erklärt sollte die Schulung mit Ihren eigenen Daten erfolgen, damit wir bestmögliche Ergebnisse für Sie erzielen können. Aber es geht noch viel weiter. In den meisten Unternehmen werden neben der Abrechnungssoftware auch weitere Programme verwendet. Wir benötigen während der Schulung zusätzlich folgende Daten:

• Tankdaten (von mindestens 10 Tagen)
• Kassenbericht und/oder Kontrollsummenblatt des Datenexports aus dem Tank-/Kassensystem
• alle Ihre Excel-Listen, die Sie zur Abstimmung/Aufsummierung etc. nebenbei führen
• Excellisten mit denen Sie Preise für den Kunden ermitteln oder Kontraktmengen überwachen
• alle Statistiken, die Sie bislang im Nachgang einer Abrechnung bekommen haben und wieder benötigen
• Rechnungen mit besonderen Merkmalen, die Sie dem Kunden so oder ähnlich wieder bereitstellen wollen
• Informationen darüber, wie Sie in der Vergangenheit Tankdaten vor deren Abrechnung bearbeitet haben (z.B. was wurde gelöscht, was manuell eingegeben)
• Eine Liste der Zahlungsmittel (z.B. Barverkauf, EC, VISA, MasterCard, DKV, UTA, etc.) und Informationen darüber wie diese bisher abgewickelt wurden
• Alle Informationen zu besonderen Konstellationen (z.B. Kunde hat eigene Tankstelle auf dem Hof; Großkunde bekommt separate Daten; Kunde darf nicht alles oder nicht überall tanken; etc.)
• Alle Informationen zur eigenen Firmenkonstellation und/oder zur Einbindung fremder Systeme (z.B. TankNetz Deutschland, Tankpool24, etc.)

Bei Remote-Schulungen legen wir in aller Regel eine 1-stündige Mittagspause ein. Der Zeitpunkt ist variabel und richtet sich nach dem Fortschritt in der Schulung (abgeschlossene Themen) und nach Ihren ganz speziellen Bedürfnissen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn die Pause zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden soll. Raucher sollten sich ebenfalls melden, sodass wir die kleinen Raucherpausen mit einfügen können. Für die Verpflegung sorgt jeder selbst.

Bei einer Schulung bei der Xpoint der Gastgeber ist, richten wir uns mit den Pausenzeiten nach den Vorgaben des Veranstaltungsortes. Hier sind die Pausen in aller Regel fest vorgegeben. Für Verpflegung ist gesorgt. In der Regel gibt es eine Kaffeepause mit kleinem Snack und ein Mittagessen. Für Getränke während der Schulung ist ebenfalls gesorgt. Wenn Sie uns vorab mitteilen, welche Besonderheiten wir berücksichtigen sollen (Vegetarisch, Vegan, etc.) geben wir dies gerne ans Hotel weiter und sehen was möglich gemacht werden kann.

Bei einer Schulung in Ihrem Haus richten wir uns nach Ihren Vorgaben für die Pausenzeiten und freuen uns gerne über Getränke und einen kleinen Mittagssnack.

Unsere Schulung dauert in aller Regel 2 Tage und wir schulen dabei von 9:00-17:00 Uhr (abzüglich der Pausen). Wir richten uns aber auch gerne nach Ihren Bedürfnissen.

Wer soll teilnehmen? Diese Frage ist nicht so einfach zu beantworten. Daher hier ein kleine Hilfe zur Einordnung:

Bei kleinen Betrieben macht in der Regel eine Person fast alles. Hier sollte es jedoch unbedingt eine Vertretung geben, die dann einspringt, wenn der eigentliche Tankstellenmitarbeiter Urlaub hat oder krank ist. In diesem Fall sollten unbedingt beide eine Schulung von uns erhalten.

Bei großen Betrieben ist es oft so, dass die einzelnen Aufgaben auf mehrere Personen verteilt sind. In diesem Fall sprechen Sie das gerne im Vorfeld bei uns an, sodass wir die betroffenen Personen bei den für Sie relevanten Themen mit dazunehmen können. Es sollte aber unbedingt wie auch bei den kleinen Betrieben mindestens zwei Personen geben, die der gesamten Schulung beiwohnen und dann auch administrative Aufgaben übernehmen können.

Interessant sein kann eine Schulung für folgende Personen:

• Tankstellenabrechnung (unbedingt die ganze Schulung)
• Telefonverkauf (Stammdatenpflege, Rechnungsnachdruck)
• Finanzbuchhaltung (Lastschrifteinzug, Schnittstellenübergabe)
• Controlling (Auswertungen, Exporte)
• Geschäftsführung (Möglichkeiten in der Konditionsfindung)
• IT-Abteilung (Administration, Updates, Schnittstellenbehandlung für Tankdaten, Whitelist, Finanzbuchhaltung, Rechnungsdaten für Kunden, Pricing, Automatisierungsmöglichkeiten)

Wir begrenzen unsere Anwenderschulungen auf 12 Personen. Meist sind es sogar weit weniger. So können wir eine individuelle und bestmögliche Betreuung sicherstellen.

Wir richten uns hierbei sehr nach Ihren Bedürfnissen und nehmen uns für die Themen mehr Zeit die Ihnen wichtig sind. Nichts destotrotz möchten wir mit der Schulung auch immer einen Gesamtüberblick über die mit X-tanken möglichen Szenarien geben, denn früher oder später werden die einen oder anderen Szenarien auch in Ihrem Betrieb auftreten. So ist gut, wenn Sie zumindest schon einmal davon gehört haben, das X-tanken das kann.

Hier die Liste der Themen die behandeln egal ob intensiv oder nur kurz angerissen:

• Online-Hilfe zur Selbsthilfe
• Generelle Handhabung unserer Programme
• Stammdatenbearbeitung
• Möglichkeiten im Telefonverkauf
• Preise und Konditionen
• Tankdatenimport, Kontrollmöglichkeiten
• Tankdatenbearbeitung und Fehlerbehebung
• Auswertungen Teil 1 (Limite, nicht abgerechnete Tankdaten)
• Abrechnung (Modi, Abgrenzungsmöglichkeiten, Versand)
• Guthabenverwaltung und Kontraktverwaltung
• Buchhalterisches (Erlöskonten, Kostenrechnung, Lastschriften)
• Archivierung (Nachdruck, Storno, erneute Abrechnung)
• Bestandsführung und Auswertung, Inventur, Umbuchungen
• Auswertungen Teil 2 (Umsatz, Stammdaten, Kontrakte, Technisches)
• Exporte für Kunden, für Drittsysteme
• Konfiguration und Administration
• Updates (Informationen und Durchführung)

In aller Regel beginnt der erste Tag etwas trocken mit der Bearbeitung der Stammdaten und Vorbereitung der Tankdaten, denn diese ist ja zwingend für den zweiten Tag erforderlich an dem wir über die Abrechnung und Auswertungen sprechen. Die Tage sind auf einander aufbauend.

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