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Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit X-oil Auswertungen aus dem Bereich der Warenbewegungen und Bestände. Manche sind im X-oil zweimal vorhanden: sowohl im Auswertungsbereich als auch im Pfad 01-05 (Bestandsführung). Im Gegensatz zu den Absatz- und Verkaufsstatistiken kommen die Auswertungen des Bereichs Bestände und Warenbewegungen ohne vorlaufende Selektionen aus.
Beachte: X-oil kennt zwei strikt voneinander getrennte Bestände: den „Tagesbestand“, der sich permanent durch Zu- und Abgänge ändert und keinen Haltepunkt kennt oder kenne sollte. Daneben gibt es den so genannten „Fibu-Bestand“, der total vom Tagesgeschäft abgekoppelt ist und der für die Berechnung und Auswertung von Monats-Anfangs- und Monats-Endbeständen sowie von Inventurbeständen eingerichtet ist.
Die hier folgenden Auswertungsprogramme beschäftigen sich nur mit dem Bereich des „Tagesbestandes“. Für den Fibu-Bestand (Pfad: 05-03-08) gibt es eine eigene Special-Dokumentation, die Sie – wenn sie nicht in diesen Unterlagen enthalten ist – bei XPOINT anfordern können.
Reine Dialog-Anzeige, keine Listenausgabe. Artikel-Umfang wird durch die selbsterklärende Maske definiert. Die Anzeige ist dann der Bestand des/der gewählten Artikel(s) in allen bekannten Lägern.
Das Programm gehört zu den Hauptauswertungen des Lagerbestandes, da es eine komplette Analyse aller Zugangsbewegungen ausgewählter Zeiträume ermöglicht. Es ist nur dadurch begrenzt, dass die –> Verweildauer der einzelnen Lagerbewegungen lt. Systemsatz überschritten ist und X-oil bereits Einzelbewegungen als Leichen gelöscht hat. Wir empfehlen deshalb, die –> Verweildauer für Lagerzugänge entsprechend hoch zu setzen (360 oder 720 Tage), um auch frühere Zeiträume auswerten zu können.
Auflistung und Summiereung aller Lagerzugänge eines definierten Bereichs
keinen
Die Parameter bestimmen letztlich den Umfang der Daten, die Sie ausgedruckt haben wollen. Lesen Sie die einzelnen Parameter immer im Sinne von „drucke alle Zugänge aus, die das angegebene Merkmal erfüllen“.
von-bis Angabe; 000-999 = alle möglichen Abgangsläger sind auszuwerten
von-bis Angabe, entsprechend zu handhaben wie Abgangsläger
Zeitraum, in dem die Lagerzugänge auszuwerten sind
* = alle Einzelangaben über Funktionstaste F4
Liste
Liste erstellt für einen definierten Bereich (Lager, Fahrzeug) und Zeitraum eine Gegenüberstellung von Zu- und Abgängen. Sie dient vor allem der Bestands-Kontrolle und der Analyse von Bestands-Abweichungen.
keiner
Muss-Angabe
Maximal 5 Artikel-Hauptgruppen angeben (00 = alle)
Zeitraum-Angabe in der Form von-bis
entweder Lager- oder TKW-Angabe !!
entweder Lager- oder TKW-Angabe !!
Angabe weiterer TKWs in der Form von-bis
Angabe von 10 Einzel-Artikeln
Bildschirm bei Angabe Einzel=J zusätzlich auch als Liste
Auflistung aller Eingangsrechnungen aus einem definierten Bereich von Lieferanten, Zeitraum und Artikel(-Gruppen). Diese Statistik ist eine Auswertung der Daten des Programmes –> Wareneingangsrechnung (01-05-14)
keiner
Muss-Angabe
000000 = alle; > 000000 = einzelner Lieferant
definieren durch Lieferdatum von-bis
leer = alle; nicht leer = nur diese Rechnung auswerten
leer = alle; nicht leer = nur Rechnungen, die diesen Artikel beinhalten, auswerten Artikel angeben oder Hauptgruppe
00 = alle; > 00 = nur Rechnungen, die diese Hauptgruppe(n) beinhalten, auswerten Artikel angeben oder Hauptgruppe
leer = alle; nicht leer = nur Rechnungen, die diesen Festkauf (Kontrakt) beinhalten, auswerten
0 = alle; > 0 = nur Rechnungen, die diese Kostenstelle beinhalten, auswerten
Liste
Liste der Lieferanten-Rechnung und Umsätze, monatsweise
keiner
Muss-Angabe
Zeitraum-Angabe in der Form „von Monat/Jahr bis Monat/Jahr“
Liste
Unter diesem Programmpunkt verbirgt sich ein komplettes Auswertungssystem für den Warenbestand 2, wie er auf Seite 18 schon einmal erwähnt wurde. Dieser Bestandsbereich ist alleine für die Monatsabschlüsse gedacht und ist strikt getrennt vom laufenden Bestand des Tagesgeschäftes.
Folgende Grundfunktionen sind enthalten:
Eine ausführliche Dokumentation dieses Bereiches finden Sie im Anhang A dieser Mappe oder Sie fordern Sie als Word-Dokumentation bei XPOINT Software an.
X-oil kennt zwei Bestandsebenen, die unabhängig voneinander verwaltet und bearbeitet werden: den Tagesbestand und den Fibu-Warenbestand.
Ist abhängig alleine von den täglichen Warenbewegungen (Zugang, Fahrzeugbeladungen, Fakturen, Umbuchungen etc) und ist immer so aktuell wie das laufende Tagesgeschäft. Der Tagesbestand kennt keine Stichtage und „fließt“ permanent.
Wird in einem eigenen Bereich verwaltet und zunächst von den täglichen Warenbewegungen nicht berührt. Änderungen am Fibu-Warenbestand sind durch eigene Programme vom Anwender anzustoßen.
Der Fibu-Warenbestand unterteilt sich in folgende Bereiche:
Der Fibu-Warenbestand wird dort eingesetzt, wo Stichtagsbestände (Monatsanfang, -ende) und Inventurbestände benötigt werden. Eine weitere Aufgabe ist, die monatliche Bestandsverschiebung vom Anfangs- zum Endbestand mengen- und wertmäßig zu ermitteln, um sie in die Gewinn- und Verlustrechnung der Finanzbuchhaltung übernehmen zu können.
Im Fibu-Warenbestand werden nur Artikel berücksichtigt, die lt. Stammsatz auf Bestandsführung=ja stehen und die keine reinen Verkaufsartikel sind. Verkaufsartikel sind Artikel, die im Stammsatzfeld „Bestands-Artikel“ einen Eintrag haben, also bestandsmäßig unter einem anderen Artikel geführt werden
Dem Fibu-Warenbestand liegt die folgende Gliederung nach Firmen, Lägern (auch Lager = 000 für „gesamt“), Artikeln und Beständen zugrunde, die sich immer auf einen Monat verstehen
Im Zusammenhang mit dem Fibu-Warenbestand muss an die in X-oil hinterlegte Verweildauer erinnert werden (04-01-01,4,7). Sie regelt, wie lange Einzelbewegungen im Bereich Zugang, Abgang, Faktura etc. in X-oil aufzubewahren sind. Ist diese Verweildauer überschritten, dann löscht X-oil die entsprechenden Daten selbständig aus der Datenbank.
Die Trennung von Tagesbestand und Fibu-Warenbestand erlaubt es, die Monatsauswertungen aus dem Fibu-Warenbestand vom Kalendertag (Stichtag) abzukoppeln und sie zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt durchzuführen – vorausgesetzt, die Daten des zu verarbeitenden Monats sind dann noch entsprechend der Verweildauer komplett vorhanden. Wenn der Fibu-Anfangsbestand z.B. auf Monat März 2002 steht, dann könnte die Monatsauswertung des Monat März (Errechnen End-Bestand etc) unabhängig vom Tagesgeschäft und irgendwann im April oder Mai erfolgen, wenn die Verweildauer wenigstens auf 90 Tagen steht.
Die Funktion dieses Programmes ist es, einen leeren Datenbestand anzulegen für einen ganz bestimmten Bereich, definiert nach Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen. Normal wird dieses Programm nur zur erst- und einmaligen Initialisierung verwendet.
die Initialisierung zerstört u.U. vorhandene Datenbestände, die Gleichheit ausweisen in Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen !
Muss-Eingabe
max. 5 Läger können parallel behandelt werden. Achtung: wenn Lager-1 mit 000 (Null) angegeben wird, dann versteht das Programm das als ein Pseudolager, in dem der Bestand der gesamten Firma verwaltet werden soll. (000 = „alle“). Die Angabe von 000 in Lager-2 bis Lager-5 dagegen wird nicht als „alle“ interpretiert !
Angabe von max 8 Produkt-Bereichen / Hauptgruppen,
nur für Artikel dieser Bereiche wird eine Bestandstabelle initialisiert Hauptgruppe = 00 = alle !
Passwort, mit dem das Programm gestartet wird. Ist dieser Geheimcode falsch, dann lehnt X-oil den Start des Programmes ab. Code bitte bei XPOINT Software erfragen.
Die Übernahme eines Artikels in die Fibu-Bestandsverwaltung setzt voraus, daß
Artikel für die Bestandsführung im Fibu-Warenbestand: * 1. Entspricht angebenen Produktbereich und Hauptgruppe * 2. Artikel steht auf Bestandsführung = Ja * 3. Artikel ist kein Verkaufsartikel (Bestands-Art = leer)
Die Handhabung für diese 3 Bestände ist gleich. Die Funktion dieses Programmes ist, den Bereich des angewählten Bestandes zu pflegen, dh.
(Für die Erfassung eines Anfangsbestandes siehe auch Seite )
Firmen-Nummer, Muss-Eingabe
Lager-Nummer
max 18 Einzel-Artikel wenn Artikel angegeben, werden evtl. Angaben max. 5 Hauptgruppen zu Hauptgruppen ignoriert
Angabe, in welcher Sortierung die Artikel anzuzeigen und danach auch zu drucken sind:
Bei Sortierung 2,3 und 4 wird innerhalb des Haupt- Sortierbegriffes (Kurztext, Erlösgruppe, Hauptgruppe) nach Artikel-Nummer sortiert.
Die angezeigten Artikel können in allen Werten (Liter, Kilo, Stück, Preis pro Einheit) verändert werden.
Das Programm errechnet einen neuen Monats-Endbestand auf der Basis des vorhandenen Anfangsbestandes und der im angegebenen Monat vorliegenden Warenbewegungen (Zugänge, Umbuchungen, Verkäufe etc).
Wenn Sie dieses Programmgebiet für mehrere verschiedene Läger einsetzen, dann müssen Sie diesen Programmschritt hier pro Lager separat durchführen.
Muss-Eingabe
Muss-Eingabe
Geben Sie hier den Monat an, aus dem heraus die Warenbewegungen zu verarbeiten sind. Es ist logisch, dass dieser Monat auch dem momentanen Anfangsbestand entsprechen muss. Prod.Bereich Angabe der zu verarbeitenden Produktbereiche
Angabe der zu verarbeitenden Hauptgruppen
Das Programm ist prinzipiell beliebig of wiederholbar, da bei jedem Aufruf der Endbestand (Soll) zunächst auf Null gesetzt wird.
Das Programm erstellt eine Gegenüberstellung von Anfangsbestand zu Endbestand und errechnet pro Artikel die Wertverschiebung (Bestandsaufbau oder Bestandsabbau). Zusätzlich summiert es die Wertverschiebungen pro angesprochenem Bestands-Konto lt. dem Artikelstamm. Eine Liste weist sowohl die Einzelwerte jedes Artikel als auch die Summen der Bestandskonten aus, die dann manuell in eine Finanzbuchhaltung für eine G+V zu übernehmen sind.
Eine Zusatzfunktion besteht darin, am Ende den Endbestand auf den Anfangsbestand vorzutragen und den Endbestand selbst auf Null zu setzen (Vorbereitung für den nächsten Buchungs-Monat).
Als Endbestand kann dabei zwischen dem Endbestand-Soll und dem Endbestand-Ist (Inventur) gewählt werden.
Muss-Eingabe
Muss-Eingabe Wenn Sie den Fibu-Warenbestand für unterschiedliche Läger einsetzen, dann müssen Sie pro Lager dieses Programm aufrufen
Angabe zur Sortierung der Ausgabe-Liste
Angabe, ob in diesem Lauf ein echter Abschluss erfolgen soll (Vortrag Endbestand auf Anfangsbestand und Nullstellung des Endbestandes) oder nicht
Angabe, welcher Endbestand verwendet werden soll
Angabe der Buchungs-Periode (Jahr.Monat)
Die Wiederholbarkeit dieses Programmes hängt davon ab, welche Angabe Sie zum Abschluss gemacht haben:
Programm überträgt den Endbestand (Soll) in den aktuellen Tagesbestand von X-oil.
Für ein korrektes Arbeiten mit diesem Programm sollten Sie unbedingt den folgenden Ablauf einhalten:
Muss-Eingabe
Muss-Eingabe, auch 000 = alle erlaubt
max. 5 Hauptgruppen angeben, 00 = alle
Ziel-Lager im Tagesbestand von X-oil Hier ist Lager = 000 nicht erlaubt !!
Das Programm erlaubt, den X-oil Tagesbestand als Anfangsbestand in das System des Fibu-Warenbestandes zu übernehmen. Das ist besonders hilfreich in der Initialisierungsphase, wenn X-oil neu aufgebaut wird.
Normal steht diese Eingabe auf DATEN/BSTAND und meint damit den normalen Tagesbestand von X-oil. Andere Eingaben sprechen Sie bitte unbedingt vorher mit XPOINT ab. DATEN/WABESA = Konvertierung Alt-Systems auf das neue, hier beschriebene Fibu-Warenbestandssystem
Muss-Angabe
Muss-Angabe, 000 = alle
max 5 Hauptgruppen, die zu kopieren sind, 00 = alle
Angabe der Lager-Nummer, unter der der Bestand im Fibu-Warenbestandssystem zu buchen ist
Angabe des Datums (Jahr/Monat) unter dem der Bestand im Fibu-Bestandssystem zu buchen ist
Angabe, ob der Bestand im Fibu-Bestandssystem auf einen vorhandenen Anfangsbestand zu addieren ist oder 1:1 zu übernehmen ist.
je nach angegebener Ziel-Funktion ist das Programm beliebig wiederholbar
Das Programm erlaubt das partielle oder komplette Löschen von Bestandswerten aus dem Fibu Warenbestand. Löschungen werden vor allem vorgenommen, um das System teilweise oder komplett wieder neu aufzubauen.
Muss-Eingabe
Muss-Eingabe
max 5 Hauptgruppen, 00 = alle
Entscheidend für das Löschen ist der hier angegebene Modus:
Alle Funktionen führen zu unwiederbringlichem Datenverlust ! Handhabung des Programmes daher nicht unproblematisch ! Lassen Sie sich im Zweifelsfall vor Einsatz der Löschfunktion von Ihrem System-Administrator oder von XPOINT eine Extra-Sicherung des Fibu-Warenbestandes vornehmen.
Das Programm erlaubt das Erstellen von Vergleichslisten zwischen den drei Bestandsbereichen
Muss-Eingabe
Muss-Eingabe
Angabe zur Sortierung der Liste:
max 5 Hauptgruppen, 00 = alle
Angabe, welcher Datenbestand im ersten (linken) Teil der Liste stehen soll:
Angabe, welcher Datenbestand im zweiten (rechten) Teil der Liste stehen soll: