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X-oil
Monatsbestände f. Finanzbuchhaltung
Unter diesem Programmpunkt verbirgt sich ein komplettes Auswertungssystem für den Warenbestand 2, wie er auf Seite 18 schon einmal erwähnt wurde. Dieser Bestandsbereich ist alleine für die Monatsabschlüsse gedacht und ist strikt getrennt vom laufenden Bestand des Tagesgeschäftes.
Folgende Grundfunktionen sind enthalten:
- Verwaltung eines Monatsanfangsbestandes
- Errechnen eines Monatsendbestandes aus diesem Anfangsbestand plus alle Zukäufe minus alle Verkäufe
- Verwaltung dieses Endbestandes (Korrektur, Wertberichtigungen)
- Verwaltung eines weiteren Endbestandes, der als Inventur-Bestand aufgrund körperlicher Aufnahme verstanden werden kann
- Errechnung von Bestands-Verschiebungen (mengen- und wertmäßig) aufgrund von Anfangs- und Endbestand
- Vergleichslisten Anfangsbestand zu Endbestand 1 (Sollwerte) und Endbestand 2 (Istwerte)
Eine ausführliche Dokumentation dieses Bereiches finden Sie im Anhang A dieser Mappe oder Sie fordern Sie als Word-Dokumentation bei XPOINT Software an.
Fibu-Warenbestand Einzelprogramme Initialisierung
Funktion
Die Funktion dieses Programmes ist es, einen leeren Datenbestand anzulegen für einen ganz bestimmten Bereich, definiert nach Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen. Normal wird dieses Programm nur zur erst- und einmaligen Initialisierung verwendet.
Achtung
die Initialisierung zerstört u.U. vorhandene Datenbestände, die Gleichheit ausweisen in Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen !
Eingaben
Firma
Muss-Eingabe
Lager
max. 5 Läger können parallel behandelt werden. Achtung: wenn Lager-1 mit 000 (Null) angegeben wird, dann versteht das Programm das als ein Pseudolager, in dem der Bestand der gesamten Firma verwaltet werden soll. (000 = „alle“). Die Angabe von 000 in Lager-2 bis Lager-5 dagegen wird nicht als „alle“ interpretiert !
Prodbereich
Angabe von max 8 Produkt-Bereichen / Hauptgruppen,
Hauptgrp
nur für Artikel dieser Bereiche wird eine Bestandstabelle initialisiert Hauptgruppe = 00 = alle !
Code
Passwort, mit dem das Programm gestartet wird. Ist dieser Geheimcode falsch, dann lehnt X-oil den Start des Programmes ab. Code bitte bei XPOINT Software erfragen.
Beachte:
Die Übernahme eines Artikels in die Fibu-Bestandsverwaltung setzt voraus, daß
- der Artikel in dem definierten Produkt-Bereich und Hauptgruppe liegt
- der Artikel lt. Stammsatz auf Bestandsführung = Ja steht
- der Artikel ein Bestands-Artikel ist, dh. das Feld Bestands-Artikel ist leer. Artikel, bei denen das Feld Bestands-Artikel ungleich leer ist, sind reine Verkaufsartikel, deren Bestand bei dem angegeben Artikel geführt wird, haben also im Fibu-Bestand nichts verloren.
Artikel für die Bestandsführung im Fibu-Warenbestand: * 1. Entspricht angebenen Produktbereich und Hauptgruppe * 2. Artikel steht auf Bestandsführung = Ja * 3. Artikel ist kein Verkaufsartikel (Bestands-Art = leer)
Aktualisieren X-oil Bestand
Funktion
Programm überträgt den Endbestand (Soll) in den aktuellen Tagesbestand von X-oil.
Ablauf
Für ein korrektes Arbeiten mit diesem Programm sollten Sie unbedingt den folgenden Ablauf einhalten:
- Erstellen Sie zunächst einen korrekten Anfangsbestand; in der Regel ist das Ihr Endbestand (Ist), der sich als Inventurbestand versteht. Übertragen Sie diesen Endbestand (Ist) in den Anfangsbestand, z.B. mittels Funktion 5 (Monatsabschluss, Basis = Ist)
- Löschen Sie den Endbestand (Soll) mittels Funktion 9
- Stoppen Sie nun alle Verarbeitungen in X-oil, die sich mit Warenbewegungen beschäftigen
- Lassen Sie nun einen neuen korrekten Endbestand (Soll) errechnen mittels Funktion 3, dh. dieser Endbestand basiert auf einem korrekten Monats-Anfangsbestand und bucht alle inzwischen in X-oil verarbeiteten Mengenbewegungen seit Beginn dieses Monats nach
- übertragen Sie jetzt diesen Endbestand (Soll) in den Tagesbestand von X-oil
Eingaben
Firma Fibu
Muss-Eingabe
Lager Fibu
Muss-Eingabe, auch 000 = alle erlaubt
Hauptgrp
max. 5 Hauptgruppen angeben, 00 = alle
Lager X-oil
Ziel-Lager im Tagesbestand von X-oil Hier ist Lager = 000 nicht erlaubt !!
Funktion
- n = neu = Fibu-Warenbestand wird 1:1 übernommen
- a = add = Fibu-Warenbestand wird auf den Tagesbestand addiert
Beachte
- 1. Das Programm legt im x-oil Tagesbestand automatisch pro Artikel und Lager einen Datensatz an, wenn dieser bisher noch nicht vorhanden war
- 2. Als Einstandspreis wird immer der Preis aus dem Fibu-Warenbestand genommen, ein. evtl vorhandener Einstandspreis im Tagesbestand von X-oil wird ignoriert
Kopieren X-oil Bestand als Anfangsbestand
Funktion
Das Programm erlaubt, den X-oil Tagesbestand als Anfangsbestand in das System des Fibu-Warenbestandes zu übernehmen. Das ist besonders hilfreich in der Initialisierungsphase, wenn X-oil neu aufgebaut wird.
Eingaben
Herkunft
Normal steht diese Eingabe auf DATEN/BSTAND und meint damit den normalen Tagesbestand von X-oil. Andere Eingaben sprechen Sie bitte unbedingt vorher mit XPOINT ab. DATEN/WABESA = Konvertierung Alt-Systems auf das neue, hier beschriebene Fibu-Warenbestandssystem
Firma
Muss-Angabe
Lager X-oil
Muss-Angabe, 000 = alle
Hauptgrp.
max 5 Hauptgruppen, die zu kopieren sind, 00 = alle
Ziel-Lager
Angabe der Lager-Nummer, unter der der Bestand im Fibu-Warenbestandssystem zu buchen ist
Ziel-Datum
Angabe des Datums (Jahr/Monat) unter dem der Bestand im Fibu-Bestandssystem zu buchen ist
Ziel-Funktion
Angabe, ob der Bestand im Fibu-Bestandssystem auf einen vorhandenen Anfangsbestand zu addieren ist oder 1:1 zu übernehmen ist.
- n = neu, dh. 1:1 übernehmen; evtl vorhandene Anfangsbestände werden vorher auf Null gesetzt
- a = zum vorhandenen Anfangsbestand addieren
Wiederholbarkeit
je nach angegebener Ziel-Funktion ist das Programm beliebig wiederholbar
- n = in dieser Funktion meist beliebig wiederholbar
- a = in dieser Funktion dürfte eine Wiederholung problematisch sein
Löschungen
Funktion
Das Programm erlaubt das partielle oder komplette Löschen von Bestandswerten aus dem Fibu Warenbestand. Löschungen werden vor allem vorgenommen, um das System teilweise oder komplett wieder neu aufzubauen.
Eingaben
Firma
Muss-Eingabe
Lager
Muss-Eingabe
Hauptgrp
max 5 Hauptgruppen, 00 = alle
LöschModus
Entscheidend für das Löschen ist der hier angegebene Modus:
- A,a = Lösche Anfangsbestände auf Null
- S,s = Lösche Endbestände (Soll) auf Null
- I,i = Lösche Endbestände (Ist) auf Null
- G,g = Lösche Gesamt; in diesem Fall werden nicht die drei Bestände gelöscht, sondern die kompletten Datensätze aus der entsprechenden Tabelle
Wiederholbarkeit
Alle Funktionen führen zu unwiederbringlichem Datenverlust ! Handhabung des Programmes daher nicht unproblematisch ! Lassen Sie sich im Zweifelsfall vor Einsatz der Löschfunktion von Ihrem System-Administrator oder von XPOINT eine Extra-Sicherung des Fibu-Warenbestandes vornehmen.
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