X-tanken

Änderungen der rechtlichen Situation Ihrer Firma bringen oft viele kleine Details mit sich, die zu berücksichtigen sind. Diese Liste soll eine Hilfe bei der Umstellung sein und einen kleinen Überblick geben, welche Themen Sie sich genauer ansehen sollten.

Eine neue Firma ist eine eigenständige juristische Person. Diese benötigt in vielen Fällen auch einen eigenen Softwarelizenzvertrag. Sie benötigen gültige Lizenzen für:

• X-oil Server und Client
• ACU Server und Client
• Finanzbuchhaltung
• Office-Suite
• Tank- und Kassensysteme
• Druck- und Versanddienste

Prüfen Sie die Hardwarevoraussetzungen anhand der Systemvoraussetzungen von X-oil und X-tanken. Lassen Sie ggf. Ihren Systembetreuer prüfen ob alle Voraussetzungen gegeben sind.

Sollen die Daten der alten Instanz kopiert werden, so ist insbesondere die Festplatten-Kapazität zu prüfen.

Bedenken Sie auch die Kapazität und Geschwindigkeit Ihres Datensicherungsmediums! Es wird ja eine Firma mehr gesichtert. Dies sollte aber morgens zu Arbeitsbeginn bereits abgeschlossen sein. Ältere Sicherungsmedien könnten hier an die zeitliche Grenze ebenso wie an die Kapazitätsgrenze stoßen.

Bei der Vorbereitung des Servers für den Betrieb von X-tanken wird davon ausgegangen, dass diverse Punkte bereits eingerichtet wurden:

• Betriebssystem
• Samba-Server
• Drucker
• ACU-Server
• X-oil Grundinstallation in aktuellster Version
• Finanzbuchhaltung
• Tank- und Kassensystem
• Installation des ACU-ThinClient auf allen Client-PC's

Die alte Firma sollte immer den aktuellsten Softwarestand von X-oil und X-tanken haben. Nur so kann ein reibungsloser Umstieg gewährleistet werden. Spielen Sie daher alle verfügbaren Updates möglichst frühzeitig ein.

Wenden Sie sich an unseren Support, um die Vorbereitungen für X-tanken vornehmen zu lassen. Wir werden dann verschiedene Dinge für Sie konfigurieren:

• Kopieren/Einrichten der X-tanken Instanz
• Anlegen der Netzlaufwerke für X-tanken
• Einrichten des Cronjobs für X-tanken
• Anlegen der Links im Dateisystem

Werden die Daten aus einer bestehenden Instanz in die neue Instanz kopiert, so ist für die Dauer des Kopiervorgangs zwingend ein Arbeitsstop einzulegen, da sonst Daten beschädigt werden könnten. Die Dauer ist von Ihrer Unternehmensgröße und dem Umfang an Archiv- und Bewegungsdaten, die kopiert werden sollen, abhängig.

An allen Client-PC's die mit X-tanken zu tun haben, ist das zur X-tanken Instanz gehörige Netzlaufwerk einzubinden. Dies können wir über Teamviewer gerne für Sie erledigen.

Für den automatischen nächtlichen Transaktionsimport müssen die erzeugten Dateien im korrekten Verzeichnis abgelegt werden. Diese Einstellung kann Ihr Systembetreuer oder Tank- und Kassensystembetreuer für Sie vornehmen.

Damit die Stammdatenexporte auch an das Tank- und Kassensystem übertragen werden können, sind ggf. Einstellungen in der Software des Tank- und Kassensystems oder in Automatisierungsscripten Ihres Systembetreuers erforderlich. Diese Einstellung kann Ihr Systembetreuer oder Tank- und Kassensystembetreuer für Sie vornehmen.

Um eine Kommunikation mit der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten benötigen wir die korrekte Mandantennummer und -bezeichnung. Wir legen dies gerne für Sie an.

Tragen Sie die Erlöskonten sowie Kostenstellen und Kostenarten in X-tanken ein bzw. ändern Sie diese ggf. sobald Sie Zugriff auf X-tanken von uns erhalten haben.

Geben Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung das korrekte Schnittstellenverzeichnis an. Bei Bedarf hilft Ihnen der Support Ihrer Finanzbuchhaltung hier weiter.

Wir benötigen den Termin für den geplanten Übergang der Firmierungen möglichst 6-8 Wochen vor der Umfirmierung. Nur so können wir alles nötige im Vorfeld in geordnete Bahnen führen.

Um Ihre neue Firma auch in unserer X-tanken Software gut erkennen zu können, benötigen wir zwingend auch Ihr Logo. Dies sollte sich optisch gut von einer früheren Version aus der alten Firmierung unterscheiden, damit Ihre Mitarbeiter immer auf Anhieb sehen, wo Sie gerade arbeiten und keine Eingaben in der falschen Firma tätigen.

Nennen Sie uns den neuen Eigenkunden für Ihre X-tanken-Instanz. Die Kundennummer reicht uns hierfür aus.

Bitte nennen Sie uns die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID der neuen Firma. Wir tragen diese dann für Sie in der Konfiguration von X-tanken ein.

Bitte nennen Sie uns Ihre neue Bankverbindung - soweit sich diese verändert.

Bitte teilen Sie uns je Land mit bei welcher Rechnungsnummer Sie den neuen Rechnungsnummernkreis starten möchten. Wir nehmen die entsprechenden Einstellungen für Sie vor.

Bedenken Sie beim erstellen des neuen Briefpapiers, dass die Adressangaben im Kopf nicht weiter herunter in den Rechnungstext hinein gedruckt werden bzw. dass dann die notwendige Anpassung der Druckereinstellungen und Rechnungsvorlagen vorgenommen werden.

Eine neue juristische Person bedeutet in der Regel auch, dass Sie eine neue Gläubiger-ID erhalten bzw. bei der Bundesbank beantragen müssen.

Alle SEPA-Firmen-Mandate müssen komplett neu eingeholt werden. So verlangen es die Banken. Leider ist es nicht möglich ein Firmenmandat „vorübergehend“ - bis das neue Firmenmandat eingeholt werden konnte durch eine Einstellung als SEPA-Basis-Mandat laufen zu lassen. Handeln Sie hier also rechtzeitig.

SEPA-Basis-Mandate können wir für Sie in die neue Instanz integrieren. Das erneute Einholen ist nicht notwendig. Die Übernahme der Mandate sollte allerdings zeitlich gut eingetacktet werden, damit Änderungen oder neue Mandate zum Zeitpunkt des Übergangs auch auf jeden Fall dem aktuellen Stand entsprechen.

Denken Sie über folgende Punkte nach:

• Benutzerverwaltung
• Musterkunden
• Porto- und Verpackungsgebühr
• Kartengebühr
• Bestandsführung
• Statistiken
• X-daten für X-tanken sowie daran angeschlossene Systeme
• Standardvorlagen
• Standard-X-oil-Artikel

Prinzipiell gibt es zwei Wege der Datenübernahme:

Oft ist eine Mischung aus beiden Wegen das Mittel der Wahl. D.h. es wird z.B. vereinbart, dass Änderungen am Kundenstamm bis in die letzte Minute gemacht werden dürfen, alle anderen Stammdaten jedoch parallel gepflegt werden müssen. Dies muss innerbetrieblich jedoch gut kommuniziert und durchgesetzt werden um Datenverluste zu vermeiden.

Sprechen Sie mit uns, um den optimalen Weg für Sie zu finden.

Egal ob Sie die Daten vorab oder zum Umstellungstermin kopieren lassen. Während des Kopiervorgangs müssen alle Ihre Mitarbeiter eine Pause einlegen und das X-oil/X-tanken schließen und dürfen sich erst nach Abschluß des Vorgangs und Freigabe des Systems wieder am X-oil/X-tanken anmelden.

Nach Abschluß des Kopiervorgangs muss ein Mitarbeiter Ihrer Firma die Daten auf die abgesprochenen Veränderungen kontrollieren. Erst wenn diese passen, sollte das System freigegeben werden.

Übersicht | X-tanken | Menü | Programme | Glossar | Themen | FAQ | Update