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X-tanken
Stornierung/Neubereitstellung
In X-tanken können Sie eine, zuvor falsch berechnete, komplette Abrechnung, eine einzelne Rechnung stornieren und neu bereitstellen.
Aus Gründen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dürfen Falschbuchung nicht aus dem System gelöscht werden und müssen daher durch eine gegensätzliche Buchung (Storno) ausgeglichen werden.
Aufgrund der Prüfung auf doppelte Tankungen beim Transaktionsimport ist es nicht möglich die stornierten Transaktionen für eine erneute Abrechnung in X-tanken einzulesen. Deshalb bietet X-tanken Ihnen die Möglichkeit, diese Transaktionen aus dem Archiv wieder bereitzustellen.
In X-tanken ist es vorgesehen, eine Stornierung immer in Kombination mit einer Neubereitstellung durchzuführen. Nur mit einer Stornierung und anschließender Neubereitstellung ist gewährleistet, dass die ausgegebene Ware auch bezahlt wurde.
Stornierung
Sie erreichen die Stornofunktion über das Kontext-Menü der entsprechenden Programme. Diese können Sie per Rechtsklick auf einen Datensatz aufrufen.
| Stornierung/Neubereitstellung über | Bemerkung | |
|---|---|---|
| Abrechnung | Kontext-Menü in Archivierte Abrechnungen | Bei Stornierung einer Abrechnung werden nur Transaktionen storniert, die noch nicht (z.B einzeln) storniert wurden. Abrechnungen, die bereits einmal storniert wurden, können nicht erneut storniert werden. Eine Neubereitstellung ist jedoch beliebig oft möglich |
| Rechnung | Kontext-Menü in Archivierte Rechnungen | Bei Stornierung einer Rechnung werden nur Transaktionen storniert, die noch nicht (z.B einzeln) storniert wurden. Rechnungen, die bereits einmal storniert wurden, können nicht erneut storniert werden. Eine Neubereitstellung ist jedoch beliebig oft möglich |
| Transaktion | Kontext-Menü in Archivierte Transaktionen | Transaktionen, die bereits einmal storniert wurden, können nicht erneut storniert werden. Eine Neubereitstellung ist jedoch beliebig oft möglich |
Stornierungen in X-tanken erzeugen Transaktionen mit umgekehrten Vorzeichen. Diese werden in der Tankdatenübersicht für eine Abrechnung zur Verfügung gestellt und müssen abgerechnet werden. Stornierte Transaktionen können zudem nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Die stornierten Transaktionen können unabhängig von anderen im System befindlichen Transaktionen abgerechnet werden, wenn Sie in der Faktura nur den Haken „Stornierungen abrechnen“ setzen.
Neubereitstellung
Um sicher zu gehen, dass die bezogene Ware bezahlt wurde, sollten stornierte Transaktionen immer neu bereitgestellt und anschließend abgerechnet werden.
Über die Neubereitstellung wird die stornierte Transaktion, bzw. werden die stornierten Transaktionen aus der stornierten Rechnung, bzw. Abrechnung noch einmal, wie ursprünglich importiert, bereit gestellt. Nutzen Sie diese Funktion um die Daten nach dem Storno, z.B. mit einem korrekt eingestellten Preis, noch einmal abzurechnen.
Ein erneuter Import der Transaktionen ist in diesem Fall aufgrund der Doppelprüfung nicht möglich, da die Transaktion(en) schon in X-tanken importiert wurden. Sie können nicht erneut importiert werden! Die Neubereitstellung ist somit zwingend erforderlich, wenn die Transaktion(en) erneut, evtl korrigiert, abgerechnet werden sollen.
Sie erreichen die Neubereitstellung über das Kontext-Menü der entsprechenden Programme (siehe Tabelle oben). Dieses können Sie per Rechtsklick auf einen Datensatz aufrufen.
Abrechnung
In der Faktura können Stornierungen und Neubereitstellungen gleichzeitig abgerechnet werden. Sie werden dabei aus rechtlichen Gründen seit Update 1039 immer auf separate Rechnungen gedruckt. Es entsteht also keine kombinierte Rechnung von Storno und Neubereitstellung.
Es ist möglich, die neu bereitgestellten Sätze zusammen mit anderen Transaktionen auf einer Rechnung abzurechnen. Bitte beachten Sie dies, falls vom entsprechenden Kunden bereits neue Transaktionen ins System importiert wurden.
Neubereitstellungen werden wie neue Tanksätze behandelt. Wählen Sie hierfür in der Faktura die Abrechnung der regulären Transaktionen („Tankungen abrechnen“). Vor der Abrechnung können Sie die eventuell notwendigen Korrekturen in der Detailansicht der Tankdaten vornehmen.
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