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X-tanken
Leistungsbeschreibung zum Basismodul
Das Basismodul ist nur in Verbindung mit X-oil funktionsfähig. Es dient als Grundlage für die Installation aller weiteren Module.
X-tanken ist in den vier Paketgrößen X-tanken Basis (inkl. 1 Station, um einzelne Stationen erweiterbar), X-tanken Silber (inkl. 300 Stationen), X-tanken Gold (inkl. 600 Stationen) sowie X-tanken Platin (unbegrenzte Stationsanzahl) erhältlich. Der Funktionsumfang der Programms ist in allen Varianten identisch. Ein Upgrade auf die nächsthöhere Paketgröße ist jederzeit möglich.
Abrechnung
Importe
X-tanken kann alle benötigten Daten für die Abrechnung von Tankkarten aus Fremdsystemen stammen übernehmen, wenn diese als Textdateien auf dem Rechner des Anwenders vorliegen. Darunter zählen Importe von Transaktionen, Kunden- und Kartendaten, Preislisten und Bankleitzahlen.
Beim Import von Transaktionen erfolgt eine Prüfung auf Duplikate. Aus Zeitgründen kann dieser Import auch in der Nacht automatisch erfolgen, sodaß morgens sofort mit der Bearbeitung der Daten begonnen werden kann. Die Eingrenzung des zu importierenden Zeitraumes ist dabei ebenso möglich wie die individuelle Filterung und Umschlüsselung der Stammdaten.
Bearbeitung
Alle importierten Daten werden sofort überprüft und mit den zugehörigen Stammdaten in Verbindung gebracht, sodass Sie umgehend mit der Korrektur fehlender Stammdaten, Konditionen und Preise beginnen können. Ein Ampel-System und eine umfangreiche Filterungsmöglichkeit helfen Ihnen dabei die entsprechenden Datensätze zu finden.
Bereits vor der Faktura können Sie hier ersehen, mit welchen Konditionen die Transaktion in Rechnung gestellt wird. Auch die Auswertung über eine Umsatzstatistik ist bereits an dieser Stelle möglich.
Faktura
Die Tankstellenabrechnung erstellt aus den importierten, geprüften und vervollständigten Transaktionen:
- Rechnungen für den jeweiligen Karteninhaber
- Deckblatt mit anderer Versand-Anschrift
- Produktzusammenstellungen für jede Rechnung
- Überweisungsträger
- ein Rechnungsjournal
- Rechnungsdatenexporte für weiterverarbeitende Software des Kunden
- Lastschriften
- Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
- und weitere Schnittstellen
Rechnungen und Produktzusammenstellungen können durch unsere Platzhalter basierten Vorlagen sehr flexibel gestaltet werden. Die Beispiele sind exemplarisch und können an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Über eine integrierbare Guthabenverwaltung können Sie Kunden per Vorkasse abrechnen oder mit den Gutschriften für Steuer begünstigte Sachbezüge eine zusätzliche Kundenbindung der Mitarbeiter Ihres Kunden schaffen.
Eine Stornofunktion bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit der Stornierung mehrerer Tankungen, Rechnungen oder einer gesamten Abrechnung mit nur wenigen Klicks.
Verwaltung (Stammdaten)
Betreiber
Ein Betreiber ist der Inhaber einer Station. Die Verwaltung in einem eigenen Datensatz bringt einige Vorteile mit sich. Alle Stationen können über den Betreiber zu einer Gruppe zusammen gefasst werden. Dies ermöglicht eine gemeinsame Abwicklung bei den Import-Filtern zur Umbuchung von Fremdtankungen, eine gemeinsame Preis- und Konditionsfindung sowie eine komfortable Auswertungen. Der Betreiberstamm besteht dabei aus nur sehr wenigen Merkmalen:
- Kundennummer eines X-oil Kundenstammsatzes mit Kundenstammanhang für X-tanken
- Interne Bezeichnung des Betreibers
- Eindeutige Nummer die durch den jeweiligen Tankstellen-Verbund vergeben wurde (Partnernummer)
Stationen
Die Anzahl der verwalteten Stationen (=Tankstellen) ist prinzipiell unbegrenzt. Sie spiegelt die Größe der X-tanken Installation wieder und ist daher ein Hauptmerkmal bei der Lizensierung von X-tanken. Die erste Station ist immer im Preis des Basismoduls enthalten.
Darüber hinaus wird zwischen Verbundstationen und Einzelstationen unterschieden. Tankstellen-Betreiber, die mit anderen Betreibern Partnerschaften eingehen und die Karten gegenseitig akzeptieren gehören einem Verbund an. Verbünde mit mehr als 50 Stationen profitieren dann von einem anderen Preismodel.
Alle Stationen an denen Transaktionen entstehen, die Sie Ihren Kunden mit Hilfe von X-tanken in Rechnung stellen möchten, müssen freigeschaltet sein.
Ein Stations-Stammsatz beinhaltet folgende Felder:
Feld | Pflichtangabe | Wertebereich |
---|---|---|
Eindeutige Stationsnummer | Ja | 1-999999999999 |
Eindeutiger Stationsname | Ja | 25 Zeichen |
Land | Ja | ISO 3166 alpha-2 |
Ortskennzeichen | Ja | 1-999999999999 |
Standort | Ja | 25 Zeichen |
Betreiber | Ja | Liste |
X-oil Lager | Nein | Liste |
Farbe (=Marke) | Nein | Liste |
Mehrzwecktext | Nein | siehe Mehrzwecktexte |
Preisgruppe | Nein | Liste |
Frachtgruppe | Nein | Liste |
Festpreisgruppe | Nein | Liste |
Aufschlagsgruppe | Nein | Liste |
Nachlassgruppe | Nein | Liste |
Listenpreisgruppe | Nein | Liste |
Ansprechpartner | Nein | 40 Zeichen |
Adresse | Nein | 2x 50 Zeichen |
Nottelefon | Nein | 15 Zeichen |
Geographische Koordinaten | Nein | Mercator-Koordinaten |
Öffnungszeiten | Nein | Mo-So, Feiertag je 2 Zeitblöcke |
Für jede Station kann ein Bild hinterlegt werden, welches im Stationenstamm angezeigt wird. Auch ist es möglich über diverse Icons auf einen Blick anzuzeigen, welche Sorten an der Station vertrieben werden und welche Zahlungsmittel der Betreiber akzeptiert.
Frachten
Je Station oder Stationsgruppe und Sorte kann ein Frachtsatz hinterlegt werden. Der Frachtsatz gilt dann für die gesamte Abrechnung.
Tanks
In X-tanken werden die Kammern eines Tanks als eigene Tanks angesehen. Der Bestand wird rechnerisch ermittelt und im Programm dargestellt. Das Stammdatenprogramm für die Tanks ermöglicht auch die Inventur.
Die Stammdaten eines Tanks umfassen folgende Felder:
Feld | Pflichtangabe | Wertebereich |
---|---|---|
Tank-ID | Ja | 1-999999999999 |
Bezeichnung | Ja | 30 Zeichen |
Sorte | Ja | Liste |
X-oil Artikel (Abgang) | Ja | Liste |
Betreiber | Ja | Liste |
Volumen | Nein | 1-999999999999 |
Bestand (aktuell) | Nein | -999999999999,99-999999999999,99 |
Wert (aktuell) | Nein | -999999999999,99-999999999999,99 |
Meldetage | Nein | 0-999 Tage |
Bestelltage | Nein | 0-999 Tage |
Kennzeichen Bestandsprognose | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Bestandsberechnung | Nein | Ja/Nein |
Geographische Koordinaten | Nein | Mercator-Koordinaten |
Datum letzte Inventur | Nein | |
Zeit letzte Inventur | Nein | |
User letzte Inventur | Nein | Liste |
Sorten
Der Sortenstamm gibt eine tabellarische Übersicht über alle an der Tankstelle verkauften Produkte. X-tanken übernimmt in aller Regel die Warengruppen des vorgelagerten Kassensystems als Sorten. Die Übernahme von Artikeln wäre theoretisch möglich. Aus Gründen der einfacheren Stammdatenpflege wird aber meist auf die Übernahme der einzelnen Artikel verzichtet.
Der Sortenstamm enthält folgende Werte:
Feld | Pflichtangabe | Wertebereich |
---|---|---|
Sorte | Ja | 15 Zeichen |
Sortenname | Ja | 30 Zeichen |
Sortenkurzbezeichnung | Ja | 7 Zeichen |
Produktgruppe | Ja | Liste |
Mengeneinheit | Ja | L, kg, Stk |
Mehrzwecktext | Nein | siehe Mehrzwecktext |
Erlöskonten und Steuersätze | Ja | |
Kennzeichen Porto-/Verpackungsgebühr | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Mindermengenzuschlag | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Nassware | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Agenturware | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Fracht erforderlich | Nein | Ja/Nein |
Plausibilitätsgrenzen Menge | Ja | 0-999999999999 |
Plausibilitätsgrenzen Preis | Ja | 0-999999999999 |
Gültigkeitsdauer für Preise | Nein | 0-999 Tage |
Mit der Installation werden automatisch einige Systemsorten angelegt, die für einen reibungslosen Ablauf der Faktura erforderlich sind:
- Gutschrift
- Kartengebühr
- Mindermengengebühr
- Mehrwertsteuer-Gebühr
- Porto- und Verpackungskosten
- Steuerrückvergütung
- Systembeitrag
Kunden
Die Verwaltung des Kundenstamms erfolgt zunächst in X-oil. Die für die Abrechnung von Tankkarten erforderlichen zusätzlichen Parameter werden im Kundenstammanhang von X-tanken gespeichert. Dieser Anhang bildet also eine Erweiterung des Kundenstamms in X-oil.
Der Kundenstammanhang enthält folgende Felder:
Feld | Pflichtangabe | Wertebereich |
---|---|---|
Land | Ja | ISO 3166 alpha-2 |
Abrechnungsweise | Ja | Liste |
Abnehmergruppe | Ja | Liste |
Privat- oder Geschäftskunde | Ja | Liste |
Zahlungsweise | Ja | Liste |
Bank für den Druck des Überweisungsträgers | Nein | Liste |
Kennzeichen Eigenverbrauch | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen VIP-Kunde | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Musterkunde | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Brutto-/Netto-Rechnung | Ja | Brutto/Netto |
Mehrzwecktext | Nein | siehe Mehrzwecktext |
Zahlungsziel | Nein | 1-999 Tage |
Nachlassgruppe | Nein | Liste |
Aufschlaggruppe | Nein | Liste |
Festpreisgruppe | Nein | Liste |
Listenpreisgruppe | Nein | Liste |
Kennzeichen Lieferkundenkonditionen | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Fracht berechnen | Nein | Ja/Nein |
Kennzeichen Abnehmergruppenaufschlag | Nein | Ja/Nein |
Staffelung für Porto- und Verpackungskosten | Nein | 3 Staffelungen |
Staffelung für Mindermengenzuschlag | Nein | 3 Staffelungen |
Systembeitrag | Nein | 0-99999 % |
Kennzeichen Kartengebühr | Nein | Ja/Nein |
Monatslimit in Euro und Liter | Nein | 1-999999999999 |
Tageslimit in Euro und Liter | Nein | 1-999999999999 |
Tankungslimit in Euro und Liter | Nein | 1-999999999999 |
Kennzeichen Unterschrift | Nein | Ja/Nein |
Versandart | Nein | Papier, E-Mail, Fax, Webupload oder eine Kombination daraus |
Anzahl Rechnungen | Nein | 0-5 |
E-Mail-Adressen für den Mail-Versand | Nein | 320 Zeichen; mehrere Adressen möglich |
Faxnummer für den Fax-Versand | Nein | 15 Zeichen |
Kennzeichen digitale Signatur | Nein | Ja/Nein |
Kontoinhaber | Nein | 40 Zeichen |
Bankverbindung | Nein | IBAN/BIC |
Kennzeichen gesperrt | Nein | Ja/Nein |
Es werden die folgenden besonderen Kundentypen unterschieden:
Typ | Beschreibung |
---|---|
Lieferkunde | Lieferkunde ist der Kunde der die Karten besitzt. |
Rechnungskunde | Rechnungskunde ist der Kunde der die Rechnung erhalten soll. Der Rechnungskunde kann für mehrere Lieferkunden eine Sammelrechnung erhalten. Der Rechnung- und der Lieferkunde können eine und die selbe Person sein. In diesem Fall müssen Sie nicht doppelt angelegt werden. |
Auslandskunde | Der Auslandskunde ist ein Kundenstammsatz, dessen Adresse für die Rechnungsstellung der ausländischen Tankungen herangezogen wird. Es kann je Land ein abweichender Auslandskunde angelegt werden. Der Auslandskunde ist optional. |
Fiskalvertreter | Der Fiskalvertreter ist ein Kundenstammsatz der die steuerrechtliche Vertretung einer Firma im Ausland darstellt. Dies wird nur in bestimmten Ländern gefordert. |
Betreiber | Der Betreiber ist Besitzer einer oder mehrerer Stationen. |
Eigenkunde | Der Eigenkunde ist der Betreiber, der die eigene Firma wiederspiegelt. |
Eigenverbrauchskunde | Der Eigenverbrauchskunde muss nicht der Eigenkunde sein. Es ist durchaus möglich mehrere Kundenstammsätze für die Verrechnung des Eigenverbrauchs zu verwenden. Umsätze von Eigenverbrauchskunden werden in der Finanzbuchhaltung auf separate Konton gebucht. |
Bei Sperrung eines Kunden (egal ob in X-oil oder X-tanken) erfolgt automatisch die Sperrung aller Karten des Kunden. Bei Aufhebung der Sperrung werden nur die Karten freigegeben, die nicht selbst als gesperrt markiert sind.
Karten
Der Kartenstamm bildet die Grundlage für die Rechnungslegung in X-tanken. Jeder Lieferkunde kann eine oder mehrere Karten haben. Alle Transaktionen dieser Karten werden dem Rechnungskunden des Lieferkunden in einer Sammelrechnung berechnet.
Alle Kartendaten werden mit dem Speichervorgang im Karten- und/oder Kundenstamm in die Whitelist/Blacklist ausgegeben. Dabei ist die Ausgabe in verschiedene Export-Schnittstellen und damit in verschiedene Tank- und Kassensysteme gleichzeitig möglich.
Folgende Felder werden im Kartenstamm gespeichert:
Feld | Pflichtangabe | Wertebereich |
---|---|---|
Kundennummer | Ja | 1-999999999999 |
Kartennummer | Ja | 1-999999999999 |
Kfz-Kennzeichen | Nein | 12 Zeichen |
Fahrername | Nein | 20 Zeichen |
Kostenstelle | Nein | 12 Zeichen |
Gültigkeitsdatum | Ja | Datum |
Ausgabedatum | Ja | Datum |
Ausgabezeit | Ja | Datum |
Kartentyp | Ja | siehe unten |
Kartendaten | Nein | ISO/IEC 7812-1 und ISO/IEC 7812-2 |
Kartenstring Spur 1 | Nein | 79 Zeichen |
Kartenstring Spur 2 | Nein | 40 Zeichen |
Kartenstring Spur 3 | Nein | 107 Zeichen |
km-Stand | Nein | 0-999999999999 |
Personalnummer | Nein | 0-999999999999 |
Verbrauchssorte | Nein | Liste |
Mehrzwecktext | Nein | siehe Mehrzwecktext |
Kennzeichen Einzelrechnung | Nein | Ja/Nein |
Monatslimit EUR | Nein | 0-999999999999 EUR |
Monatslimit L | Nein | 0-999999999999 Liter |
Tageslimit EUR | Nein | 0-999999999999 EUR |
Tageslimit L | Nein | 0-999999999999 Liter |
Tankungslimit EUR | Nein | 0-999999999999 EUR |
Tankungslimit L | Nein | 0-999999999999 Liter |
Produktrestriktionen | Nein | beliebig |
PIN-Code | Nein | 1-9999 |
Falscheingaben maximal | Nein | 0-999999999999 |
Falscheingaben aktuell | Nein | 0-999999999999 |
Rücksetzung von Falscheingaben | Nein | Ja/Nein |
Sperrzeit | Nein | 0-999999999999 Minuten |
Hinweistext | Nein | 2x 24 Zeichen |
Eingabezwang PIN-Code | Nein | Ja/Nein |
Eingabezwang Personalnummer | Nein | Ja/Nein |
Eingabezwang Kfz-Kennzeichen | Nein | Ja/Nein |
Eingabezwang km-Stand | Nein | Ja/Nein |
Rücksetzung des km-Standes | Nein | Ja/Nein |
Sperr-Kennzeichen | Nein | Ja/Nein |
Folgende Kartentypen werden von X-tanken intern verwaltet:
Kartentyp | Besonderheit |
---|---|
Standard-Karte | keine |
Erst-Karte | Das Kennzeichen Erst-Karte hat in X-tanken keine Auswirkung. Es wird jedoch für manche Export-Formate im Modul Whitelist benötigt. |
Zweit-Karte | Das Kennzeichen Zweit-Karte hat in X-tanken keine Auswirkung. Es wird jedoch für manche Export-Formate im Modul Whitelist benötigt. |
Pseudo-/Sammel-Karte | Die Pseudo- oder Sammelkarte wird zur Abrechnung von Bar-, EC-, Visa-, Mastercard-Verkäufen in kummulierter Aufstellung benötigt. Besonderheit hierbei ist, dass diese Karten nicht an das Tank- oder Kassensystem ausgegeben werden, damit hier kein unnötiges Sicherheitsrisiko entsteht. |
Tankwartkarte | Die Tankwartkarte steht im Gegensatz zur Pseudo- oder Sammelkarte sehr wohl in der Whitelist. Sie wird am Tank- oder Kassensystem freigegeben, damit Kunden die Ihre Karte vergessen haben darauf tanken können. Alle diese Transaktionen müssen später dem tatsäclichen Verursacher zugebucht oder gelöscht (z.B. Entnahmen des Eichamtes) werden. Daher wird es durch X-tanken unterbunden, dass Transaktionen auf dieser Karte abgerechnet werden können. |
Der PIN-Code kann verschlüsselt oder unverschlüsselt im Programm dargestellt werden. Bei verschlüsselter Darstellung muss der PIN-Code zweimal eingegeben werden.
Die Produktrestriktionen werden im Kartenstamm nur mit einer frei zu vergebenden Bezeichnung ausgewählt. In der Konfiguration von X-tanken läßt sich diese Bezeichnung dann so mit der Export-Schnittstelle verknüpfen, dass jedem Fremdsystem Rechnung getragen werden kann.
Mandate
Die Verwaltung der SEPA-Mandate kann an drei verschiedenen Stellen stattfinden:
- X-tanken
- X-oil (gemeinschaftlich für alle Softwarebereiche der X-energy-Familie)
- Finanzbuchhaltung (mit Einschränkungen beim Rechnungsdruck)
Jedes Mandat kann angelegt, aktiviert und widerrufen werden.
X-tanken protokolliert eine detaillierte Historie über jede Änderung am Mandat. Diese kann bei Bedarf über die Mandatsverwaltung direkt aufgerufen werden.
Preise
Es ist möglich beliebig viele Preislisten anzulegen. Es wird unterschieden zwischen Brutto- und Netto-Preislisten. Es gibt zwei Preislisten die von Beginn an existieren und nicht gelöscht werden können:
Preisliste | Typ | Bezeichnung |
---|---|---|
1 | Brutto | Säulenpreis |
1 | Netto | tatsächlicher Einkaufspreis |
Die Preislisten können Preise für jede beliebige Sorte und jede Station oder Stationsgruppe enthalten.
Der Säulenpreis enthält keine Preise. Er ist eine Pseudo-Preisliste. Bei Auswahl des Säulenpreises bezieht sich X-tanken immer auf den im Tanksatz hinterlegten Preis.
Der tatsächliche Einkaufspreis kann entweder durch den Anwender eingegeben werden, oder durch die Zugänge in der Bestandsführung automatisch errechnet werden.
Konditionen
Die Berechnung der Verkaufspreise erfolgt über:
- Nachlässe vom Brutto-Preis
- Aufschläge auf einen Netto-Preis
- Festpreise
- Listenpreise
Sie kann kundenindividuell oder für ganze Kunden-Gruppen gestaltet werden. Bei Nachlässen und Aufschlägen können Mengenstaffeln berücksichtigt werden.
Im Detail können die Konditionen jeweils für eine einzelne Sorte oder eine Produktgruppe sowie für eine einzelne Station, eine Stationsgruppe, alle Stationen eines Betreibers oder alle Stationen definiert werden.
Eine Sonderform ist der Verkaufskontrakt (siehe Modul Kontraktverwaltung).
Benutzerverwaltung
Jeder Anwender in X-tanken wird mit seinem vollständigen Namen erfasst. Der Name taucht dann an vielen verschiedenen Stellen im X-tanken wieder auf, sodass immer nachvollziehbar ist, wer eine Aktion durchgeführt hat und wann. Auf vielen Listen wird auch der Ersteller mit vollem Namen genannt.
Jeder Anwender der Zugriff auf X-tanken haben soll, wird einer Benutzergruppe zugeordnet. Fehlt die Zuordnung zu einer Benutzergruppe, so hat der Anwender keine Rechte. Ist eine Gruppe zugewiesen, so übernimmt der Anwender die Rechte dieser Benutzergruppe. In jeder Benutzergruppe wird für jedes sichtbare Programm verwaltet, ob Anwender dieser Benutzergruppe das Recht haben darauf zuzugreifen, oder nicht.
Die Benutzerverwaltung ist optional.
Mehrzwecktexte
Mehrzwecktexte sind Texte, die in der Regel am Ende einer Rechnung gedruckt werden, wenn ein bestimmter Stammdatensatz auf der Rechnung enthalten ist. Die genaue Positionierung
Mehrzweck gibt derzeit es für:
- Stationen
- Sorten
- Karten
- Kunden
- Betreiber
Ein Mehrzwecktext kann mehrere Zeilen mit jeweils bis zu 80 Zeichen enthalten. Jeder Text erhält einen Titel, unter dem er auch mit weiteren Stammdatensätze verknüpft werden kann.
Auswertung
Firmeninfo
Die Firmeninfo gibt Auskunft über diverse Kennzahlen von X-tanken:
- Anzahl Karten
- Anzahl Tankkungen
- freigeschaltete Module
- freie und belegte Kartenbereiche
- freie und belegte Kundenbereiche
- Sonderprogrammierungen
- diverse Konfigurationseinstellungen
Umsatzstatistik
Die Umsatzstatistik gibt es in zwei Ausführungen:
Ausführung | Beschreibung |
---|---|
Umsatzstatistik (Archiv) | Wertet die bereits abgerechneten Daten aus. |
Umsatzstatistik (Bewegungsdaten) | Wertet die noch nicht abgerechneten Daten aus. |
Die Umsatzstatistik kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
Filterkriterium | Gruppierbar |
---|---|
Abrechnung | Nein |
Sorte | Ja |
Land | Ja |
Station | Ja |
Betreiber | Ja |
Kartennummer | Ja |
Kundennummer | Ja |
Zeitraum (Datum/Zeit) | Bedingt (Einzelwerte, Tages-, Monats- und Jahressummen) |
Verkäufer | Ja |
Abnehmergruppe | Ja |
Die Kombination der Filterungen und Gruppierungen kann beliebig sein. Die Ausgabe kann als Tabelle auf den Bildschirm, druckbare Liste in die Listenverwaltung oder als Excel-Ausgabe erfolgen.
Bestandsauswertungen
Die Bestandsauswertung kann als Detailansicht oder als Übersicht erfolgen.
Bei der Detailansicht werden alle Zu- und Abgänge und alle Inventuren in eine chronologische Reihenfolge gebracht. Sie sehen zu jeder Bestandsbuchung alle notwendigen Werte wie gewichteter Durchschnitts-Einstandspreis, Restmenge im Tank und vieles mehr.
In der Übersicht erhalten Sie pro Tank eine Meldung über den rechnerischen Wert und die rechnerisch ermittelte Menge des Inhaltes. Ein Abgleich mit einem elektronischen Peilsystem ist möglich.
Guthabenauswertungen
Es ist möglich sich die aktuellen Restguthaben der Kunden anzusehen und diese in Verbindung mit noch nicht abgerechneten Tankungen gegenüberzustellen (Vorkasse-Statistik). Sie können sich eine Liste aller Kunden mit automatischer Gutschrift erzeugen oder die nicht verbrauchten Guthaben als rückerstattungsfähige Guthaben ausgeben lassen.
Kontraktauswertungen
Die Kontraktauswertung gibt Aufschluss darüber, wie weit ein Kontrakt abgetankt wurde oder ob dieser schon verbraucht ist.
Limitliste
Mit der Limitliste lassen sich alle Wert- und Mengen-Limite aus dem Kundenstammanhang auswerten. Dabei lassen sich Monats-, Tages- oder Tankungslimit separat auswerten.
Auch die Guthaben die ein Kunde auf seinem Guthabenkonto hat, werden bei der Auswertung auf Wunsch mit berücksichtigt.
Auch das Kreditlimit, das Versicherungslimit und der Saldo aus X-oil können mit in die Berechnung einfließen.
Sicherheits-Protokolle
X-tanken bietet eine sehr ausführliche Protokollierung dessen, was die Anwender so tun. Diese Protokolle können nach Anwender, Programm, Daten-Tabelle, Daten-Key oder Zeitraum ausgewertet werden, was bei der Suche nach dem Warum? wurde das geändert leicht helfen kann.
Rechnungsarchiv
In Deutschland sind Sie verpflichtet, Rechnungen mindestens 10 Jahre aufzuheben und auf Verlangen vorzuweisen. Das Rechnungsarchiv geht hier noch einen Schritt weiter.
Sie werden in die Lage versetzt im Programm zu jeder Rechnung alle Positionen einzeln anzuzeigen und für jeden automatisch eingelesenen Positionssatz den Urbeleg anzuzeigen. Der Urbeleg ist der Datensatz den das Tank- oder Kassensystem anfangs übermittelt hat. Somit ist eine komplette Nachvollziehbarkeit gegeben.
Natürlich können Rechnungen und Rechnungsjournale auch nachgedruckt werden. Dabe haben Sie die Möglichkeit die Rechnungen temporär über einen anderen Versandweg zu verschicken, als dies in der Faktura erfolgt.