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X-oil

System- und Basisdaten

In den System- und Basisdaten, die alle im Pfad 04-01 vereinigt sind, finden Sie die wichtigsten Grundlagen-Einstellungen von X-oil. Bei Neu-Aufbau eines X-oil Systems muss man sich zuerst mit diesen System- und Basisdaten beschäftigen: sie stellen die Bodenplatte Ihres X-oil Hauses dar. Das Problem aller Bodenplatten ist: sie werden einmal gelegt und dann kümmert man sich nicht mehr darum. Beim Hausbau ist das normal. Bei einem Software-Paket kann das fatale Folgen haben, wenn man die Möglichkeiten, die in der Bodenplatte stecken, nicht kennt oder vergisst … – beschäftigen Sie sich in größeren Abständen auch (wieder) mal mit den System- und Basisdaten.


Firmen- und Lieferscheinadressen

Firmenadresse

Selbsterklärend

Lieferschein

leer oder 5 Zeilen Lieferschein-Adress-Angabe; manchmal auch so aufgebaut, dass nur Teile der 5 Zeilen benutzt werden und das von X-oil in den Lieferschein als Ergänzung gedruckt wird

Lastschrift / Überweisung

Zeile wird benutzt als Absenderangabe für Banken-Daten (Lastschrift-Einreichung); von daher Längenangabe begrenzt zb. durch DTAUS-Norm

Sammelrechnung Fluss

analog wie Einzelrechnungs-Fuss, nur bezogen auf die monatlichen oder halbmonatlichen Rechnungen

daran anschliessend:

Möglichkeit, weitere Lieferschein-Adressen anzugeben für bestimmte Kunden in Form von-Kunde und bis-Kunde


Bankangaben

xo00221 max. 32 Bankangaben, jeweils in Fenstern zu 4 Banken zu bearbeiten


Lfd. Nummern Lieferschein, Rechnung, EBV, Mehrwertsteuer

Lfd.LS-Nr.

laufende Lieferschein-Nummer, zu lesen als:

  • (P) Produktbereich (0 = für alle Produktbereiche); steht normal auf 0
  • lfd.Nr. derzeit laufende Lieferscheinr. für diesen Produktbereich
  • Datum bei Erreichung dieses Datums wird Zähler auf 1 gesetzt und Datum um 1 Jahr erhöht

Lfd.Re-Nr.

laufende Rechnungs-Nummer; wie Lieferschein-Nummer zu verstehen

EBV-Abgabe

die Ziffern 4,5 und 6 dienen der Steuerung unterschiedlicher EBV-Sätze und werden in den entsprechenden Artikeln eingesetzt; der EBV-Satz selbst ist zu speichern als „Wert jetzt“, dann „gilt bis“ und „Wert danach“; wenn Sie alle Werte auf Null setzen, addiert X-oil keine EBV auf die Einstandspreise

MWST-Schlüssel

Angabe von 6 unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen; die Kennziffern 1-6 werden in die entsprechenden Artikel eingesetzt; der Steuersatz selbst wird gespeichert als „Wert jetzt“, dann „gilt bis“ und „Wert danach“

Steuerung und Programm-Ablauf-Parameter

Steuerung Lieferscheine

Firmenkopf drucken

  • J = Lieferscheinadressen aus 7.1.1. auf Lieferscheine drucken
  • N = Keine Lieferscheinadressen drucken

Lieferschein Format

  • N = X-oil Normalformat Neu –> mit XPOINT absprechen
  • A = X-oil Normalformat alt –> mit XPOINT absprechen
  • R = individuelles Format –> mit XPOINT absprechen

Zolltexte

  • J = Zolltexte auf Lieferscheine drucken
  • N = nicht drucken

Adresse Rechnungskunde

  • J = Adresse Rechnungskunde auf Lieferschein drucken
  • N = Adresse Rechnungskunde nicht drucken

Preis auf Lieferschein

  • J = Preise auf Lieferscheine drucken (unsere Empfehlung)
  • N = Preise auf Lieferscheine nicht drucken

Hinweis SichDaBla

Für EL/DK werden –> Sicherheitsdatenblatt-Hinweise auch gedruckt für die folgenden Abnehmergruppen ….

TKA auf Lieferschein

  • J = Hinweis auf automat. Aufschläge ( TKA) drucken
  • N = TKW-Hinweis nicht drucken

IWO-Daten auf A4-LS

  • N = nicht drucken
  • L = an linken Rand des Lieferscheines drucken
  • R = an rechten Rand des Lieferscheines drucken

IWO-Daten für ...

mit F2 an dieser Stelle steuern Sie, bei welchen Artikel-Hauptgruppen und Abnehmergruppen die IWO-Daten zu drucken sind

Unterschrift A4-Lieferschein

  • J = Unterschriftszeile auf A4-Lieferschein drucken
  • N = nicht drucken

A4-LS: pro Artikel

  • J = pro Artikel wird eine eigene Seite gedruckt (siehe nächste Zeile !!)
  • N = Artikel fortlaufend drucken

A4-LS: bei Hauptgruppe

Angabe Hauptgruppen, für die die Form „pro Artikel eine Seite“ gilt

Firmenkopf auf A4

  • J = Lieferscheinadresse bei A4-Lieferscheinen drucken
  • N = nicht drucken

Artikel-HG

Über F2-Taste an dieser Stelle ordnen Sie bestimmte Lieferscheindrucker bestimmten Hauptgruppen zu

Steuerung Lastschriften / Überweisungen

Steuerung Telefonverkauf

Kalk.Stufe Sammelb.

0 (nicht mehr benutzen)

Cursor-Optimierung

  • J = Cursor stelle sich automatisch richtig auf Menge oder Preis
  • N = Cursor bleibt auf Artikel stehen

Zu ignorierende Firma

Vorsicht! Die hier angegebene Firma ist für Matchcode tot

Anzeige Preisbasis

  • L = Listenpreis
  • M = Marge
  • E = Einstandspreis

Automatische Bonitätssperre

  • 0 = keine automatische Bonitätssperre durch X-oil
  • 1-9 Bonitätssperre durch X-oil ab Stufe … (Normal 7 oder 8)

Gas-Öl-Vergleich

J / N

Anzeige Marge / EK

  • N = nichts anzeigen
  • M = Marge anzeigen
  • E = Einstandspreis anzeigen

MC-Folge Ort-Straße

  • J = Reihenfolge ist Name / Ort / Strasse („flaches Land“))
  • N = Reihenfolge ist Name / Strasse / Ort (Ballungsräume)

Sortierung Bezüge

  • 1 = nach Artikelnummer
  • 2 = nach Datum

Gasvergleich einblenden

J / N

Artikelvorschlag

  • J = Artikel wird aufgrund letzter Bezug vorgeschlagen
  • N = Vorschlag ist Heizöl (Landwirte: Diesel) bzw. lt Tankangaben
  • K = kein Artikelvorschlag

Intervention

Das Interventionssystem sperrt im Telefonverkauf Aufträge, wenn sie bestimmte Grenzbedingungen verletzen. Solche gesperrten Aufträge verlangen den Eingriff (Intervention) autorisierter Mitarbeiter, um die Aufträge für die weitere Verarbeitung (Lieferscheindruck, Tourenplanung, etc) freizugeben. (Interventions-Freigabe in 01-02-10)

  • J = Interventionssystem komplett eingeschaltet
  • N = Interventionssystem komplett ausgeschaltet
  • L = Intervention nur aktiv für Limit-Überschreitungen
  • B = wie L, nur ist Limit = Kred.Versicherung plus Limit
  • G = Intervention nur aktiv für Grenzpreis-Unterschreitung
  • E = Intervention nur aktiv für Einstandspreis-Manipulationen
  • K = B + L + E

Auswahl Drucker

Angabe der Druckmöglichkeit des Telefonverkaufes, meist 2 oder 7


Steuerung Kundenpflege

alle Angaben sind Standardwerte, die für neu anzulegende Kunden einzusetzen sind; XPOINT empfiehlt die elegantere und flexiblere Methode über die –> Duplizierung mit –> Musterkunden

rechts

Steuerung der Pflichtangaben in Kundenstammsätzen

Verwendung Orte-Tab
  • J = Kundenpflege erfolgt immer im Abgleich zur der –> Ortetabelle, aus der entnommen wird: Schreibweise Ort, Ortsteil, Postleitzahl, Gastarif, Touren-Gebiet, Preistabelle und Entfernung;
  • N = Kundenpflege ohne Ortetabelle

Beachte: Je eher Sie eine Ortetabelle für Ihr X-oil aufbauen und diesen Schalter auf J stellen, desto sicherer und fehlerfreier arbeitet Ihr X-oil !

Abnehmergruppe

J/N (weil Haupt-Merkmal der Statistiken)

Branche

J/N

Betriebsstätte

J/N (wegen zunehmender Bedeutung immer öfter J)

Preistabelle

J/N

Verkäufer

J/N


Verweildauer Bewegungsdaten

xo280

Die Verweildauer in diesem Fenster regelt, wie lange (in Tagen) diese Daten in X-oil erhalten bleiben sollen. An sich sind die Daten normal abgearbeitet, sollen aber für spezielle Auswertungen noch als Einzel-Bewegung kontrollierbar sein. Die hier angegebenen Werte sind Empfehlungen von XPOINT. Nach Ablauf der Tage werden die Daten von X-oil automatisch und unwiderruflich gelöscht.

Empfohlene Standard-Einstellung:

  • Bestellungen = 30
  • Faktura-Positionen = 90
  • Lagerzugang = 360
  • Lagerabgang = 360
  • Provisionen = 90

Beachte: Bestellungen, die (in unserem Beispiel) 30 Tage nach Eingabe immer noch in X-oil sind und nicht fakturiert sind, betrachtet X-oil als Leiche, löscht sie und druckt sie in einer Protokoll-Liste aus. Kontrollieren Sie diese Liste täglich !

Heizöl-Diesel-Artikel

für Landwirtschaft

Angabe von allen Diesel-Artikeln (ausser Artikel 2, der immer als Diesel verstanden wird), die auf den Diesel-Nachweis zu drucken sind

Additiv. Heizöle

Alle Heizöle- oder additivierte Heizöl-Artikel

Additiv. Diesel

Alle Diesel- oder additivierte Diesel-Artikel

Steuerung Rechnungsdruck

Anzahl Probedrucke

01-04

Leergutauszug

  • J = Rechnung ist zugleich Leergutauszug
  • N = Rechnung ohne Leergutauszug

Rechnung sortiert

  • 1 = Firma / TKW / Kunde
  • 2 = nach Reihenfolge der Eingabe
  • 3 = nach Bonnummern
  • 4 = nach Kundennummern

TKA-Artikel

  • J = TKA-Aufschläge werden offen ausgewiesen
  • N = TKA-Aufschläge werden versteckt ausgewiesen

Druck HEL-Text

  • J = Druck des vollen Heizöl-Textes
  • N = Kein Druck eines Heizöl-Textes
  • K = Kurzhinweis (nur 4 Jahre Aufbewahrung …)

Behandlung Fibu-Schnittstelle

Add-Wert auf Erlöskonto

5 Additionswert auf Erlöskonto bei MWst = Null

Default Erlöskonto

41000

Add-Wert Debit

1.000.000

Add-Wert Kredit

2.000.000

WE-Rechnung KORE

  • J = Wareneingangsrechnung mit Kore-Buchungen
  • N = Wareneingangsrechnung ohne Kore-Buchungen

Diverses

Vortrag Warenbewegung

  • S = Soll-Endbestand ist Vortrag für nächsten Tag
  • I = Ist-Endbestand ist Vortrag für den nächsten Tag

Vortrag TKW-Abrechnung

S/I analog wie bei Warenbewegung; allerdings lässt sich dieser Schalter pro TKW und Hauptgruppe definieren

Fibu-Angaben

bitte nur ändern in Absprache mit XPOINT

Standard-Lieferstellen

Angabe einer Standard-Lieferstelle (Betriebsstätte) für die TKW-Mengenabrechnung; empfohlen: 001

zu ignor. Abngrp

Angabe einer Abnehmergruppe, die in der Festmengenverwaltung zu ignorieren ist (meist Eigenverbrauch)

Dock-OT-Lieferstelle

Angabe einer Standard-Lieferstelle für OptiTool

Stat. Total/Einzel

MySQL-Steuerung: Nachtausgabe firmenbezogen (E) oder als Gesamt für eine Firma (T)

Stat Feldtrenner

normales Feldtrennkennzeichen für externe Ausgaben von Statistiken (Excel, MySQL); meist ^-Zeichen

Stat Dezimalpunkt

Angabe des Zeichens für die Dezimalstelle (meist Punkt !)

Stat. d. letzten Tage

Angabe des Zeitraumes in Tagen; steuert Umfang der Archivausgabe an MySQL

Buchungsdatum

nur von XPOINT einzusetzen!!

Erlösgruppen

xo285

In X-oil sind z.Zt. pro Firma 80 Erlösgruppen zulässig, in die Sie Ihre Artikel einteilen können. Vgl. dazu die Dokumentation des Artikelstammes. Nur Erlösgruppen, die in der hier genannten Tabelle enthalten sind, dürfen in den Artikelstammsätzen verwendet werden. Beachten Sie, dass nach Möglichkeit in einer Erlösgruppe nur Artikel mit dem gleichen Preis-Mengen-Verhältnis (Preis pro 100 Liter; Preis pro Stück, etc) enthalten sind. Für Anwender, die noch die alte Erlös- und Absatzstatistik einsetzen, ist diese Empfehlung sogar bindend !

Artikel-Untergruppen

xo0027 In X-oil können Sie die Artikel in Untergruppen einteilen. Diese Einteilung ist optional und wird in X-oil nicht geprüft. Zu Ihrer eigenen Dokumentation empfehlen wir aber, die zu verwendenden Untergruppen in der hier genannten Tabelle zu hinterlegen.

Windows Hilfesteuerung

Anredeschlüssel

xo0029

Definition der 10 möglichen Anrede-Schlüssel (0-9). Gemeint sind hier die Anreden in einem Brief (Rechnung, Angebot etc) wie „Herrn“ oder „Frau“ oder „Firma“ und die vor der Adresse des Empfängers stehen. Den entsprechenden Schlüssel vergeben Sie dann auch im Kundenstammsatz.

Artikel für Druck Preisblatt

SP002H

Normal bewirkt eine Änderung eines Einstandspreises in der  Einstandspreis-Tabelle die Abfrage nach Druck eines neuen Preisblattes. Bei Bejahung wird für den aktuellen Artikel ein neues Preisblatt gedruckt. Mit diesem Programm können Sie X-oil veranlassen, dabei auch weitere Artikel-Preisblätter mit auszudrucken.

Pflege Banken

xo006B

X-oil liefert mit dem System eine Banken-Tabelle aus. Darin sind die von der Deutschen Kreditwirtschaft gemeldeten Banken nach Bankleitzahl und Name enthalten. Diese Tabelle kann aber im Laufe der Zeit durch Umorganisationen im Bankenbereich veralten. Dann müssen Sie neue Bankleitzahlen hier selbst eintragen.

Ländertabelle

xo002L

Im X-oil Kundenstammsatz haben Sie ein Feld „Land“. Soweit Sie ausländische Kunden haben, geben Sie das im Kundenstamm durch Eintrag des internationales ISO-Zeichens ein. Hier in dieser Ländertabelle „übersetzen“ Sie das Länderkennzeichen in eine Land-Bezeichnung (F = Frankreich, I = Italien, NL = Niederlande etc). Ländercodes, die Sie im Kundenstamm verwenden und die Sie hier nicht angeben erscheinen Ihnen im Kundenstamm als Fragezeichen. Problematischer ist jedoch die fehlende Länderbezeichnung auf den Rechnungen, wie sie von der Post vorgeschrieben ist.


Kredit-Limit Abnehmergruppen

xo003

Im X-oil Kundenstamm finden Sie ein Kreditlimit und ein Kredit-Kennzeichen. Wenn das auf 0 (Null) steht, dann hat der Kunde wegen seiner Unwichtigkeit kein individuelles Limit, sondern er erhält von X-oil ein Limit für die Abnehmergruppe in die er gehört. Das ist zwar ein grobes Limit aber allemal besser als eine Limitpflege pro Kunde, der kreditmässig nicht interessiert.

Vor der Seite des Kreditlimits sind doch nur die Kunden von Interesse, die in einem dauernden Rechnungs- und Zahlungsverkehr mit Ihnen stehen, bei denen sich also ein Saldo hochschaukeln kann ohne dass Sie es vielleicht sofort merken. Alle anderen Kunden (z.B. Hausbrandkunden, die nur einmal im Jahr beziehen) haben nach unserem Verständnis in der Kreditüberwachung nichts verloren – und sollten deshalb entsprechend ihrer Abnehmergruppe grob überwacht werden.

Beachte: Setzen Sie in diese Tabelle auch einen Wert für die Abnehmergruppe 00 ein, die dann alle nicht definierten Gruppen abfangen kann.


Abnehmergruppen, Branchen

xo004

Definieren Sie in diesem Programm, welche Abnehmergruppen und welche Branchen in Ihrem X-oil vorkommen. Die Einteilung in Abnehmergruppen ist MUSS, die in Branchen ist KANN. Normal werden Branchen benutzt, um bestimmte Abnehmergruppen zu unterteilen. z.B. die Abnehmergruppe „Gewerbe“ in die Branchen „KFZ-Werkstätten“, „Schreinereien“ ….

Empfehlung: Versuchen sie die Zahl der Abnehmergruppen gering zu halten; auch wenn X-oil Ihnen max 98 Abnehmergruppen und Branchen erlaubt – bei mehr als 20 verlieren Sie leicht den Überblick und Ihre Statistiken kippen in Null-Aussagen.

Beachte: Kunden, die Landwirte sind und eine Dieselbescheinigung bekommen sollen, müssen die Branche=02 haben. Die Branche 02 darf auch keine andere Bedeutung haben.


Zusatztexte

xo005

Im X-oil Kundenstammsatz gibt es das Feld „Zusatztext“, mit dem Sie dem Kunden einen allgemeinen Textbaustein für Telefonverkauf und Lieferschein zuordnen können. Hier können Sie diese max 50 Texte definieren durch Text-Nummer und Text-Inhalt. Typische Anwendungen sind „Langer Schlauch“ oder „Nicht mit Hänger anfahren“ – also allgemeine Texte und keine kundenindividuellen Angaben – diese speichern Sie besser in den –> Kundennotizen.


Zoll-Bereich

Steuerung Rechnungen / LS / Zoll-Listen

Zolltexte auf LS

  • J = Zolltexte auf Lieferscheine schreiben
  • N = Zolltexte nicht auf Lieferscheine schreiben

Zolltexte auf Rechn.

J/N analog Zolltexte auf Lieferscheine

Zollkenz.in Zoll-Liste

Angabe der Zollkennzeichen (–> Artikelstammsatz), die auf der Zoll-Liste II zu berücksichtigen sind; es wird keine Zoll-Liste II erzeugt, wenn alle Angaben Null sind

Zolltexte für Lieferscheine

Angabe von Texten, die bestimmten Zollkennzeichen zugeordnet sind; entscheidend ist dabei die rechte Stelle des zweistelligen Zollkennzeichens. Das Zollkennzeichen selbst ist im –> Artikelstammsatz enthalten. Wenn zu diesem Kennzeichen hier ein Text zu finden ist, wird dieser auf Lieferscheine bzw. Rechnungen gedruckt, wenn in 7.5.1. die Parameter entsprechend auf J stehen.

Zollergänzungstexte

Für bestimmte steuerfrei Auslieferungen von Mineralölprodukten muss dem Empfänger und dem Zoll gegenüber begründet werden, warum die Lieferung steuerfrei war. Dafür stehen Ihnen insgesamt 50 Texte zur Verfügung, die Sie hier pflegen können und die X-oil in den Programmen dann entsprechend abfragt.

Mineralölsteuer-Sätze

Z.Zt. ohne Anwendung bzw. nur für individuelle Anwendungen (Steuerlager) reserviert


Verkäufer

xo014n

Jeder Ihrer Mitarbeiter sollte in X-oil eine Verkäufer-Nummer erhalten und hier in dieser Tabelle eingetragen sein. Wenn Sie zusätzlich den Namen hinterlegen, dann wird das auch auf den Rechnungen gedruckt („Es bediente Sie …“). Deswegen sollten Sie nicht nur den Namen sondern auch die Anrede speichern, damit ein korrekter Text („Es bediente Sie Frau Hauerstein“) auf der Rechnung erscheint. Tragen Sie nur die Verkäufernummer ein ohne Text, dann unterbleibt der entsprechende Hinweis auf den Rechnungen.


Provisionsempfänger

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In X-oil können Sie Provisionsempfänger benutzen, die z.B. direkt im Kundenstammsatz verankert sind und/oder die Sie innerhalb der Auftragsabwicklung einsetzen können. Der Stammsatz Provisions-Empfänger regelt dann die Provisionshöhe in Abhängigkeit von Artikel-Hauptgruppen.

Schlüssel

Firma

Provisions-Nummer

Achtung: alpha-numerisch, dh. in Kombination der Buchstaben A-Z, a-z und Ziffern 0-9 können Sie einige tausend Provisionsempfänger speichern und diese zugleich organisieren

Daten

Standard-Satz

hier können Sie einen Standard-Provisionssatz angeben, der zunächst für alle Produkte gilt (erkennbar an Produkt-Bereich = 0 und Hauptgruppe = 00):

  • Provisions-Satz
  • Provisions-Basis (siehe  F2)
  • 1 = Provisionssatz versteht sich als Euro pro Mengeneinheit wie der Verkaufspreis auch (also z.B. 0,70 Euro pro 100 Liter)
  • 2 = Provisionssatz versteht sich als Prozentsatz vom Rechnungswert
  • 3 = Provisionssatz versteht sich als fixer Wert in Euro
  • 4 = Provisionssatz versteht sich als Prozent vom Rohertrag
  • 5 = Provisionssatz versteht sich als Prozent vom Wert der einzelnen Rechnungszeile

Prod.-Satz 1-3

Für bis zu drei Artikelgruppen (definiert durch Produktbereich und Hauptgruppe) können Sie Provisionsvereinbarungen hinterlegen, die vom Standardsatz abweichen – und diesen übersteuern

Brutto/Netto

  • 0 = Provision netto ausweisen
  • 1 = Provision brutto ausweisen

Zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit Provisionen:

Die hier angegebenen Provisionsmöglichkeiten werden direkt in der Auftragsbearbeitung vom Telefonverkauf bis zur Faktura von X-oil angezeigt und/oder vom Anwender eingesetzt, verändert oder gelöscht. Sie werden von X-oil automatisch gesammelt und können am Monatsende als Provisions-Abrechnung gedruckt werden (01-08-01). In diesem Programm besteht auch die Möglichkeit, die aus den Fakturen abgeleiteten Provisions-Werte zu ändern bzw. per Hand zu ergänzen. Das ist natürlich nicht ganz ungefährlich – schützen Sie daher dieses Programm 01-08-01 (SP078) am besten mit einem Passwort gegen unberechtigte Benutzung. Eine ganz andere Art der Provisionsabrechnung ist die, am Monatsende selektierte Statistiken zu erstellen (pro Verkäufer, Provisionsempfänger etc) und anhand der statistischen Ergebnisse die Provision „per Hand“ zu berechnen. Diese Methode klingt zunächst rückständig, hat jedoch (wenigsten in mittelständischen Betrieben) erhebliche Vorteile:

  • die Provision wird auf der Basis echter Verkaufs-Erfolge unter Berücksichtigung von Deckungsbeiträgen ermittelt
  • sie erlaubt auch sehr individuelle Provisionsverfahren – und hier ist die Praxis (leider) sehr kreativ.

Natürlich können auch beider Verfahren in X-oil gemischt vorkommen.


Druckerparameter

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Mit dieser Maske definieren Sie bestimmte Randbedingungen Ihrer Formulare wie Zeilenabstand vom oberen Blattrand bis zur ersten Druckzeile, die Gesamtzahl verfügbarer Zeilen usw. Beachten Sie, dass Sie bei A4-Formularen eine Gesamtlänge von 68 möglichst nicht überschreiten.

Zu den einzelnen Angaben können wir keine Empfehlungen machen, da die von den Anwendern eingesetzten Drucker und Formulare zu unterschiedlich sind. Ausserdem müssen Sie immer damit rechnen, dass wegen der technischen Unterschiede eine einmal passende Einstellung bei Wechsel des Druckers (auch innerhalb des gleichen Typs) nicht mehr passt und neu justiert werden muss. Das gilt besonders bei Einsatz von Laser-Druckern.

Beachte: Gerade Laser-Drucker lassen sich manchmal schwer an die Bedürfnisse von X-oil oder anderen Warenwirtschaftsprogrammen anpassen. Es ist deshalb immer von Vorteil, wenn Sie vor Anschaffung eines neuen Druckers bei XPOINT GmbH rückfragen – auch wenn unsere Empfehlung dann ohne Gewähr ist, denn wir können beim besten Willen nicht alle Systeme und Versionen kennen. Aber im Extremfall ersparen Sie sich vielleicht die nutzlose Anschaffung eines Druckers, der dann absolut nicht mit X-oil oder der Finanzbuchhaltung harmoniert.


Betriebsstätten

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Im Kundenstammsatz können Sie die Kunden beliebigen Betriebsstätten zuordnen. Das kann durch einfachen Eintrag einer beliebigen Nummer erfolgen. Besser ist, diese Betriebsstätten durch eigene Stammsätze zu definieren und sie inhaltlich zu beschreiben. Dazu dient Programm 04-01-11.

Inhalt

Schritt 1

  • Nummer der Betriebsstätte
  • Kurzbezeichnung
  • Ort oder beliebige Kennung

Schritt 2

Über Taste F2=Einzel können Sie weitergehende Daten pro Betriebsstätte festlegen:

  • Preistabelle
  • Name des Lieferschein-Druckers
  • Bank-Nummer (zB. für Lastschriften im Faktura-Lauf)
  • Lager-Nummer (Eigenlager) für die Bestandsführung dieser Betriebsstätte
  • eigene Adresse und Telefon-Nummer (für Ergänzung Lieferschein)
  • ListenpunktVerkäufer

Sind diese Angaben leer bzw. Null, dann hat das entsprechende Feld keine Bedeutung. Ist es aber gefüllt, dann kann das bedeuten:

  • im Kundenstamm sind zB. die angegebene Preistabelle oder die Verkäufer vorgeschrieben
  • bei Druck von Lieferscheinen für Kunden aus dieser Betriebsstätte wird der angegebene Drucker automatisch eingesetzt

Beachte: bei Angabe einer Preistabelle in der Ortetabelle (s.u. unter 7.10.) hat diese Vorrang vor der Angabe der Preistabelle in der Betriebsstätte !


Orte-Tabelle

xo002O

Die Ortetabelle ist nach unserer Ansicht einer der wichtigsten Bausteine Ihrer X-oil „Bodenplatte“. Mit ihr lässt sich eine gute und dauerhafte Organisation des Kundenbereichs legen; sie erlaubt auch eine schnelle Umorganisation und Anpassung an geänderte Bedingungen. Dabei ist nicht nur die Grösse Ihres Kundenstammes ein Punkt, die Ortetabelle einzuführen. Viel wichtiger ist, dass es Funktionen in X-oil gibt, die ohne Ortetabelle nur schwer oder gar nicht einführbar sind und die ohne Ortetabelle nach unserer Erfahrung nicht durchzuhalten sind. Dazu gehören etwa die Organisation nach Betriebsstätten, Fracht-Berechnungen, der Öl-Gasvergleich und Touren-Optimierungen.

Beachte: Bevor Sie mit der Pflege der Ortetabelle beginnen, sollten Sie sich erst Klarheit verschaffen über Ihre eigene Organisation Ihres Unternehmens hinsichtlich geographischer Merkmale wie Betriebsstätten, Tourengebiete, Entfernungen etc

Handhabung 04-01-13

Orientieren Sie sich an den Funktionstasten von 04-01-13, dann finden Sie sehr schnell die drei Hauptfunktionen

  • F2 Neuanlage eines Eintrages in die Ortetabelle
  • F3 Prüfen des Kundenstammes: welche Orte/Ortsteile fehlen noch in der Ortetabelle
  • F9 Suchen in Ortetabelle; darin enthalten auch die Funktionen Ändern und Löschen

Daten: Postleitzahl / Ort / Ortsteil / Gastarif / Gebiet / Preistabelle / Kilometer

Beachte: benutzen Sie die Angabe der Preistabelle in der Ortetabelle, so hat diese Vorrang vor der in der Betriebsstätte (s.o. unter 7.9.). Grund: die Steuerung über die Ortetabelle ist feiner (genauer) als die über die Betriebsstätte

Handhabung 04-01-14

Mit diesem Programm können Sie die Werte der Ortetabelle ganz oder teilweise in die Kundenstammdaten übertragen. Dh. wir empfehlen immer, die Grunddaten in der kleineren und überschaubaren Ortetabelle festzulegen oder zu ändern und dann daraus die Massendaten des Kundenstammes zu aktualisieren.


Texte, Angebote

In diesem Pfad sind die Programme zusammengefasst, die sich mit Texten für Briefe, Angebote, Auftragsbestätigung, Werbung etc. beschäftigen.


Werbebriefe

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Eine Anleitung zum Aufbau und zur Handhabung eines Werbebriefes finden Sie im Werbebrief 001 der Firma 01. Lassen Sie diesen Brief deshalb für Mitarbeiter und Kollegen als Nachschlagewerk so stehen. Insgesamt haben Sie 998 derartige Werbebriefe zur Verfügung. Der Werbebrief selbst ist als solcher nicht druckbar: er wird erst in Verbindung mit den Kundenadressen im Auswertungs-Programm 05-01-04 „aktiv“.

Sie arbeiten im Bereich der Werbebriefe immer in drei Schritten:

  • in 04-05-01 formulieren Sie den Inhalt eines Werbebriefes
  • in 05-01-01 selektieren Sie die Kunden, an den Sie diesen Brief schicken wollen
  • in 05-01-04 bringen Sie beides zusammen und erstellen dort die Druckausgabe

Die Werbebriefe aus X-oil sind sehr schnell und flexibel erstellt. Von ihrer Form allerdings sind sie einfach und auf Zweckerfüllung angelegt. Sie können und wollen in diesem Punkt nicht mithalten mit den Briefen, die heute moderne Textsysteme wie Word für Windows und andere erstellen. Dafür gibt es in X-oil die Möglichkeit, beides miteinander zu verbinden: der Werbebrief wird dann in Word für Windows erstellt, X-oil liefert dazu über Selektion 05-01-01 und Ausgabe an Windows 05-01-04 das gezielte Adressmaterial und Word für Windows schreibt dann die Briefe.


Muster-Angebote

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Mit diesem Programm können Sie bis zu 998 Musterangebote erstellen, die Sie dann im Telefon- Verkauf dazu nutzen können, einem Kunden sehr schnell ein produkt-spezifisches Angebot zu erstellen. Sinn ist: das Musterangebot ist in Form und Text ein fertiger Rohling, der im Telefon- verkauf nur noch durch die anzubietenden Artikel ergänzt wird.

Signal-Zeilen

Im Angebot können Sie sogenannte Signal-Zeilen platzieren. Sie beginnen immer mit einem Doppelpunkt und bedeuten: diese Zeile wird später im aktuellen Angebot durch Daten des Kunden oder des Angebotes (Artikel) ersetzt.

Text-Zeilen

Sind Zeilen, die von Ihnen in das Musterangebot geschrieben werden und die dann als feste Konserven 1:1 in das aktuelle Angebot übernommen werden.

Beispiel eines Musterangebotes, in dem Sie auch die typischen Signalzeilen für „Betreff“ (:B), Anrede (:A) und die Artikel-Zeilen (:01 bis :20) erkennen können. Vergessen Sie als letzte Zeile nicht eine Zeile mit der Buchstabenfolge EOF (End of File)!

zu :B Diese Zeile kann in einem Musterangebot fehlen. Wenn Sie vorhanden ist, dann kann sie im Telefonverkauf durch aktuelle ersetzt werden.

zu :A Diese Zeile sollte immer vorhanden sein und markiert die Position der Anrede. Im aktuellen Angebot wird sie ersetzt durch den  Anredetext des Kundenstammes. Ist dieser leer, dann schreibt X-oil als Anrede den Text, den Sie hinter :A notiert haben zu :01 Artikelzeilen können mehrfach vorkommen. Für jede Artikelzeile können Sie im aktuellen Angebot im Telefonverkauf einen Artikel mit Artikel-Nummer, Preis und Menge einsetzen

Kundenadresse und Absender setzt X-oil anhand des Kundenstammsatzes bzw. der Firmenadresse (04-01-01) selbständig ein.


Werbe-Texte für Faktura

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Werbetexte für die Faktura (Rechnungsschreibung) sind Textbausteine, die X-oil automatisch am Ende einer Rechnung druckt. Solche Werbetexte sind in X-oil so anzugeben, dass sie nur für bestimmte Kunden-Gruppen, Artikel-Gruppen und Zeiträume aktiv sind.

Schlüssel

Abnehmergruppe

(00 = alle)

laufende Nummer

(wird von Ihnen selbst verwaltet; insgesamt 998 Werbetexte pro Abnehmergruppe !

Daten

Kurzbezeichnung

Text, der den Inhalt des Werbetextes angibt

Produktbereich

Zuordnung des Werbetextes zu Prod.Bereich (0 = alle)

Hauptgruppen

Zuordnung des Werbetextes zu Hauptgruppen (00 = alle)

Text gültig

Zeitraum (Datum von-bis) in dem der Werbetext aktiv ist

Kunde von-bis

Zuordnung des Werbetextes zu Kundenbereich

Text 1-5

Max fünf Textzeilen


Text für Gasvergleich

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Hier können Sie selbst einen Text für den Heizöl-Gas-Vergleich festlegen, der als Anhang zu einer Rechnung gedruckt wird (s. auch 6.6.). Fehlt dieser Text, dann setzt X-oil einen eigenen Text ein, für den wir aber keine Gewähr dafür geben können, dass er von der örtlichen Gas-Konkurrenz toleriert wird.

Der Text ist unterteilt in einen Textblock oberhalb des eigentlichen Gasvergleiches (Rechenverfahren) und einen Textblock unterhalb des eigentlichen Gasvergleiches. Wenn es so etwas wie einen wasserfesten Gasvergleich gibt (dh. einer, der nicht abgemahnt werden kann), dann informieren Sie uns bitte …


Texte für Produktblätter

SP185

In X-oil können Sie für einzelne Artikel (meist Schmierstoffe) ein sogenanntes Produktblatt anlegen. Inhalt wäre eine ausführliche Beschreibung des Artikels sowie die Möglichkeit der Speicherung von Artikel-Nummern oder –Hinweisen für andere Hersteller bzw. Anbieter („Cross-Referencing“). Auf diese Informationen können Sie immer dann zurückgreifen, wenn Sie in den Bildschirm-Masken eine Funktions-Taste P-Info finden.


Texte für Auftragsbestätigungen

xo042B

Sie haben in X-oil die Möglichkeit, bis zu 998 Muster-Auftragsbestätigungen zu pflegen, die dann im Telefonverkauf automatisch oder „per Hand“ aktiviert werden. Automatisch dann, wenn der Kunde im Stammsatz im Feld  Auftragsbestätigung eine von diesen 998 Mustern angegeben hat. Die Vielzahl von Muster-Auftragsbestätigungen soll es Ihnen ermöglichen, ganz spezielle Formate für Artikelgruppen, Sprachen oder gar einzelne Kunden zu hinterlegen. Aufbau und Inhalt der ein-zelnen Muster-Auftragsbestätigungen sind also sehr flexibel zu handhaben. Dafür stehen Ihnen Platzhalter zur Verfügung, die Sie als %X-Angabe in das Muster einsetzen und die dann durch Werte des aktuellen Auftrages ersetzt werden. Die Schreibweise eines Platzhalters ist vorgeschrieben und beginnt immer mit einem Prozent-Zeichen, gefolgt von einer Zahl oder einem Buchstaben:

  • %0 Bestelltext des Kunden
  • %1 Platzhalter für die Kunden-Nummer
  • %2 Lieferschein-Nummer
  • %3 Name des Verkäufers
  • %4 Bestell-Datum
  • %5 Abweichende Lieferadresse (gesamt in einer Zeile)
  • %6 Gewünschtes Lieferdatum
  • %7 Zahlungsziel in Tagen lt. Kundenstammsatz
  • %8 Abgangslager, lieferndes Lager
  • %9 Text zu „voll“ „circa“, „genau“
  • %W Währung
  • %A Position, ab der die bestellten Artikel zeilenweise einzubauen sind
  • %K Kunden-Anredezeile lt. Kundenstammsatz
  • %E Eigentümer-Adresse (gesamt in einer Zeile)
  • %F Eigentümer-Adresse, Teil 1 (Name)
  • %G Eigentümer-Adresse, Teil 2 (Strasse)
  • %H Eigentümer-Adresse, Teil 3 (Ort)
  • %U Abweichende Lieferadresse, Teil 1 (Name)
  • %V Abweichende Lieferadresse, Teil 2 (Strasse)
  • %X Abweichende Lieferadresse, Teil 3 (Plz, Ort)

Ein Beispiel finden Sie normal unter der Auftragsbestätigung 001 der Firma 01. Achten Sie darauf, dass ein Platzhalter nur 2 Zeichen ausmacht, der dafür eingesetzte Text aber u.U. viel länger ist !


Texte für Zahlungshinweise

xo002C

Die Zahlungsmöglichkeiten, die sich aus unterschiedlichen Zahlungsarten (Überweisung, Lastschrift) und Zieltagen (sofort, in xx Tagen) etc ergeben, können Sie hier in Textzeilen umsetzen, die X-oil dann am Ende einer Rechnung druckt. Die einzelnen Zeilen sind fei definierbar.

  • BEZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, die der Kunde z.B. beim TKW-Fahrer bereits bezahlt hat
  • UOZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale mit Überweisung bezahlen (Zahlweise 1) und Zieltage = 000 haben
  • UMZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale mit Überweisung bezahlen (Zahlweise 1) und Zieltage > 000 haben
  • LOZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale mit Lastschrift bezahlen (Zahlweise 2-3) und Zieltage = 000 haben
  • LMZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale mit Lastschrift bezahlen (Zahlweise 2-3) und Zieltage > 000 haben
  • KBL der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale mit Kombi-Lastschrift bezahlen (Zahlweise 4-5)
  • GUT der Text dieser Zeile ist zu drucken bei Gutschriften
  • MIN der Text dieser Zeile ist zu drucken bei Minus-Rechnungen
  • BAZ der Text dieser Zeile ist zu drucken bei Buchungsanzeigen
  • ZMZ der Text dieser Zeile ist zu drucken auf alle Rechnungen, bei denen die Kunden aufgrund ihrer Stammsatzmerkmale im ZMZ-Verfahren (Zahlweise 7) definiert sind

Platzhalter: Bei den Zeilen UMZ, LMZ und BAZ ist der Einsatz des folgenden Platzhalters zu überlegen:

ist in Ihrem Text die Zeichenfolge angegeben, dann setzt X-oil beim Druck der Rechnung dafür das korrekte Zahlungsziel in Form von tt.mm.jj ein. Es gibt allerdings unterschiedliche Philosophien darüber, ob das gemacht werden soll. XPOINT empfiehlt im Sinne einer rechtlich eindeutigen Verzugssetzung unbedingt die Verwendung dieses Platzhalters – denn praxisübliche Formulierungen wie „Zahlbar nach Erhalt der Rechnung“ sind letztlich anfechtbare Gummi-Angaben.

Die Zahlungshinweis-Texte können auch für Fremdsprachen „übersetzt“ werden. Siehe dazu Punkt unter Punkt 8.13. dieser Dokumentation.


Fremdsprachen-Texte

Unter diesem Menu können Sie fremdsprachliche Texte für Rechnungen und Zahlungshinweise hinterlegen. Die Steuerung ist recht einfach: im Kundenstammsatz hinterlegen Sie unter „Sprach-Schlüssel“ einen beliebigen 2-stelligen Schlüssel. Bei Anbindung an bestimmte Finanzbuchhaltungen sollten Sie aber darauf achten, dass Sie nur Schlüssel verwenden, die auch in dieser Finanzbuchhaltung vorkommen. Verwenden Sie am besten immer die international üblichen ISO-Codes.

Dann legen Sie für diesen Sprachschlüssel entsprechende Texte für die Rechnungen und/oder für die Zahlungshinweise an.

Tip: Über Pseudo-Sprachschlüssel können Sie damit auch einzelnen Kunden(-gruppen) abweichende Texte auf die Rechnungen drucken lassen


Fremdsprachliche Rechnungs-Texte

Wenn Sie in dieses Programm gehen, dann sehen Sie auch den Umfang der Texte, die Sie für Fremdsprachen abändern können. Zur Orientierung vergleichen Sie am besten dieses Bild mit einer gedruckten Rechnung. Wollen Sie einen einzelnen Text ändern, dann wählen Sie die entsprechende Zeilen-Nummer an. im Folgebild können Sie dann für diesen Einzeltext für max. 8 Fremdsprachen-Schlüssel einen abweichenden Text hinterlegen. Beachten Sie dazu die Markierung ###: sie zeigt Ihnen an, wie lange der entsprechende Text werden darf. Sie können, müssen aber nicht alle Text-Zeilen übersetzen. Gerade bei Pseudo-Fremdsprachen will man ja nur bestimmte Bereiche der Rechnung anders gedruckt haben. In diesem Fall genügt es, dass Sie nur diese Zeilen bearbeiten.


Fremdsprachliche Zahlungshinweis-Texte

Dieses Programm arbeitet etwas anders als das Programm für die Pflege der Rechnungs-Texte. Bei Aufruf zeigt es Ihnen die Zahlungshinweis-Texte für die Standard-Sprache an. Mit der F2-Taste können Sie einen Sprachschlüssel eingeben und danach alle angezeigten Texte in diese eine Sprache übertragen.


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