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X-oil
Listenverwaltung
Die X-oil Listenverwaltung übernimmt das Speichern, Ausdrucken und Löschen von allen Druck-Erzeugnissen, die der Anwender in X-oil erstellt. Dazu gehören Rechnungen, Journale, Statistiken, Überweisungen usw. – genau genommen alle „printouts“ außer den Lieferscheinen aus dem Telefonverkauf: nur diese werden (normal) sofort auf den Drucker ausgegeben.
Die Listenverwaltung ist ein „Spooler“, d. h. ein Sammelbecken, in dem die erzeugten „printouts“ abgelegt sind. Es ist Aufgabe des Anwenders, die Listen aus diesem Topf
- zu drucken, d. h. auf einen Drucker zu schicken
- und danach zu löschen
Funktionen:
- Listen drucken (auch mehrmals)
- Bestimmung des Druckers, auf den zu drucken ist
- gedruckte Listen beliebig oft wiederholt drucken
- Listen auf Bildschirm anzeigen
- Listen drucken „von Seite – bis Seite“
- Suchoperationen in Listen
- Listen aus Listenverwaltung löschen
Anwender bestimmt:
- was drucken
- wann drucken
- wohin drucken
- wie oft drucken
- wann löschen
Die Listenverwaltung existiert genau genommen einmal pro Mitarbeiter einmal pro Login. Für das Arbeiten mit der Listenverwaltung sollten die folgenden Grundregeln gelten:
- jeder Mitarbeiter ist für das Ausdrucken „seiner“ Listen verantwortlich
- gedruckte Listen sollten möglichst bald aus der Listenverwaltung gelöscht werden
- am Ende eines Arbeitstages sollte die Listenverwaltung jedes Mitarbeiters leer sein
Die normalen Folgen bei Missachtung dieser Grundregeln ist: die Listenverwaltung sammelt im Laufe der Zeit „Leichen“ an solange, bis der Anwender die Übersicht verliert und/oder X-oil die korrekte Handhabung der Listenverwaltung nicht mehr sichern kann.
Aufruf
Die Listenverwaltung ist in allen Menus von X-oil unter der dem Button „Listenverwaltung“ oder der Menu-Nummer 31 aufzurufen
Handhabung
beim Aufruf der Listenverwaltung über Menu-Punkt 31 erscheint zunächst eine kleine Maske für die Eingabe von zwei Informationen:
Login:
- leer = „alles“
- normal steht hier Ihr eigenes Login. Durch Änderung des Namens können Sie aber jederzeit die Listen eines anderen Logins sehen
Gebiet:
- leer = „alles“
- o = Listen aus X-oil Mineralölhandel
- t = Listen aus X-tk Tankstellenabrechnung
- w = Listen aus X-ws Wärmeservice
- l = Listen aus X-lv Heizungsbau
In der Regel sind beide Angaben vorbelegt: das Login mit Ihrem Login-Namen, das Gebiet mit einem kleinen o. Lesen Sie diese Angaben wie folgt: „zeig mir alle Listen des angezeigten Logins aus dem Arbeitsgebiet o“.
Beachte: Letztlich ist aber der Administrator verantwortlich dafür, in welches Gebiet eine Liste gehören soll. Der Anwender kann jederzeit von der oben genannten Einteilung nach eigenen Gesichtspunkten abweichen. Dafür steht ihm die –> Listenadministration zur Verfügung
Aufbau
von links nach rechts wird angezeigt:
Identn
Ident-Name, X-oil interne Bezeichnung der Liste
Status
Status der Liste:
- U = ungedruckte Liste
- X = gedruckte Liste
Aktion
auf dieser Spalte geben Sie ein, was Sie mit der Liste machen wollen (die F2-Taste hilft Ihnen dabei)
- d = drucken
- 1 = 1 x drucken
- 2 = 2 x drucken
- 3 = 3 x drucken
- a = anzeigen (Liste auf eigenen Bildschirm anzeigen)
- l = löschen
Bezeichnung
Bezeichnung der Liste
Form
- n = normales Papier (A4)
- F = Formular
Login
Name des Inhabers oder Erzeugers der Liste
Größe
Größe der Liste in Anzahl Zeichen
Erstell-Datum
Datum, an dem die Liste erzeugt wurde
zu Bezeichnung und Form: diese Angaben legt der Administrator über die –> Listenadministration fest
Nach Eingabe von Login und Gebiet erhalten Sie die in diesen Bereich fallenden Listen alphabetisch angezeigt. Ihre weitere Aktivität ist dann allein die Spalte
Aktion
Hier definieren Sie, was Sie mit den angezeigten Listen machen wollen: drucken (d), anzeigen (a) oder löschen (l). Sie können dabei immer mehrere Listen gleichzeitig mit Aktionsmerkmalen belegen und dann für alle gemeinsam einmal die Enter-Taste drücken. Sollen mehrere Exemplare einer Liste gedruckt werden, so geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare (2-9) in die Spalte Akt ein.
Liste löschen
Das Löschen einer Liste ist nur möglich, wenn sie den Status X („gedruckt“) hat. Setzen Sie das Löschkennzeichen „l“ auf eine Liste mit Status U („ungedruckt“), dann, wird das von X-oil ignoriert. Wenn Sie eine Liste allerdings gelöscht haben, dann ist diese unwiderruflich weg und kann auch von uns nicht rekonstruiert werden.
Prüfen Sie anhand der ausgedruckten Liste, ob diese korrekt und komplett gedruckt ist – und, wenn ja, dann löschen Sie sie auch möglichst bald!!
Es gibt allerdings ein Geheimzeichen, mit dem man Listen mit Status U („ungedruckt“) aus der Listenverwaltung löschen kann. Erfragen Sie dieses Geheimzeichen bei Ihrem Administrator.
Anzeige
Die Anzeige-Funktion einer Liste lösen Sie dadurch aus, dass Sie auf die entsprechende Zeile ein a (anzeigen) setzen. Beachten Sie dann die Funktionstasten für die weitere Bearbeitung:
- 1. dieser Button bewirkt: Anzeige der ersten Seite
- F3 (oder Plus-Zeichen) vorwärts blättern
- F4 (oder Minus-Zeichen) rückwärts blättern
- E. dieser Button bewirkt: Anzeige des Endes der Liste
- F6 drucken: Folgemaske regelt „Druck von Seite / bis Seite“ oder „Druck letzte Seite“
- F9 Suchen: Im Suchen unterscheiden Sie das Suchen anhand einer Seitenzahl oder das Suchen anhand einer Zeichenfolge: Seitenzahl: Achtung! Nicht alle Listen haben eine eindeutige Seitenzählung Zeichenfolge: Achtung! Auf Groß- und Kleinschreibung achten; Zeichenfolge kann auch sein Zahlen (Kundennummer, Rechnung- oder Lieferschein-Nummer, Beträge, Mengen etc.)
Druck von - bis
Diese Funktion ist eine Unterfunktion der Anzeige und wird dort über die Funktionstaste F6=Druck ausgelöst. Sie können wählen zwischen
- a) Druck von Seite – bis Seite
- b) Druck letzte Seite der aktuellen Liste
Wenn Sie Version a) wählen und damit einen Teil der Liste ausdrucken wollen, dann ist es Voraussetzung, dass Sie vorher den Umfang ermittelt haben, z.B. mittels der Suchfunktion F9 (s. o.). Die Teil-Liste finden Sie dann wieder in der Listenverwaltung.
Wiederholung
Das Wiederholen einer Druckausgabe aus der Listenverwaltung ist solange kein Problem, solange die Liste noch als Status U oder X angezeigt wird. Alle Druck- und Anzeige-Funktionen gelten grundsätzlich für Listen im Status U und X. Erst nach Löschen einer Liste ist die Druckwiederholung u.U. problematisch, wenn die Liste nicht so einfach rekonstruiert werden kann.
Zusätzliche Informationen zur Listenadministration:
Der Administrator kann über die –> 06 Administration, Unterfunktion L Listenadministration die folgenden Angaben zu einer X-oil Liste eingeben oder verändern:
Identn
Ident-Name
Bezeichnung
Bezeichnung der Liste
Form
n = normal Papier, F = Formular
Gebiet
nach eigenem Schlüssel oder nach allgemeiner Empfehlung (s. o.)
CPI
Druckgröße (0 = 10 CPI, 2 = 12 CPI, 7 = 17 CPI)
Passwort
Durch Eintrag eines Passwortes ist diese Liste in der Listenverwaltung nur zugänglich, wenn der Mitarbeiter das entsprechende Passwort der Liste kennt
Zusätzliche Informationen zur Druckwiederholung von Ausgangs-Rechnungen:
In X-oil gibt es eine Reihe von Funktionen, um den gesamten oder teilweisen Ausdruck von Ausgangs-Rechnungen zu wiederholen. Der Einzelausdruck erfolgt immer über den Telefonverkauf, dort über die Folgemaske 5. Eine komplette Wiederholung ist ebenfalls möglich. Dazu finden Sie in 01-08-12 einen Menu-Punkt X-oil Archivierung. Dahinter steht, dass X-oil automatisch jeden Rechnungslauf komplett archiviert. Sie können damit aus diesem Langzeitarchiv die Rechnungen eines Laufes wieder in die Listenverwaltung stellen und sie dann komplett oder als Abschnitt (von Seite – bis Seite) drucken.
Änderung in der Listenverwaltung von X-OIL
Papierkorb-Funktion:
In der Listenverwaltung wurde jetzt ein Papierkorb integriert. Alle aus der Listenverwaltung gelöschten Listen werden zunächst in diesen Papierkorb verschoben. Listen, die mehr als sieben Tage in diesem Papierkorb stehen, werden im XOIL-Nachtlauf automatisch gelöscht. Im X-OIL kann also maximal sieben Tage auf bereits gelöschte Listen zurückgegriffen und nochmals gedruckt oder angezeigt werden, bevor das System diese unwiederbringlich löscht. Listen mit gleichem Namen werden NICHT überschrieben, sondern können auch mehrfach vorhanden sein (im Gegensatz zur Listenverwaltung!). Listeninformationen, wie Erstellungsdatum und XOIL-Benutzer bleiben erhalten.
Mit der neuen Funktionstaste <F4> erfolgt der Wechsel zwischen der Listenverwaltung und dem Papierkorb. Alle Aktionen, die bisher in der Listenverwaltung möglich waren sind ge-nauso im Papierkorb möglich, d.h.:
- Drucken
- Anzeigen
- Löschen
Automatische Lösch-Funktion:
Im XOIL-Nachtlauf werden alle Listen, egal ob gedruckt oder nicht, nach einer gewissen An-zahl von Tagen gelöscht und von der Listenverwaltung in den Papierkorb verschoben! Stan-dardmäßig werden die Listen nach zehn Tagen in den Papierkorb verschoben. Im Papierkorb werden gelöschte Listen standardmäßig nach sieben Tagen endgültig gelöscht. Diese Löschautomatik kann in der Listen-Administration (Menüpunkt 6-1-1) auch deaktiviert werden (<F7>). Ebenso können die Tage bis zur Löschung angepasst werden:
Wurde die Lösch-Automatik für die Listenverwaltung aktiviert, empfiehlt es sich, auch die Lösch-Automatik für den Papierkorb zu aktivieren. Es wird sonst unnötig Speicherplatz verbraucht und es kann Probleme bei der Daten-sicherung auftreten, da die Daten nicht mehr auf das Band passen.
Die Listen im Papierkorb können aber auch über die Listenverwaltung manuell gelöscht wer-den.
Sollen bestimmte Listen nicht gelöscht werden, da diese z.B. immer wieder gedruckt werden oder länger gespeichert bleiben sollen, kann je Liste die Lösch-Automatik deaktiviert werden:
Idealerweise sollten Sie aber Listen, die Sie über einen längeren Zeitraum archivieren möchten, in ein anderes Verzeichnis am besten auf ein lokales Laufwerk ihres PC’s verschieben.
Gerne richten wir Ihnen eine Netzlaufwerk-Freigabe auf das Listen-Verzeichnis ein, damit Sie die Listen verschieben können.
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