X-oil

Das Modul BSTMON verwaltet einen eigenen Datenbestand neben dem laufenden aktuellen Datenbestand von X-oil. In BSTMON werden sowohl Buchungs-Bestände („Soll-Bestände“) als auch Inventur-Bestände („Ist-Bestände“) lager- und periodenweise geführt (Periode = Jahr+Monat). Daneben existiert ein Datenbestand „Inventur-Aufnahme“, der für die Aufnahme der Inventur-Erfassung vorgesehen ist; erst aus der Inventur-Aufnahme heraus wird später der Inventur-Bestand aufgebaut.

Der Datenbank Schlüssel-Begriff ist wie folgt aufgebaut:

• Firmen-Nummer
• Lager-Nummer
• Periode (JJMM = Jahr+Monat)
• Artikel-Nummer aus X-oil
• Bestandsart (B = Buchungs-Bestand, I = Inventur-Bestand)

Für einen Artikel sind also pro Lager und pro Jahr 12 Datensätze für die Buchungs-Bestände und 12 Datensätze für evtl. Inventur-Bestände vorgesehen. Dabei wird die Jahres-Inventur normal immer unter Monat 12 erwartet, andere Monate sind für evtl. Zwischeninventuren nutzbar.

• Liter
• Kilo
• Stück
• Durchschnittspreis
• Stammdatenpreis für diese Periode
• Letzter Zugang in diesem Monat (Datum, Menge, Zugangs-Preis)

• Liter
• Kilo
• Stück
• ext. Inventur-Preis
• NW-Inventur-Preis 1 (Niederstwert-Prinzip) –> niedrigster Preis aus Durchschnitts-, Stamm- und letzter Zugang
• NW Inventur-Preis 2 (nach LIFO-Prinzip)

(Der NW-Preis 1 der Inventur wird aus dem entsprechenden Datensatz des Buchungs-Bestandes entnommen, d. h. gleicher Artikel, gleiches Lager und gleiche Periode; liegt für diese Periode kein Buchungs-Satz vor, dann wird der NW-Preis der davor liegenden Periode genommen, wobei das Programm aber nur max. 12 Monate zurückgeht). (NW-Preis 2 nach LIFO-Prinzip: siehe dazu Punkt 6, Inventur-Liste).

• Firma
• Lager
• Bucher-Code (Identifikation Sachbearbeiter bzw. Datenquelle)
• Periode
• lfd. Satznummer
• Artikel
• Liter
• Kilo
• Stück
• Preis
• Date-Time-Stamp

Der Buchungsbestand wird permanent aus den aktuellen Bewegungen von X-oil bzw. X-LVS gebucht und hat somit den Charakter einer permanenten Inventur. X-oil legt die einzelnen Perioden automatisch selbst an und bebucht entsprechend den Angaben zu Lagernummer und Buchungs-Periode. Beim erstmaligen Eröffnen einer neuen Periode wird der Bestand der unmittelbar davor liegenden Periode (Monat minus 1) als Anfangs-Bestand übernommen. Liegt für die unmittelbar davor liegende Periode kein Datensatz vor, dann sucht X-oil weiter „rückwärts“ nach Buchungs-Beständen dieses Artikels in diesem Lager, geht dafür aber nur max. 12 Monate zurück.

Beim Buchen in eine Periode erfolgt automatisch ein weiteres Buchen in die evtl. bereits vorhandene Folge-Periode (Monat plus 1) und weitere, wobei in den Folgeperioden allerdings nur Mengen verändert werden, nicht jedoch der Durchschnittspreis. Das erlaubt in der Praxis das Buchen in unterschiedlichen Perioden und einen fortlaufenden Betrieb ohne besondere organisatorische Stopps zur Bestands- oder Inventur-Aufnahme.

Der Inventur-Bestand ist optional und wird nur aus der Inventur-Aufnahme heraus ermittelt. Für die Inventur-Aufnahme bietet das Programm verschiedene Quellen, die auch gemischt vorkommen können:

Quellen der Inventur-Aufnahme:

• manuelle Inventur-Aufnahme
• Übernahme des sogenannten „Fibu-Bestandes“ aus Menu 05-03-08
• Übernahme des lfd. aktuellen X-oil Bestandes aus Menu 01-05-03
• aus externen Excel- bzw. csv-Daten (word/texte/excinv.csv)

ein Vorlauf-Satz, Delimiter = Semikolon; Felder von links nach rechts:

1. Firma
2. Lager
3. Monat
4. Jahr
5. Artikel
6. Liter (formatiert 2 Nachkomma-Stellen, z. B. …;123,45;…)
7. Kilo (formatiert 2 Nachkomma-Stellen)
8. Stück (formatiert 0 Nachkomma-Stellen, z. B …; 24;…)
9. Preis (formatiert 2 Nachkomma-Stellen)

Im Inventur-Bereich speichert das BSTMON-Modul die Daten der Inventur-Aufnahme zunächst in einem vorgelagerten Protokoll-Bereich und erstellt den Inventur-Bestand erst nach Anwahl eines entsprechenden Buchungs-Programmes. Diese Unterscheidung erlaubt die mehrmalige und mehrfache Aufnahme von Inventur-Daten, den Vergleich mit evtl. Zähllisten und letztlich auch die Korrektur von Inventur-Aufnahmen vor Verbuchung der Inventur-Daten.

• DATEN/BSTMON, -.vix Buchungs- und Inventur-Bestand
• work/xo/INVPRT, -.vix Inventur-Aufnahme
• X/XO1/BSMPROT,-.vix Protokoll-Datei aller Bewegungen zum Buchungs-Bestand

Die Inventur-Zählliste des BSTMON-Moduls setzt voraus, dass in diesem neuen Bestands-System bereits einmal eine vollständige Inventur verbucht worden ist! Weitere Voraussetzung ist ein Geschäftsjahr von 12 Monaten. Auf dieser Basis arbeitet die Inventur-Zählliste nach folgendem Schema:

• alle Artikel, für die eine alte Inventur-Aufnahme vorhanden ist (und deren Inventur-Bestand größer Null ist) werden in die Inventur-Zählliste aufgenommen
• weiterhin zusätzlich alle Artikel, für die eine Lagerbewegung im Zeitraum von 12 Monaten nach der alten Inventur vorliegt

• Firma
• Lager
• Referenz-Zeitraum
• Hauptgruppen
• Artikel-Auswahl

1. A = alle Artikel
2. X = nur Artikel, die nicht LVS-verwaltet sind
3. L = nur Artikel, die LVS-verwaltet sind

hier geben Sie das Datum der letzten gebuchten Inventur ein

• Firma = 001
• Lager = 200
• Referenz-Zeitraum = 12.09
• Artikel-Auswahl = X

–> ausgewertet werden nur Artikel der Firma 1, des Lagers 200 und „nicht LVS-verwaltet“

–> die Zählliste enthält die Artikel, für die in 12.2009 ein Inventur-Bestand vorliegt

–> zusätzlich die Artikel, für die im Zeitraum 01.2010 bis 12.2010 eine Bestands-Bewegung vorliegt

Programm dient hauptsächlich dazu, Inventur-Daten der Artikel aufzunehmen, die nicht LVS-verwaltet sind. Die aufgenommenen Daten stellt x-oil zunächst in den Inventur-Aufnahme-Bereich, in dem sie noch auswertbar und korrigierbar sind. Die erfassten Daten werden immer mit dem Login des Sachbearbeiters gekoppelt, so dass sie auch unter diesem Login selektierbar und kontrollierbar sind.

Das Programm kann gleichzeitig von mehreren Anwendern benutzt werden!

• Firma
• Lager
• Periode (Monat, Jahr)

• Artikel-Nummer
• Stückzahl
• Liter
• Kilo
• Inventur-Preis (optional)

Für die Erfassung der Artikel-Daten existieren zwei unterschiedliche Erfassungs-Masken, die über die „Grundeinstellungen“ zu bestimmen sind:

• Artikel
• Stückzahl
• Liter
• Kilo
• Preis (optional)

• Artikel
• Menge

Als Menge wird hier eingegeben:

• bei gepackter Ware die Stückzahl
• bei loser Ware die Liter- oder die Kilo-Zahl

Im Short-Format ergeben sich die Werte zu Stückzahl, Liter und Kilo aus den Grundbegriffen des Artikelstammes (lose Ware / gepackte Ware / Inhalt Liter bzw. Kilo pro Stück / Bestandsführung in L oder K)

Artikel, die LVS-verwaltet sind oder die das angegebene Lager bisher nicht berührt haben, werden von diesem Programm zunächst abgelehnt und können nur bei entsprechender Bestätigung durch den Anwender aufgenommen werden. Die Angaben zu Stück, Liter und Kilo müssen den normalen Konventionen von X-oil und den Grundangaben des Artikelstammes entsprechen.

Programm dient dazu, Inventur-Daten aus anderen Datenbereichen von X-oil zu übernehmen. Zunächst sind die Grunddaten zu erfassen (Firma, Lager, Periode), zusätzlich kann eine Einschränkung auf Hauptgruppen erfolgen.

Im zweiten Schritt ist dann der Datenbereich anzugeben, aus dem heraus die Daten in die Inventur-Aufnahme zu holen sind (Herkunfts-Bereich). Zur Auswahl stehen dafür z.Zt. die folgenden Herkunfts-Bereiche:

1. aktueller Anfangs-Bestand aus dem „Fibu-Warenbestand“ (Menu 05-03-08)
2. aktueller End-Bestand aus dem „Fibu-Warenbestand“ (Menu 05-03-08)
3. aktueller Ist-Bestand aus dem „Fibu-Warenbestand“ (Menu 05-03-08)
4. aktueller X-oil Bestand, wie er z. B. in „Lagerliste, -Korrektur“ steht (Menu 01-05-03)
5. aus einer externen Excel-Datei (csv-Format) in word/texte/excinv.csv Aufbau: ein Vorlauf-Satz, Delimiter = Semikolon Felder v.l.n.r.: Firma;Lager;Monat;Jahr;Artikel;Liter (2 NK);Kilo (2 NK);Stück;Preis (2 NK)
6. aus der Inventur-Aufnahme des X-oil LVS-Systems (Restriktion s.u.) Hier werden für den zweiten Schritt keine weiteren Angaben benötigt: die Angaben der Grunddaten werden 1:1 als Vorgaben für Herkunfts-Bereich genommen. Dh: aus LVS werden alle vorliegenden Inventur-Angaben genommen, die den Grunddaten (Firma, Lager, Periode (Monat, Jahr)) entsprechen.

Ähnlich wie die manuelle Erfassung wird hier den übernommenen Daten automatisch ein „Bucher“-Name mitgegeben:

• xfbws –> „Bucher“-Name für Übernahmen aus dem „Fibu-Warenbestand“
• xxobs –> „Bucher“-Name für Übernahmen aus dem X-oil Bestand
• xxexc –> „Bucher“-Name für Übernahmen aus externen Excel-Dateien
• xxlvs –> „Bucher“-Name für Übernahmen aus dem LVS-System (s.u.)

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