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X-oil

Direktfaktura [xo052N]

Die Direktfaktura wird zur Erfassung von Fakturadaten eingesetzt, die unter Umgehung der normalen Fahrzeugabrechnung (Mengenkontrolle) direkt in die Fakturierung eingehen sollen. Dazu gehören:

  • Lieferungen mit Lieferschein
  • Lieferungen ohne Lieferschein
  • Stornierungen und Gutschriften
  • Buchungsanzeigen (Wertgutschriften oder -Belastungen ohne Mengenveränderungen)

Programmablauf/Programmfunktion

Auswahl

Geben Sie eine Kundennummer ein oder klicken Sie auf '?' hinter der Kundennummer, um über den Matchcode nach einem Kunden zu suchen. Nach Drücken der TAB-Taste werden die wichtigsten Kundendaten angezeigt: Adresse, Kreditlimit, Saldo und weitere Informationen auf der linken Seite, in der Mitte Faktura- und/oder Abrechnungsnotizen (je nach Einstellung), auf der rechte Seite die aktuell offenen Bestellungen und die letzten Bezüge dieses Kunden.

Alternativ zur Kundennummer-Eingabe kann auch durch Anklicken der Schaltfläche 'Import' die Datenauswahl über die Anzeige aller verfügbaren Importdaten erfolgen (siehe Import). Dazu muss bei Ihnen der Datenimport eingerichtet sein. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Symbolerklärung:

= Geschäftskunde

= Privatkunde

= Lieferkunde

= Rechnungskunde

= Kundeninfo vorhanden, per Mausklick können Sie die Kundeninfo anzeigen/bearbeiten

= Kundeninfo nicht vorhanden, per Mausklick können Sie die Kundeninfo anzeigen/bearbeiten

= Kunde ist gesperrt

= Heizölkunde

= Gaskunde

= Stromkunde

= Tankstellenkunde

= Wärmeservicekunde

= Ansicht vergrößern (bei 'offene Bestellungen' und 'letzte Bezüge')

= Ansicht verkleinern

Es können nun weitere Auswahldaten wie Lieferschein, Lieferdatum, B-Nr, Auftragsart, Fahrer, Fahrzeug und Verkäufer ausgewählt werden. Bei Klick auf '?' hinter dem jeweiligen Eingabefeld wird eine Übersicht der verfügbaren Stammdaten angezeigt. Beim Lieferdatum erfolgt eine Auswahl in Kalenderform.

Sind offene Bestellungen des Kunden vorhanden (rechten Seite oben), kann über das Kontextmenü und dem Menüpunkt 'Auftrag verarbeiten' direkt dieser Lieferschein aufgerufen und bearbeitet werden.

Durch Anklicken der Schaltfläche 'Suche' werden alle offenen Bestellungen des Kunden in einer gesonderten Tabelle angezeigt (siehe Suche). Bei Klick auf 'Faktura' erfolgt die Anzeige der Fakturadaten des Kunden (siehe MP 1.4.7, Korrektur Fakturadaten).

Über das Systemmenü '2 Zusatz' sind weitere prozessabhängige Funktionen möglich (siehe Zusatzmenü).

Auftragseingabe

Wurde keine bestehende Bestellung oder Importdaten ausgewählt, dann erscheint nach Drücken der ENTER-Taste eine leere Auftragsmaske. Der Cursor steht im Reiter 'Position 1' im Feld 'Artikel'.

Geben Sie die Auftragsdaten in den Reitern 'Position', 'Lieferadresse' und 'Kopfdaten' ein. Die Kopfdaten und die Lieferadresse können bis zum endgültigen Abschluss des Auftrages jederzeit verändert werden.

Positionsdaten

Mindesteingabe sind 'Artikel', 'Stück' bzw. 'Menge' (Liter oder Kilo) sowie 'Preis netto'. Über ALT und P bzw. Anklicken von 'Preis netto' wird der Verkaufspreis automatisch eingesetzt. Nach Eingabe einer Artikelnummer und Drücken der TAB-Taste verändert sich die Anzeige auf der rechten Seite: Die 'offenen Bestellungen' werden durch 'erfasste Positionen' ersetzt, darunter werden die letzten Bezüge des ausgewählten Artikels angezeigt sowie die Lagerbestände und Preise des Artikels.

Alternativ kann auch über das Kontextmenü der letzten Bezüge und dem Menüpunkt 'Position übernehmen' die Daten dieses letzten Bezugs (Artikel, Menge, Preis) in die Erfassungsmaske übernommen werden.

Im Programmfenster unten wird nach Eingabe von Menge oder Preis automatisch die Positions- und Auftragssumme netto und brutto aktualisiert (Grün = Rechnung, Rot = Gutschrift).

Nach Drücken von ENTER oder oder erfolgt das Speichern der Position. Sie erscheint nun rechts oben unter 'erfasste Positionen'. Der Cursor steht wieder im Feld 'Artikel', die Positionsnummer in der Reiterbezeichnung 'Position' wird um eins erhöht, es kann nun die nächste Auftragsposition erfasst werden.

Bevor der Auftrag nicht abgeschlossen ist besteht die Möglichkeit, über das Kontextmenü der 'erfassten Positionen' einzelne Positionen zu ändern oder zu löschen.

ESC oder F10 oder schließt den Auftrag endgültig ab. Erst jetzt erfolgt auch die Buchung der Bestände.

Kopfdaten

Lieferadresse

Zusatzmenü

Mit der Tastenkombination ALT + 2 oder anklicken des Systemmenüs '2 Zusatz' werden weitere Programmfunktionen angezeigt, die prozessabhängig aktiviert werden.

Import

Wählen Sie hier mit Doppelklick die Positionen aus, die Sie in der Direktfaktura verarbeiten möchten. Über das Kontextmenü (Rechtsklick) stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Über das Symbol setzen Sie ein Filter (Kundennummer, Festkauf-Nr, Artikel und Zeitraum) der mit wieder gelöscht werden kann.

Mit F6 oder erfolgt die Weiterverarbeitung der gewählten Daten.

Suche

Wählen Sie per Doppelklick den Lieferschein aus, der verarbeitet werden soll. Er kann immer nur ein Lieferschein ausgewählt werden. Auch hier bietet das Kontextmenü weitere Funktionen. Ebenso kann ein Filter (Kundennummer, Festkauf-Nr, Artikel und Zeitraum) gesetzt werden.

Mit F6 oder erfolgt die Weiterverarbeitung der gewählten Daten.

Einstellungen

Mit der Funktionstaste F12 (nur in der Kunden-Auswahlmaske) können firmenbezogene Einstellungen vorgenommen werden.

Die Spezialeinstellungen sind nur für bestimmte X-oil-Anwender notwendig und können i.d.R. ignoriert werden.

Periodische Rechnungen

Über die Auftragsart „Periodische Rechnung“ können Sie Auftragspositionen erfassen, die wiederkehrend in einem bestimmten Intervall für einen Kunden automatisiert fakturiert werden sollen. Typisches Beispiel hierfür ist die Miete für den „Oilfox“, die einmal jährlich dem Kunden in Rechnung gestellt wird.

Ablauf: Wählen Sie den Kunden aus und anschließend die Auftragsart „Periodische Rechnung“. Erfassen Sie dann den Artikel (inkl. Menge und Preis), der wiederkehrend fakturiert werden soll. Die Erfassung mehrerer Artikel (Auftragspositionen) ist ebenfalls möglich. Schließen Sie den Auftrag mit ESC bzw. F10 ab. Es erscheint anschließend folgendes Fenster:

Wählen Sie eine Bezeichnung, wann die erste Rechnungserstellung erfolgen soll, in welchem Intervall weitere Rechnungen folgen sollen (Wiederholung) und wann die Rechungserzeugung endet. Nach Bestätigung der Eingaben mit der ENTER-Taste ist die periodische Rechnung gespeichert. Alle erfassten periodische Rechnung können über das Programm Verwaltung periodische Rechnungen (MP 1.4.18) angezeigt, geändert oder gelöscht werden.


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