X-oil

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Die X-oil Listenverwaltung übernimmt das Speichern, Ausdrucken und Löschen von allen Druck-Erzeugnissen, die der Anwender in X-oil erstellt. Dazu gehören Rechnungen, Journale, Statistiken, Überweisungen usw. – genau genommen alle „printouts“ außer den Lieferscheinen aus dem Telefonverkauf: nur diese werden (normal) sofort auf den Drucker ausgegeben.

Die Listenverwaltung ist ein „Spooler“, d. h. ein Sammelbecken, in dem die erzeugten „printouts“ abgelegt sind. Es ist Aufgabe des Anwenders, die Listen aus diesem Topf

• zu drucken, d. h. auf einen Drucker zu schicken
• und danach zu löschen

Funktionen:

• Listen drucken (auch mehrmals)
• Bestimmung des Druckers, auf den zu drucken ist
• gedruckte Listen beliebig oft wiederholt drucken
• Listen auf Bildschirm anzeigen
• Listen drucken „von Seite – bis Seite“
• Suchoperationen in Listen
• Listen aus Listenverwaltung löschen

Anwender bestimmt:

• was drucken
• wann drucken
• wohin drucken
• wie oft drucken
• wann löschen

Die Listenverwaltung existiert genau genommen einmal pro Mitarbeiter einmal pro Login. Für das Arbeiten mit der Listenverwaltung sollten die folgenden Grundregeln gelten:

• jeder Mitarbeiter ist für das Ausdrucken „seiner“ Listen verantwortlich
• gedruckte Listen sollten möglichst bald aus der Listenverwaltung gelöscht werden
• am Ende eines Arbeitstages sollte die Listenverwaltung jedes Mitarbeiters leer sein

Die normalen Folgen bei Missachtung dieser Grundregeln ist: die Listenverwaltung sammelt im Laufe der Zeit „Leichen“ an solange, bis der Anwender die Übersicht verliert und/oder X-oil die korrekte Handhabung der Listenverwaltung nicht mehr sichern kann.

Die Listenverwaltung ist in allen Menus von X-oil unter der dem Button „Listenverwaltung“ oder der Menu-Nummer 31 aufzurufen

beim Aufruf der Listenverwaltung über Menu-Punkt 31 erscheint zunächst eine kleine Maske für die Eingabe von zwei Informationen:

• leer = „alles“
• normal steht hier Ihr eigenes Login. Durch Änderung des Namens können Sie aber jederzeit die Listen eines anderen Logins sehen

• leer = „alles“
• o = Listen aus X-oil Mineralölhandel
• t = Listen aus X-tk Tankstellenabrechnung
• w = Listen aus X-ws Wärmeservice
• l = Listen aus X-lv Heizungsbau

In der Regel sind beide Angaben vorbelegt: das Login mit Ihrem Login-Namen, das Gebiet mit einem kleinen o. Lesen Sie diese Angaben wie folgt: „zeig mir alle Listen des angezeigten Logins aus dem Arbeitsgebiet o“.

Beachte: Letztlich ist aber der Administrator verantwortlich dafür, in welches Gebiet eine Liste gehören soll. Der Anwender kann jederzeit von der oben genannten Einteilung nach eigenen Gesichtspunkten abweichen. Dafür steht ihm die –> Listenadministration zur Verfügung

von links nach rechts wird angezeigt:

Ident-Name, X-oil interne Bezeichnung der Liste

Status der Liste:

• U = ungedruckte Liste
• X = gedruckte Liste

auf dieser Spalte geben Sie ein, was Sie mit der Liste machen wollen (die F2-Taste hilft Ihnen dabei)

• d = drucken
• 1 = 1 x drucken
• 2 = 2 x drucken
• 3 = 3 x drucken
• a = anzeigen (Liste auf eigenen Bildschirm anzeigen)
• l = löschen

Bezeichnung der Liste

• n = normales Papier (A4)
• F = Formular

Name des Inhabers oder Erzeugers der Liste

Größe der Liste in Anzahl Zeichen

Datum, an dem die Liste erzeugt wurde

zu Bezeichnung und Form: diese Angaben legt der Administrator über die –> Listenadministration fest

Nach Eingabe von Login und Gebiet erhalten Sie die in diesen Bereich fallenden Listen alphabetisch angezeigt. Ihre weitere Aktivität ist dann allein die Spalte

Hier definieren Sie, was Sie mit den angezeigten Listen machen wollen: drucken (d), anzeigen (a) oder löschen (l). Sie können dabei immer mehrere Listen gleichzeitig mit Aktionsmerkmalen belegen und dann für alle gemeinsam einmal die Enter-Taste drücken. Sollen mehrere Exemplare einer Liste gedruckt werden, so geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare (2-9) in die Spalte Akt ein.

Das Löschen einer Liste ist nur möglich, wenn sie den Status X („gedruckt“) hat. Setzen Sie das Löschkennzeichen „l“ auf eine Liste mit Status U („ungedruckt“), dann, wird das von X-oil ignoriert. Wenn Sie eine Liste allerdings gelöscht haben, dann ist diese unwiderruflich weg und kann auch von uns nicht rekonstruiert werden.

Prüfen Sie anhand der ausgedruckten Liste, ob diese korrekt und komplett gedruckt ist – und, wenn ja, dann löschen Sie sie auch möglichst bald!!

Es gibt allerdings ein Geheimzeichen, mit dem man Listen mit Status U („ungedruckt“) aus der Listenverwaltung löschen kann. Erfragen Sie dieses Geheimzeichen bei Ihrem Administrator.

Die Anzeige-Funktion einer Liste lösen Sie dadurch aus, dass Sie auf die entsprechende Zeile ein a (anzeigen) setzen. Beachten Sie dann die Funktionstasten für die weitere Bearbeitung:

• 1. dieser Button bewirkt: Anzeige der ersten Seite
• F3 (oder Plus-Zeichen) vorwärts blättern
• F4 (oder Minus-Zeichen) rückwärts blättern
• E. dieser Button bewirkt: Anzeige des Endes der Liste
• F6 drucken: Folgemaske regelt „Druck von Seite / bis Seite“ oder „Druck letzte Seite“
• F9 Suchen: Im Suchen unterscheiden Sie das Suchen anhand einer Seitenzahl oder das Suchen anhand einer Zeichenfolge: Seitenzahl: Achtung! Nicht alle Listen haben eine eindeutige Seitenzählung Zeichenfolge: Achtung! Auf Groß- und Kleinschreibung achten; Zeichenfolge kann auch sein Zahlen (Kundennummer, Rechnung- oder Lieferschein-Nummer, Beträge, Mengen etc.)

Diese Funktion ist eine Unterfunktion der Anzeige und wird dort über die Funktionstaste F6=Druck ausgelöst. Sie können wählen zwischen

• a) Druck von Seite – bis Seite
• b) Druck letzte Seite der aktuellen Liste

Wenn Sie Version a) wählen und damit einen Teil der Liste ausdrucken wollen, dann ist es Voraussetzung, dass Sie vorher den Umfang ermittelt haben, z.B. mittels der Suchfunktion F9 (s. o.). Die Teil-Liste finden Sie dann wieder in der Listenverwaltung.

Das Wiederholen einer Druckausgabe aus der Listenverwaltung ist solange kein Problem, solange die Liste noch als Status U oder X angezeigt wird. Alle Druck- und Anzeige-Funktionen gelten grundsätzlich für Listen im Status U und X. Erst nach Löschen einer Liste ist die Druckwiederholung u.U. problematisch, wenn die Liste nicht so einfach rekonstruiert werden kann.

Der Administrator kann über die –> 06 Administration, Unterfunktion L Listenadministration die folgenden Angaben zu einer X-oil Liste eingeben oder verändern:

Ident-Name

Bezeichnung der Liste

n = normal Papier, F = Formular

nach eigenem Schlüssel oder nach allgemeiner Empfehlung (s. o.)

Druckgröße (0 = 10 CPI, 2 = 12 CPI, 7 = 17 CPI)

Durch Eintrag eines Passwortes ist diese Liste in der Listenverwaltung nur zugänglich, wenn der Mitarbeiter das entsprechende Passwort der Liste kennt

In X-oil gibt es eine Reihe von Funktionen, um den gesamten oder teilweisen Ausdruck von Ausgangs-Rechnungen zu wiederholen. Der Einzelausdruck erfolgt immer über den  Telefonverkauf, dort über die Folgemaske 5. Eine komplette Wiederholung ist ebenfalls möglich. Dazu finden Sie in 01-08-12 einen Menu-Punkt X-oil Archivierung. Dahinter steht, dass X-oil automatisch jeden Rechnungslauf komplett archiviert. Sie können damit aus diesem Langzeitarchiv die Rechnungen eines Laufes wieder in die Listenverwaltung stellen und sie dann komplett oder als Abschnitt (von Seite – bis Seite) drucken.

In der Listenverwaltung wurde jetzt ein Papierkorb integriert. Alle aus der Listenverwaltung gelöschten Listen werden zunächst in diesen Papierkorb verschoben. Listen, die mehr als sieben Tage in diesem Papierkorb stehen, werden im XOIL-Nachtlauf automatisch gelöscht. Im X-OIL kann also maximal sieben Tage auf bereits gelöschte Listen zurückgegriffen und nochmals gedruckt oder angezeigt werden, bevor das System diese unwiederbringlich löscht. Listen mit gleichem Namen werden NICHT überschrieben, sondern können auch mehrfach vorhanden sein (im Gegensatz zur Listenverwaltung!). Listeninformationen, wie Erstellungsdatum und XOIL-Benutzer bleiben erhalten.

Mit der neuen Funktionstaste <F4> erfolgt der Wechsel zwischen der Listenverwaltung und dem Papierkorb. Alle Aktionen, die bisher in der Listenverwaltung möglich waren sind ge-nauso im Papierkorb möglich, d.h.:

• Drucken
• Anzeigen
• Löschen

Im XOIL-Nachtlauf werden alle Listen, egal ob gedruckt oder nicht, nach einer gewissen An-zahl von Tagen gelöscht und von der Listenverwaltung in den Papierkorb verschoben! Stan-dardmäßig werden die Listen nach zehn Tagen in den Papierkorb verschoben. Im Papierkorb werden gelöschte Listen standardmäßig nach sieben Tagen endgültig gelöscht. Diese Löschautomatik kann in der Listen-Administration (Menüpunkt 6-1-1) auch deaktiviert werden (<F7>). Ebenso können die Tage bis zur Löschung angepasst werden:

Wurde die Lösch-Automatik für die Listenverwaltung aktiviert, empfiehlt es sich, auch die Lösch-Automatik für den Papierkorb zu aktivieren. Es wird sonst unnötig Speicherplatz verbraucht und es kann Probleme bei der Daten-sicherung auftreten, da die Daten nicht mehr auf das Band passen.

Die Listen im Papierkorb können aber auch über die Listenverwaltung manuell gelöscht wer-den.

Sollen bestimmte Listen nicht gelöscht werden, da diese z.B. immer wieder gedruckt werden oder länger gespeichert bleiben sollen, kann je Liste die Lösch-Automatik deaktiviert werden:

Idealerweise sollten Sie aber Listen, die Sie über einen längeren Zeitraum archivieren möchten, in ein anderes Verzeichnis am besten auf ein lokales Laufwerk ihres PC’s verschieben.

Gerne richten wir Ihnen eine Netzlaufwerk-Freigabe auf das Listen-Verzeichnis ein, damit Sie die Listen verschieben können.

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