Nach der Kundenauswahl gelangen Sie in den so genannten „Kundenstatus“. X-oil stellt hier den ausgewählten Kunden als Gesamt-Information vor – was bei größeren Kunden meist dazu führt, dass der Bildschirm auf dem ersten Blick etwas überladen wirkt. Beachten Sie deswegen die Einteilung:
Adress-Daten des ausgewählten Kunden.
Hauptmerkmale des Kunden; die einzelnen Zeilen enthalten (von oben nach unten und von links nach rechts):
Finanzdaten des Kunden und Kreditauskunft Aktueller Saldo, Kreditlimit (oder Kreditversicherung), Wert der offenen (noch nicht fakturierten) Bestellungen, Fälligkeitsbetrag, Zinswert der überfälligen OP´s, schlechteste Bonität des Kunden und Datum (mmjj), aktuelle Bonität.
Bonität ist eine von X-oil vergebene Kennziffer zur Zahlungsmoral des Kunden; sie reicht von 1 (sehr gut) bis 9 (sehr schlecht); sie kann vom Anwender nicht beeinflusst werden und wird jede Nacht automatisch neu berechnet.
Kreditauskunft Im Kundenstamm kann das Datum einer Kreditauskunft und deren Wert in Form einer Ampel-Farbe (grün, gelb, rot) hinterlegt werden. Wenn X-oil einen solchen Eintrag findet, dann fügt es die Überschrift „Kreditauskunft“ über dieses Fenster und unterlegt es in der entsprechenden Ampelfarbe. Ist die Ampelfarbe weis, dann liegt keine Kreditbewertung für diesen Kunden vor.
Letzte Bezüge des Kunden
Die Anzahl der hier angezeigten Bezüge ist abhängig von dem Wert des Feldes „Verweildauer“ im Artikelstammsatz. Die Reihenfolge der Anzeige ist unter dem Button „Einstellungen“ individuell zu regeln nach:
U.U. hat der Kunde aber zu den einzelnen Artikeln wesentlich mehr Bezüge als hier angezeigt: diese können Sie jederzeit mit der Folgemaske 5 auswerten (siehe dazu unter (6) Aktions-Fenster)
Letzte Preisanfragen des Kunden
Die Anzahl der hier angezeigten Preisanfragen ist von X-oil festgelegt: pro Artikel maximal 10 Preisanfragen aber nicht älter als 3 Jahre. Der Inhalt dieses Bereiches ist v.l.n.r.:
Eine Detail-Anzeige der Preisanfragen können Sie jederzeit mit der Folgemaske p abrufen (siehe dazu unter (6) Aktions-Fenster
Aktions-Fenster
Das Aktions-Fenster regelt die Fragen:
Ihre Normal-Eingabe ist hier nur Enter-Taste, womit Sie X-oil die eingestellte Verkäufer-Nummer bestätigen und in die Folgemaske 0 (= Auftragserfassung) kommen.
Info-Tafel enthält Angaben zu Zugehörigkeit zu Sammelbestellern, Rechnungs-Kunden, Tankstellen-Abrechnung, Wärmeservice-Verbindungen etc
PL=aktive Preisliste des Kunden, W=Währung des Kunden
Eine optionale Zusatz-Anzeige im Kundenstatus ist der Hinweis auf die Tatsache, dass der aktuelle Kunde für die Auftragserfassung gesperrt ist. Den entsprechenden Hinweise finden Sie dann unter dem Info-Blatt. Für die Behandlung von gesperrten Kunden gilt:
Aus dem Kundenstatus kommen Sie immer dann in die Auftragserfassung, wenn im Aktions-Fenster eingegeben ist: eine Verkäufer-Nummer und als Folgemaske die Null. Ohne eine Verkäufer-Nummer kommen Sie nicht in die Auftragserfassung.
Beachten Sie in der Auftragserfassung unbedingt die folgende Handhabung: nach Eingabe der Artikel-Nummer und der Menge soll unbedingt die Enter-Taste folgen!! Keinesfalls sollen Sie die Angaben zu Artikel, Menge und Preis in einem Zug eingeben und dann einmal Enter-Taste drücken!
Eine Auftrags-Position ist komplett und wird sofort gebucht (ohne Okay-Frage!), wenn vorhanden ist: Artikel, Menge und Preis. Alle anderen Angaben sind optional und sollten wenn möglich bereits mit der ersten Position eines Auftrages eingegeben werden. Abweichend davon können sie in den „Einstellungen“ festlegen, dass vor Verbuchung einer Position in jedem Fall erst eine Okay-Abfrage erscheinen soll.
Für die Eingabe von Auftragspositionen, die ohne Preis (Null-Preis) zu buchen sind, geben Sie Artikel und Menge ein und betätigen dann zwei bis dreimal die Enter-Taste: X-oil fragt Sie dann, ob die Buchung dieser Position mit Null-Preis okay ist.
Die F2-Taste ist in der gesamten Auftragsbearbeitung wie schon im Kundenstatus eine äußerst hilfreiche „Zauber-Taste“, die eine Unterbrechung oder Detaillierung des laufenden Auftrages ermöglicht
Normal schlägt X-oil automatisch einen Artikel vor:
Sie können diese Möglichkeit unter dem Button „Einstellungen“ selbst wählen.
Sie können den angezeigten Artikel jederzeit überschreiben oder das Artikel-Feld zum Suchen eines Artikels über den –> Artikel-Matchcode benutzen. X-oil nimmt Ihre Eingabe immer so, dass es zuerst darunter eine Artikel-Nummer versteht. Gibt es dafür keinen entsprechenden Artikel-Stammsatz, dann beginnt es automatisch mit der Suche von Artikeln, deren Matchcode Ihrer Eingabe entspricht. Beachten Sie, dass Sie hier statt des normalen Artikel-Matchcodes auch eine Suche nach Artikel-Volltext starten können, indem sie vor den Match das Sonderzeichen # (Raute) stellen. Näheres siehe in X-oil Dokumentation I beim Artikelstammsatz.
Bei „loser Ware“ geben Sie hier die Menge in Litern oder einer sonstigen Mengenart ein. Bei „gepackter Ware“ können Sie die Menge leer lassen und geben eine Zeile tiefer nur die Stückzahl ein.
(Ausnahme: bei gepackter Ware, die sowohl in Liter als auch in Kilo verkauft werden darf, sollten Sie hier immer die Gesamtmenge Liter oder die Gesamtmenge Kilo eingeben und zusätzlich eine Zeile tiefer die Gesamt-Stückzahl).
Feld nur benutzen bei „gepackter Ware“ und dann hier die Stückzahl eingeben. X-oil errechnet aus der Stückzahl und der Gebindegröße lt. Stammsatz die Menge automatisch. (Ausnahme: Liter/Kilo-Artikel siehe oben bei „Menge“).
Eingabe des Verkaufspreises. Für die Festlegung des Verkaufspreises bietet X-oil rechts neben dieser Eingabe-Position eine Reihe von Informationen:
bei loser Ware:
bei gepackter Ware: meist nur Listenpreis und Diskretion; bei gut gepflegten X-oil-Systemen auch Hinweis auf Sonderpreis(e)
Weicht Ihr eingegebener VK-Preis um mehr als 25 % vom angezeigten Listenpreis ab, dann erhalten Sie eine Toleranz-Warnung, die Sie mit okay J/N quittieren.
Sind diese Mindest-Eingaben vorhanden (und korrekt) und es erfolgt Drücken der Enter-Taste, dann wird das normal sofort als Auftragsposition verbucht. Eine Okay-Frage erfolgt nur, wenn Sie das so in den Ablauf-Parametern des Telefonverkaufs so eingestellt haben (–> Button „Einstellung“)
Die folgenden Felder unterhalb des VK-Preises sind optional (freiwillig). Wenn Sie sie benötigen, dann empfehlen wir Ihnen, sie immer mit der ersten Auftrags-Position einzugeben. Falls Sie das vergessen haben sollten: geben Sie als eine weitere Pseudo-Position eine beliebige Artikel-Nummer ein (ohne Menge und ohne Preis) und dazu dann die fehlenden optionalen Eingaben. Abschluss mit Enter-Taste.
für Anwender mit mehreren Lieferstellen kann (und sollte) hier bereits eine Zuordnung des Auftrags zu einer Lieferstelle erfolgen
freier Text, der als auftrags-abhängige Info für den Fahrer/Disponenten dient Erscheint nur auf Lieferschein, nicht auf Rechnung. Mit Taste F2 können Sie diesen Textbereich vergrößern – soweit das Ihr Lieferscheinformular zulässt.
Bestell-Nummer des Kunden; ACHTUNG: darf nicht mit #-Zeichen beginnen
Provisions-Angaben zur aktuellen Auftrags-Position; entweder werden diese Daten aufgrund der Stammdaten vorgeschlagen oder Sie setzen sie ein bzw. ändern sie ab. Reihenfolge v.l.n.r.:
Angabe des Zollschlüssels für die Abgabe der Ware (nur bei Zoll-Artikeln)
Einfügen eines –> Textbausteins (Details siehe X-oil Dokumentation I)
Bestelldatum des Kunden; normal setzt hier X-oil das Tagesdatum ein. Sie können hier jedoch auch ein abweichendes Datum einsetzen, wenn Sie z.B. eine Bestellung vom Anrufbeantworter oder eine, die beim Fahrer aufgegeben wurde, nacherfassen wollen.
Hier sind vor allem zwei Angaben hilfreich:
Nach Eingabe einer Auftragsposition kann es sein, dass X-oil eine Interventions-Meldung bringt, dh. der Auftrag verletzt eine der möglichen Grenzbedingungen (Limit-Überschreitung, Unter-Schreitung eines vorgegebenen Grenzpreises, Manipulation am Einstandspreis) und wird nun zwar gespeichert, muss aber über ein eigenes Interventions-Programm (01-02-10) von einer dafür autori-sierten Person für die weitere Verarbeitung (Lieferscheindruck, Tourenplanung) freigegeben werden. Ohne diese Freigabe bleiben Interventions-Aufträge in X-oil gesperrt ! (Siehe Button „Einstellung“ und Dokumentation I, Punkt 7.1.4. „Steuerung Telefonverkauf)
Der Bildschirm der Auftragserfassung ist reich an Informationen und Sie sollten sich einmal die Zeit nehmen, alle diese Informationen in Ruhe auszuwerten, um sie dann in der Praxis, abhängig von den Gegebenheiten des Kunden, Artikels und Auftrags auch sicher einsetzen zu können. Zunächst: die oberen Informationen des Kundenstatus bleiben jeweils erhalten.
kumulierter Wert der aktuellen Bestellung
Buchungs-Nummer des aktuellen Auftrags
Grenzpreis (unterster erlaubter Verkaufspreis) des aktuellen Artikels
Bestandszeile des aktuellen Artikels. Betonung: Bestand! Achten Sie hier also auf möglichen Zusammenhang des aktuellen Artikels zu zugeordneten Bestands- und Verkaufsartikeln. (Zur Erinnerung: Heizöl existiert oft mehrfach, zB. als normales Heizöl und als Premium, was aber normal nur ein Verkaufs-Artikel vom Bestands- Artikel Heizöl ist). Unter „Bestell“ ist immer die Summe aller zusammengehörenden Bestands- und Verkaufsartikel zu verstehen, also u.U. mehr als die des ausgewählten Artikel isoliert
Anzeige aller Kunden-Bestellungen des aktuellen Artikels (auch hier wieder Bestands- und Verkaufsartikel)
Anzeige aller Bestellungen bei Lieferanten
aktuelle Preise und Sonderpreise für diesen Kunden und diesen Artikel
die letzten 3-5 Lieferungen des aktuellen Artikels an diesen Kunden
Sie beenden die Erfassung eines Auftrages immer mit der normalen Ende-Taste F10. Der Auftrag ist damit endgültig abgespeichert. Es geht jetzt noch um die Frage, ob Sie sofort einen Lieferschein drucken wollen (was in der Praxis der häufigste Fall ist) und, wenn ja, in welcher Form.
keinen Lieferschein erstellen
sind Lieferschein-Optionen für den so genannten Bon-Lieferschein (schmales Format auf Formular-Papier); Muster erhalten Sie bei XPOINT. Diese Form wird heute nicht mehr bevorzugt
sind Lieferschein-Optionen für einen weitgehend formatfreien A4-Lieferschein. Muster dazu erhalten Sie bei XPOINT. Wir empfehlen heute nur noch diese Version.
Druck auf einen in X-oil definierten Standarddrucker
abweichender Drucker: danach Eingabe des Druckernamens
Ausgabe als „Lieferschein und Rechnung“ auf Standard-Drucker (s.u.)
wie 4, aber auf abweichenden Drucker (s.u.)
mehrfach drucken; aus der Bestellung werden dann x Einzellieferscheine erzeugt, Druck auf den Standarddrucker
zu 4 und 5: hier erzeugt X-oil eine echte oder eine Schein-Rechnung in Abhängigkeit vom eingegebenen Abgangs-Lager:
Druck A4-Lieferschein auf einen dafür eingerichteten Standard-Drucker
abweichender Drucker, wird nach Aufruf der 8 zugeordnet
Ausgabe des Lieferscheines in die Listenverwaltung für späteren Ausdruck
Ausgabe als „Lieferschein und Rechnung“ in die Listenverwaltung, Ausdruck später (auch hier besteht die Möglichkeit einer echten oder einer Pseudo-Rechnung, wie es oben unter Druckform 4 oder 5 beschrieben wurde, durch Angabe eines echten Lagers (001-999) oder als Lager-Nummer 000
Lieferschein und sofortige Freigabe über –> Direktfaktura, Ausgabe über Standard-Drucker
mehrfach drucken; aus der Bestellung werden dann x Einzellieferscheine erzeugt, Druck auf den Standard-Drucker
Nach Druck des Lieferscheines ist der Auftrag beendet. der Anwender kann nun noch wählen zwischen vier verschiedenen Formen des weiteren Vorgehens:
Zurück zum Matchcode (das ist der normale „Ausgang“)
Zurück zum Erfassen des nächsten Lieferscheines für den gleichen Kunden
Zurück zum Kundenstatus
Ausgabe einer Auftragsbestätigung; für Kunden, die in ihrem Stammsatz eine Auftragsbestätigung vorgesehen haben, wird die Form 4 automatisch vorgeschlagen
Die Erfassung einer Preisanfrage läuft zunächst einmal ab wie eine normale Bestellung, d.h.:
Der Unterschied zum Auftrag liegt jetzt alleine im Abschluss:
–> mit Enter-Taste würden Sie aus diesem Vorgang einen Auftrag machen.
–> mit F4-Taste machen Sie aus diesem Vorgang eine Preisanfrage.
Nach der F4-Taste geht ein weiteres Fenster auf, in welches Sie noch eingeben können:
Nach Eingabe einer Preisanfrage bietet X-oil an, ob Sie dem aktuellen Kunden darüber ein schriftliches Angebot oder Bestätigung schicken wollen. Die Handhabung entspricht dann der der Auftrags-Bestätigungen des Telefonverkaufs.
Preisanfragen werden zunächst bei dem Kunden im Kundenstatus dargestellt. Sie können in beiden Ebenen des Telefonverkaufes über die Folgemaske (F2-p) im Detail angezeigt werden. Preisanfragen mit Wiedervorlage erscheinen automatisch in der Listenverwaltung am Tage ihrer Fälligkeit.
Wenn in der Auftragserfassung die F8 auf Signal steht (andere Farbe oder andere Darstellung als die anderen Funktionstasten), dann ist das die Aufforderung, die F8 zu drücken. X-oil stellt dann – nach Datum absteigend geordnet – den historischen Ablauf von Bestellungen (B), Anfragen (A) und Anfragen mit späterer Umwandlung in einen Auftrag (X) bei diesem Artikel dar. Sie können die A-Zeilen auswählen (Cursor auf/ab und Enter-Taste), um sie detaillierter zu betrachten und danach
Innerhalb der Auftragserfassung ist die F2-Taste eine der hilfreichsten Funktionstasten, da sie eine ganze Reihe von Programmen anbietet, anhand derer der aktuelle Auftrag und/oder Kunde zu bearbeiten ist:
Beachten Sie auch die Funktions-Tasten, die Ihnen durch die F2 verfügbar gemacht werden. Dazu gehören:
Mit F3-Taste öffnen Sie ein eigenes Fenster, in dem die Kalkulation der „flüssigen Ware“ (Heizöl, Diesel, etc) dargestellt wird. Sie können in diesem Bild durch Eingabe der eingeblendeten Zeilen-Nummern auch Werte verändern und die Auswirkung dieser Veränderungen auf den Verkaufspreis bzw. die Marge sehen. Eine spezielle Eingabe ist unter Zeile=8 enthalten: Hier können Sie einen beliebigen Brutto-Gesamtwert („Rechnungs-Wert“) eingeben – von da aus rückwärts errechnet X-oil die entsprechende Menge und den VK-Preis. Benutzen Sie diese Möglichkeit also Immer bei Anfragen wie „Wieviel Heizöl bekomme ich für x Euro ?“.
Nach Durchführung einer Kalkulation können Sie das Ergebnis, vor allem den ermittelten VK-Preis in die aktuelle Auftragsmaske übernehmen. Wenn Sie die Kalkulations-Methode 8 verwendet haben, dann wird auch die ermittelte Menge zurück übertragen in den Auftrag.
Die Auswertungen der über den Telefonverkauf erfassten Bestellungen sind alle im Menu 01-02 zusammengefasst.
Die Bestell-Übersicht erlaubt, für ausgewählte Kundenkreise und/oder Betriebsstätten und/oder Touren eine Übersicht des Auftragsbestandes anzuzeigen. In der ersten Anzeige finden Sie alle Artikel als Summe aller Bestellungen, unter „verplant“ den Anteil, der durch eine Tourenplanung zugeordnet worden ist.
Als Abschluss dieser Anzeige bietet X-oil die Möglichkeit, sich Details zu einzelnen Kunden, Artikel, T-Aufträge und Sammelbesteller-Aufträge anzeigen zu lassen. Merke: Kunde = 000000 = „alle“; Artikel = leer = „alle“.
Die Korrektur von Bestellungen umfasst u.a. folgende Funktionen:
Im Normalfall bevorzugen wir die Korrektur von Bestellungen über den Telefonverkauf, dort mittels der F2-Taste und der Folgemaske u (Update Bestellungen). Die gleiche Funktion wird aufgerufen mit diesem Programm, wobei zunächst zu definieren ist, welche(n) Auftrag/Aufträge man bearbeiten will. Dazu geben Sie entweder direkt die Lieferschein-Nummer ein oder Sie suchen den entsprechenden Bereich über Angabe Kunde (0 = alle) und/oder Artikel (leer=alle).
X-oil zeigt dann die einzelnen Aufträge an und Sie können anhand er vorgeschlagenen Fragen blättern, eine Position auswählen, mit Funktionstaste an einen Auftrag anhängen oder die Arbeit beenden. Wenn Sie sich für „Satz ändern“ entscheiden, gibt X-oil Ihnen den gesamten Auftrags-Satz zur Bearbeitung (oder Löschung) frei. Taste F9=AB bedeutet: Auftragsbestätigung drucken.
Am Ende, nach Veränderung einer Auftrags-Position bietet X-oil an, jetzt einen neuen Lieferschein für diesen Auftrag zu erstellen. Das ist unabhängig davon, ob bereits schon einmal ein Lieferschein geschrieben worden ist (dann bleibt die Lieferschein-Nummer unverändert) oder nicht (dann erhält der Auftrag jetzt eine Lieferschein-Nummer). Die Auswahl der Lieferschein-Form entspricht der des Telefonverkaufes (s.o. unter 2.6.)
Dieses Programm erlaubt das Drucken oder wiederholte Drucken (Nachdrucken) von Lieferscheinen. Über die angezeigte Maske kann der Umfang der zu behandelnden Aufträge definiert werden:
Muss-Angabe
Eingrenzung auf Kundenkreis
Eingrenzung auf Touren-Nummern (TPL = Tourenplan)
Eingrenzung auf Touren, die bestimmten Fahrzeugen zugewiesen wurden
Eingrenzung auf bestimmte Lieferschein-Nummern (für Druckumfang = 1)
Eingrenzung auf Bestelldatum von-bis
Eingrenzung auf bestimmte Touren aus OPTITOOL
Eingrenzung auf bestimmte Touren aus X-oil
Die Druckausgabe erfolgt in die Listenverwaltung.
Achtung: Dieses Programm gehört zum Tagesabschluss Ihres X-oil. Es ist am Ende eines jeden Arbeitstages aufzurufen in den Angaben: Druckumfang = 0 und Firmen-Angabe. Alle anderen Angaben sollten fehlen.
(Es gibt Organisations-Formen in X-oil, die diese Form des Tagesabschlusses nicht benötigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie in diese Ausnahme gehören, dann halten sie sich sicherheitshalber an diese Form des Tagesabschlusses).
Wir empfehlen dieses Programm als weitere Stufe des Tagesabschlusses. Das Programm erzeugt ein Protokoll aller an diesem Tag eingegebenen Aufträge (soweit sie nicht schon fakturiert sind!) mit Ausweis der Gesamtwerte pro Artikel.
Muss-Eingabe
einzelner Tag
0 = alle
00 = alle
Kundenkreis
00 = alle
Dieser Block erlaubt es, aus dem gesamten Auftrags-Material, das Sie auswerten wollen, am Ende der Liste noch Zwischensummen zu bilden. Während x-oil immer am Ende der Liste pro Artikel eine Gesamtsumme mit Menge, Durchschnitts- Verkaufspreis, höchstem und niedrigsten Verkaufspreis bildet, können Sie mit der Angabe Zwi-Summe(n) diese Absummierung zusätzlich für bestimmte Abnehmergruppen vornehmen. U.U. wird damit die Preis-Kontrolle erleichtert: während z.B. in der Gesamt-Summe Heizöl der höchste und niedrigste Verkaufspreis sehr stark vom Durchschnittspreis abweichen kann (weil etwa Kleinaufträge für Ofenkunden ebenso enthalten sind wie Ganzzug-Partien für Händler) und somit wenig Aussagekraft hat, wäre das für eine Zwischensumme alleine auf Abnehmergruppe „Hausbrand“ bezogen durchaus ein Mittel, um sehr schnell Preis-Ausreißer zu lokalisieren.
Wir halten das für eines der wichtigsten Programme im Bereich der Kontrolle des Telefonverkaufs. Bei Anwahl des Programmes sehen Sie die aktuelle Auftrags- Situation für alle Verkäufer oder einzelne Verkäufer auf einen Blick.
Muss-Angabe
normal der heutige Tag; geht aber auch zurück auf die letzten 5 Arbeitstage
000 = alle
Es werden in der ersten Übersicht alle bis zu dieser Sekunde eingegebenen Aufträge angezeigt mit (von links nach rechts):
Produkt-Nummer und Kurzbezeichnung
Gesamtmenge in Liter oder Kilo, je nach Produkt
Mengeneinheit
durchschnittlicher gewichteter Listenpreis („wie hätte verkauft werden sollen“)
tatsächlicher durchschnittlicher Verkaufspreis („wie ist verkauft worden“)
Differenz zwischen Listen- und tatsächlichem Verkaufspreis in absoluten Euro (setzen Sie gedanklich über diese Spalte den Begriff „Verhandlungsverlust“)
momentaner Einkaufspreis
Differenz aus tatsächlichem Verkaufspreis und Einkaufspreis in absoluten Euro
Bei Anzeigeform „alle Verkäufer“ können Sie nun einfach durch die Enter-Taste die einzelnen Verkäufer (soweit sie an dem eingestellten Tag etwas verkauft haben) durchblättern.
Die F2-Taste erlaubt Ihnen, zu den angezeigten Gesamtwerten nun alle Aufträge (des angezeigten Verkäufers an dem eingestellten Tag) anzuschauen bzw. das auf bestimmte Artikel oder Hauptgruppen zu begrenzen.
Ausdruck von Preisanfragen nach verschiedenen Kriterien:
Nur Preisanfragen, die in diesem genannten Zeitraum erfasst wurden
Innerhalb der Anzeige finden Sie dann noch die Möglichkeit, einzelne Anfragen mit der F3-Taste zu löschen.
Hinweis: Eine weitere Form der Bearbeitung von Preisanfragen inkl. Änderung und Löschung ist im Telefonverkauf enthalten, wobei das sich dann immer auf den einzelnen aktuellen Kunden begrenzt:
Das Programm erstellt eine nach Ortschaften sortierte Liste aller vorliegenden Bestellungen. Sie dient in kleineren Betriebseinheiten als Grundlage für eine Tourenplanung. Sie kann durch entsprechende Eingabe auf bis zu 10 Ortschaften eingegrenzt werden.
Wir empfehlen dieses Programm dringend als Wochenabschluss zu fahren, d. h. alle 7 Tage einmal aufzurufen. Das Programm listet alle Aufträge auf, die älter als x Tage sind und noch nicht als ausgeliefert gemeldet sind. Dahinter steht die Grundüberlegung, dass der normale Durchlauf eines Auftrages von der Erfassung bis zur Rückmeldung des Lieferscheines z. B. 3-5 Tage beträgt – also sollten Aufträge, die z.B. nach 7 Tagen immer noch nicht als ausgeliefert gemeldet wurden, sehr genau kontrolliert werden.
Muss-Angabe, 00 = alle
Angabe von Anzahl Tagen; bei Verwendung dieser Option werden alle die Aufträge gedruckt, die X Tage nach ihrer Auftragserfassung (oder, wenn vorhanden, X Tage nach dem vom Kunden gewünschten Termin) noch nicht ausgeliefert wurden
Oder
Angabe des vom Kunden gewünschten Lieferzeitraums; bei Verwendung dieser Option werden alle Aufträge gelistet, deren vom Kunden gewünschter Liefertermin in dem genannten Zeitraum liegt und die bisher noch nicht ausgeliefert wurden
Eingrenzung auf Kunden von bestimmten Verkäufern (000 = alle)
Eingrenzung auf bestimmte Artikel-Hauptgruppen (00 = alle)
Eingrenzung auf bis zu zwei einzelne Artikel
X-oil bietet insgesamt 10.000 Sammelbestellergruppen zu je max. 250 Kunden in einer Sammelbestellergruppe. In einer Gruppe unterscheidet X-oil zwischen einem „Häuptling“ und den mitlaufenden „Indianern“. Das Zusammenstellen von SB-Gruppen kann sowohl über die Kundenstamm-Pflege als auch direkt im Telefonverkauf erfolgen. Ist ein Kunde Mitglied einer SB-Gruppe, so wird das im Telefonverkauf immer als „SBnnnn“ (nnnn = SB-Gruppen-Nummer) angezeigt. Im Telefonverkauf wird von einem SB-Mitglied zunächst ein Mutter- oder Gesamtauftrag eingegeben. Dieser ist anschließend über eine Variante der „Korrektur Aufträge“ auf die anderen Teilnehmer der Gruppe aufzuteilen. Abschluss ist dann das Erstellen aller Lieferscheine. Der Kunde, der den Mutterauftrag aufgibt, wird automatisch zum neuen Häuptling.
Die Sammelbesteller-Steuerung kommt mit den Normal-Funktionen von X-oil aus:
Die Pflege einer SB-Gruppe erfolgt hauptsächlich durch Funktions-Tasten:
Eine Übersicht über vergebene bzw. frei SB-Nummern erhalten Sie, wenn Sie in der Matchcode-Maske des Telefonverkaufes die F9-Taste (F9=Sammbest) drücken und dort statt einer SB-Nummer die 0000 eingeben:
X-oil zeigt ihnen die vergebenen SB-Nummern an. Mit F2 können Sie in dieser Anzeige umschalten auf die Anzeige der z. Zt. freien SB-Nummern.
Ausgangspunkt für Sammelbestellungen ist zunächst die Erfassung bzw. das Vorhandensein eines Mutter- oder Gesamtauftrages. Für X-oil ist das ein ganz beliebiger Auftrag (eine beliebige Auftrags-Position), wie sie normal über den Telefonverkauf eingegeben wurde. Dieser Mutter- oder Gesamtauftrag gilt als Auftrag des „Häuptlings“ und wird nun für die Einteilung auf die in der SB-Gruppe enthaltenen „Indianer“ benutzt.
Die Einteilung eines Mutter- oder Gesamtauftrages erfolgt über die Funktion „Korrektur Bestellung“ durch Anwahl dieser Position über
Markieren Sie die gewünschte Position mit Pfeil auf/ab und Enter-Taste und drücken danach F9-Taste (F9=Sammb). X-oil speichert die ausgewählte Position im Hintergrund und verzweigt in das Programm zur Pflege der Sammelbesteller-Gruppen.
Nach F9 können Sie in alle angezeigten Positionen die Einzel-Mengen und Preise eingeben:
Die Ursprungs-Menge des Mutter-Auftrags wird oben, die Gesamt-Einteilungs-Menge wird unten angezeigt. Die Einteilungs sollte von der Ursprungs-Menge um nicht mehr als 10 % abweichen, sonst wird die Einteilung kritisch. Sollte das der Fall sein, so warnt X-oil den Anwender und übergibt ihm die Entscheidung über das weitere Vorgehen:
Sollten Sie diese Möglichkeit wählen, dann bleibt der ursprüngliche Gesamt-Auftrag mit der Restmenge stehen und wird intern mit einem „X“ markiert (Bedeutung: hier werden weitere Einteilungen erwartet). Dieses X sehen Sie in verschiedenen Programmen wie Update Aufträge, Bestellübersicht (01-02-02), Kontrolle Aufträge (01-02-09)
Am Ende bestimmen Sie, ob und wie jeder einzelne Einteilungs-Auftrag als Liefer-schein zu drucken ist. Dafür stehen Ihnen die aus dem Telefonverkauf bekannten Optionen zur Verfügung.
T-Aufträge in X-oil sind im Grunde Großaufträge eines Kunden, die dieser im Laufe der Zeit partien-weise geliefert bekommt oder abholt. Sie wirken wie ein Verkaufs-Kontrakt. T-Aufträge sind in X-oil nur für „flüssige Ware“ (Heizöl, Diesel, Benzin, …) vorgesehen, nicht für „gepackte Ware“.
Ein T-Auftrag löscht sich nur dann alleine, wenn die Summe der Einzellieferungen den T-Auftrag übersteigt (inkl. der möglichen Überziehung von 10 %) oder ein max. abholbarer Rest von 3.000 Litern bleibt. Das ist aber in der Praxis recht problematisch und X-oil kann oft nicht erkennen, wann es einen T-Auftrag löschen kann. Wenn z.B. ein T-Auftrag 120.000 Ltr. umfasst (plus 10 % = 132.000 L) und 122.000 Liter abgeholt sind, dann besteht ein theoretisch noch abholbarer Rest von 10.000 Litern. Die Frage ist: werden diese 10.000 Liter noch ausgenützt oder ist dieser T-Auftrag als erledigt zu betrachten – eine Frage, die der Anwender entscheiden muss
Ein Auftrag wird zum T-Auftrag, wenn Feld „Voll“ auf T gestellt ist
F11: ein T-Auftrag ist abgearbeitet und soll ohne jede weitere Nebenwirkung (vor allem nicht zur Kontraktverwaltung) gelöscht werden. Diese Form ist nur möglich, wenn die Restmenge < 10 % der ursprünglichen Gesamt-Menge ist F7: Wird ein T-Auftrag mit F7 gelöscht, dann ist das die normale Löschung mit Querbuchung in anderen Bereichen (z.B. Kontrakt-Verwaltung). Diese Form ist nicht ganz ungefährlich, vor allem, wenn aus diesen T-Auftrag heraus schon Auslieferungen erfolgt sind!!
Es ist dem Anwender überlassen, ob er für den T-Auftrag auch einen Lieferschein druckt. Für die Weiterverarbeitung über Direktfaktura wäre das erforderlich, die Mengenkontrolle käme ohne Lieferschein aus.
In der Bestell-Übersicht (01-02-02) sind T-Auträge in Detail-Anzeige in der Spalte TA extra gekennzeichnet, die dargestellte Menge ist immer die Restmenge (Gesamtmenge ./. Auslieferungen). Über einen eigenen Schalter wird die Anzeige alleine auf T-Aufträge beschränkt
Die Direktfaktura (01-04-06) erlaubt Faktura von T-Aufträgen; dazu sollte allerdings der T-Auftrag selbst eine Lieferschein-Nummer haben. Den Zugriff auf einen T-Auftrag erkennt der Anwender an einem eingeblendeten Fenster mit den Angaben zur T-Menge, bereits gelieferten Mengen und der noch zu fakturierenden Restmenge.
Auch hier benutzt man ganz normal die Lieferschein-Nummer des T-Auftrages, wenn ein Lieferschein vorliegt. Diese Nummer kann für Einzellieferungen so oft benutzt werden, bis die Summe der Einzellieferungen die Gesamtmenge um max. 10 % überstiegen hat. Liegt für den T-Auftrag keine Lieferschein-Nummer vor, dann hilft man sich wie folgt:
Dient zum Suchen von Aufträgen anhand von diversen Kriterien (Kunde, Artikel, Hauptgruppe etc.) und weist die Lieferschein- und vor allem die sog. B-Nummer aus. Markieren der gesuchten Pos mit Cursor auf/ab und Enter
Hat der gesuchte (T-)Auftrag keine Lieferschein-Nummer, dann bearbeitet man ihn in der Mengenkontrolle anhand der angezeigten B-Nummer: diese eingeben und Funktionstaste F6 benutzen: dieser Auftrag erhält nun eine künstliche interne Lieferschein-Nummer (B-Nummer plus 10.000) und wird zur Mengenkontrolle freigegeben
Übersicht | X-oil | Menü | Programme | Glossar | Themen | Update