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Der Telefonverkauf beginnt immer mit einer Matchcodesuche. Als Eingabe haben Sie folgende Grundfunktionen:
Der Matchcode ist ein zusammengesetzter Suchbegriff bestehend aus dem Namen, evtl. zusätzlich dem Vornamen, der Strasse und dem Ort (bzw. dem Ortsteil). Sie können alle vier Einzelteile miteinander benutzen oder auch weglassen, also
Beachten Sie, dass der Matchcode nicht vom Anwender bestimmt werden kann sondern von X-oil automatisch aus der Adresse des Kundenstammsatzes gebildet wird. Achten Sie deshalb dort auf eine einheitliche und korrekte Adresspflege. Beachten Sie weiterhin, dass jeder Kunde über zwei Matchcodes verfügen kann: einer, der sich aus seiner Adresse bildet und ein zweiter, den Sie unter „Alternativer Matchcode“ im Kundenstamm eingeben können.
Benutzen Sie Name und Vorname, dann beachten Sie bitte:
Beim Matchcode gibt es eine Reihe von goldenen Regeln, die Ihnen das Arbeiten erleichtern – sie werden mit Beachtung dieser Regeln schneller und fehlerfreier!
Sie können auch nach der Telefonnummer des Kunden suchen, folgende Möglichkeiten stehen ihnen zur Verfügung:
Sie können die Telefonnummer im dafür vorgesehenen Feld eintragen oder direkt in der Namenszeile, dann aber beginnend mit einem Raute-Zeichen (#), also z.B. #0123488762
Verwenden Sie nur die reine Zahlenfolge – ohne Leer- oder sonstige Trennzeichen. Die Zahlenfolge muss allerdings exakt der Telefonnummer im Kundenstamm entsprechen. Ein Problem stellt deswegen u. U. die Vorwahl dar. Unsere Empfehlung ist daher: im Kundenstammsatz immer die Vorwahl eintragen und im Matchcode immer mit Vorwahl suchen.
Bei entsprechender Ausstattung Ihrer Telefonanlage und Computerarbeitsplätzen können Sie in X-oil natürlich auch die automatische Anruferkennung nutzen (CTI). Weitergehende Informationen dazu erhalten Sie bei XPOINT Software GmbH.
Wenn Sie die Kundennummer wissen, dann ist das natürlich der schnellste Suchweg.
Wenn Sie einen Kunden über eine Rechnungs- oder Lieferscheinnummer suchen wollen, dann geben Sie unter „Direkt Eingabe“ die Rechnungs- oder Lieferscheinnummeran. Zur schnelleren Bedienung benutzen können Sie dazu dann die F2-Taste, mit der Sie sofort au die Firmennummer springen.
Diese Einstellungen sind nicht allgemein, sondern für jeden X-oil Benutzer individuell.
Einstellung | Beschreibung |
---|---|
Fenster immer Maximieren | Matchcodesuche wird immer maximiert geöffnet |
Kein Direktsprung in die Suchmaske | Programm springt zurück in die Trefferauswahl |
Direktsuche mit letzten Suchbegriffen | Auswahl eines Suchbegriffs startet die Suche sofort |
Anrufliste nicht automatisch verbreitern | Maximieren oder vergrößern des Fensters wirkt sich nicht auf die Anrufliste aus |
X-dial aktivieren | Anrufliste wird angezeigt |
Keine Suche nach Name2 | Treffer nach Name2 werden nicht angezeigt, verhindert doppelte Suchergebnisse |
Keine Suche nach Name3 | Treffer nach Name3 werden nicht angezeigt, verhindert doppelte Suchergebnisse |
Keine Suche nach Adresszeile1 | Treffer nach Adresszeile1 werden nicht angezeigt, verhindert doppelte Suchergebnisse |
Passive Kunden nicht verbergen | Passive Kunden werden immer angezeigt |
Kunden mit Aktionskennzeichen ausschließen | Kundengruppen in der Suche ignorieren |
Das Ergebnis der Suche sollte eine mehr oder minder große Auswahl von „Treffern“ sein, die X-oil dann als Kundenauswahl zur Verfügung stellt. Ist die Suche eindeutig und es gibt nur einen Treffer, wird die oben gezeigte Matchcodeanzeige nicht angezeigt, es wird direkt der Kundenstatus aufgerufen.
Spalte | Beschreibung |
---|---|
* | rotes Sternchen: für diesen Kunden liegt eine Bestellung vor |
* | 2: Suchbegriff in Name2 gefunden |
* | 3: Suchbegriff in Name3 gefunden |
* | A: Suchbegriff in alternativer Matchcode gefunden |
Name1 | Name1 aus dem Kundenstamm oder alternativer Matcode, Name2, Name3 (Beachte 1. Spalte „*“) |
Name2 | Anzeige der Name2 aus Kundenstamm |
Strasse | Anzeige Adresse aus Kundenstamm |
Hausnr | Anzeige Adresse aus Kundenstamm |
PLZ | Anzeige Adresse aus Kundenstamm |
Ort | Anzeige Adresse aus Kundenstamm |
AG | Abnehmergruppe |
Fa. | Firmennummer |
Kundnr | Kundennummer |
L/R | L es handelt sich um eine Lieferadresse |
L/R | R es handelt sich um einen Rechnungskunden |
VK | Verkäufer laut Kundenstammsatz |
BS | Betriebsstätte laut Kundenstammsatz |
SK | Sperrkennzeichen laut Kundenstammsatz |
WS-Vert.Art | X-wärme Vertragsart |
WS-Vertragsnr | X-wärme Vertragsnummer |
durch „Ziehen“ nach links oder rechts mit der Maus können Sie die Grenzen eines jeden Teil-Feldes verschieben und so das Feld vergrößern oder verkleinern.
Durch Drücken des Buttons L rufen sie die letzten Suchbegriffe auf. Danach erscheint diese Maske:
Hier können sie durch einen Doppelklick oder [Enter] einen der letzten 10 Suchbegriffe zurückholen. Der ausgewählte Suchbegriff erscheint dann wie im nächsten Bild zu sehen wieder in der Suchmaske:
Es gibt auch einen Haken den Sie setzen können, um die Suchmaske zu überspringen und direkt mit dem ausgewählten Suchbegriff zu suchen:
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