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X-tanken

Neu-/Umfirmierung

Änderungen der rechtlichen Situation Ihrer Firma bringen oft viele kleine Details mit sich, die zu berücksichtigen sind. Diese Liste soll eine Hilfe bei der Umstellung sein und einen kleinen Überblick geben, welche Themen Sie sich genauer ansehen sollten.

Lizenzen

Eine neue Firma ist eine eigenständige juristische Person. Diese benötigt in vielen Fällen auch einen eigenen Softwarelizenzvertrag. Sie benötigen gültige Lizenzen für:

X-oil Server und Client

ACU Server und Client

Finanzbuchhaltung

Office-Suite

Tank- und Kassensysteme

Druck- und Versanddienste

Technisches

Hardwarevoraussetzungen

Prüfen Sie die Hardwarevoraussetzungen anhand der Systemvoraussetzungen von X-oil und X-tanken. Lassen Sie ggf. Ihren Systembetreuer prüfen ob alle Voraussetzungen gegeben sind.

Sollen die Daten der alten Instanz kopiert werden, so ist insbesondere die Festplatten-Kapazität zu prüfen.

Bedenken Sie auch die Kapazität und Geschwindigkeit Ihres Datensicherungsmediums! Es wird ja eine Firma mehr gesichtert. Dies sollte aber morgens zu Arbeitsbeginn bereits abgeschlossen sein. Ältere Sicherungsmedien könnten hier an die zeitliche Grenze ebenso wie an die Kapazitätsgrenze stoßen.

Systemvoraussetzungen

Bei der Vorbereitung des Servers für den Betrieb von X-tanken wird davon ausgegangen, dass diverse Punkte bereits eingerichtet wurden:

Betriebssystem

Samba-Server

Drucker

ACU-Server

X-oil Grundinstallation in aktuellster Version

Finanzbuchhaltung

Tank- und Kassensystem

Installation des ACU-ThinClient auf allen Client-PC's

Vorbereitung der alten Instanz

Die alte Firma sollte immer den aktuellsten Softwarestand von X-oil und X-tanken haben. Nur so kann ein reibungsloser Umstieg gewährleistet werden. Spielen Sie daher alle verfügbaren Updates möglichst frühzeitig ein.

Vorbereitung des Servers für X-tanken

Wenden Sie sich an unseren Support, um die Vorbereitungen für X-tanken vornehmen zu lassen. Wir werden dann verschiedene Dinge für Sie konfigurieren:

Kopieren/Einrichten der X-tanken Instanz

Anlegen der Netzlaufwerke für X-tanken

Einrichten des Cronjobs für X-tanken

Anlegen der Links im Dateisystem

Kopieren der Daten

Werden die Daten aus einer bestehenden Instanz in die neue Instanz kopiert, so ist für die Dauer des Kopiervorgangs zwingend ein Arbeitsstop einzulegen, da sonst Daten beschädigt werden könnten. Die Dauer ist von Ihrer Unternehmensgröße und dem Umfang an Archiv- und Bewegungsdaten, die kopiert werden sollen, abhängig.

Netzlaufwerke

An allen Client-PC's die mit X-tanken zu tun haben, ist das zur X-tanken Instanz gehörige Netzlaufwerk einzubinden. Dies können wir über Teamviewer gerne für Sie erledigen.

Automatischer Nachtimport

Für den automatischen nächtlichen Transaktionsimport müssen die erzeugten Dateien im korrekten Verzeichnis abgelegt werden. Diese Einstellung kann Ihr Systembetreuer oder Tank- und Kassensystembetreuer für Sie vornehmen.

Whitelist-Schnittstellen und Preisexporte

Damit die Stammdatenexporte auch an das Tank- und Kassensystem übertragen werden können, sind ggf. Einstellungen in der Software des Tank- und Kassensystems oder in Automatisierungsscripten Ihres Systembetreuers erforderlich. Diese Einstellung kann Ihr Systembetreuer oder Tank- und Kassensystembetreuer für Sie vornehmen.

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

Mandantennummer/-bezeichnung

Um eine Kommunikation mit der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten benötigen wir die korrekte Mandantennummer und -bezeichnung. Wir legen dies gerne für Sie an.

Erlös- und Kostenrechnungskonten

Tragen Sie die Erlöskonten sowie Kostenstellen und Kostenarten in X-tanken ein bzw. ändern Sie diese ggf. sobald Sie Zugriff auf X-tanken von uns erhalten haben.

Schnittstellenverzeichnis

Geben Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung das korrekte Schnittstellenverzeichnis an. Bei Bedarf hilft Ihnen der Support Ihrer Finanzbuchhaltung hier weiter.

Organisatorisches

Termin

Wir benötigen den Termin für den geplanten Übergang der Firmierungen möglichst 6-8 Wochen vor der Umfirmierung. Nur so können wir alles nötige im Vorfeld in geordnete Bahnen führen.

Logo

Um Ihre neue Firma auch in unserer X-tanken Software gut erkennen zu können, benötigen wir zwingend auch Ihr Logo. Dies sollte sich optisch gut von einer früheren Version aus der alten Firmierung unterscheiden, damit Ihre Mitarbeiter immer auf Anhieb sehen, wo Sie gerade arbeiten und keine Eingaben in der falschen Firma tätigen.

Eigenkunde

Nennen Sie uns den neuen Eigenkunden für Ihre X-tanken-Instanz. Die Kundennummer reicht uns hierfür aus.

Steuernummern

Bitte nennen Sie uns die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID der neuen Firma. Wir tragen diese dann für Sie in der Konfiguration von X-tanken ein.

Bankverbindungen

Bitte nennen Sie uns Ihre neue Bankverbindung - soweit sich diese verändert.

Rechnungsnummern

Bitte teilen Sie uns je Land mit bei welcher Rechnungsnummer Sie den neuen Rechnungsnummernkreis starten möchten. Wir nehmen die entsprechenden Einstellungen für Sie vor.

Briefpapier

Bedenken Sie beim erstellen des neuen Briefpapiers, dass die Adressangaben im Kopf nicht weiter herunter in den Rechnungstext hinein gedruckt werden bzw. dass dann die notwendige Anpassung der Druckereinstellungen und Rechnungsvorlagen vorgenommen werden.

SEPA-Lastschriften

Gläubiger-ID

Eine neue juristische Person bedeutet in der Regel auch, dass Sie eine neue Gläubiger-ID erhalten bzw. bei der Bundesbank beantragen müssen.

SEPA-Mandate

Alle SEPA-Firmen-Mandate müssen komplett neu eingeholt werden. So verlangen es die Banken. Leider ist es nicht möglich ein Firmenmandat „vorübergehend“ - bis das neue Firmenmandat eingeholt werden konnte durch eine Einstellung als SEPA-Basis-Mandat laufen zu lassen. Handeln Sie hier also rechtzeitig.

SEPA-Basis-Mandate können wir für Sie in die neue Instanz integrieren. Das erneute Einholen ist nicht notwendig. Die Übernahme der Mandate sollte allerdings zeitlich gut eingetacktet werden, damit Änderungen oder neue Mandate zum Zeitpunkt des Übergangs auch auf jeden Fall dem aktuellen Stand entsprechen.

Weiteres

Denken Sie über folgende Punkte nach:

Benutzerverwaltung

Musterkunden

Porto- und Verpackungsgebühr

Kartengebühr

Bestandsführung

Statistiken

X-daten für X-tanken sowie daran angeschlossene Systeme

Standardvorlagen

Standard-X-oil-Artikel

Die eigentliche Umfirmierung

Prinzipiell gibt es zwei Wege der Datenübernahme:

Datenübernahme vorab	Datenübernahme am Tag der Umfirmierung
Vorteil	Sie können SEPA-Mandate bereits vorab einholen und im System eingeben. Großflächige Stammdatenänderungen wie z.B. Änderung des Rechnungsversand auf E-Mail oder Änderungen an den Nummernkreisen können vorab und in Ruhe vollzogen werden.	Alle Änderungen die in der letzten Minute noch in der alten Firma getätigt werden, werden auch vollständig in die neue Firma übernommen.
Nachteil	Stammdatenänderungen die bis in die letzte Minute hinein in der alten Firma gemacht werden können nicht automatisiert in die neue Firma übernommen werden. Hier ist es für einen definierten Zeitraum erforderlich, die Daten in beiden Firmen immer parallel zu pflegen. Auch folgt daraus, dass dieser Zeitraum sich ggf. sehr stark verlängern kann, wenn aufgrund von Schwierigkeiten bei der technischen Umsetzung der Termin der Umfirmierung verschoben werden muss.	Keine Stammdatenbearbeitung im Voraus möglich.

Oft ist eine Mischung aus beiden Wegen das Mittel der Wahl. D.h. es wird z.B. vereinbart, dass Änderungen am Kundenstamm bis in die letzte Minute gemacht werden dürfen, alle anderen Stammdaten jedoch parallel gepflegt werden müssen. Dies muss innerbetrieblich jedoch gut kommuniziert und durchgesetzt werden um Datenverluste zu vermeiden.

Sprechen Sie mit uns, um den optimalen Weg für Sie zu finden.

Kopiervorgang

Egal ob Sie die Daten vorab oder zum Umstellungstermin kopieren lassen. Während des Kopiervorgangs müssen alle Ihre Mitarbeiter eine Pause einlegen und das X-oil/X-tanken schließen und dürfen sich erst nach Abschluß des Vorgangs und Freigabe des Systems wieder am X-oil/X-tanken anmelden.

Nach Abschluß des Kopiervorgangs muss ein Mitarbeiter Ihrer Firma die Daten auf die abgesprochenen Veränderungen kontrollieren. Erst wenn diese passen, sollte das System freigegeben werden.

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