Übersicht | X-tanken | Menü | Programme | Glossar | Themen | FAQ | Update

X-tanken

Allgemeines zu Transaktionen

Aufbau/Herkunft einer Transaktion

Eine Transaktion ist ein Datensatz der einen einzelnen Warenbezug (=Tankung, oder Bezug eines anderen Produktes) wiederspiegelt. Sie wird vom Tank-/Kassensystem erzeugt und hat sowohl Pflichtangaben als auch optionale Angaben.

Pflichtangaben:

Kartennummer

Datum und Zeit

Stationsnummer

Menge

Produktnummer

Optionale Angaben:

Einzelpreis (Brutto/Netto)

Wert (Brutto/Netto)

Kartenstring

Mengeneinheit

Stationsname

Produktname

Zweitkarte

Kilometerstand

Personalnummer

Eindeutige Satznummer

Zahlungsmittel

und viele weitere…

Transaktionen werden in aller Regel immer zu mehreren in einer Textdatei aus dem Tank-/Kassensystem entnommen und in X-tanken importiert. Hierfür gibt es praktisch für jeden Hersteller und jedes Modell ein eigene Schnittstelle mit eigenem Format (=Aufbau der Textdatei).

Eine Transaktion, die vom Tank-/Kassensystem erstellt wird, ist in aller Regel nur wenige Byte lang und steht in einer ASCII-Datei mit festen Feldlängen oder Trennzeichen getrennt bereit. Diese Transaktion wird im Laufe der Verarbeitung auf eine Größe von 8kB erweitert, bevor Sie fakturiert werden kann. Diese vollen 8kB werden so wie sie sind archiviert.

Der Beleg, der dem Kunden vom Tankautomaten oder vom Kassensystem im Shop ausgedruckt wird kann mehrere Transaktionen beinhalten. Eine Transaktion ist somit gleichzusetzen mit einer Rechnungsposition oder einer Position auf diesem Tankbeleg.

Tankdatenprüfung

Um Transaktionen abrechnen zu können, werden die auf 8kB erweiterten Datensätze auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Diese Prüfung erfolgt an unterschiedlichen Stellen im Programm:

Importprüfung

Die Importprüfung findet unmittelbar im Anschluss an den Import der Transaktionen statt und prüft alle im System befindlichen Transaktionen. Die Importprüfung wird empfohlen, solange Sie nicht aus mehreren Schnittstellendateien importieren müssen. Die Importprüfung kann bei Import aus mehreren Schnittstellendateien in Rücksprache mit Xpoint deaktiviert werden.

Sofortprüfung

Wenn Sie Stammdaten in X-tanken oder X-oil verändern und diese Veränderung eine Auswirkung auf bereits importierte Transaktionen haben könnte, so müssten diese Transaktionen erneut mit den zugehörigen Stammdaten vervollständigt und auf Plausibilität geprüft werden. Ist die Sofortprüfung aktiv, so wird diese Vervollständigung unmittelbar im Anschluss an den jeweiligen Speichervorgang im Stammdatenprogramm durchgeführt.

Bei einem monatlichen Datendurchsatz > 10.000 Transaktionen kann diese Prüfung beim Speichervorgang im Stammdatenprogramm mitunter für erhebliche Verzögerung sorgen. Um Ihre tägliche Arbeit jedoch nicht zu behindern ist es möglich die Sofortprüfung zu deaktivieren. In diesem Fall muss eine manuelle Prüfung erfolgen um die Tankdaten in der Tankdatenübersicht aktuell zu halten. Erfolgt diese manuelle Prüfung nicht, so sorgt spätestens die Faktura dafür, dass dies nachgeholt wird.

In der Tankdatenübersicht erscheint bei deaktivierter Sofortprüfung der Haken „Tankdaten sofort prüfen“. Dieser ist standardmäßig aktiv und sorgt dafür, dass beim Doppelklick auf eine Transaktion ein Prüfvorgang ausgelöst wird. Doppelklicken Sie hierbei jedoch auf einen Kunden mit sehr vielen Transaktionen, so kann dieser Prüfvorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund ist es eventuell sinnvoll die Prüfung abzuschalten bevor Sie den Doppelklick ausführen. Sie erhalten dann jedoch keine Fehlerdetails.

Manuelle Prüfung

Sie können zu jedem Zeitpunkt eine manuelle Tankdatenprüfung erzwingen solange keiner Ihrer Kollegen gerade eine Prüfung durchführt.

Transaktionsstati

Hierbei können folgende Stati entstehen:

Farbe	Bedeutung
Fehlerfreie Tankungen
Fehlerhafte Tankungen (siehe Tankdaten-Details)
Geparkte Tankungen
Steuerfehlbeträge

Bei erfolgreicher Prüfung wird der Datensatz grün markiert. Sind alle Transaktionen grün markiert, so können diese abgerechnet werden. Das ein Tanksatz von X-tanken als fehlerfrei eingestuft wird, bedeutet nicht, dass hierin keine Fehler mehr enthalten sind. Vielmehr heißt das, dass der Datensatz aus Sicht des Programms verarbeitbar ist. Das Ergebnis kann aber (z.B. durch einen falschen Preis) dennoch aus Sicht des Anwenders falsch sein. Für diese Fehler trägt jedoch der Anwender die volle Verantwortung. Hier kann Ihnen der Support bestenfalls beratend zur Seite stehen.

Treten hierbei jedoch Inkonsistenzen auf, so markiert das System die Transaktionen rot für eine manuelle Sichtung durch den Anwender.

Rot markierte Transaktionen können aus technischen Gründen nicht abgerechnet werden. Damit nicht durch Zusendung mehrerer Rechnungen an ein und denselben Kunden innerhalb einer Abrechnung ein Imageschaden für Ihr Unternehmen entsteht, werden auch alle fehlerfreien Transaktionen eines Kunden zurückgehalten, wenn dieser über mindestens eine rote Transaktion verfügt.

Parken/Entparken

Um eine Zurückstellung des gesamten Kundenumsatzes aufgrund einer roten Transaktion, z.B. aus finanziellen Gründen, zu umgehen, können Sie Transaktionen in der Tankdatenübersicht, unter Angabe eines Grundes, parken bis die Fehlerursache behoben wurde. Eine geparkte Transaktion wird, wie im Straßenverkehr, durch eine blaue Farbe gekennzeichnet.

Hat ein Kunde sowohl fehlerfreie, grüne als auch geparkte, blaue Sätze, so kann der Kunde abgerechnet werden. In dieser Abrechnung werden jedoch nur die grünen Transaktionen berücksichtigt. Alle geparkten Transaktionen verbleiben in der Tankdatenübersicht.

Um eine geparkte Transaktion dennoch in Abrechnung zu bringen, muss diese entparkt und eine gegebenenfalls vorhandene Inkonsistenz durch den Anwender korrigiert werden.

Fehlerbehandlung

Über die Art und Weise wie der Fehler, der für die Rotfärbung einer Transaktion verantwortlich ist, behoben werden kann, gibt die Detailansicht genaue Auskunft in Form eines Fehlercodes, der durch einen Doppelklick in die entsprechende Fehlerbeschreibung führt. Eine Liste aller Fehler finden Sie hier.

Übersicht | X-tanken | Menü | Programme | Glossar | Themen | FAQ | Update