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X-oil

Monatsbestände f. Finanzbuchhaltung

Unter diesem Programmpunkt verbirgt sich ein komplettes Auswertungssystem für den Warenbestand 2, wie er auf Seite 18 schon einmal erwähnt wurde. Dieser Bestandsbereich ist alleine für die Monatsabschlüsse gedacht und ist strikt getrennt vom laufenden Bestand des Tagesgeschäftes.

Folgende Grundfunktionen sind enthalten:

Verwaltung eines Monatsanfangsbestandes

Errechnen eines Monatsendbestandes aus diesem Anfangsbestand plus alle Zukäufe minus alle Verkäufe

Verwaltung dieses Endbestandes (Korrektur, Wertberichtigungen)

Verwaltung eines weiteren Endbestandes, der als Inventur-Bestand aufgrund körperlicher Aufnahme verstanden werden kann

Errechnung von Bestands-Verschiebungen (mengen- und wertmäßig) aufgrund von Anfangs- und Endbestand

Vergleichslisten Anfangsbestand zu Endbestand 1 (Sollwerte) und Endbestand 2 (Istwerte)

Eine ausführliche Dokumentation dieses Bereiches finden Sie im Anhang A dieser Mappe oder Sie fordern Sie als Word-Dokumentation bei XPOINT Software an.

Fibu-Warenbestand Einzelprogramme Initialisierung

Funktion

Die Funktion dieses Programmes ist es, einen leeren Datenbestand anzulegen für einen ganz bestimmten Bereich, definiert nach Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen. Normal wird dieses Programm nur zur erst- und einmaligen Initialisierung verwendet.

Achtung

die Initialisierung zerstört u.U. vorhandene Datenbestände, die Gleichheit ausweisen in Firma, Lager und Artikel-Hauptgruppen !

Eingaben

Firma

Muss-Eingabe

Lager

max. 5 Läger können parallel behandelt werden. Achtung: wenn Lager-1 mit 000 (Null) angegeben wird, dann versteht das Programm das als ein Pseudolager, in dem der Bestand der gesamten Firma verwaltet werden soll. (000 = „alle“). Die Angabe von 000 in Lager-2 bis Lager-5 dagegen wird nicht als „alle“ interpretiert !

Prodbereich

Angabe von max 8 Produkt-Bereichen / Hauptgruppen,

Hauptgrp

nur für Artikel dieser Bereiche wird eine Bestandstabelle initialisiert Hauptgruppe = 00 = alle !

Code

Passwort, mit dem das Programm gestartet wird. Ist dieser Geheimcode falsch, dann lehnt X-oil den Start des Programmes ab. Code bitte bei XPOINT Software erfragen.

Beachte:

Die Übernahme eines Artikels in die Fibu-Bestandsverwaltung setzt voraus, daß

der Artikel in dem definierten Produkt-Bereich und Hauptgruppe liegt

der Artikel lt. Stammsatz auf Bestandsführung = Ja steht

der Artikel ein Bestands-Artikel ist, dh. das Feld Bestands-Artikel ist leer. Artikel, bei denen das Feld Bestands-Artikel ungleich leer ist, sind reine Verkaufsartikel, deren Bestand bei dem angegeben Artikel geführt wird, haben also im Fibu-Bestand nichts verloren.

Artikel für die Bestandsführung im Fibu-Warenbestand: * 1. Entspricht angebenen Produktbereich und Hauptgruppe * 2. Artikel steht auf Bestandsführung = Ja * 3. Artikel ist kein Verkaufsartikel (Bestands-Art = leer)

Aktualisieren X-oil Bestand

Funktion

Programm überträgt den Endbestand (Soll) in den aktuellen Tagesbestand von X-oil.

Ablauf

Für ein korrektes Arbeiten mit diesem Programm sollten Sie unbedingt den folgenden Ablauf einhalten:

Erstellen Sie zunächst einen korrekten Anfangsbestand; in der Regel ist das Ihr Endbestand (Ist), der sich als Inventurbestand versteht. Übertragen Sie diesen Endbestand (Ist) in den Anfangsbestand, z.B. mittels Funktion 5 (Monatsabschluss, Basis = Ist)

Löschen Sie den Endbestand (Soll) mittels Funktion 9

Stoppen Sie nun alle Verarbeitungen in X-oil, die sich mit Warenbewegungen beschäftigen

Lassen Sie nun einen neuen korrekten Endbestand (Soll) errechnen mittels Funktion 3, dh. dieser Endbestand basiert auf einem korrekten Monats-Anfangsbestand und bucht alle inzwischen in X-oil verarbeiteten Mengenbewegungen seit Beginn dieses Monats nach

übertragen Sie jetzt diesen Endbestand (Soll) in den Tagesbestand von X-oil

Eingaben

Firma Fibu

Muss-Eingabe

Lager Fibu

Muss-Eingabe, auch 000 = alle erlaubt

Hauptgrp

max. 5 Hauptgruppen angeben, 00 = alle

Lager X-oil

Ziel-Lager im Tagesbestand von X-oil Hier ist Lager = 000 nicht erlaubt !!

Funktion

n = neu = Fibu-Warenbestand wird 1:1 übernommen

a = add = Fibu-Warenbestand wird auf den Tagesbestand addiert

Beachte

1. Das Programm legt im x-oil Tagesbestand automatisch pro Artikel und Lager einen Datensatz an, wenn dieser bisher noch nicht vorhanden war

2. Als Einstandspreis wird immer der Preis aus dem Fibu-Warenbestand genommen, ein. evtl vorhandener Einstandspreis im Tagesbestand von X-oil wird ignoriert

Kopieren X-oil Bestand als Anfangsbestand

Funktion

Das Programm erlaubt, den X-oil Tagesbestand als Anfangsbestand in das System des Fibu-Warenbestandes zu übernehmen. Das ist besonders hilfreich in der Initialisierungsphase, wenn X-oil neu aufgebaut wird.

Eingaben

Herkunft

Normal steht diese Eingabe auf DATEN/BSTAND und meint damit den normalen Tagesbestand von X-oil. Andere Eingaben sprechen Sie bitte unbedingt vorher mit XPOINT ab. DATEN/WABESA = Konvertierung Alt-Systems auf das neue, hier beschriebene Fibu-Warenbestandssystem

Firma

Muss-Angabe

Lager X-oil

Muss-Angabe, 000 = alle

Hauptgrp.

max 5 Hauptgruppen, die zu kopieren sind, 00 = alle

Ziel-Lager

Angabe der Lager-Nummer, unter der der Bestand im Fibu-Warenbestandssystem zu buchen ist

Ziel-Datum

Angabe des Datums (Jahr/Monat) unter dem der Bestand im Fibu-Bestandssystem zu buchen ist

Ziel-Funktion

Angabe, ob der Bestand im Fibu-Bestandssystem auf einen vorhandenen Anfangsbestand zu addieren ist oder 1:1 zu übernehmen ist.

n = neu, dh. 1:1 übernehmen; evtl vorhandene Anfangsbestände werden vorher auf Null gesetzt

a = zum vorhandenen Anfangsbestand addieren

Wiederholbarkeit

je nach angegebener Ziel-Funktion ist das Programm beliebig wiederholbar

n = in dieser Funktion meist beliebig wiederholbar

a = in dieser Funktion dürfte eine Wiederholung problematisch sein

Löschungen

Funktion

Das Programm erlaubt das partielle oder komplette Löschen von Bestandswerten aus dem Fibu Warenbestand. Löschungen werden vor allem vorgenommen, um das System teilweise oder komplett wieder neu aufzubauen.

Eingaben

Firma

Muss-Eingabe

Lager

Muss-Eingabe

Hauptgrp

max 5 Hauptgruppen, 00 = alle

LöschModus

Entscheidend für das Löschen ist der hier angegebene Modus:

A,a = Lösche Anfangsbestände auf Null

S,s = Lösche Endbestände (Soll) auf Null

I,i = Lösche Endbestände (Ist) auf Null

G,g = Lösche Gesamt; in diesem Fall werden nicht die drei Bestände gelöscht, sondern die kompletten Datensätze aus der entsprechenden Tabelle

Wiederholbarkeit

Alle Funktionen führen zu unwiederbringlichem Datenverlust ! Handhabung des Programmes daher nicht unproblematisch ! Lassen Sie sich im Zweifelsfall vor Einsatz der Löschfunktion von Ihrem System-Administrator oder von XPOINT eine Extra-Sicherung des Fibu-Warenbestandes vornehmen.

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